Désignation d un compte en fiducie comme compte bancaire pour l enregistrement électronique

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1 PAIEMENTS DE DROITS D ENREGISTREMENT ET DE DROITS DE CESSION IMMOBILIÈRE Renseignements généraux Conformément à l entente sur les systèmes d enregistrement électronique Teraview (l entente Teraview), un détenteur de compte doit désigner un compte duquel Teranet a l autorisation de retirer les droits d enregistrement et les droits de cession immobilière engagés lorsque Teraview est utilisé pour l'enregistrement de documents. Dans l entente Teraview, ce compte est appelé «compte bancaire pour l enregistrement électronique». L entente Teraview stipule que l envoi d instructions pour l enregistrement des documents en ligne est réputé autoriser Teranet à débiter des sommes prédéterminées couvrant les droits d enregistrement et les droits de cession immobilière du compte bancaire pour l enregistrement électronique. Avec le déploiement du système d enregistrement électronique de Teraview (Teraview), le Barreau a dû considérer des modalités de paiement conformes à son modèle réglementaire de paiement des droits de cession immobilière et de droits d enregistrement. Désignation d un compte en fiducie comme compte bancaire pour l enregistrement électronique Les règlements administratifs du Barreau ont toujours autorisé le paiement de droits d enregistrement et de droits de cession immobilière à partir d un compte général de membre. Avec le déploiement de l enregistrement électronique, le Barreau a dû trouver une autre modalité de paiement à partir d un compte en fiducie de membre. Utilisation d un compte mixte en fiducie On n a pas retenu l utilisation du compte mixte en fiducie existant comme compte bancaire pour l enregistrement électronique pour deux raisons : (1) Les règlements administratifs du Barreau du Haut-Canada (sauf dans des circonstances exceptionnelles) ne permettent pas à des non-juristes de gérer des fonds en fiducie d avocat. Lors de l enregistrement électronique, des non-juristes procéderaient à l enregistrement de documents et, par conséquent, géreraient des fonds en fiducie. Barreau du Haut-Canada page 1

2 (2) Les règlements administratifs du Barreau du Haut-Canada interdisent à une tierce partie un accès unilatéral à un compte en fiducie d avocat. Lors de l enregistrement électronique, Teranet aurait l autorisation de débiter un compte bancaire pour l enregistrement électronique. Le Barreau du Haut-Canada avait la tâche de déterminer quelle modalité de paiement maintiendrait la protection et l intégrité des fonds de clients en fiducie et accorderait de la flexibilité aux membres. En 1999, le Conseil a approuvé des modifications des règlements administratifs 18 et 19 pour autoriser l utilisation d un compte spécial en fiducie pour payer les droits d enregistrement et les droits de cession immobilière. Compte spécial en fiducie Qu est-ce qu un compte spécial en fiducie? Le compte spécial en fiducie est comme un compte provisoire. D un point de vue bancaire, ce compte ressemble à un compte en fiducie mixte généralement géré par des avocats. Toutes les exigences et les restrictions applicables aux comptes en fiducie des membres s appliquent. Cependant, ce compte a certaines caractéristiques particulières décrites dans l article 8 du règlement administratif 19. Exigences et restrictions du compte spécial en fiducie Les exigences et restrictions suivantes s appliquent au compte spécial en fiducie : Dépôt de fonds (1) Un membre ne peut déposer des fonds reçus en fiducie pour une cliente ou un client que pour acquitter les droits d enregistrement du document et les droits de cession immobilière - article 8.3(1) b) du règlement administratif 19. (2) Un membre ne peut déposer dans un compte spécial en fiducie que les sommes exactes requises pour payer les droits d enregistrement du document et les droits de cession immobilière relativement à une opération immobilière effectuée au nom d une cliente ou d un client article 8.3(3), règlement administratif 19. (3) Les fonds déposés dans le compte spécial en fiducie doivent l être au nom d une cliente ou d un client particulier et de son opération immobilière article 8.3(1)b), règlement administratif 19. Barreau du Haut-Canada page 2

3 Période durant laquelle les fonds peuvent rester dans le compte (1) Les fonds qui sont déposés dans le compte spécial en fiducie ne doivent pas rester dans le compte plus de cinq jours article 8.3(4), règlement administratif 19. (2) Si les fonds ne sont pas retirés de la façon réglementaire par Teranet dans les cinq jours suivant le dépôt dans le compte, le membre doit transférer les fonds de ce compte dans un autre compte en fiducie qui n est pas un compte spécial en fiducie (comme un compte mixte en fiducie) article 8.3(4), règlement administratif 19. Erreurs dans les dépôts (1) Si par inadvertance des fonds additionnels sont déposés dans le compte spécial en fiducie pour payer l enregistrement des documents et les droits de cession immobilière, le membre doit retirer l excédent de fonds du compte spécial en fiducie pour le transférer dans un autre compte qui n est pas un compte spécial en fiducie article 8.3(3), règlement administratif 19. Autorisation de retrait par Teranet formulaire 19B (1) Avant d'autoriser Teranet à retirer les droits d'enregistrement immobilier et les droits de cession immobilière du compte spécial en fiducie, le membre doit remplir et signer un formulaire d'autorisation qui atteste qu'il a autorisé le transfert de fonds. L'autorisation doit figurer sur le formulaire 19B article 8.2(4) et (5), règlement administratif 19. Confirmation par Teranet (1) Le membre n'autorise Teranet à retirer les droits d'enregistrement immobilier et les droits de cession immobilière du compte spécial en fiducie que si Teranet accepte de fournir une confirmation du retrait. La confirmation doit être reçue par le membre au plus tard à 17 h le jour suivant le jour où le retrait a été autorisé par le membre article 8.2(2) et (3), règlement 19. (2) La confirmation doit contenir le montant retiré du compte spécial en fiducie et la date et l'heure auxquelles l autorisation du retrait a été donnée à Teranet, et la date et l'heure auxquelles la confirmation a été envoyée au membre article 8.2(4), règlement administratif 19. Comparaison de l autorisation avec la confirmation (1) Le membre doit faire concorder les renseignements compris dans l autorisation écrite (formulaire 19B) avec ceux contenus dans la confirmation au plus tard à 17 h le lendemain du jour où la confirmation a été envoyée au membre. Le membre doit : Barreau du Haut-Canada page 3

4 produire une copie papier de la confirmation; comparer la copie papier de la confirmation avec l autorisation écrite visant le retrait (formulaire 19B) pour vérifier que les fonds ont été retirés du compte spécial en fiducie par Teranet comme l'a autorisé le membre; indiquer sur la copie papier de la confirmation le nom du client et son numéro de dossier si la copie papier ne contient pas ces renseignements; signer et dater la copie papier de la confirmation si les montants concordent. Si les montants ne concordent pas, Teranet doit être contacté immédiatement et l erreur doit être corrigée article 8.2(6), règlement administratif 19. Barreau du Haut-Canada page 4

5 Paiement des droits d enregistrement et droits de cession immobilière à partir du compte spécial en fiducie Les droits d enregistrement et les droits de cession immobilière peuvent être retirés du compte spécial en fiducie comme suit : (1) Reçu de fonds du client Lorsqu un membre reçoit du client un chèque du compte en fiducie payable au membre ou au cabinet qui comprend des fonds de clôture et des fonds requis pour le paiement des droits d enregistrement et de droits de cession immobilière, le chèque doit être déposé dans le compte mixte en fiducie. Le membre prépare ensuite un chèque en fiducie tiré de son compte mixte en fiducie au montant des droits d enregistrement et des droits de cession immobilière et le dépose dans son compte spécial en fiducie. Si le membre reçoit un chèque séparé au montant des droits d enregistrement et des droits de cession immobilière du client, il peut déposer ce chèque directement dans le compte spécial en fiducie. Cependant, les fonds déposés dans le compte spécial en fiducie ne doivent pas rester dans ce compte pendant plus de cinq jours. Si les fonds sont reçus plus de cinq jours avant la fermeture, ils doivent être déposés dans le compte mixte en fiducie et transférés dans le compte spécial en fiducie lorsque cela est nécessaire. (2) Formulaire 19B et enregistrement Le membre remplit et signe le formulaire 19B et soumet les instructions à Teranet pour l enregistrement. (3) Comparaison du formulaire 19B avec la confirmation Le membre imprime la confirmation de l enregistrement et s assure que les montants indiqués dans le formulaire 19B concordent avec ceux contenus dans la confirmation. Les exigences de temps établies dans le règlement administratif 19B relativement à cette étape doivent être respectées. (4) Rapport au client Le membre fait rapport au client et lui fournit une facture et une explication complète des opérations concernant les fonds en fiducie. (Veuillez consulter l annexe 1 diagramme - Modalité 1 Retrait d un nouveau compte mixte en fiducie) Barreau du Haut-Canada page 5

6 Compte général Les droits de cession immobilière et les droits d enregistrement peuvent aussi être retirés du compte général d'un membre. Un membre peut utiliser son compte général existant ou peut ouvrir un compte général séparé à cette fin. Ces dépenses sont traitées comme toute autre dépense générale pour le client. Lorsqu un membre a suffisamment de fonds dans son compte en fiducie au nom du client dans une affaire particulière et lorsque le membre a engagé une dépense au nom de ce client, le membre peut se rembourser en retirant de son compte mixte en fiducie le montant engagé et en le déposant dans son compte général. Procédure lors du retrait des droits d enregistrement et droits de cession immobilière du compte général Les droits d enregistrement et les droits de cession immobilière peuvent être retirés du compte général comme suit : (1) Reçu des fonds du client Un membre reçoit des fonds de son client et les dépose dans son compte mixte en fiducie. (2) Enregistrement Le membre soumet les instructions à Teranet pour enregistrer électroniquement les documents et autorise ainsi Teranet à débiter son compte général. (3) Transfert du compte mixte en fiducie au compte général Un chèque en fiducie pour le cabinet au montant des droits de cession immobilière et des droits d enregistrement est déposé dans le compte général du membre. Veuillez noter que ce transfert du compte mixte en fiducie au compte général a lieu uniquement une fois que Teranet a eu l autorisation de retirer des fonds du compte général. (4) Rapport au client Le membre fournit au client un rapport et un compte. Bien qu il soit préférable pour le membre d envoyer au client une note de débours avant de se rembourser pour les dépenses engagées au nom du client, cela n est pas obligatoire. Veuillez noter qu il est permis de préparer et de déposer un seul chèque payable au membre ou au cabinet pour des débours engagés par le membre relativement à des opérations multiples et des clients multiples si le montant des débours pour chaque client est bien inscrit dans le grand livre du client. (Veuillez consulter l annexe 1 diagramme - Modalité 2 Retrait du compte général d avocat) Barreau du Haut-Canada page 6

7 Que choisir compte en fiducie ou compte général Les deux méthodes de paiement sont acceptables pour le Barreau. Un membre devrait choisir la méthode qui convient le mieux à sa pratique. Un membre peut considérer ce qui suit pour faire son choix : 1. les procédures et les systèmes de comptabilité existant dans son cabinet; 2. la taille du cabinet (nombre d avocats) 3. le recours à du personnel de soutien; 4. le style de pratique du membre; 5. le type de pratique immobilière du membre le volume, les types d opérations traitées par le bureau du membre; 6. la facilité de faire des opérations bancaires la distance entre le cabinet et la banque et les heures d ouverture de la banque. Le 6 mars 2001 Barreau du Haut-Canada page 7

8 ANNEXE 1 PAIEMENT DES DROITS DE CESSION IMMOBILIÈRE ET D ENREGISTREMENT Modalité 1 : Retrait d un nouveau compte mixte en fiducie Si 2 chèques sont fournis ne déposer que les DCI et droits d enreg. Formulaire destiné à l'usage interne : doit être conservé dans le dossier de l avocat S assurer que les montants concordent et qu une formule est remplie pour tous les fichiers des documents Recevoir les fonds des clients Déposer dans un compte mixte Transférer les DCI et les droits d enreg. au nouveau compte mixte en fiducie Remplir le formulaire 19 b Enregistrer Comparer 19b avec le sommaire de e-reg Faire rapport au client Rencontrer le client Envoyer des rapports Recevoir les fonds des clients Déposer dans un compte mixte Préparer un chèque en fiducie pour le cabinet pour les DCI et les droits d enreg. Enregistrer Déposer un chèque en fiducie dans le compte général Faire rapport au client Modalité 2 : Retrait du compte général d avocat Note : vous pouvez déposer avant d envoyer une note au client selon le règl. admin. 19 Barreau du Haut-Canada page 8