GUIDE DE MISE EN OEUVRE D UN ECHANGE STRUCTURE DES INFORMATIONS (ESI)

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1 GUIDE DE MISE EN OEUVRE D UN ECHANGE STRUCTURE DES INFORMATIONS (ESI) Le Joint Sector Group 1 / 13

2 Table des matières 1 Définitions Domaine d application du document Echange structuré des informations sécuritaires entre EF, Détenteur et ECM Base de données Wagons CUU et données sur les Signataires de CUU Echange des informations sécuritaires Autres informations et correspondants Suivi des versions / rectificatifs: 1.0 Premier projet en date du Version du La présente version remplace toutes les versions précédentes du Guide de mise en oeuvre sur l Echange Structuré des informations (ESI) Bruxelles, le / 13

3 1 Définitions CE ECM ERA UE CUU KSD MoU MS ANS RNV EF ESI SMS Commission européenne Entité en charge de la maintenance Agence ferroviaire européenne Union européenne Contrat uniforme d utilisation des wagons (CGU[EN], AVV[DE]) Auto-déclaration du Détenteur Memorandum of Understanding (Protocol d accord) Etat membre (de l Union européenne) Autorité nationale de sécurité Registre national des véhicules Entreprise ferroviaire Echange structuré des Informations Système de Management de la Sécurité 2 Domaine d application du document Le propos du présent document consiste à mettre en lumière les dispositions à adopter à titre provisoire en matière d échange structuré des informations sécuritaires propres au Secteur (ferroviaire) Il s agit en l espèce d une recommandation conjointe des Associations émettrices à l attention de leurs membres et de toutes les autres parties prenantes, visant à les inciter à suivre sur une base volontaire ce nouveau guide de mise en œuvre, qui vient compléter utilement les autres guides de mise en œuvre déjà éditées à l attention des ECM et au titre des auto-déclarations des Détenteurs et qui représentent donc le troisième et dernier volet de la proposition du «Joint Sector Group», dans le cadre d une solution transitoire applicable aux problèmes émergents, dans l attente d un système de certification ECM abouti, qui sera à terme transposé dans la législation de l UE. Le présent document n a pas de force exécutoire et ne se substitue donc pas aux référentiels en vigueur au plan national et international. Il s adresse à l ensemble des: détenteurs de wagons domiciliés dans l Union européenne et la Confédération helvétique et au-delà, si les wagons détenus sont exploités au sein des Etats membres de l UE ou en transit via ces derniers; entreprises ferroviaires de fret opérant dans les Etats membres de l UE et de la Confédération helvétique; entités charges de la maintenance des wagons, que ces différentes entités soient ou non, signataires du CUU. 3 / 13

4 3 Echange structuré des données sécuritaires entre EF, Détenteurs et ECM Pour l exploitation en sécurité des wagons, il est indispensable de procéder à un échange des informations sécuritaires entre EF, Détenteur et ECM, en amont de l acheminement d un convoi («avant le transport»), une ECM devant par exemple informer l EF en charge de l acheminement de toute restriction quant aux conditions d exploitation d un wagon, avant sa mise en circulation. Le flux d informations lors de la phase d acheminement est géré par des processus intra- EF: l EF transmet au Détenteur ou à l ECM, les informations sur la sécurité des circulations (incidents ayant affecté un wagon lors de son acheminement et prestations kilométriques assurées avec son train, en application de la STI WAGONS et du CUU Art. 15.2), L ensemble des informations requises par une EF (avant la circulation d un train) peut être recueilli à partir des sources existantes reconnues (voir schéma ci-dessous). Les informations sécuritaires les plus importantes concernent les restrictions (temporaires) quant à l utilisation d un wagon. Ces informations doivent être échangées entre Détenteur, ECM et EF. Transport planning / execution process Place where information is required, flow/source of information NSA NVR register ECM keeper GCU or any other (bilateral) contract RU s info system - from inspector s data acquisition - from known data pre-departure in advance (end of transport) pre-transport transport - keeper - wagon no. - ECM - restrictions linked to the use of the wagon - not yet ready in all MS - publicly accessible - restrictions (- ECM valid) by wagon no. Structured info exchange RU/Keeper/ECM required (push principle) info - keeper - wagon no. receipt - Keeper (contact address a.s.o.) - wagon no. - technical basic data: length, weight, brake power, wagon gauge - permanent restrictions - wagon in a safe state of running y/n - contract y/n? (mandatory, but not safety related) - ECM valid? (y/n) - temporary restrictions pre-dep. check 11 4 / 13

5 Légendes du schéma Programmation de l acheminement et circulation en temps réel Lieu où les informations sont à mettre à disposition, flux et source ANS ECM CUU (ou toute autre forme de contrat bilatéral) Système d Informations de l EF) RNV Détenteur suivant saisie données visiteur avant départ fin acheminement suivant données connues à l avance pré-acheminement acheminement - détenteur - restrictions -détenteur - détenteur (coordonnées a.s.o) - n wagon - n wagon - n wagon - ECM - ECM confirmée - paramètres techniques de base : par n wagon Longueur, masse, % freinage, Gabarit wagon, - Restrictions permanentes Restrictions liées à l utilisation du wagon Echange structuré infos EF/Détenteur/ECM Mécanisme du faire passer - wagons en BOM o/n? test avant départ - contrat o/n? (obligatoire mais sans rapport avec la sécurité) Certains Etats membres Réception - ECM confirmée o/n? toujours en attente Transmission - Restrictions temporaires accès public Pour évaluer l échange des informations portées au schéma ci-dessus, les conditions ci-après doivent être satisfaites: Les données de contact (c est-à-dire les correspondants et les adresses mail a.s.o. des EF et Détenteurs qui sont connus et répertoriés - dans la base de données CUU (voir chapitres 4 & 5 ci-après) ou bien - via d autres accords bilatéraux. 5 / 13

6 Tous les acteurs (EF, Détenteurs, ECM) doivent mettre en place un processus permettant de vérifier l insertion de chaque acteur individuel dans le schéma des flux d informations. En clair, cela signifie un mécanisme de diffusion pour les informations à fournir et un mécanisme de collecte pour les informations à recevoir (pour de plus amples informations, se reporter au chapitre 5, page 10). L information proprement dite n est pas régie par un formatage strict (en raison de sa grande disparité). La remise des informations pertinentes par l EF au Détenteur est régie par l Article 15 du CUU; si les wagons sont exploités sous couvert du CUU, des informations doivent être échangées entre le Détenteur et les EF (et réciproquement). L échange entre les ECM et les EF peut être facilité, si le Détenteur et l ECM sont une seule et même entité. Si tel n est pas le cas, la remise de l information du détenteur auprès de l ECM ou des ECM désignée(s) et de cette ou ces dernière(s) auprès du détenteur, devra alors être régie par des contrats ou accords bilatéraux. Après analyse des solutions d accès possibles et fiables entre l ECM et les EF via le Détenteur (et réciproquement, ou bien entre les différentes prenantes d une manière générale), le Joint Sector Group a élaboré un schéma d échange structuré des informations, qui s appuie sur des adresses mail et quelques postulats opératoires de base 1 : Système proposé: adresses mail correctes et régulièrement mises à jour sur base de principes communs en matière d informations ECM 1 ECM 2 ECM x Keeper 1 Keeper 2 Keeper m restrictions Push obligation for all information by wagon no. Receipt obligation by the receivers RU infos to - keepers - RUs RU 1 RU 2 RU n 1 Le Joint Sector Group a la totale conviction que les RNV exploitables et accessibles viendront étayer la mise en place d une chaîne de transmission des informations performante et fiable. Les prescriptions y afférentes seront discutées avec les autorités compétentes. 6 / 13

7 4 Base de données des wagons CUU et données relatives aux signataires du CUU L application base de données wagons CUU est opérationnelle depuis le 1 er octobre 2010 et intègre l application CRM (Customer Relationship Manager), l outil logiciel déjà exploité par le bureau CUU pour la collecte et gestion des données Signataires. Les signataires du CUU correspondaient à des Détenteurs qui se sont vu obligés de télécharger tous les numéros de wagons qui leur ont été attribués au 1 er octobre 2010 dans la nouvelle base de données Wagons ; la mise à jour régulière de ces données est impérative, afin de permettre aux différentes parties prenantes de tabler sur une liste actualisée. La base de données Wagons CUU est totalement accessible 24 heures sur 24, 7 jours par semaine, non seulement aux signataires, mais également à toutes les entreprises, autorités et tierces parties intéressées. L ERA vise une disponibilité voisine de 100%, mais ne peut pas exclure une indisponibilité temporaire de la base, en raison de problèmes techniques. Le bureau CUU ne garantit donc pas une accessibilité à 100% et décline toute responsabilité en cas d une non-atteinte constatée de la disponibilité maximale: Après la saisie d un numéro de wagon, la base de données Wagons vérifie si le wagon a été attribué à un Détenteur signataire du CUU. Dans l affirmative, la base fournit les informations suivantes: Numéro de wagon à 12 chiffres Raison sociale complète des Détenteurs Marquage (sigle unique) du détenteur de wagons (VKM) en cours d incorporation dans la Base de Données Nom du contact Adresse mail Lien au fichier HTML complet contenant toutes les données signataires (Adresses, contacts etc). L image ci-dessous illustre un exemple de présentation de l information à l issue de la saisie du numéro de wagon avec bouclage incluant un signataire CUU: 7 / 13

8 Lien au fichier HTML Signataires Pour de plus amples informations sur les données Signataires CUU, on ouvrira un fichier individuel HTML Sgnataires après avoir cliqué sur le lien; l image ci-dessous en donne un échantillon: Les informations données pourront alors être utilisées pour vérifier si l Auto-déclaration du Détenteur a été prise en compte et éditée dans la page d accueil de l ERA 2 : Lien vers les Auto-déclarations des détenteurs: Si le Détenteur a émis son Auto-déclaration (KSD) et l a transmis à l ERA, le KSD est édité par l ERA et son contenu est totalement accessible. Le KSD doit comporter la raison sociale de l ECM ou des ECM que le Détenteur a choisie(s) pour son parc. Si le Détenteur et l ECM constituent une seule et même entité, cela doit ressortir clairement. 2 Pour de plus amples informations sur le concept du KSD, se reporter au Guide de mise en œuvre relatif à l Auto-déclaration des détenteurs, Version 1.1, édité par le Joint Sector Group en date du 9 novembre, / 13

9 Ces informations sont nécessaires en vue de vérifier si l ECM ou les ECM notifiée(s) par le Détenteur est ou sont bien certifiée(s), sous couvert du Memorandum of Understanding ( MoU de l ECM ) ou si elles ont émis une Auto-déclaration (AD). Les certificats MoU des ECM et leurs AD sont édités dans la page d accueil de l ERA, dès que l ECM a transmis à l ERA le certificat ou l AD le concernant, dont les contenus sont consultables dans leur intégralité 3 : Lien vers les certificats MoU des ECM: Lien vers les Auto-déclarations des ECM: L ERA vise une disponibilité proche de 100% pour les différents sites internet concernés, mais ne peut néanmoins pas exclure une indisponibilité temporaire de sa page internet ou de ses bases de données, en raison de problèmes techniques et décline toute responsabilité en cas d une nonatteinte de la disponibilité maximale (100%): 3 Pour de plus amples informations sur le concept d Auto-déclaration de l ECM, se reporter au Guide de mise en oeuvre à l intention de l Entité en charge de la maintenance (ECM), solution européenne provisoire, Version 1.4, édité par le Joint Sector Group en date du 18 août / 13

10 5 Echange d informations sécuritaires Afin de faciliter l identification des signataires de CUU ainsi que l échange structuré de données entre Détenteurs et EF (et réciproquement), un fichier EXCEL est fourni sur la page d accueil du CUU: Fichier EXCEL téléchargé du site internet CUU (extrait): Name Country Vat number Statut Contact Address Vkm AAE Ahaus Alstätter Eisenbahn Cargo AG Switzerland CH Keeper Claudio Boschetti Neuhofstrasse 4 Postfach Baar AAEC AAE Ahaus Alstätter Eisenbahn GmbH Germany DE RU Bärbel Funke Gronauer Strasse Alstätte AAE AB Lietuvos geležinkeliai Lithuania LT RU and Keeper Gintaras Sinkevicius Mindaugo g. 12/ Vilnius LG ABRF INDUSTRIES France FR Keeper CHRISTOPHE POUILLARD ZI RUE LAFAYETTE. BP CHATEAUBRIANT AB Shellgas Sweden SE RU and Keeper Stig Ramsvik P.O.Box Gøteborg AB SkandiaTransport Sweden SE Keeper Ingemar Gustavsson Box HALMSTAD AB Vagon Trans s.r.o. Czech Republic CZ Keeper Vladimir Balun Karla Šrumy Cerncice ABVT ACTS AG Switzerland Keeper Rudolf Thomet Bollwerk 4. Postfach Bern CH_ACTS ACTS Luxembourg S.A. Luxembourg LU Keeper Eric Lambert Terminal Container Z.I. Scheleck 3225 Bettembourg ACTS Nederland bv Netherlands NL B01 RU Freek Hilkemeijer P/O Box 131 Parallelweg AC s HERTOGENBOSCH NL-ACTS AD MONTECARGO Podgorica Montenegro ME RU and Keeper Marina Perovic Trg Golootockih zrtava Podgorica Adria Transport. d.o.o. (LTD) Slovenia SI Keeper Andreas Mandl Vojkovo nabrezje Koper SI-ADT Advanced World Transport a.s. Czech Republic CZ RU and Keeper Miroslav Mrkva Hornopolni 3314/ Ostrava -Moravska Ostrava OKDD=AWT AERS Rail Services GmbH Germany DE RU and Keeper Gustav A. Schulze Obereckstraße Lörrach AERS AGA GAS AB Sweden SE Keeper Lars Hansson UNKNOW Sundbyberg AGC Flat Glass Czech, clen AGC Group Czech Republic CZ Keeper Pavel Rokos Sklárská Teplice CZ AGC AGRO CS Czech Republic CZ Keeper Zdenek KRATOCHVIL Ríkov cp Ceska Skalice AGRO Radomyšl a.s. Czech Republic CZ Keeper Peter Rybák Radomyšl Strakonice AGRAD Agro-Vagon Kft. Hungary HU Keeper László Káldor Váci út Budapest A.H.Meyer und Cie AG Switzerland Keeper Torben Kempf Badenerstrasse 329 Postfach Zürich AHM Aicher Cargo GmbH Germany RU and Keeper Max KOLBE Industriestrasse Meitingen Aktiebolaget Tankvagnar Sweden SE Keeper Mats Gullström Box Stockholm Alberdingk Boley GmbH Germany DE Keeper Manfred Verbeten Düsseldorfer Strasse Krefeld Alcosuisse, Profitcenter der Eidg. Alkoholverwaltung Switzerland Keeper Torben Kempf Länggassstrasse Bern 9 AlzChem Trostberg GmbH Werk Hart Germany DE Keeper Volker Hildebrand Fabrikstraße Unterneukirchen D-ACH AMBROGIO TRASPORTI SpA Italy IT Keeper Livio Ambrogio VIA F.LLI KENNEDY N VINOVO (TO) Ce fichier comporte les informations ci-après concernant chaque signataire, à condition que le signataire ait renseigné au préalable les données dans sa fiche de données individuelles Signataires CUU : Nom de la colonne Nom Pays Numéro de TVA Statut Contact Courriel Adresse VKM Libellé Raison sociale intégrale des entreprises «Numéro de la Taxe à la Valeur Ajoutée» Détenteur ou EF ou Détenteur et EF (suivant les 3 catégories du CUU) Contact principal pour le CUU / Questions liées à l échange d informations Adresse mail du contact principal pour le CUU / Questions liées à l échange d informations Adresse complète du signataire Sigle de marquage du détenteur de wagon (incorporation en cours) 10 / 13

11 Tout Détenteur a besoin de son code unique de marquage des wagons (VKM). Ce code est attribué,sur demande du Détenteur, par l ERA exclusivement (pour les entreprises domiciliées dans un Etat membre de l UE) ou par l OTIF (pour les entreprises domiciliées hors l UE). Les informations VKM des différents Détenteurs signataires du CUU sont en cours d incorporation dans la base de données Wagons CUU. Au cas où un code de marquage n y figurerait pas encore, il pourrait être trouvé sur la liste officielle éditée par l ERA et l OTIF 4 : Registre des sigles de marquage des détenteurs de wagons Liste alphabétique Mentions d état Suspendu, En usage, annulé Toute entité intéressée est en mesure de télécharger le fichier EXCEL Liste des Signataires CUU du site internet CUU. A l aide des différents outils EXCEL, elle pourra dresser la liste des EF et des Détenteurs pour lesquels des données sécuritaires doivent être échangées par mail ou via d autres supports. Ce fichier EXCEL fait l objet d une actualisation continue et recueille de manière automatique les différentes fiches de données émanant des Signataires. Les obligations ci-après sont à satisfaire: 4 Pour de plus amples informations sur la liste VKM actuelle, ouvrir le lien: (et cliquer sur le lien Documents connexes ) ou bien (et cliquer sur le mot Registre dans le texte Registre de marquage des wagons des détenteurs (VKM) ) 11 / 13

12 Les entreprises (EF ou /et Détenteur) non signataires du CUU doivent constituer et mettre à jour des registres individuels avec les Détenteurs ou EF contractants; A compter du 1 er février 2011, les Signataires de CUU doivent fournir et mettre à jour en continu l ensemble des coordonnées et contacts portés sur leur fiche de données Signataires CUU, à l aide de l outil CRM. A noter que le bureau CUU n est responsable ni de l exactitude ni de la ponctualité de l actualisation des coordonnées. Tout signataire de CUU engage sa propre responsabilité quant à la pertinence de ses données et doit s assurer à cet égard que les différentes informations reçues reçoivent le bon traitement en interne! Pour fiabiliser l échange d informations par courriel, les principes généraux énoncés ci-après sont à respecter: Diffusion de toutes les informations par les émetteurs Accusé de réception obligatoire de la part des destinataires Le flux de données entre Détenteur/ECM et EF s impose: Pour transmettre toute donnée sécuritaire et autre information sur les wagons à traiter par le Détenteur/l ECM; En cas d évolution du certificat de l ECM/ de l Auto-déclaration; En cas d évolution de l Auto-déclaration d un Détenteur. Le flux de données entre EF et Détenteurs/ECM s impose en cas: D incidents affectant les wagons; D information sur les prestations kilométriques des wagons. Les Détenteurs / ECM doivent s organiser pour assurer: La transmission instantanée des informations sécuritaires et autres sur la circulation des wagons aux EF; La transmission instantanée aux EF du changement de l ECM; La transmission instantanée aux EF en cas de retrait de certificat /ou d Auto-déclaration. Les EF doivent s organiser pour réaliser dans le cadre de leurs acheminements: Des consultations régulières du site internet de l ERA (sur les KSD, les certificats MoU des ECM ou leurs Auto-déclarations). Acteurs non signataires du CUU: Ils doivent conclure des accords bilatéraux En qualité de Détenteur, avec l ensemble des EF exploitant leurs wagons En qualité d EF, avec l ensemble des Détenteurs de wagons dont elles exploitent les wagons Doivent envisager la possibilité de devenir à terme signataire d un CUU, afin de faciliter leurs relations avec les Détenteurs et les EF. 12 / 13

13 6 Autres informations et correspondants Eric Peetermans UIC / CER Paolo Fusarpoli. CER Markus Vaerst ERFA Götz Walther ERFA / VDV Coordinateur technique UIP 13 / 13

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