Téléphone IP 525 Cisco pour téléphonie réseau Express ADP. Guide de référence abrégé. Zone= Zone= Zone=

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1 Téléphone IP 525 Cisco pour téléphonie réseau Express ADP Plan de composition Inscrivez les numéros importants dans les espaces prévus à cet effet. Faire un appel Pendant un appel, vous avez la possibilité d alterner entre le combiné, en le décrochant ou le casque d écoute et le mode mains libres, en appuyant sur les boutons y correspondant. Numéro Guide de référence abrégé Description Numéro direct ou poste 310 Téléphoniste/standardiste Numéro de messagerie vocale hors site Générale Ventes Service Pièces Bureau Nom de l unité Poste de groupe de l unité Zone= Zone= Zone= Zone= Radiomessagerie générale de zone (si multizone) Radiomessagerie téléphonique de zone Composition d un numéro Utilisez une des façons suivantes pour amorcer l appel, puis composez le numéro : Décrochez le combiné. Appuyez sur un bouton de ligne éteint. Appuyez sur le bouton (éteint) Casque d écoute ou Mains libres. Entrez le numéro, puis appuyez sur la touche programmable Composition. Recomposition Appuyez sur la touche programmable de recomposition pour rappeler le dernier numéro composé. Composition abrégée Procédez d une des façons suivantes pour lancer la composition abrégée : Appuyez sur le bouton de ligne, associé au numéro abrégé que vous voulez composer. Appuyez sur le numéro (2-9) de composition abrégée, puis sur la touche programmable Composition abrégée. Répondre à un appel Il existe plusieurs différentes façons de répondre à un appel. Mettre fin à un appel Il existe plusieurs différentes façons de mettre fin à un appel.. Réponse à un appel Utilisez une des façons suivantes pour répondre à un appel : Décrochez le combiné. Appuyez sur le bouton de ligne qui clignote. Appuyez sur la touche programmable Réponse. Appuyez sur le bouton Casque d écoute ou Mains libres. Mise en attente Si vous recevez un autre appel pendant que vous êtes déjà au téléphone, un avis s affiche. Appuyez sur la touche programmable Réponse pour répondre au deuxième appel et placer le premier en attente. Procédez d une des façons suivantes pour mettre fin à un appel : Replacez le combiné. Appuyez sur la touche programmable Fin d appel. Appuyez sur le bouton Casque d écoute ou Mains libres. *360074* 2011 ADP inc. 1

2 Numéro de téléphone unique Vous avez la possibilité de configurer votre cellulaire afin qu il sonne chaque fois qu un appel est acheminé à votre téléphone Cisco. Il est aussi possible de transférer un appel de votre cellulaire vers le téléphone Cisco, si originellement l appel lui était destiné. L administrateur de votre concessionnaire doit activer cette fonctionnalité avant que vous puissiez l utiliser. Touche Discrétion Il est possible d utiliser la touche Discrétion avec tous les modes : combiné, casque d écoute et mains libres. Placer un appel en attente Partager une ligne Certains concessionnaires demandent à leurs employés de partager la même ligne. Renvoi automatique d appels Il est possible d acheminer tous les appels destinés à votre téléphone vers un autre poste ou numéro. Activation/désactivation du numéro de téléphone unique 1. Appuyez sur la touche programmable Mobilité. L état actuel de votre numéro unique s affiche dans le haut de l écran. 2. Appuyez sur la touche programmable Sélection pour activer ou désactiver la fonctionnalité. Saisie de votre numéro de cellulaire pour utilisation en tant que numéro de téléphone unique 1. Appuyez sur le bouton Configurer puis sélectionnez Services CME. 2. Sélectionnez Mes applications téléphoniques, puis Numéro de téléphone unique. 3. Entrez votre numéro de cellulaire, puis appuyez sur la touche programmable Soumettre. Transfert d un appel du cellulaire au téléphone Cisco Lorsque vous répondez à un appel de votre cellulaire, originellement destiné à votre téléphone Cisco, la ligne de votre téléphone Cisco est mise en attente. Si vous voulez transférer l appel du cellulaire vers le téléphone Cisco, retirez le de la mise en attente, il sera automatiquement débranché du cellulaire. 1. Il est possible de placer votre téléphone en mode Discrétion en appuyant sur le bouton Discrétion, qui s illuminera. Ce mode vous permet d entendre vos interlocuteurs, mais les empêchent de percevoir le bruit provenant de votre ligne. 2. Appuyez de nouveau sur le bouton Discrétion pour le désactiver. 1. Appuyez sur le bouton ou la touche programmable de Mise en attente. L icône s affiche et le bouton de ligne clignote en vert. Si vous placez l appel en attente plus de 45 secondes (par défaut), vous verrez et entendrez une alerte. 2. Appuyez sur la touche programmable Reprendre ou le bouton de ligne clignotant pour poursuivre l appel. Lors du partage d une ligne avec des collègues de travail : Vous ou votre collègue êtes en mesure de répondre à l appel. Lorsque votre collègue est au téléphone, le bouton de la ligne partagée est rouge. Lorsque votre collègue met un appel en attente, le bouton de ligne de votre téléphone clignote en vert. Vous ou votre collègue avez la possibilité de reprendre l appel. Lorsqu un appel est placé en attente sur une ligne partagée, les informations relatives à l appelant s affichent sur les deux téléphones. Activation du renvoi automatique d appels 1. Appuyez sur le bouton de ligne du poste pour lequel vous activez le renvoi d appels. 2. Appuyez sur la touche programmable Renvoi d appels sans condition. 3. Entrez le numéro vers lequel acheminer les appels, puis appuyez sur la touche programmable Terminer l appel. Le message «Renvoyer vers [numéro de téléphone]» s affiche à l écran du téléphone. Désactivation du renvoi automatique d appels 1. Appuyez sur le bouton de ligne du poste pour lequel le renvoi d appels est activé. 2. Appuyez sur la touche programmable Renvoi d appels sans condition pour le désactiver ADP inc. 2

3 Ne pas déranger Lorsque l option Ne pas déranger (DND) est activée, aucun appel entrant ne sonnera sur votre téléphone, il sera immédiatement acheminé vers la messagerie vocale.. Transfert d un appel vers la messagerie vocale Transfert d un appel Il est possible de transférer un appel vers un autre poste. Au moment du transfert vous pouvez annoncer ou non l appel. Vous êtes aussi en mesure de transférer un appel directement vers la boîte de messagerie d un autre utilisateur. Appel mis en garde Il est possible de conserver temporairement un appel à un poste prédéterminé. Un utilisateur peut répondre à l appel mis en garde, à partir de n importe quel téléphone du concessionnaire. Activation/désactivation de l option Ne pas déranger (DND) 1. Appuyez deux fois sur la touche programmable plus puis sur la touche programmable DnD pour activer la fonctionnalité Ne pas déranger. Le message DnD s affiche à l écran. 2. Appuyez deux fois sur la touche programmable plus puis sur la touche programmable DnD pour désactiver la fonctionnalité Ne pas déranger. Appuyez sur la touche programmable DnD pour diriger directement un appel entrant vers la messagerie vocale. Cette fonctionnalité est aussi disponible lorsque votre ligne est occupée et que vous recevez un deuxième appel. Appuyez sur la touche programmable DnD pour rediriger un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre téléphone. Transfert d un appel vers un autre poste 1. Si vous êtes déjà au téléphone, appuyez sur la touche programmable Trnsfer qui placera l appelant en attente. 2. Entrez le poste vers lequel l appel sera acheminé. 3. Complétez le transfert: À l aveugle : Dès que vous entendez la sonnerie, appuyez sur la touche programmable Trnsfer. Sous surveillance : Une fois l appel annoncé, appuyez sur la touche programmable Trnsfer pour conclure le transfert. Transfert d un appel vers d autres boîtes de messagerie 1. Si vous êtes au téléphone, appuyez sur les touches programmables plus, puis Trnsf mess. 2. Entrez le poste de l utilisateur de la boîte de messagerie vers laquelle vous transférez l appel, puis appuyez sur la touche programmable Trnsf mess. OU Si vous êtes au téléphone, appuyez sur la touche programmable Trnfer, puis sur 6 et entrez le numéro du poste. Mise en garde/récupération d un appel 1. Si vous êtes au téléphone, appuyez sur les touches programmables plus, puis Park. Le numéro du poste où l appel est mis en garde s affiche à l écran du téléphone. 2. Accédez au système de téléavertisseur et annoncez où l appel est mis en garde. 3. Pour récupérer l appel, amorcez-en un nouveau, puis entrez le numéro du poste où l appel est mis en garde. Vous êtes maintenant en mesure de répondre à l appel de votre poste ADP inc. 3

4 Appel conférence Il est possible de tenir un appel conférence avec jusqu à huit interlocuteurs. Il est aussi possible d initier une conférence rendez-vous, accessible à l interne seulement, en communiquant avec le poste réservé à ce type d appel, 771 ou 772. Prise d appel Utilisez les fonctionnalités de prise d appel de groupe et de prise d appel pour répondre aux appels destinés aux autres téléphones de votre concessionnaire. Nom du groupe N o du groupe Bureau 1 Réception/Ventes 2 Service 3 Pièces 4 Atelier 5 Comptabilité 6 Direction 7 Radiomessagerie Postes utilisés par défaut dans le cadre de la radiomessagerie pour un groupe de téléphones : Groupe Poste Bureau 101 Ventes 102 Service 103 Pièces 104 Atelier 105 Comptabilité 106 Direction 107 Tous les 110 téléphones Appel conférence 1. Pendant que vous êtes au téléphone, appuyez sur les touches programmables plus, puis Confrn. 2. Composez le numéro de l interlocuteur que vous voulez ajouter à l appel conférence. 3. Appuyez sur les touches programmables plus, puis sur Confrn avant ou après l obtention d une réponse. La conférence débute et le téléphone affiche «Conférence» au lieu de l identité de l appelant. 4. Répétez les étapes 1 à 3 pour ajouter d autres participants. La conférence se termine lorsque tous les participants raccrochent. Conférence rendez-vous Pour lancer une conférence rendez-vous : 1. Initiez un nouvel appel, puis appuyez sur les touches programmables plus, puis Rendez-vous. 2. Entrez le numéro de poste (771 ou 772) que vous voulez utiliser. Pour vous joindre à une conférence rendez-vous : Composez le numéro de poste réservé à ce type d appel (771 ou 772). Prise d appel de groupe Il vous est possible de répondre aux appels adressés aux autres téléphones de votre concessionnaire, incluant ceux des autres groupes. Si plusieurs téléphones du groupe sonnent en même temps, votre téléphone répondra au premier appel entré. Lorsqu un téléphone de votre groupe sonne, appuyez sur la touche programmable Prise d appel G, puis sur *. Votre téléphone répondra à l appel. Lorsqu un téléphone d un autre groupe sonne, appuyez sur la touche programmable Prise d appel G, puis sur le numéro du groupe (voir le tableau de gauche). Votre téléphone répondra à l appel. Prise d appel Il vous est possible de répondre aux appels destinés à n importe quel téléphone de votre concessionnaire. 1. Appuyez sur les touches programmables plus et Prise d appel. 2. Entrez le numéro de poste du téléphone qui sonne. Votre téléphone répondra à l appel. Radiomessagerie générale Votre concessionnaire possède peut-être un système de radiomessagerie générale auquel votre téléphone vous permet d accéder. 1. Amorcez un nouvel appel, puis entrez le numéro de poste correspondant à celui du système de radiomessagerie générale. 2. Annoncez l appel, puis raccrochez pour mettre fin à la session de radiomessagerie. Radiomessagerie téléphonique Vous êtes en mesure de téléavertir tous les téléphones du concessionnaire ou d un groupe en particulier. Le haut-parleur de la touche mains libres diffuse le message à tous les téléphones inoccupés. 1. Initiez un nouvel appel, puis entrez le numéro du poste correspondant au groupe de téléphones que vous voulez joindre (voir le tableau de gauche). 2. Annoncez l appel, puis raccrochez pour mettre fin à la session de radiomessagerie ADP inc. 4

5 Historique des appels Il est possible de visualiser les 60 derniers appels, qu il s agisse d appels manqués, placés ou reçus. Composition abrégée Il existe de nombreuses façons de configurer et d utiliser la composition abrégée, à partir de votre téléphone : Composition abrégée. Vous êtes en mesure de configurer plusieurs différentes entrées de composition abrégée. Si certains des boutons de lignes demeurent inutilisés, ces entrées y seront dirigées automatiquement. Boutons de ligne : Si certains des boutons de lignes sont inutilisés, il vous est possible de les configurer afin qu ils servent à la composition abrégée. Personnelle : Il vous est possible de configurer des entrées de composition abrégée personnelle sur votre téléphone. Locale (à la grandeur du concessionnaire) : L administrateur de votre concessionnaire est en mesure de configurer des entrées de composition abrégée générales, disponibles à partir de tous les téléphones. Visualisation de l historique des appels Appuyez sur le bouton Configuration, puis sélectionnez Historique des appels. Sélectionnez la liste désirée. Prenez note que la liste «Recomposition» affiche les appels récemment placés. Appel à partir de l historique Pour composer un numéro à partir de l historique des appels, atteignez l entrée désirée et appuyez sur la touche programmable Composition. Si vous composez un numéro externe, appuyez sur la touche programmable Correction de composition, faites le 9, puis appuyez sur la touche programmable Composition. Configuration des entrées de composition abrégée 1. Appuyez sur le bouton Configuration, puis sélectionnez Services CME. 2. Sélectionnez Mes applications téléphoniques. 3. Sélectionnez le bouton de composition abrégée. 4. Appuyez sur la touche programmable Ajouter. 5. Entrez le nom de la personne au champ approprié, puis entrez son numéro de téléphone (assurez-vous de commencer par 9) ou de poste. 6. Appuyez sur la touche programmable Soumettre pour sauvegarder la saisie de la composition abrégée. 7. Si certains de vos boutons de lignes sont inutilisés, il vous est possible de les configurer afin qu ils servent à la composition abrégée, il faut toutefois redémarrer le téléphone : a. Appuyez sur la touche programmable Quitter et sélectionnez Services CME. b. Sélectionnez Mes applications téléphoniques, puis Redémarrer le téléphone. Appel au moyen de la composition abrégée Entrez le numéro lié à la composition abrégée, puis appuyez sur la touche programmable Comp abrégée. Configuration d une entrée de composition abrégée personnelle 1. Appuyez sur le bouton Configuration. 2. Sélectionnez Services CME. 3. Sélectionnez Mes applications téléphoniques. 4. Sélectionnez Composition abrégée personnelle. 5. Appuyez sur la touche programmable Ajouter. 6. Entrez le nom de la personne au champ approprié, puis entrez son numéro de téléphone (assurez-vous de commencer par 9) ou de poste. 7. Appuyez sur la touche programmable Soumettre pour sauvegarder la saisie de la composition abrégée. Appel au moyen de la composition abrégée personnelle 1. Appuyez sur le bouton Configuration, puis sélectionnez Répertoire. 2. Sélectionnez Composition abrégée personnelle. 3. Sélectionnez le numéro à appeler, puis appuyez sur la touche programmable Composition. Appel au moyen de la composition abrégée locale (à la grandeur du concessionnaire) 1. Appuyez sur le bouton Configuration, puis sélectionnez Répertoire. 2. Sélectionnez Composition abrégée locale. 3. Sélectionnez le numéro à appeler, puis appuyez sur la touche programmable Composition ADP inc. 5

6 Répertoire téléphonique Le répertoire téléphonique vous permet de rechercher et d appeler n importe quel contact de votre concessionnaire. Consultez la section Composition abrégée pour connaître la façon d ajouter des contacts à votre répertoire personnel. Configuration du type de sonnerie Il est possible de choisir différentes sonneries selon vos préférences et aussi pour distinguer les appels. Visualisation et appel d un numéro de votre répertoire téléphonique local 1. Appuyez sur bouton de Configuration, puis sélectionnez Répertoire. 2. Sélectionnez Répertoire local. 3. Entrez le prénom ou le nom de la personne que vous désirez et appuyez sur la touche programmable Soumettre. 4. Pour communiquer avec un contact, sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche programmable Composition. 1. Appuyez sur le bouton Configuration, puis sélectionnez Réglages. 2. Sélectionnez Type de sonnerie. 3. Sélectionnez une ligne et appuyez sur la touche programmable Sélection. 4. Sélectionnez une sonnerie et appuyez sur Lecture. 5. Appuyez sur la touche programmable Sélection pour appliquer le type de sonnerie à la ligne sélectionnée ADP inc. 6

7 Accès à la messagerie vocale Lors de l accès initial à votre boîte de messagerie, le système vous invitera à enregistrer un message d accueil et à changer votre mot de passe. Poste de la messagerie vocale : Mot de passe par défaut :: Enregistrement de messages Lorsque vous laissez un message dans la boîte vocale d un autre utilisateur, vous avez la possibilité de sauter le message d accueil et d enregistrer immédiatement le vôtre, en appuyant sur le carré #. Appel à la boîte de messagerie vocale d un autre utilisateur Vous avez la possibilité d appeler la boîte de messagerie d un autre utilisateur et d y laisser un message, en appuyant sur 6 avant d entrer le numéro de poste que vous voulez joindre. Indicateur de messagerie vocale L arrivée d un nouveau message dans votre boîte de messagerie, activent les indicateurs suivants : Voyant lumineux rouge, au-dessus de l écran du téléphone (boîte de messagerie personnelle seulement) Tonalité de manœuvre cadencée Affichage de l icône de messagerie vocale, à côté de l étiquette de ligne et du bouton de session Écoute des messages 1. Pour accéder à votre boîte de messagerie, appuyez sur le bouton Messages 2. À l invite principale de la boîte de messagerie vocale : Appuyez sur 1 pour écouter les nouveaux messages. Appuyez sur 3 pour écouter les anciens messages sauvegardés. 3. Si vous préférez sauter les propriétés et passer immédiatement au message, appuyez sur le carré #. 4. Pendant l écoute du message, vous avez plusieurs choix : Appuyez sur 1 pour recommencer le message Appuyez sur 2 pour sauvegarder le message Appuyez sur 3 pour supprimer le message Appuyez sur 7 pour reculer le message Appuyez sur 8 pour arrêter le message et reprendre l écoute Appuyez sur 9 pour avancer plus rapidement le message Appuyez sur le carré # pour sauter à la fin du message 5. Une fois le message écouté, vous avez plusieurs options : Appuyez sur 1 pour recommencer le message Appuyez sur 2 pour sauvegarder le message Appuyez sur 3 pour supprimer le message Appuyez sur 4 pour répondre au message (s il s agit de celui d un utilisateur interne) Appuyez sur 5 pour acheminer le message à un autre utilisateur Appuyez sur 6 pour indiquer que le message est nouveau Appuyez sur 7 pour reculer le message Appuyez sur 9 pour écouter les propriétés du message Boîte de messagerie générale Ce type de boîte vocale sert habituellement aux lignes partagées en relation avec des unités administratives particulières, les Ventes, le Service et les Pièces. Une seule personne configure la boîte de messagerie générale pour tout le groupe, mais tous les téléphones partageant la ligne ont accès à la boîte vocale et aux messages qu elle contient. Configuration d une boîte de messagerie générale La configuration d une boîte de messagerie générale n est possible qu une fois votre boîte vocale personnelle configurée. 1. Appuyez sur le bouton Messages. 2. Entrez votre mot de passe (celui de votre boîte de messagerie personnelle), puis appuyez sur le carré #. 3. À l invite, appuyez sur 9 pour sélectionner la boîte de messagerie générale. 4. Suivez les invites pour enregistrer le nom du groupe et le message d accueil. Accès au message à partir de la boîte de messagerie générale 1. Appuyez sur le bouton Messages. 2. Entrez votre mot de passe, puis appuyez sur le carré #. 3. À l invite, appuyez sur 9 pour sélectionner la boîte de messagerie générale. 4. À l invite, sélectionnez le poste donnant accès à la boîte vocale du groupe. 5. Suivez les invites pour écouter et gérer les messages de la boîte vocale ADP inc. 7

8 Indicateur d appel entrant ou de message vocal Boutons de lignes Combiné Haut-parleur Bouton de sélection Touches programmables Bouton de navigation Messages Mise en attente Configuration Discrétion Volume Casque d écoute Pavé de composition Mains libres 2011 ADP inc. 8