Procédure DIRECTION DES COMMUNICATIONS ET DES RELATIONS PUBLIQUES. Procédure des relations avec les médias

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Virgile Cousineau
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1 Procédure DIRECTION DES COMMUNICATIONS ET DES RELATIONS PUBLIQUES Procédure des relations avec les médias Numéro : DCRP Destinataires : Membres du conseil d administration, gestionnaires, membres du personnel, médecins, dentistes et bénévoles Politique : Oui Non DCRP Date d émission : Date de révision : Version du 21 novembre 2013 Page 1 de 5

2 1. DÉFINITIONS Bulletin de santé : Information neutre et factuelle permettant de donner une image exacte et réaliste de l état de santé d une personne Événement médiatique : Tout type d activités organisées par le CSSSHY ou en collaboration avec des partenaires, telles que : annonce ministérielle, conférence ou rencontre de presse, inauguration, lancement, etc. Média : Support pour la diffusion d information (journaux, radio, Web, télévision). Public cible : Groupe ou segment de la population visé par les communications du CSSSHY. Relations avec les médias : Communications entre le Centre de santé et de services sociaux de la Haute-Yamaska (CSSSHY) et les médias du domaine de la presse ou de l électronique. Moyen pour relayer l information auprès des publics cibles. 2. BUTS ET OBJECTIFS Le domaine de la santé et des services sociaux est complexe. Les médias représentent un excellent moyen pour transmettre l information pertinente en lien avec la vision, les valeurs et les voies d actions prioritaires du CSSSHY. Ils peuvent appuyer l organisation dans sa promotion de la santé et du bien-être en relayant l information quant aux services, à l expertise et aux réalisations auprès de la population. Le CSSSHY est aussi sollicité par les médias pour donner des explications supplémentaires concernant certains enjeux liés à la santé et aux services sociaux. La Politique des relations avec les médias du CSSSHY est un cadre de référence pour en assurer une gestion efficace. Elle s applique aux membres du conseil d administration, aux gestionnaires, aux membres du personnel, aux médecins, dentistes et aux bénévoles. Ses objectifs sont : Encadrer les relations entre le CSSSHY et les médias Offrir l accès à l information dans le respect des obligations du CSSSHY et des différentes législations Maintenir la cohésion des communications du CSSSHY Promouvoir les réalisations et l expertise du CSSSHY Assurer la protection de la réputation du CSSSHY, la crédibilité du conseil d administration, des gestionnaires, des employés, des médecins, des dentistes et des bénévoles. 3. MODALITÉS Principes Le CSSSHY doit tout mettre en œuvre pour respecter la vie privée et préserver la confidentialité des renseignements personnels de ses usagers. La Direction des communications et des relations publiques Page 2 de 5

3 (DCRP) doit s assurer que ces derniers ont donné leur consentement écrit avant d être interviewés, photographiés ou filmés. Le consentement écrit d un parent ou tuteur légal est obligatoire pour les usagers de moins de 14 ans. La DCRP conserve les formulaires de consentement. Tout membre du personnel, les gestionnaires, les médecins et les bénévoles sont tenus de relayer toute demande d un média à la DCRP. Cette dernière autorise les demandes d entrevue, de photo ou de tournage. À l exception des photos et vidéos souvenirs réalisés par et pour les usagers et leurs proches, toute demande de photographie ou de tournage à des fins médiatiques ou de diffusion publique dans les installations du CSSSHY doit être autorisée par la DCRP. La DCRP est la seule instance autorisée à diffuser des communiqués de presse au nom du CSSSHY ou à convoquer des journalistes à un événement médiatique. La mention du CSSSHY dans un communiqué ou toute autre publication d un organisme partenaire doit être approuvée par la DCRP. Lorsqu une demande fait l objet d une enquête ou d une procédure légale, le CSSSHY doit s assurer qu il est en droit de diffuser l information. Les demandes des médias sont traitées le jour même ou dans les 24 heures tout au plus. Dans certains cas, la DCRP peut réclamer un délai supplémentaire afin de fournir une information plus complète et de qualité. Les médias sont alors prévenus du délai requis. Porte-parole Les seuls porte-paroles officiels du CSSSHY sont le président du conseil d administration, le directeur général ainsi que les représentants de la Direction des communications. Le président agit à titre de porte-parole lors d événements à caractère politique et public (visite ministérielle, inauguration, etc.). Le directeur général est le porte-parole désigné pour les interventions liées aux orientations du CSSSHY, aux enjeux du réseau de la santé et des services sociaux, à la gestion, à la position du l établissement dans les dossiers à portée politique ou à tout autre sujet. Le directeur général ou, à défaut son représentant, peut désigner un gestionnaire, un membre du personnel ou un professionnel à titre de porte-parole du CSSSHY sur des thèmes précis et en regard de ses expertises ou des dossiers dont il est responsable. Les représentants de la Direction des communications peuvent livrer les messages auprès des médias à la demande du directeur général. Page 3 de 5

4 Renseignements personnels et bulletins de santé Aucun renseignement personnel concernant un client ne peut être divulgué sans son consentement ou, s il est inapte à exercer un jugement, celui d une personne significative (parent, tuteur, curatelle). Les bulletins de santé doivent reproduire fidèlement le point de vue du médecin traitant et faire preuve de prudence dans le pronostic. Ils fournissent une information neutre et factuelle permettant de donner une image exacte et réaliste de l état de santé d une personne. Lorsque le séjour, la présence ou le décès dans le CSSS d une personnalité publique est rapporté, la DCRP doit obtenir le consentement de cette personne ou d un membre autorisé de sa famille avant de confirmer cette information. Aucun autre détail ne peut être transmis relativement à la nature de son état de santé ou des causes de son décès, sans le consentement de cette personne ou d un membre autorisé de sa famille. Responsabilités Direction des communications et des relations publiques (DCRP) La DCRP est responsable, à des fins de cohérence et d harmonisation, de la coordination de l ensemble des communications externes du CSSS. Elle reçoit toute demande d information des médias Elle participe au choix du porte-parole et le soutient selon la situation de communication Elle joue un rôle d intermédiaire entre les médias et les porte-parole du CSSSHY Elle participe à l élaboration et diffuse des prises de position, déclarations et autres messages publics autorisés par la Direction générale Elle procède à la signature des formulaires d autorisation et les conserve Elle gère les événements médiatiques, rédige les communiqués, élabore les scénarios des événements et voit à la logistique Elle collige les articles parus sur le CSSS Elle avise la sécurité et le personnel d accueil de toute activité avec les médias. Direction générale La Direction générale approuve le choix du porte-parole et les messages avant d être diffusés. Personnel, médecins, bénévoles, membres du conseil d administration Le personnel, les médecins, les bénévoles et les membres du conseil d administration sont responsables d appliquer les règles de la présente politique. Si un média communique directement avec un membre du CSSSHY, il doit être immédiatement dirigé vers la DCRP au , poste La présence de journalistes, de photographes ou de caméramans à l intérieur de nos installations doit aussi être signalée à la DCRP. Page 4 de 5

5 Représentants des médias Les journalistes communiquent avec la DCRP pour faire leur demande d information. Les journalistes, photographes ou caméramans qui désirent se rendre en personne dans l une des installations du CSSSHY doivent en obtenir l autorisation auprès de la DCRP. Tous les représentants des médias (ou toute personne qui souhaite tourner des images) doivent être accompagnés durant leur passage dans les installations du CSSSHY si la DCRP le juge nécessaire. Les journalistes doivent identifier les membres du personnel du CSSSHY par leur titre, et non seulement par leurs titres universitaires. On leur demande également d utiliser le nom complet de l établissement Centre de santé et de services sociaux de la Haute-Yamaska dans leur reportage. Après une mention du nom complet, l établissement peut être désigné par son acronyme, le CSSSHY. 4. SCHÉMA Ne s applique pas. 5. INDICATEURS Analyse de la couverture médiatique du CSSSHY. 6. CADRE JURIDIQUE ET AUTRES RÉFÉRENCES La Politique des relations avec les médias du CSSSHY s appuie des dispositions législatives : la Loi sur les services de santé et les services sociaux la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l accès à l information) la Charte des droits et libertés de la personne du Québec et la Charte canadienne des droits et libertés de la personne 7. ANNEXES Ne s applique pas. Page 5 de 5

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