La gestion des archives à la Compagnie Bancaire de l Afrique Occidentale

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1 La gestion des archives à la Compagnie Bancaire de l Afrique Occidentale Par Abdoulaye THIOYE Responsable des archives CBAO SENEGAL

2 Historique de la CBAO La Compagnie Bancaire de l Afrique Occidentale est la plus ancienne banque de l Afrique de l Ouest et sa création date de Elle a réalisé ses premières opérations sous le nom de «Banque du Sénégal». Elle deviendra ensuite la «Banque de l Afrique Occidentale», puis la «Banque Internationale pour l Afrique Occidentale», capitalisant une vaste expérience tant dans le domaine du financement des économies africaines que dans des opérations internationales. Elle a de nouveau changé de dénomination en janvier 1993 devenant la Compagnie Bancaire de l Afrique Occidentale. En novembre 2007, la banque est rachetée par le groupe Attijariwafabank. Ce changement traduit la mutation récente de la banque ainsi que ses nouvelles ambitions dans le sens de la constitution d un grand groupe financier à vocation régionale. En plus de son siège, le réseau de la CBAO compte 34 agences et bureaux reliés en temps réel, la CBAO entendant être une banque «toujours plus proche». Le service des archives est rattaché au département administration générale de la Direction de l administration et des ressources humaines. Son personnel est composé de deux archivistes et d'un manœuvre. I. La composition des archives de la CBAO 1. Les archives comptables Caractérisées par une date comptable unique (par exemple les chèques, les remises de chèques ou les compensations), ce sont en général l ensemble des documents générés par les services du front office (caisses et guichets). Elles représentent près de 70% du volume global des archives bancaires et se caractérisent par une faible description intellectuelle. 2. Les archives des services Ensemble de documents générés par les services de la banque (administration générale, service juridique, personnel etc. ). Ces archives représentent près de 10% du volume global des archives bancaires et se caractérisent par une forte description intellectuelle. 3. Les dossiers de clients et de prêts Ces archives représentent près de 20% du volume global des archives bancaires et se caractérisent par une forte sensibilité concernant la bonne conservation car représentant un risque certain pour la banque.

3 II.La gestion des archives L organisation interne de la CBAO fait qu il y a deux niveaux de production de documents ; en effet, la déconcentration instituée au niveau de la banque avec la création d agences aussi bien à Dakar, siège du groupe, qu au niveau des autres régions du pays, aboutit à ce que les agences et le siège créent les archives sus-mentionnées. 1. La gestion des archives dans les agences Les agences produisent principalement deux types d archives :des archives comptables et des dossiers clients. Les archives comptables sont composées de pièces de caisse (bordereaux de versement et de retrait), de remises de chèque, d'arrêtés de caisse et de saisies d opération diverses. Elles sont gérées de deux façons : Si elles sont produites par les agences de Dakar, les pièces comptables concernant une journée donnée sont directement acheminées au siège. Là, elles sont réceptionnées par le service du contrôle interne qui procède au pointage agence par agence ; une fois ce travail effectué, elles sont versées aux archives centrales. Les dossiers de clients et de prêts sont, quant à eux, conservés au niveau de l agence. Au niveau des agences de province, les documents comptables sont conservés sur place car ces agences disposent de salle d archives. 2. La gestion des archives au siège Contrairement aux agences qui ne produisent pratiquement pas d archives administratives, le siège en produit beaucoup. Ces archives proviennent des directions du personnel, de l administration générale et de la direction juridique et fiscale. En plus de ces archives administratives, les services du siège produisent des documents comptables générés par les opérations des front et back offices. Les documents produits sont acheminés tous les jours au niveau du service contrôle interne qui procède au pointage des opérations. S il remarque des pièces comptables manquantes par rapport au journal de contrôle, il en fait la réclamation auprès du service ayant initié la saisie. Une fois cette opération effectuée, les journées comptables sont acheminées aux archives centrales pour classement. III.La gestion technique des archives La gestion technique des archives englobe l ensemble des étapes de la chaine archivistique :le traitement, le classement, la communication et l élimination.

4 1. Le traitement Les documents sont réceptionnés au niveau des archives centrales par l équipe d archivistes. Les journées comptables sont reçues à j+1. Les pièces comptables qui composent la journée sont dans des enveloppes de format A4 avec une analyse sommaire qui comprend : la date comptable, le numéro de la caisse, le nom de la caissière ou son login et la provenance. Ex : journée du 12 sept 2008, caisse 09 ; dieng ndéye fatou siège L archiviste en charge du traitement regroupe les différents dossiers comptables par numéro de caisse ; le système informatique attribue des numéros de caisses à chaque agence. Par exemple la caisse 1 existe dans toutes les agences (Pikine ; Ngor, Grand Médine etc.), la caisse 2 aussi de même que la caisse 50 et d autres numéros de caisses ; ainsi donc, toutes les caisses 1 de l ensemble des agences de Dakar sont regroupées et mises ensemble dans une boîte où sont inscrits la date comptable et les numéros des caisses productrices. Ex : ; caisse (journée du 16 avril 2008 caisse 13 et 50 de l ensemble du réseau de Dakar) Les pièces comptables issues du service transfert (copie swift, justificatifs de virement émis ou reçus) sont traitées par date comptable. 2. Le classement Jusqu à une date récente, la CBAO ne disposait pas d un cadre de classement uniforme des archives. Les documents étaient classés par date comptable pour les journées de caisse et par service pour les archives administratives. Mais depuis le mois de juillet 2007, avec le démarrage du projet archive (nous y reviendrons un peu plus loin), un projet de cadre de classement a été élaboré et est en phase de validation par le comité de direction. Le système en vigueur actuellement répond plus à un souci de conservation de documents que declassement archivistique. En effet, il est basé uniquement sur une juxtaposition de dates comptables et de classement géographique par services. 3. La communication La communication des archives répond à une procédure très stricte à cause de la sensibilité des documents. C est ainsi que tout agent qui désire consulter un document doit en faire la demande auprès du service contrôle qui vérifie la nature de la demande puis la transmet au service des archives. Cette demande se fait sur une fiche prévue à cet effet. Toute demande de communication aussi bien interne qu externe sont adressées au contrôle interne. 4. L élimination Les éliminations ne sont pas déterminées par un calendrier de conservation et d élimination qui n existe pas pour l instant. C est ainsi qu actuellement, seules les archives comptables ayant plus de 10 ans font l objet d'une destruction systématique. Cependant, avec la mise en place du projet archives, un calendrier de conservation et d élimination est en cours de validation au niveau du comité de direction.

5 IV.Le projet de réorganisation des archives Consciente de l obligation et de l intérêt que revêtent les archives pour une institution financière, la banque a décidé de prendre en charge de manière résolue et rationnelle la gestion de ses fonds documentaires. Face à l extension du réseau et à la saturation de notre espace de stockage au niveau du sous-sol du siège, la Banque a acquis un immeuble de la SODIDA pour procéder au déménagement de ses archives et à la modernisation de leur exploitation. Outre que cette perspective offrira de meilleures conditions de conservation de ses fonds documentaires, elle sera l occasion de procéder à la conception et à la mise en œuvre d un système d archivage fondé sur une démarche à la fois administrative et professionnelle devant garantir la performance, la transparence et la pertinence d une gestion basée sur des ressources informationnelles accessibles et fiables. Pour ce faire, un important projet a démarré le 02 juillet 2007 et une équipe d archivistes est en place pour traitement de l existant. Le projet comprend deux phases : Aménagement du bâtiment comprenant les magasins de stockage, les bureaux pour les services administratifs chargés de la gestion des archives, des ateliers devant abriter les services techniques (micrographie, reprographie, gestion de documents électroniques). Traitement proprement dit des archives : Traitement de l existant (par une équipe d archivistes en place depuis le 02/07/07). Cette équipe a eu à rencontrer différents chefs de service de la banque pour prendre connaissance des types de documents produits. Mise en place d outils de gestion des archives (cadre de classement uniforme, calendrier de conservation, manuel de procédure, base de données). Transfert des archives vers le nouveau bâtiment.. Formation et sensibilisation : du personnel archiviste et documentaliste, pour lui donner les éléments de connaissance des outils adaptés pour une gestion uniforme des archives de la banque des différents services et agences pour leur donner des éléments de connaissances minimales pour assurer le relais avec le service central d archives des décideurs pour une sensibilisation sur la gestion des documents administratifs et des archives. Une équipe projet a été constituée et est composée d un consultant, du responsable des archives et des personnes désignées pour représenter les différentes directions. A terme, le projet permettra une meilleure gestion des documents produits par les différentes directions de la banque.

6 Conclusion Le projet de réorganisation des archives va permettre une modernisation de la gestion de l ensemble des documents produits au niveau de la CBAO avec la mise en place d un outil de gestion. Les nouvelles méthodes de gestion permettront à terme de passer à la numérisation d une partie des archives et l informatisation du service des archives.