COMPTE RENDU DE TP MICROSOFT ACCESS - TP 1

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1 BOIREL Christophe Licence Professionnelle COMPTE RENDU DE TP MICROSOFT ACCESS - TP 1 Objectif Ce TP a pour objectif de créer une base de donnée relationnelle permettant la gestion des informations relatives à une promotion de licence professionnelle composée d étudiants en CFA ainsi que de formations continues. Pour ce faire, nous devons utiliser le logiciel Microsoft Access qui est un Système de Gestion de Base de Donnée. Opérations effectuées au cours du TP En toute logique, pour concevoir une base de donnée, il faut dans un premier temps receuillir les informations à traiter. Dans notre cas, il s agit de fichiers Excel : groupes_ab_etucfa_18sept07-1.xls dans lequel figurent l identités des étudiants, ainsi que d autres informations qui leurs sont relatives. Le premier travail a effectuer sur ce document consiste à le simplifier afin de ne garder que les données essentielles qui seront utilisées par le SGBD. Il faut donc préparer ce fichier en supprimant les informations superflues, les lignes, colonnes et cellules onsolètes. Cette feuille de donnée sera par la suite importée dans Microsoft Access sous la forme d une table. I. Création de la base de donnée sous Microsoft Access Une fois la préparation des données sous Microsoft Excel effectuée, il convient de créer une base de donnée sous Microsoft Access, pour celà effectuer l opération suivante : Créer une base de donnée vide, dans le Volet Office, puis lui choisir un nom. Dans notre cas : BDLicPro.mdb. II. Importation de données depuis Microsoft Excel vers une table Access Dans notre cas, les données qui nous intéressent se trouvent dans une feuille de calcul Excel. Il est cependant important de mentionner que les données peuvent être importées depuis d autres base de donnée, mais également depuis un fichier texte préparé, d autres documents produits par d autres bases de données. Afin d importer les données souhaitées, effectuer l opération suivante : Fichier - Données externes - Importer, puis sélectionner le fichier requis en mentionnant au logiciel le format d enregistrement du fichier voulu (ici.xls). Une fenêtre Assistant Importation de feuille de calcul s ouvre alors. Il convient par la suite de suivre les instructions indiquées pour mener à bien l importation de données. Il se peut dans le cas où un fichier Excel ait été mal préparé ou mal pensé qu il faille indiquer à Microsoft Access les noms de champs afin d éviter tout risque de confusion par la suite dans le traitement des données. 1

2 On notera que les tables créées correspondent au choix figurant sur le Modèle Conceptuel de Données. Les tables étant créées en vue d établir des relations entres elles, il convient de déterminer une clef primaire, de sorte qu à chaque valeur de cette clef primaire dans la table ne corresponde qu une seule et unique occurence des données concernées. Dans notre cas, la table étudiant que nous venons de créer à partir du fichier groupes_ab_etucfa_18sept07-1.xls a pour clef primaire le numéro d étudiant : num_etudiant. Par la suite nous avons effectué la même opération pour créer les tables Enseignant, Cours, Etudiant- Projet, Etudiant-Stage, Industrie, Prof-Industrie, ProjTut, Stage. 2

3 III. Mise en place de relations entre les différentes tables Les relations sont des moyens donnés par l algèbre relationnelle de lier des tables (données brutes) entre elles au moyen d un champ commun en vue d éviter la redondance des données. Les relations entre tables effectuées sous Microsoft Access sont l application informatique de l algèbre relationnelle. Afin d avoir une représentation graphique des relations entre tables, selectionner : Outils - Relations. Une fenêtre s ouvre alors et dans laquelle figure l équivalent du Modèle Conceptuel de Données. Cette interface permet de manipuler directement les relations entre tables. Ces relations sont de trois types : un-à-un ; un-à-plusieurs ; plusieurs-à-plusieurs. Afin de créer une nouvelle relation entre deux tables sélectionner : Relations - Modifier une relation. Une fenêtre apparaît alors dans laquelle on peut choisir les champs que l on souhaite lier dans les tables concernées. Afin de créer une relation entre deux tables, on peut également effectuer un cliquer glisser du champ père vers le champ fils. La fenêtre qui s ouvre par la suite permet alors de définir le type de jointure. 3.1 L intégrité référentielle L intégrité référentielle est un ensemble de règles suivi par Microsoft Access qui permet de gérer les relations entre différentes tables et de prémunir la base de donnée contre d éventuelles incohérences. En effet le fait de lier deux tables ensemble par le biais d une relation implique le fait que les données liées entre elles doivent toujours être présentes dans la base de donnée. En cas de suppression de l un des champs liés, on risque de se trouver avec des incohérences dans les résultats. 3

4 IV. Création de requêtes Les requêtes sont des moyens de consulter la base de donnée. Elles se présentent sous la forme de feuille de calcul, tout comme les tables. Cependant elles peuvent afficher des sous ensembles de champs provenant de différentes tables. Les requêtes agissent comme des filtres de données pouvant agir sur plusieurs tables simultanément. On peut si on le désire apporter des modifications aux tables à partir des requêtes Il existe plusieurs types de requêtes. Dans ce TP nous en avons rencontré deux : Requêtes de sélection et Requêtes de Création de Table. 4.1 Requête de sélection Dans le cadre de notre TP, l objectif était de créer une requête de sélection permettant de déterminer par étudiant quels sont les modules étudiés. 4.2 Requête Création de table Nous avons également lors de ce TP créé les tables enseignant-module qui permettent de savoir quels sont les cours enseignés par intervenant. Notons bien qu un professeur peut enseigner plusieurs matières, ce qui est représenté dans le MBD par une jointure de type un-à-plusieurs, un professeur pouvant enseigner plusieurs maitières et à contario une matière ne pouvant être enseignée que par un professeur à la fois. 4.3 Mode opératoire de la création d une requête Dans un premier temps, il convient de créer une nouvelle requête en mode Création de requêtes, puis de sélectionner les tables à faire intervenir. Dans un second temps, on veut sélectionner le type d opération de tri à effectuer sur les champs sélectionnés. 4

5 V. Création de formulaires Nous l avons vu précédement, Cf. TP01 sur les tables, les données d une base de données Microsoft Access sont stocké par le SGBD soit dans des tables lorsqu il s agit de données dites brutes, soit dans dans des requêtes lorsqu il s agit de données sélectionnées parmis les tables. L objectif d une base de données étant de stocker des informations, il est intéressant de pouvoir les faire évoluer par la suite, soit en en ajoutant, soit en les changeant. Dans le cas d une base de donnée complexe comprenant un grand nombre de tables et de relation, l évolution des données devient vite problématique. En effet il n est pas toujours évident de se souvenir quelle table contient telle ou telle information. Du reste, si un utlisateur sans connaissance des bases de données est amené à modifier ou consulter des informations, il est important qu il puisse le faire sans difficulté. Il apparaît donc indispensable de mettre en œuvre des outils facilitant les manipulation des données. Les formulaires de Microsoft Access sont des fenêtres proposant une interface simple entre l utilisateur final de la base de donnée et le contenu des tables. Chacune de ces fenêtres sont faites de manière à pouvoir consulter et ou modifier le contenu d une ou plusieurs tables de manière simplifiée. Un formulaire n est ni plus ni moins qu une manière particulière d accéder et de modifier les données contenues dans les tables. 5.1 Création d un formulaire à l aide de l Assistant Afin de créer un formulaire dans Microsoft Access, le moyen le plus simple est d utiliser l option : Créer un formulaire à l aide de l Assistant. La première étape consiste à sélectionner les champs qui doivent figurer dans le formulaire à partir de la ou des table(s) concernée(s). L étape suivante consiste à choisir la disposition des champs sélectionnés dans la fenêtre formulaire qui appraitra lors de l utilisation de la base de donnée par l utilisateur final. Plusieurs options s offrent alors à nous : Colonne simple, Tabulaire, Feuille de données, Justifié, Tableau croisé dynamique et Graphique croisé dynamique. Nous avons dans notre cas choisi l option Colonne simple qui permet un affichage sous forme de colonnes des données ou contrôles précédées de l intitulé du champ. Un seul enregistrement sera alors visualisé à la fois dans ce cas. Les deux dernières étapes de la création de formulaire à l aide de l Assistant consistent à faire un choix graphique conçernant la présentation, puis à nommer le formulaire. 5.2 Retouche d un formulaire en mode Création Le mode Création permet de créer un formulaire à partir d une page vide. Cependant cette approche est plus complexe et demande une bonne maitrise des propriétés des formulaires. Aussi dans le cadre de notre TP, nous avons utilisé ce mode uniquement pour effectuer des retouches au formulaire précédemment créé. Un formulaire contient trois type de contrôles : Les contrôles indépendants : qui ne sont que des champs de présentations sans interaction avec les tables. Les contrôles dépendants : comme les cases à cocher, les listes de choix, qui permettent de modifier le contenu d une table. Les contrôles indépendants : qui permettent d afficher le résultat de calculs effectués sur des données provenants d une ou plusieurs tables Les contrôles Zone de texte Ce type de contrôle peut être dépendant ou calculé, c est à dire qu il peut au choix afficher le contenu d un champ ou encore le résultat d un calcul effectué par le SGBD. Afin de créer un contrôle zone de texte qui permet de mettre à jour un champ, il suffit de lier le contrôle avec le champ souhaité, on parle alors de Source de contrôle. Pour celà il faut sélectionner la table contenant le champ souhaité dans les propriétés du formulaire, dans l onglet Format, dans le champs Source. Par la suite il suffit de sélectionner le champ voulu dans les propriétés du contrôle Zone de texte. 5

6 5.2.2 Les contrôles Groupes d options Les contrôles groupes d option sont des contrôles dépendants permettant de mettre à jour ou de modifier un champ ne pouvant prendre qu un nombre limité de valeurs. Le type de donnée est alors numérique. À chacune de ces valeurs numérique on affecte une valeur textuelle qui lui est propre. On peut choisir d appliquer une valeur par défaut à ce contrôle Conclusion sur les Formulaires Les formulaites offrent de nombreuses possibilités que nous n avons pas toutes explorées au cours de ce TP. Cependant nous nours sommes rendus compte grâce à cet aperçu de l immensité des possibilités offertes par Access. VI. CONCLUSION GÉNÉRALE Au cours de ces trois TP, nous avons exploré trois grandes fonctionnalités de base de Microsoft Access, sans lesquelles il est impossible de monter un SGBD. Ces trois fonctionnalités étaient les Tables, les requêtes et les formulaires. Nous avons vu les interactions possibles entre des différentes tables, requêtes et formulaires. Ce sont ces corrélations et recoupement qui confèrent à une base de donnée sa puissance et son efficacité. Ces trois TP nous auront permis d effectuer une première approche assez approfondie sur l utilisation du logiciel Microsoft Access, ainsi que sur l élaboration d une base de donnée relationnelle. 6