Outil pour la recomposition des ancillaires

Transcription

1 Outil pour la recomposition des ancillaires Dr Anne-Cécile Duployez Pharmacien assistant, Stérinord, CHRU de Lille 7 avril 2016

2 Introduction Ancillaire = composition d instruments spécifiques destinés à la pose ou au retrait d implants

3 Introduction Prêt ponctuel : mise a disposition temporaire de dispositifs médicaux réutilisables (DMR) pour une intervention programmée a l avance Prêt longue durée = dépôt : mis à disposition pour la durée du marché (36 mois en moyenne) NB : 590 ancillaires en prêt, 200 ancillaires en dépôt permanent Circuit complexe, multi intervenants

4 Introduction Traçabilité à l instrument pour la majorité des plateaux opératoires (PO) «propriétaire» du CHU Mais pour les ancillaires : PO composés en grande majorité de dispositifs médicaux (DM) non gravables Traçabilité à l instrument incomplète Risques spécifiques

5 Introduction Risques : Prise en charge du patient Manque de traçabilité sanitaire PO incomplet au bloc rendant impossible le geste chirurgical prescrit Financier Coût de litige avec le fournisseur suite à des pertes d instruments Impact RH majeur Développement d Ancitrak par «ATH Medical»

6 Ancitrak Station de travail avec écran tactile ordinateur connecté à un réseau, propre logiciel de recomposition

7 Ancitrak Phase d apprentissage Pose de l instrument sur la plateforme Apprentissage : Reconnaissance visuelle de l instrument avec détermination d un indice de confiance Recomposition Pose de l instrument sur la plateforme L instrument est reconnu par Ancitrak qui indique l emplacement dans le plateau Validation par l utilisateur Indication du placement de l instrument dans le plateau

8 Ancitrak

9 Ancitrak

10 Ancitrak

11 Ancitrak

12 Ancitrak

13 Ancitrak

14 Contexte de l étude En collaboration avec UNIHA Essai pendant 6 mois au CHRU de Lille IBODE dédiée pour le projet Ancillaires en dépôt et ancillaires de prêt du bloc de neurochirurgie Etude en stérilisation et au bloc de neurochirurgie

15 Contexte au CHRU de Lille Traçabilité à l instrument avec code datamatrix à 2 étapes du process : au bloc et en stérilisation Nouvelle étape : prérecomposition des PO avant envoi en stérilisation En rouge : étape avec de la traçabilité à l instrument

16 Contexte au CHRU de Lille Ancillaire de dépôt Réception à la pharmacie IBODE du bloc : inventaire et fiche de composition avec les références des DM, photos IBODE de stérilisation : vérification et saisie dans le logiciel Advancesté Techniciens de stérilisation : recomposition à l aide d AdvanceSté Ancillaire en prêt Réception à la pharmacie IBODE du bloc : inventaire et fiche de composition avec les références des DM, photos IBODE de stérilisation : vérification de la conformité entre la fiche et la composition réelle Techniciens de stérilisation : Recomposition à partir des fiches de composition en version papier

17 Contexte au CHRU de Lille Ancillaire de dépôt AdvanceSté Pour chaque DM : Intitulé Référence Quantité Photo

18 Contexte au CHRU de Lille Ancillaire en prêt Version papier Vue globale du PO (photo) Pour chaque DM : Intitulé Référence Quantité

19 Objectifs Evaluer l intérêt de l utilisation d Ancitrak au sein du bloc opératoire et de la stérilisation Aide à la traçabilité des ancillaires non marqués en dépôt ou en prêt Aide à la gestion des ancillaires

20 Méthode 1) Inventaire et édition, vérification des nomenclatures : IBODE en stérilisation et au bloc Temps pour les prêts et les dépôts 2) Etude sur la recomposition Paramétrage : enregistrement des compositions dans le logiciel Ancitrak : IBODE du projet Evaluation lors de la recomposition des plateaux à Stérinord : IBODE du projet et Technicien de Stérilisation Temps de recomposition Taux de reconnaissance des DM

21 Nomenclature Prêts Etape Au bloc : inventaire contradictoire + édition de la nomenclature Nouveaux Dépôts Gain T par inst Gain de T par PO 26 sec 10 min 44 % En stérilisation : vérification 10 sec 2,5 min 48 % Gain productivité Etape Au bloc : inventaire contradictoire + édition de la nomenclature En stérilisation : vérification et enregistrement dans le logiciel de traçabilité Gain T par inst Gain de T par PO 26 sec 10 min 44% 63 sec 27 min 88% Gain productivité

22 Application CHRU de Lille Prêts: 590 prêts par an avec moy 4,5 PO par ancillaire Gain d apprentissage : 443 h (bloc) h (sté) = 553 h Dépôts 30 nouveaux dépôts par an avec moy 4,5 PO par ancillaire Gain d apprentissage : 23 h (bloc) + 60 h (sté) = 83 h => Gain de temps total : 636 heures

23 Etude de la recomposition Enregistrement de la composition des (PO) : Nom et référence des instruments Photos Position de l instrument dans le PO Quantité de chaque instrument 102 PO différents (prêts et dépôts) soit environ 2900 instruments environ 75% PO ancillaire sans implants Taux de reconnaissance moyen : 89%

24 Etude de la recomposition Chronométrage du temps sans et avec Ancitrak 18 techniciens suivis Sans : avec AdvanceSté ou version papier (prêt) Temps de recomposition TS : temps plus long AVEC Ancitrak IBODE projet : temps plus long SANS Ancitrak Temps d adaptation à l outil nécessaire

25 Temps de recomposition Grande variabilité selon les PO Aide pour la recomposition : Des ancillaires de prêts : compositions mal ou non connues, plus attractif que la version papier Les PO complexes, à plusieurs étages : rangement facilité

26 Temps de recomposition Classe Complexité : t de recompo par inst Gain temps par inst Gain temps par PO 0 < 5 sec -2 sec -1 min - 79% 1 entre 5 à 10 sec 0,2 sec 5 sec 3% 2 entre 10 à 15 sec 2 sec 0,9 min 17% 3 entre 15 à 20 sec 5 sec 1,9 min 26% 4 entre 20 à 25 sec 9 sec 3,8 min 41% 5 > 25 sec 15 sec 6,1 55% Gain productivité => Gain de temps médian : 3,5 sec par inst / 1,4 min par PO

27 Temps de recomposition Gain médian 22%

28 Application au CHRU de Lille 3087 PO en NC et PO en OT = PO Classe Répartition Gain de temps 0 5,26 % - 16,9 h 1 39,47 % 10,1 h 2 21,05 % 59,5 h 3 23,68 % 136,8 h 4 5,26 % 61,4 h 5 5,26 % 99,9 h => Gain de temps total : 350 heures => Total bloc et stérilisation: 700 heures

29 Taux de reconnaissance Taux de reconnaissance similaires IBODE/TS < 80%

30 Taux de reconnaissance Lien entre le taux de reconnaissance et la complexité des PO : Implants, DM trop légers Dispositifs très similaires Amélioration de l outil pour les dispositifs similaires : choix proposé à l opérateur Limites de l outil pour certains DM trop légers

31 Qualitatifs Evaluation de la découverte de l outil par un questionnaire Techniciens de stérilisation ayant effectué la recomposition avec Ancitrak IBODE et AS du bloc de neurochirurgie

32 Réponses des techniciens de stérilisation Echantillons de 16 TS Sensation de gain de temps : 78,6% Sensation de sécurisation de la recomposition : 90,9% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% très satisfaisant satisfaisant peu satisfaisant insatisfaisant Commentaire positifs: - facile et rapide à comprendre, et à utiliser - reconnaissance de chaque instruments - gain de temps pour la reconstitution et le rangement des plateaux Commentaires négatifs: - inefficacité du logiciel pour composants trop petits et légers - perte de temps lorsqu'il y a peu d'instruments dans les ancillaires - ne différencie pas les éléments qui se ressemblent fortement

33 Réponses du bloc de neurochirurgie Echantillons de 9 personnes (IDE et AS) Sensation de gain de temps : 33,3% peu de recomposition réalisée Sensation de sécurisation de la recomposition : 88,9% 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% très satisfaisant satisfaisant peu satisfaisant insatisfaisant Commentaire positifs: - Visibilité des informations - Recomposition plus facile qu AdvanceSté Commentaires négatifs: - Inefficacité du logiciel pour composants trop petits et légers : implants - Ne différencie pas les éléments qui se ressemblent fortement - Dysfonctionnement de l écran tactile avec l eau

34 Suite de l étude Etude sur l ensemble du circuit : évaluer taux de complétude des plateaux Utilisation en phase de routine

35 Evolution d Ancitrak Lecteur des datamatrix intégré Communication avec logiciel de stérilisation Meilleure précision sur la sensibilité de reconnaissance des instruments DM similaires : proposition de choix entre ces DM

36 Conclusion Aide pour la recomposition des ancillaires de prêts et des PO complexes : Amélioration de la traçabilité Sécurisation de la recomposition Gain de temps au bloc opératoire et en stérilisation Nomenclature par les IBODE Recomposition Limites de l outil : l utilisation pour compositions avec peu d instruments la reconnaissance de certains dispositifs trop légers

37 Merci de votre attention