Poste : Adjoint administratif/coordonnateur de la logistique. Description de poste. Date de début : 2 mai 2016

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1 Poste : Adjoint administratif/coordonnateur de la logistique Date de début : 2 mai 2016 Description de poste Statut : Temps plein (il pourrait être nécessaire de travailler les soirs et les fins de semaine) à raison de 37,5 heures par semaine. Les heures normales de bureau sont de 9 h à 17 h. Type de poste : Employé Déplacements : À la demande du directeur exécutif, l adjoint administratif/coordonnateur de la logistique pourrait être tenu, à l occasion, de voyager pour participer à divers événements au Canada. L employé travaillera au : Bureau de Karaté Canada Comité olympique canadien 500, boul. René-Lévesque Ouest Montréal (Québec) H1W 2Z7 Salaire : De $ à $ par année, selon l expérience. Nature du poste : Karaté Canada (KC) est l organisme national de régie pour le karaté au Canada. L association est à la recherche d un adjoint administratif/coordonnateur de la logistique dynamique qui fournira une gamme de services de soutien administratif nécessaire aux activités quotidiennes du bureau et à la logistique des programmes de l équipe nationale de Karaté Canada. L adjoint administratif/coordonnateur de la logistique effectuera des tâches administratives et de soutien de bureau et assurera la coordination et la logistique des programmes de l équipe nationale et de haute performance. Son rôle est d assurer le fonctionnement rapide et efficace du bureau, et de superviser tous les aspects logistiques des programmes de l équipe nationale, afin de soutenir et d améliorer le travail de 1

2 l organisation. L adjoint administratif/coordonnateur de la logistique travaillera sous la supervision du directeur exécutif et collaborera avec la gestionnaire de programmes, la gestionnaire d événements, le président du comité de haute performance, les entraîneurs-chefs de l équipe nationale et d autres membres du personnel ou des bénévoles. Tous les membres du personnel sont embauchés ou engagés sous contrat par Karaté Canada pour faciliter la réalisation de ses objectifs annuels visés et de sa vision à long terme. Tout le personnel et les fournisseurs contractuels doivent se soumettre aux politiques et procédures établies par le conseil d administration bénévole de l association et doivent agir conformément aux valeurs de l association. Tâches et responsabilités principales Relevant du directeur exécutif, l adjoint administratif/coordonnateur de la logistique devra s acquitter des principales responsabilités suivantes, sans toutefois s y limiter : Soutien général, administratif et de bureau Gérer les communications par téléphone, par télécopieur et par courriel, et envoyer des avis, au besoin. Répondre aux appels entrants sur la ligne principale du bureau. Traiter les demandes et acheminer correctement les appels. Aider à la rédaction de diverses lettres et de la correspondance avec les membres, les adhérents et les organismes partenaires. Ramasser et distribuer le courrier entrant, envoyer le courrier sortant et maintenir des dossiers chronologiques du courrier entrant et sortant. Accueillir les visiteurs du bureau, le cas échéant. Veiller à ce que l équipement de bureau soit en bon état de fonctionnement et commander les fournitures de bureau, au besoin. Tenir et mettre à jour l inventaire de l équipement de bureau. Aider à la préparation, à la saisie et à la sauvegarde des données dans le logiciel de comptabilité. Assurer l approbation et le paiement rapide des factures ainsi que le remboursement des rapports de dépenses. Élaborer et mettre à jour un système de suivi des réunions et des ordres du jour pertinents des comités. Soutenir le travail du directeur exécutif et des divers comités en envoyant des rappels de réunions en temps opportun, en rédigeant des procèsverbaux et en distribuant de la documentation. 2

3 Effectuer des tâches administratives telles que la photocopie et le classement ou l archivage des documents. Participer au maintien d un cartable contenant les procédures administratives en vigueur. Contribuer à conserver la propreté du bureau et des lieux environnants. Effectuer d autres tâches requises pour le bon fonctionnement et l efficacité du bureau. Logistique de l équipe nationale Coordonner, en collaboration avec les entraîneurs-chefs de l équipe nationale et d autres membres du personnel, tous les aspects logistiques de la participation de l équipe nationale à des compétitions internationales (y compris les déplacements, l hébergement, l inscription, la supervision du financement des athlètes, les communications avec l équipe, etc.) Coordonner, en collaboration avec les entraîneurs-chefs de l équipe nationale et avec d autres membres du personnel, tous les camps d entraînement nationaux, internationaux, interrégionaux et régionaux (y compris les déplacements, l hébergement, la planification de l horaire des camps, etc.) De concert avec le comité de haute performance et les entraîneurs-chefs de l équipe nationale, participer à la planification et à la mise en œuvre des programmes, des activités, des politiques et des ententes propres à l équipe nationale, à la fois pour les équipes de kata et de kumité juniors et seniors. Appuyer le directeur exécutif de KC dans la gestion du budget pour la haute performance et l excellence propre aux programmes de l équipe nationale (camps, compétitions, centres régionaux, etc.) De concert avec le comité de haute performance et les entraîneurs-chefs de l équipe nationale, assurer un soutien administratif pour la gestion du processus de sélection de l équipe nationale. De concert avec le comité des officiels et le gestionnaire de programmes, participer à la coordination des éléments clés se rapportant aux officiels internationaux. Sous l autorité directe du directeur exécutif, coordonner et mettre en œuvre des formations destinées aux entraîneurs de l équipe nationale. Offrir un soutien administratif relativement à la logistique du Programme d aide aux athlètes. En étroite collaboration avec le directeur exécutif et le président du comité de haute performance, élaborer un plan et coordonner le budget des services de l équipe de soutien intégré (ESI) pour toutes les équipes nationales. 3

4 Assurer une mise à jour et un suivi en temps opportun des points de classement et du statut des athlètes membres de l équipe nationale. Être la personne-ressource responsable de la communication avec le Centre canadien pour l éthique dans le sport et s assurer que les athlètes membres de KC respectent le règlement antidopage. Voir à l achat d équipement et de vêtements de l équipe nationale et assurer un suivi de l inventaire. Assurer la liaison et la communication continue avec les entraîneurs provinciaux ou territoriaux et les membres du personnel ou les comités de haute performance, au besoin. Mettre en place et tenir à jour une base de données sur les athlètes de l équipe nationale, les entraîneurs et le personnel de l ESI. Aider à créer de solides relations avec divers centres et instituts canadiens de sport. Travailler en étroite collaboration avec les entraîneurs-chefs de l équipe nationale à la gestion des communications avec les entraîneurs de club travaillant avec les athlètes membres des équipes nationales juniors et seniors dans l ensemble du pays (principalement les athlètes brevetés, les athlètes membres de l équipe nationale senior et les athlètes désignés «Étoiles montantes»). Exécuter d autres tâches connexes, au besoin et sur demande. Liaisons : Pourrait devoir coopérer avec : le directeur exécutif de KC et d autres membres du personnel (particulièrement à l égard de la coordination administrative et de la logistique) le comité de haute performance de KC le comité des officiels de KC les entraîneurs de l équipe nationale les entraîneurs de développement et les préparateurs de l équipe nationale (entraîneurs de club d athlètes membres de l équipe nationale) les entraîneurs de centres régionaux les membres de l équipe nationale les associations provinciales et territoriales le Comité olympique canadien Sport Canada (programme PAA) d autres fédérations nationales de karaté le CCES (Centre canadien pour l éthique dans le sport) 4

5 Évaluation du rendement : Chaque année, l adjoint administratif/coordonnateur de la logistique sera tenu d obtenir des résultats concrets, de s acquitter de responsabilités professionnelles de manière satisfaisante et d atteindre le niveau requis dans des domaines de compétence clés. Le directeur exécutif procédera régulièrement à une évaluation du rendement et évaluera ces trois (3) éléments. Compétences : Posséder un diplôme d études postsecondaires en administration, en gestion, en comptabilité, en sciences du sport, en gestion du sport, en entraînement de haute performance ou dans d autres domaines liés au sport, ou un ensemble d expériences pertinentes combiné à au moins deux (2) ans d expérience auprès d un organisme national de sport canadien. Avoir d excellentes compétences relatives à l informatique, au traitement de texte, à la gestion de base de données, à la publication sur Internet et aux logiciels de communication électronique. Posséder d excellentes compétences en organisation et en gestion du temps ainsi qu une grande polyvalence et la capacité de travailler sous pression et dans des délais serrés. Posséder d excellentes habiletés de communication orale et écrite et la capacité d interagir efficacement avec le grand public, les bénévoles, les groupes et les organismes sportifs. Être parfaitement bilingue (anglais et français). Avoir de l expérience en coordination de programmes pour un organisme sportif ou de sport de haute performance serait un atout. Connaître le système sportif canadien et Karaté Canada (et le karaté) serait un atout. Avoir le souci du détail et de la précision, des aptitudes pour la résolution de problèmes et la prise de décision, et avoir la capacité d appliquer ces compétences. Être capable de travailler de façon autonome et proactive avec un minimum de supervision, et être capable de travailler en équipe. 5

6 Candidats : Les candidats qualifiés sont invités à poser leur candidature et à soumettre leur curriculum vitae à titre confidentiel d ici le 15 avril 2016 à : Olivier Pineau, directeur exécutif olivier@karatecanada.org Nous tenons à remercier tous les candidats qui auront manifesté un intérêt pour ce poste. Veuillez noter que nous ne communiquerons qu avec les candidats retenus pour une entrevue. Ce poste a pu être créé grâce au soutien financier du gouvernement du Canada. 6