Notice BILAN SOCIAL 2015

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1 Notice BILAN SOCIAL 2015 Sommaire: Accès et installation du programme... p.1-2 Le choix du mode de saisie... p.3 La saisie agent par agent... p.4-13 La saisie agrégée... p Publication : avril 2016 Révision : - 3, rue Paul Beldant Le Mans Cedex 2 Tel accueil@cdg72.fr

2 I. INSTALLATION DU PROGRAMME «BILAN SOCIAL 2015» Les modules saisie Bilan Social et Bilan Social Agent par Agent du rapport sur l état Collectivités sont des classeurs au format Microsoft Excel, leur utilisation est extrêmement simple et ne requiert aucune autre connaissance que l environnement Windows. 1. Téléchargez le programme zippé sur le site du centre de gestion Les captures d écran de ce document sont réalisées sur un PC exécutant Windows 10. Les styles des cadres et les messages précis peuvent varier en fonction de votre version de Windows et de vos programmes et paramètres. Le Zip contient un unique fichier Install.exe Ce fichier est un fichier «zippé», qui va s extraire automatiquement à l emplacement requis sur votre ordinateur, et créer un raccourci sur le bureau. 2. Exécutez le programme contenu dans l archive: Attention, au cours de l installation, différents messages d alerte peuvent apparaitre, émis par votre antivirus ou votre ordinateur. Pour installer ce programme, vous devez être administrateur de votre poste. Si besoin, contactez votre administrateur réseau. 3. Exemple de messages d alerte : Navigateur Chrome : Windows 10 Ces captures sont de simples exemples, la liste n est pas exhaustive! Antivirus Dans tous les cas, choisissez de télécharger le fichier et de l exécuter. (C est un simple dézippeur automatique, il n y a pas d exécutable installé sur le poste, juste quelques fichiers copiés sur votre machine) 1

3 Laissez les paramètres par défaut et lancez l installation, le programme va créer une icone sur le bureau. En cliquant sur l icône, vous ouvrez le dossier de lancement : qui contient 4 raccourcis : Vous avez maintenant accès : Au programme Bilan Social Au programme bilan social «agent par agent» A l aide interactive (le bouton d aide du programme Excel n est fonctionnel que pour les utilisateurs Windows XP) Au bouton «Création rapport BASG», qui vous permettra de récupérer le rapport à envoyer par mail au CDG (dans le cas de la saisie agent par agent) 4. Utilisation des Modules : Les modules saisie Bilan Social et Bilan Social Agent par Agent du rapport sur l état Collectivités sont des classeurs au format Microsoft Excel, leur utilisation est extrêmement simple et ne requiert aucune autre connaissance que l environnement Windows. Pour ouvrir un module de saisie, double-cliquez simplement sur son icône ou Ces modules sont exempt de tout virus connu à ce jour, cependant, en fonction de votre Paramétrage d Excel, la fenêtre suivante peut apparaître : Cliquez alors sur le bouton :. L activation des macros est nécessaire, si vous les désactivez, le module de saisie ne sera pas utilisable. En fonction de votre paramétrage de sécurité, il est également possible qu Excel ne pose pas la question et refuse par défaut d activer les macros. Sous Office 2000 et Office 2003 : Dans le menu Outils, cliquez sur Macros puis sur Sécurité. Dans l'onglet Niveau de sécurité, choisissez 2

4 "Moyen". Sous Office 2007 Dans le menu outils, cliquez sur options Excel. Puis allez dans Centre de gestion de la confidentialité et dans la partie gauche cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité : Puis paramétrez vos macros de la façon suivante (pas de risque) : Vous pouvez maintenant utiliser les modules de saisie. En cas de difficultés d installation, vous pouvez contacter le service informatique du CDG au , Ou par mail stanislas.perlinski@cdg72.fr 3

5 II. LE CHOIX DE LA SAISIE DU BILAN SOCIAL Saisie agent par agent se reporter aux pages 4 à 13 Approche individuelle permettant de renseigner les informations en s appuyant sur les dossiers de chaque agent. Probablement plus fiable si la collectivité ne dispose pas d un SIRH permettant de sortir, via des requêtes, des données collectives. Les retours sont positifs si la collectivité n a pas plus de 100 agents (titulaires, stagiaires et nontitulaires). Nécessité de contrôler après la saisie en regardant le fichier agrégé. Le retour d'expérience de 2013 met en évidence que de nombreuses collectivités ont utilisé leur logiciel de comptabilité/paie, notamment SEGILOG pour générer leur bilan social Mais ATTENTION ces éléments ne peuvent constituer à eux seuls le Bilan Social! Nous vous invitons à compléter les données issues de vos autres tableaux de bords de suivis des formations, des absences, Saisie Agrégée se reporter aux pages 14 et 15 Approche globale (fichier Excel) permettant de renseigner les informations en s appuyant sur des données collectives. Probablement plus fiable si la collectivité dispose d un SIRH permettant de sortir, via des requêtes, des données collectives. Ce choix est incontournable si la collectivité a plus de 100 agents (titulaires, stagiaires et nontitulaires). 4

6 III. La saisie Agent par Agent Fichier BSAG Cliquer sur l icône Bilan Social Agent par agent la fenêtre suivante apparait Saisir les informations générales de la collectivité Intégrer chacun de vos agents titulaire et non titulaire (dont les agents ayant quitté la collectivité en cours d année) Après vérification de vos données transférer vers le Bilan Social Consolidé Après saisie complète de vos données, création de votre tableau des effectifs. 5

7 Quand vous procédez à la «création du fichier Bilan Social Consolidé», il vous est demandé où vous souhaitez l enregistrer, rangez le sur le bureau Windows (Vous pourrez le supprimer une fois la procédure terminée). Retourner vers le dossier Bilan social en raccourci sur votre bureau. Cliquer sur Création du Rapport BSAG, un rapport Excel à transmettre au CDG72 est généré (celui-ci se met à jour à chaque nouveau clic sur l icône Création du Rapport 6

8 Les informations générales collectivités : 7 écrans successifs : Attention : Pour la saisie des informations générales de la collectivité comme pour celle des éléments individuels d un agent, il est nécessaire d aller jusqu au dernier écran pour enregistrer Afin de vous aider à préparer les éléments voici les captures d écran des informations demandées. Ecran 1/7 7

9 Ecran 2/7 Ecran 3/7 8

10 Ecran 4/7 Ecran 5/7 9

11 Ecran 6/7 Ecran 7/7 10

12 Intégrer chacun de vos agents titulaire et non titulaire Les informations Agents Ecran 1/7 Les informations Agents Ecran 2/7 11

13 Les informations Agents Ecran 3/7 Les informations Agents Ecran 4/7 12

14 Les informations Agents Ecran 5/7 Les informations Agents Ecran 6/7 13

15 Les informations Agents Ecran 7/7 et Après vérification de vos données, transférer vers le Bilan Social Consolidé 14

16 Retourner vers le dossier Bilan social en raccourci sur votre bureau. Cliquer sur Création du Rapport BSAG, un rapport Excel à transmettre au CDG72 est généré (celui-ci se met à jour à chaque nouveau clic sur l icône Création du Rapport Vous pouvez maintenant nous transférer par mail votre rapport en format Excel à service.emploi@cdg72.fr En cas de difficultés, n hésitez pas à nous contacter au

17 IV. LA SAISIE AGREGEE Indicateur de contrôle permettant de visualiser des erreurs de cohérence De nombreux indicateurs disposent d explications qui apportent des éléments de précision 16

18 La saisie est achevée lorsque tous les indicateurs sont renseignés et que l ensemble des contrôles est «OK» Vous pouvez maintenant nous transférer par mail votre rapport en format Excel à service.emploi@cdg72.fr En cas de difficultés, n hésitez pas à nous contacter au