Cahier des charges Conception programme Carnaval Biarnés 2014

Transcription

1 Cahier des charges Conception programme Carnaval Biarnés 2014 Table des matières Contexte... 2 Esthétique... 2 PAO... 2 Caractéristiques techniques... 2 Fourni par l association... 2 Planning prévu... 3 Pénalités pour retard... 4 Droits... 4 Echanges entre le prestataire et l association... 4 Partenariat... 4 Réponse à ce Cahier des Charges... 5 Signatures... 5 Le représentant de l association Carnaval Pantalonada... 5 L auteur... 5 Document Version 1 Page 1

2 Contexte Le Carnaval Biarnés est l'événement festif majeur de l'hiver dans la région sud-ouest personnes sur 12 jours de fête, plus de 500 musiciens et 400 acteurs bénévoles, tels sont les chiffres qui donnent une idée de la dimension de la manifestation. L'association Carnaval Pantalonada souhaite confier à un tiers la conception de sa brochure «Programme Carnaval Biarnés 2014». Le présent cahier des charges décrit les services attendus du prestataire. Esthétique L esthétique, la qualité et l originalité du support sont des priorités absolues pour la réalisation de ce document. Une approche festive (couleurs chaudes...) sera appréciée. PAO Brochure 32 pages Conception quadrichromie recto-verso Mentions Légales : Ne pas jeter sur la voie publique etc etc Format ouvert : 297 / 210 mm - Format fermé : 148 / 210 mm Fichier livré par pages en PDF Haute définition (300 dpi) Pour Validation un BAT en pdf Basse Déf «Monté» Caractéristiques techniques Garder le thème du visuel réalisé par le graphiste Affiche (illustrations à insérer...) Page de droite : texte + photos d'une animation page de gauche : logos sponsors. Création et mise en page des encarts (une trentaine) par vos soins. Fourni par l association Textes en format PDF ou WORD Windows Photos en format JPG (aussi sur CD) Logos des sponsors (papier ou jpeg) Illustrations (personnages récurrents) Document Version 1 Page 2

3 Planning prévu Le prestataire s engage à tout mettre en œuvre pour assurer la gestion de l ensemble de la prestation afin de respecter scrupuleusement l échéancier prévisionnel suivant : ACTIONS Date limite de candidature Éléments à fournir : a) Un devis détaillé b) Le présent cahier des charges signé et paraphé c) Maquette d'une page intérieure DATE D'EXECUTION 31/10/13 Notification du choix du prestataire Semaine 46 1ère réunion de présentation des parties Semaine 47 Fourniture par nos soins des contenus et visuels pour création graphique Semaine 47 2ème réunion : présentation de 2 projets Semaine 48 Choix et validation par l'équipe Semaine 48 Remise du projet final (pour correction) : Le projet sera : - envoyé à l'association par au format PDF, - imprimé sur papier couleur au format A4 (pour faciliter les corrections) 15/12/13 Livraison de la maquette finale 31/12/13 Après validation de l équipe, l auteur s engage à : - Envoyer les éléments d'impression pour exécution à l'imprimeur 06/01/14 Le projet retenu devra : être gravé sur un CD-ROM comprenant : o La maquette du programme au format *.pdf o Qualité : haute définition et basse définition (72 dpi) être envoyé : o Par courrier à l'adresse suivante : Association Carnaval Pantalonada, 46 bd Alsace Lorraine PAU. o Par mail à : contact@carnavalbiarnes.fr Document Version 1 Page 3

4 Pénalités pour retard Les pénalités pour retard de livraison sont les suivantes : En cas de dépassement sans accord de l association Carnaval Pantalonada, une pénalité pourra être appliquée. Elle sera de 10% du devis initial par semaine de retard sur le planning prévu. Droits Les éléments ayant servi à la réalisation de la brochure sont la propriété exclusive de l'association Carnaval Pantalonada, tous droits cédés. Toute reproduction totale ou partielle est interdite sans un accord écrit de ladite association. Cette cession doit être clairement mentionnée dans la proposition du prestataire. La maquette finale deviendra la propriété exclusive de l'association Carnaval Pantalonada qui en acquerra la propriété exclusive par le transfert des droits d'auteur. Echanges entre le prestataire et l association Le prestataire s engage à désigner un interlocuteur unique et à utiliser les messageries électroniques pour accélérer les échanges. L interlocuteur se déplacera toutes les fois nécessaires notamment lors de réunions de travail organisées dans les locaux de l'association afin de concrétiser le projet puis suivre la réalisation du document. Le prestataire s engage à transmettre au fur et à mesure à l'association les éléments nécessaires à l avancée du dossier (projets de relecture, BAT, éléments divers). Aucun frais supplémentaires ne seront supportés par l'association pour la transmission de ces éléments. Partenariat Afin de soutenir la manifestation, le prestataire pourra faire apparaitre sur son devis initial son désir de prendre un encart dans le programme du Carnaval Biarnés (distribué à exemplaires). Les formats et prix des encarts possibles sont disponibles dans la rubrique téléchargement du site web : Format de l encart :.. Montant de l encart :.. euros Le prestataire qui fera un effort financier sera évidemment privilégié. Document Version 1 Page 4

5 Réponse à ce Cahier des Charges Retours des devis détaillés avant le 31 octobre 2013 Retours par: o en pdf sur contact@carnavalbiarnes.fr o ET PAR courrier: à l'adresse suivante : Association Carnaval Pantalonada Consultations , boulevard Alsace Lorraine Pau Toute ristourne faite sur les prix standards pratiqués devra clairement apparaitre sur votre devis. Signatures Le présent contrat est établi en deux exemplaires Le représentant de l association Carnaval Pantalonada Nom / Prénom / Fonction : MONIN Claudie Présidente de Carnaval Pantalonada Fait le : à Signature précédée de la mention «Lu et approuvé» et cachet L auteur Nom / Prénom / Fonction : Fait le : à Signature précédée de la mention «Lu et approuvé» et cachet *** Association Carnaval Pantalonada, 46 bd Alsace-Lorraine PAU Tél : / Mèl : contact@carnavalbiarnes.fr Document Version 1 Page 5