Doc-it-Easy Guide du nouvel utilisateur.

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1 Doc-it-Easy Guide du nouvel utilisateur

2 Table des matières INTRODUCTION... 3 OBJECTIF:... 3 CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR AVANT DE COMMENCER:... 3 COMMENT UTILISER DOC-IT-EASY?... 4 ECRAN PRINCIPAL (ACCUEIL)... 4 BARRE DE MENUS... 5 ÉCRAN DE NAVIGATION... 5 ÉCRAN DE RECHERCHE... 6 BARRE D'ÉTAT... 7 UTILISATION... 7 VENTES... 8 CRÉATION CLIENT... 8 CRÉATION OFFRE... 9 CRÉATION FACTURE ACHATS BOX INFORMATIONS UTILES Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy 2

3 Introduction Objectif: Le but de ce guide est de fournir aux utilisateurs débutants (indépendants ou PME), de brèves explications sur: les premières étapes dans l'utilisation la création des clients, articles, offres, factures, rappels la création des fournisseurs et le traitement des factures Ce que vous devez savoir avant de commencer: Doc-it-Easy est destiné aux indépendants ou PME qui souhaitent digitaliser leurs documents pour faciliter la communication avec le comptable, mais qui ne souhaitent se plonger dans les questions de comptabilité. En ce qui concerne les clients, vous pouvez: - gérer les clients - gérer les articles - créer les offres et les envoyer - créer les factures et les envoyer - indiquer les factures comme étant payées - envoyer les rappels En ce qui concerne les fournisseurs, vous pouvez: - numériser les documents - créer les fournisseurs - contrôler les documents et les traiter En ce qui concerne les comptables, vous pouvez: - les documents pourront régulièrement être traités chez le comptable 3 Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy

4 Comment utiliser Doc-it-Easy? - Démarrer Doc-it-Easy par URL: - Connecter avec les données que vous avez reçues par Ecran principal (Accueil) Vous obtenez l'écran principal suivant: 1. Votre nom d utilisateur et code de 2. Nom de votre dossier et possibilité d appeler un de vos autres dossiers 3. Flèche qui vous permet de déplier l'écran de navigation de sorte qu'il soit clair à quoi servent les icônes ci-dessous (selon la résolution de l'écran) 4. Barre de menus 5. Écran de recherche qui vous permet de trouver facilement vos menus 6. Possibilité d'ouvrir un 2 ème écran, alertes, et raccourci vers les paramètres de l'utilisateur Lorsque vous travaillez dans Doc-it-Easy, vous travaillerez principalement avec la barre de menus et l'écran de recherche. Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy 4

5 Barre de menus Accueil vous permet de revenir à tout moment vers votre écran d'accueil. Ventes vous permet de gérer tout ce qui a à voir avec les ventes. Achats vous permet de gérer tout ce qui a à voir avec les achats. BOX vous permet de charger tous les documents que vous voulez procurer à votre Tax Advisor. Écran de navigation Dans de nombreux menus, il sera également possible de passer à un autre menu par l'écran de navigation. Celui-ci se trouve alors à droite de l'écran. Exemple dans l'écran des factures de vente. 1. Écran de navigation. Peut être déplié ou replié selon la résolution de l'écran. 2. Indication menu suivi. 5 Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy

6 Permet dans le menu Ventes Factures de passer vers les menus connexes suivants en un seul clic. Nouvelle facture Modèle d' de facture Modèle facture Modèle d' de rappel Modèle de rappel Articles Écran de recherche Dans l'écran de recherche, vous pouvez directement entrer (une partie du) le menu que vous cherchez. Les menus dans lesquels figure cette description, seront affichés. En cliquant sur le menu proposé, vous y êtes immédiatement conduit. Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy 6

7 Barre d'état En cliquant sur un de ces boutons, vous obtenez tous les documents avec ce statut. Utilisation 1. A gauche, vous pouvez trier par client, date ou montant. A droite, vous pouvez rechercher sur certaines données, déterminées aussi par le tri à gauche et le statut à droite. Vous pouvez aussi rechercher sur montant. 2. Icône du document: cliquez sur cette icône pour ouvrir le document. Cette icône affiche aussi immédiatement le statut du document. 3. Nom de la contrepartie: cliquez sur le nom pour aller respectivement vers la fiche client (dans les ventes) ou la fiche fournisseur (dans les achats). 7 Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy

8 Ventes Création client par Ventes Nouveau client Pour créer un nouveau client, il suffit d'entrer le nom du client et de cliquer sur Créer. Il peut être approprié de vérifier au moins les champs suivants: - Adresse pour facturation - Adresse pour facture, n'oubliez pas ici le code pays (clients étrangers!) - Numéro de TVA: si d'application (format avec code pays BE, NL, et sans points, tirets ou espaces) - Conditions de paiement Les autres données peuvent être complétées selon vous besoins. Dans les données bancaires - Le contrôle n'est effectué que lors de la création du client. - Le titulaire du compte doit être rempli (un point suffit). - Il est indiqué de ne pas compléter le numéro de compte mais bien l'iban et le BIC; Seul l'iban est obligatoire. - Format IBAN BExx xxxx xxxx xxxx avec ou sans espaces. - Si le BIC est rempli, il doit être en majuscules. Vous pouvez ajouter des banques et adresses supplémentaires par le bouton. Vous sauvegarder par le bouton Créer en bas à droite à l'écran. Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy 8

9 Création offre par Ventes Nouvelle offre Vous pouvez adapter la mise en pages des offres et des s par l'écran de navigation (menus connexes). Sélectionnez un client. Remarquez que vous pouvez aussi le créer directement si le client n'existe pas encore. Paramétrez la date de l'offre et la date d'échéance. Cliquez sur Ajouter lignes, remplissez le nombre, ce qui a été vendu et le prix unitaire et sélectionnez le code TVA. Ou créez-y immédiatement un article par. Pour Type de chiffre d'affaires, vous remplissez le type qui vous semble le plus logique. Le comptable effectuera l'attribution correcte à un moment ultérieur. Ajoutez éventuellement des lignes supplémentaires par. Le trombone vous permet d'ajouter des annexes. Cliquez sur Créer pour sauvegarder l'offre. Elle ne sera toutefois pas encore envoyée. L'offre est créée et envoyée au client par Envoyer avec lien. 9 Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy

10 Création facture par Ventes Nouvelle facture La procédure est presque identique à la création d'une offre. Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy 10

11 Il y a plusieurs méthodes pour lire les factures. Achats Si vous disposez de fichiers PDF ou UBL, vous pouvez les transférer par drag en drop (glisser) vers l'aperçu des factures. Vous pouvez charger un document unique en cliquant sur Nouvelle facture. Vous pouvez demander à votre fournisseur de vous envoyer vos factures par . Vous pouvez trouver l adresse à utiliser dans les paramètres de l utilisateur. Dans le sujet du mail, il faut préalablement indiquer [PNV] (les crochets inclus). par Achats Glisser et déposer les factures ou Parcourir Conseil: la combinaison de touches ctrl-a vous permet de sélectionner tous les documents en une fois sous le répertoire. Ils sont alors chargés par Ouvrir. Attention: L'importation de factures peut prendre un certain temps de sorte que vous pouvez avoir l'impression que rien ne se passe. 11 Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy

12 Il est possible de lire les mêmes fichiers plusieurs fois. Si ceci n'est pas correct, vous pouvez toutefois toujours les supprimer à nouveau tant qu'ils n'ont pas été contrôlés. Après la lecture, ils se trouvent sous le statut A contrôler. Si le fournisseur n'est pas encore connu dans Doc-it-Easy, il se trouve sous le nom Inconnu. En ouvrant le document, vous obtenez la visualisation de la facture et le fournisseur peut être déterminé (et éventuellement être créé à partir d'ici), le numéro de la facture (numéro du fournisseur tel qu'il est mentionné sur la facture!), la date, la date d'échéance, le type de dépense (choisissez le type le plus logique), le pourcentage de TVA et le montant. Si nécessaire, vous devrez défiler dans la zone de saisie pour pouvoir ventiler les lignes en ajoutant une nouvelle ligne. Conseils: Il est conseillé de créer au moins une ligne par pourcentage de TVA. Ceci simplifie le travail de votre comptable. Pour pouvoir comptabiliser la facture, il suffit de créer le fournisseur avec uniquement le nom et le code pays. Une fois tous les champs complétés, cliquez sur Approuver pour envoyer le document au comptable. Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy 12

13 BOX Via Box, vous pouvez charger les documents que vous voulez procurer à votre comptable et qui ne sont pas des factures d'achat ou de vente. Par exemple: tableaux d'amortissement, décompte de la TVA, Pour des raisons de sécurité, les fichiers qui peuvent contenir des virus, tels que MP4 et EXE ne sont pas acceptés. Double-cliquez sur le dossier pour l'ouvrir. Ensuite, vous obtenez, si possible, un aperçu du document ou vous pouvez le télécharger pour le consulter. Et vous pouvez y ajouter les données suivantes: - un sujet - une catégorie - des commentaires. 13 Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy

14 Informations utiles MyFAQ Via MyFAQ sur le portail client MyServices de vous pouvez trouver une réponse aux questions les plus diverses des logiciels que vous utilisez couramment. Vous accédez à MyServices en introduisant votre numéro de client et votre mot de passe à la première page de notre site (en haut à droite) et en cliquant ensuite sur la flèche bleue Support Vous pouvez enregistrer directement votre question ou problème 24h sur 24 à partir de notre portail Support sur Votre demande de support se trouve alors directement dans notre système d enregistrement et est traitée First in First out par les collaborateurs du Service Desk. Vous pouvez ensuite suivre en ligne (la progressions de) toutes vos demandes de support auprès de Wolters Kluwer pour tous vos produits. Allez vers Cliquez en haut à droite sur Login, remplissez votre numéro de client et votre mot de passe et cliquez sur Connecter. Cliquez sur le lien Support au milieu de la page et ensuite sur Enregistrez ici votre demande de support sous le point 3. Demander de l aide. Répondez aux questions, complétez vos données et cliquez sur Envoyer. Vous recevez immédiatement à l écran, la confirmation que nous avons bien reçu votre demande de support et un de nos collaborateurs vous contacte. Guide du nouvel utilisateur Doc-it-Easy 14