I. Rio GMAO V 2012 rev

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1 I. Rio GMAO 2011 V 2012 rev

2 II. RIO GMAO Guide d utilisation. Les informations contenues dans ce document pourront faire l objet de modifications sans préavis. Sauf mention contraire, les sociétés, les noms et les données utilisés dans les exemples sont fictifs. L utilisateur est tenu d observer la réglementation relative aux droits d auteur applicable dans son pays. Aucune partie de ce manuel ne peut être reproduite ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, sans la permission expresse et écrite de Taïs ingénierie. Taïs ingénierie peut détenir des brevets, avoir déposé des demandes d enregistrement de brevets ou être titulaire de marques, droits d auteur ou autres droits de propriété intellectuelle portant sur tout ou partie des éléments qui font l objet du présent document. Sauf stipulation expresse contraire d un contrat de licence écrit de Tais, la fourniture de ce document n a pas pour d effet de vous concéder une licence sur ces brevets, marques, droits d auteur ou autres droits de propriété intellectuelle Taïs Ingénierie Tous droits réservés. Les noms de sociétés et de produits mentionnés dans ce document peuvent être des marques de leurs propriétaires respectifs. V 2012 rev

3 LOGICIEL DE GMAO RIO Taïs 2001 I. Rio GMAO II. RIO GMAO Guide d utilisation III. Installation du logiciel A. Procédure d installation Rio Installation du RunTime Microsoft Access 2000 / Installation du logiciel Rio Suppression des messages de sécurité... 9 B. INSTALLATION DU RUNTIME WINDOWS TERMINAL SERVEUR Windows 2000 Serveur Windows 2008 Serveur C. PROCEDURE MANUELLE D INSTALLATION EN CAS DE DIFFICULTES LORS DE L INSTALLATION D. Paramètres d environnements pour une utilisation optimale (important) E. Procédure d installation Rio réseau F. Créer un raccourci pour le compactage / réparation de la base de données IV. Prise en main et démarrage du logiciel A. Quelques détails pratiques (importants) Lancer un programme Les zones de saisies / les zones de visualisations Les zones listes Les aides à la recherche Aide à la saisie des dates Le classement des tableaux Les zones de visualisation a double clic Quelques touches de fonctions à retenir Imprimer / exporter / envoyer un document B. L identification C. Ecran d entrée D. Le menu général et les fonctionnalités V. Proposition de démarrage A. Introduction B. Démarrage de la gestion des interventions Saisir le nom des intervenants Définir le nombre de niveau de l arborescence, adapter la terminologie C. Définir un menu personnalisé VI. Paramétrage A. Accès aux informations de paramétrage V 2012 rev

4 1. Onglet stock Onglet intervenants Onglet Bon Environnement Environnement B. définir les libellés des niveaux de l arborescence C. Paramétrage des menus individuels Construction d un menu individuel Les alarmes VII. Equipements A. L arborescence Créer, modifier les éléments de l arborescence Info techniques Création de compteurs Déplacer un élément de l arborescence Dupliquer une branche/un élément de l arborescence B. Définir les temps de fonctionnement des équipements C. Impression de l arborescence VIII. Travaux A. Présentation B. Consulter la charge de travail Le planning Liste des travaux à effectuer Charge de travail par intervenant à la semaine C. Création d un bon de travail Quelques précisions D. Gestion des mesures Création de la mesure Paramétrage et création des bons de travaux Relevé d une mesure E. Rapports d interventions Descriptif fonctionnel Conseils d utilisations Saisir les pièces détachées F. Fiche technique d un équipement Les informations générales de l équipement G. Programme : Saisie des temps d arrêts H. Sous-traitants Catalogue des sous-traitants Rapport d intervention de sous-traitance IX. Maintenance Préventive A. Création d un bon de travail préventif Quelques précisions B. Déclenchement des B.T. Préventifs : ce qu il faut savoir Déclenchement calendaire et utilisation du Shadow (a/c version 2011) Déclenchement compteur C. Définition d opérations Type D. Relevé des compteurs machines (manuel et auto) V 2012 rev

5 1. Les relevés manuels Importation automatique des compteurs E. Analyse des fiches compteurs X. Stock A. Introduction B. Gestion des stocks : Paramètres et démarrage C. Catalogue pièces détachées Créer une nouvelle pièce détachée L onglet stock Onglet Fournisseurs onglet Equipement onglet Mouvements onglet Plan Onglet Panier Code Barre L onglet Infos sup D. Onglet Autres Sites E. Onglet Notes/Specif Informations générales Onglet Informations commande Onglet détails commandes Onglet Catalogue Pièces Onglet cumuls et stats F. Les budgets G. Inventaire H. Analyses du stock. (ABC consommation, mouvements) Analyses (ABC Conso) Consultation des sorties magasins I. la valeur du stock : Etat et évolution Etat Variation de la valeur du stock J. Imprimer la liste des pièces et la valeur du stock K. Imprimer une liste de pièces détachées L. Cumuls des sorties pièces par imputations M. Saisie d entrées / Sorties XI. Les Achats A. Présentation générale du module achats B. Création / Modification de commande La commande et ses affectations Impression du bon de commande intégration du logo Ajouter un état à une liste existante C. Création de demandes de prix Création des demandes de prix Imprimer / envoyer la demande de prix Revenir sur une demande de prix pour la modifier / ré éditer Transformer une demande de prix en Commande/demande d achat D. Liste des commandes en cours E. Proposition de commandes F. Relance fournisseurs G. Saisie de livraison V 2012 rev

6 H. Modification d une livraison I. Pointage des Factures XII. Les analyses A. Analyse des arrêts machines B. Analyse des délais bons de travaux C. Analyse des heures D. Analyse des taux de panne E. Analyse Diagnostics F. Analyse financières G. Analyse Générale technique et financière H. Analyse Technique et financière sur Arborescence I. Historique des travaux J. Répartition des heures par intervenants K. Analyse du Taux de réalisation des bons de travaux XIII. Utilitaires A. Accès à la Liste des contacts B. Ouverture d une année C. Exécuteur de requete SQL Cet outil peut s avérer très pratique si vous souhaitez extraire / exporter des données à partir de la base D. En cas de problèmes Recalcule les réservations pièces détachées Recalcule les budgets Recalcule le planning E. Se connecter aux données V 2012 rev

7 III. Installation du logiciel. MISE EN GARDE Si vous installez la gmao sur un pc équipé d une ancienne version d Access (95 ou 97), l installation du RunTime ACCESS 2000 va mettre jour certaines DLL systèmes et risque d altérer le fonctionnement de votre ancienne version d access. La cohabitation de plusieurs versions de Runtime est possible, pour cela, il est important d installer le runtime d access dans un nouveau répertoire Configuration Minimum requise. Pour pouvoir installer et faire fonctionner le logiciel de Gmao RIO, il faut au minimum 64 Mo de mémoire vive (Ram) et au moins 800 Mo de disponible sur votre disque dur. Le Pc doit être équipé de Windows (98, Windows XP ou Windows 2000, XP, Windows Vista ou Windows 7). Le logiciel de GMAO Rio a été développé avec la base de données Microsoft Access 2000 mais il n est pas nécessaire que vous ayez MS-ACCESS pour faire fonctionner la GMAO puisque le Run-time est fourni. Lorsque vous installez le logiciel RIO, le Run-Time d Access 2000 est aussi installé. Le logiciel RIO est composé de trois bases : modules. RIO.MDB est le fichier exécutable qui contient les écrans, les états et les RIODATA.MDB est le fichier qui contient toutes vos données. RioP.mde est le fichier compilé contenant les procédures (programmes) V 2012 rev

8 A. Procédure d installation Rio 1. Installation du RunTime Microsoft Access 2000 / Si vous n avez pas Microsoft Access 2000 ou 2010 d installé sur votre ordinateur lancez la procédure d installation du Runtime. Runtime 2000 : Avec l explorateur, ouvrez le répertoire «Runtime» du CD et double cliquez sur le fichier «Setup.exe». Runtime 2010 : ouvrez le répertoire «AccessRunTime2010fr» et lancez le programme «AccessRuntime.exe» Notez : vous pouvez également télécharger les Runtime (32 et 64 bits) depuis l espace de téléchargement Microsoft V 2012 rev

9 2. Installation du logiciel Rio Double cliquez sur le fichier «SetupRio.exe» qui est sur le CD (fichier SetupRio_2011.exe pour la version 2011) 3 - Suppression des messages de sécurité Dans l environnement Windows 7, Access 2010 affiche systématiquement des messages relatifs à la sécurité. Afin de ne plus avoir ces messages. Modifier ou ajouter dans la base de registre les clefs suivantes. [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Access\Security\Trusted Locations\Location3] "AllowSubfolders"=dword: "Path" = "c:\program\rio\" (le contenu du path doit correspondre au répertoire ou est installé la gmao rio) V 2012 rev

10 B. INSTALLATION DU RUNTIME WINDOWS TERMINAL SERVEUR. 1. Windows 2000 Serveur Cette procédure fait l'objet d'un article dans la base de connaissance Microsoft Pour installer le runtime access 2000 sur votre TSE, procédez comme suit : positionnez-vous comme administrateur sur votre serveur, mettez le CD Rio dans le lecteur. 1. Copier d'abord le fichier joint (termsrvr_art.mst) dans le dossier ci-dessous de votre ordinateur. Le cas échéant, créez les dossiers voulus : C:\Program Files\ORKTools\Toolbox\Tools\Terminal Server Tools 2. Ouvrez une session sur votre serveur Terminal Server à l'aide d'un compte disposant des droits d'administration. 3. Cliquez sur Démarrer, pointez sur Paramètres, puis cliquez sur Panneau de configuration. 4. Cliquez sur Ajout/Suppression de programmes. 5. Dans l'onglet Installation/Désinstallation, cliquez sur le bouton Installation. 6. Cliquez sur Suivant. 7. La zone Ligne de commande pour le programme d'installation apparaît. Vous pouvez exécuter Install.exe, en ajoutant l'option TRANSFORMS= à la ligne de commande pour spécifier l'emplacement du fichier MST. Ce que vous saisissez dans la ligne de commande diffère selon que vous avez installé ou non la mise à jour SR-1 pour Office Reportez-vous à l'option qui correspond à votre version spécifique dans la liste ci-après : "Path to CD\Runtime\Setup.exe" TRANSFORMS="c:\program files \orktools\toolbox\tools\terminal server tools\termsrvr_art.mst" 1. Cliquez sur Suivant. 2. Dans la page Modifier l'option utilisateur, deux options d'installation vous sont présentées. Sélectionnez Mêmes paramètres initiaux pour tous les utilisateurs, puis cliquez sur Suivant. 3. Cela lance le programme d'installation par défaut d'access 2000 Runtime. Saisissez vos informations d'installation, puis cliquez sur Suivant jusqu'à ce que la page Prêt pour l'installation s'affiche. 4. Cliquez sur Installer maintenant. 5. À l'issue de l'installation, vous êtes invité à redémarrer le serveur. V 2012 rev

11 2. Windows 2008 Serveur Pour ajouter des fonctionnalités à l aide de la ligne de commande sur Windows Server 2008 R2 Ouvrez une fenêtre d invite de commandes avec des droits de l utilisateur élevés. Pour ouvrir une fenêtre d'invite de commandes, cliquez sur Démarrer, pointez sur Tous les programmes, cliquez sur Accessoires, cliquez avec le bouton droit sur Invite de commandes, puis cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur. Ensuite, après avoir insérer le CD avec le runtime ACCESS, inscrivez la ligne suivante (je suppose le lecteur logique ou est inséré le CD = F : C:\users\administrateur>F:\Runtime\setup.exe TRANSFORMS=»c:\program files (x86)\orktools\toolbox\tools\terminal server tools\termsrvr_art/mst Cette ligne de commande suppose : 1 l unité logique du lecteur est F : 2 les répertoires orktools\toolbox\tools\terminal server tools\ ont été créé dans c:\program files (x86) V 2012 rev

12 Si au menu général Rio vous voyez un cadre blanc au lieu d'avoir les options du menu, il faut faire l'opération suivante : Copiez sur votre disque dur le fichier comctl32.ocx dans un répertoire de votre choix (généralement windows\system) cliquez sur "Démarrez" puis "Exécutez" : Regsvr32 "Monchemin\comctl32.ocx" (Cette opération consiste à enregistrer le fichier comctl32.ocx dans la base de registre) V 2012 rev

13 C. PROCEDURE MANUELLE D INSTALLATION EN CAS DE DIFFICULTES LORS DE L INSTALLATION Parfois, selon le niveau de mise à jour de votre version de Windows, la procédure d installation standard échoue. Dans ce cas, utilisez cette procédure très simple de «secours». 1 Installation du Runtime d access Insérez le CD ROM. A partir de l explorateur, lancez (double clic) le setup.exe qui se trouve dans le répertoire «Runtime» du CD. Cette procédure va entièrement installé le Runtime d access Positionnez vous dans le répertoire «Support» du CD, puis lancez la procédure Setup.exe (Si cette dernière étape échoue, créez un répertoire du nom de «Rio» dans votre répertoire «c:\program files», copiez tous les fichiers qui se trouvent dans le répertoire «support» du CD. Enlevez ensuite l attribut «lecture seule» de tous ces fichiers (clic droit à partir de l explorateur Windows et propriétés, décochez la case lecture seule). 3 Copiez ensuite le fichier MSWORD9.OLB qui est dans le répertoire «C:\program files\rio» dans le répertoire «c:\windows\system» ou «c:\windows\system32». 4 Cliquez sur «Démarrer» puis «Exécuter» et inscrivez la ligne suivante : Respectez les guillemets. regsvr32 "c:\program files\rio\comctl32.ocx" Vous aurez un message vous indiquant que l opération s est effectuée avec succès. Cette dernière procédure a pour objectif d inscrire dans la base de registre le composant Microsoft «Comctl32.OCX». 5 L installation est terminée, double cliquez sur RIO.MDB pour démarrer la GMAO. 6 Si l installation s est correctement passée, vous avez un raccourci qui a été créé dans Démarrer : Programme. Dans le cas contraire, pour démarrer l application, exécutez un double clic sur «rio.mde». qui se trouve dans votre répertoire «c:\program files\rio». V 2012 rev

14 D. Paramètres d environnements pour une utilisation optimale (important) Pour le meilleur confort d utilisation du logiciel, nous vous recommandons de paramétrer votre écran dans une résolution de 1024*768 Nous vous conseillons également de modifier la propriété de votre barre de programme : barre située en bas de l écran. Exécutez un clic droit puis choisissez propriété et cochez l option «masquer automatiquement». La barre n apparaîtra que lorsque vous descendez le pointeur de la souris en bas de l écran. Si vous ne rendez pas cette barre invisible, vous aurez toujours des «ascenseurs» dans vos écrans qui gêneront considérablement la lisibilité V 2012 rev

15 E. Procédure d installation Rio réseau. Exécutez sur chaque poste la procédure d installation mono poste. Ensuite, a partir d un poste, copiez le fichier RIODATA.MDB sur le serveur et le fichier Riodidata.mdb si vous disposez du module RioDI : gestion des demandes d interventions. Sur chaque poste, vous devez démarrer le logiciel. Lancer ensuite le programme «Se connecter aux données» se trouvant dans le pavé «Utilitaires». Utilisez le bouton situé à droite de la ligne «Nouveau répertoire de travail» pour localiser le fichier de données, validez votre choix par OK. Une fois cette opération réalisée, nous vous conseillons vivement de supprimer le fichier RIODATA.MDB se trouvant sur les disques durs locaux. Ceci permettra d éviter par la suite toute confusion. V 2012 rev

16 F. Créer un raccourci pour le compactage / réparation de la base de données. Une opération de maintenance/d optimisation que vous serez peut-être amenés à réaliser est le «compactage réparation de la base». Pour faciliter cette opération, vous pouvez créer un raccourci sur les postes. Ce raccourci doit contenir la ligne suivante. ATTENTION AUX ESPACES! "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\MSACCESS.EXE" "C:\Program Files\Rio\Riodata.mdb" /repair (adaptez le chemin d accès à votre base de données dans le cas d une installation réseau) Cette opération qui peut en temps normal être réalisée une fois par mois en moyenne selon le volume d utilisation permet également d optimiser la base en en diminuant le volume. V 2012 rev

17 IV. Prise en main et démarrage du logiciel. A. Quelques détails pratiques (importants) 1. Lancer un programme Pour lancer un programme du menu général, ouvrez un thème en double cliquant ou en cliquant sur le signe «+» situé à gauche, puis double clic sur l option désirée ou sélectionnez le programme par un clic puis un clic sur le bouton «démarrer» situé en bas du menu principal. 2. Les zones de saisies / les zones de visualisations. Principe de base pour l ensemble du logiciel. Les zones ayant un fond blanc sont des zones sur lesquelles vous pouvez saisir une information. Les Autres ne sont que des zones de visualisation. Certaines d entre elles (mises en relief) vous permettent d accéder à des données en exécutant un double clic. 3. Les zones listes. Dans la grande majorité des écrans, vous trouverez ce que l on appelle des «zones listes». Ces zones vous permettent de choisir dans une liste les données que vous souhaitez affecter au champs. Si dans cette liste, vous souhaitez ajouter une information, exécutez un double clic, vous aurez ainsi la possibilité d ajouter ou de modifier des données. V 2012 rev

18 4. Les aides à la recherche. Dans de nombreux écrans, il vous est demandé de saisir des codes. Code équipement lors de la saisie des rapports d interventions, code pièce lors de la saisie des commandes ou des entrées sorties, etc. Tous ces écrans sont dotés de deux systèmes pour vous aider dans vos recherches. D une part un bouton «catalogue». Ce bouton vous affiche un écran permettant une recherche sélective. D un côté, vous avez une «liste hiérarchique» vous proposant d affiner votre critère de recherche et de l autre les résultats sous forme d une liste correspondante à votre sélection. D autre part, la zone de Recherche Multicritère De couleur jaune, ces zones vous permettent de vous faciliter les recherches (pièces et équipement). (Cf exemple 2) a) Pour les Equipements La recherche se fait sur 6 champs Lorsque vous saisissez quelques caractères dans la zone jaune, (ici : 201), le logiciel Rio scrute la base. Cette recherche est, pour les Equipements, effectuée sur les champs : code désignation ainsi que les champs contenu dans la fiche technique de l équipement (N Série, N Immobilisation, Marque, Type) V 2012 rev

19 b) Pour les pièces détachées. Je souhaite retrouver la fiche d une pièce (roulement a bille rs) dont je ne connais pas le code, j en connais la désignation. Lorsque je lance le programme catalogue pièces détachées, RIO se positionne automatiquement sur la dernière fiche que j ai visualisé dans cet écran, dans cet exemple il s agissait d un contacteur tripolaire. V 2012 rev

20 Sur le champ «code» de couleur jaune (zone de recherche multicritère) : je saisis «bille» et je valide. le logiciel affichera alors la liste de toutes les pièces qui contiennent ce mot dans leur désignation ou dans le code ou dans la référence constructeur ou dans une des références fournisseurs Pour être plus précis dans votre recherche, vous pouvez écrire «bille*6800». Rio exécute alors une recherche sur bille et le caractère «*» permet de lancer une recherche sur plusieurs groupe de caractères. Exemple : rou*bill*ina sur une zone jaune et le logiciel cherche tous ce qui contient ces trois groupes de caractères (dans cet ordre) Il vous suffit de choisir dans cette liste par un double clic. V 2012 rev

21 5. Aide à la saisie des dates. Un certain nombre d écrans sont dotés d un mini calendrier pour vous aider à saisir les dates. Exemple : programme historique des travaux. Ce programme propose de vous afficher l ensemble des travaux réalisés entre deux dates. Vous remarquerez que les zones «Du» et «Au» correspondant au choix des dates de début font apparaitre après une clic un calendrier.. en cliquant dessus, vous obtiendrez un calendrier pour vous aider dans votre choix. V 2012 rev

22 6. Le classement des tableaux. Un grand nombre d écrans vous affiche des données sous forme de tableaux. Il existe deux types de tableaux différents mais les deux vous permettent de classer les données selon la colonne de votre choix. Tableau de type 1 Exemple : l historique des interventions. Pour classer les données, cliquez sur l entête de colonne, vous aurez alternativement un classement croissant ou décroissant. Notez que dans ce type de tableau, vous pouvez redimensionner la largeur des colonnes. Il suffit de vous positionner à la séparation de deux entêtes et en maintenant le bouton de la souris enfoncé, vous modifiez la largeur. Tableau de type 2. Exemple : proposition de commande du module Achats. V 2012 rev

23 Les entêtes de colonne ont toujours le même format d affichage. Une couleur que vous pouvez modifier (programme «paramétrage», «Accédez aux informations de paramétrage», onglet «Environnement 2» et une apparence en relief. Vous pouvez donc cliquer sur les entêtes et le tableau sera classé alternativement dans un ordre croissant puis décroissant. V 2012 rev

24 7. Les zones de visualisation a double clic. Quelques écrans vous permettent sur des zones de visualisation (couleur foncée), d exécuter un double clic pour afficher des données. Exemple : Ecran «pièces détachées, onglet mouvements». vous constaterez que le champ de visualisation «N de BT» a une apparence légèrement différente. Si vous exécutez un double clic sur cette zone, vous accédez au bon de travail qui est à l origine du mouvement. V 2012 rev

25 8. Quelques touches de fonctions à retenir F10 : Permet de se «reconnecter» sous un autre nom, cette touche fera apparaître l écran suivant : La touche F10 ne doit être exécutée uniquement au menu général. ESC : Annule en général la dernière opération effectuée F5 : affiche la liste des ordinateurs connectés à la gmao F2 : Sélectionne toute la zone sur laquelle le curseur est actif Shift F2 : Ouvre une fenêtre de zoom (utile pour voir le texte complet d une zone dont on ne verrait qu une partie V 2012 rev

26 9. Imprimer / exporter / envoyer un document Le logiciel Rio est pourvu d un module commun d impression. Dès que l icône «imprimer» est présent dans un écran, cela signifie que vous pouvez - imprimer (avec la plupart du temps le choix du document), - exporter (format Html, xls, txt, rtf, pdf) - envoyer. (format Html, xls, txt, pdf) L envoi peut utiliser votre messagerie (Outlook). Vous pouvez également paramétrer un serveur Smtp si votre pc n est pas doté d un logiciel de messagerie. Le paramétrage du serveur smtp se fait via l onglet «environnement 1» du programme «Accéder aux informations de paramétrage» section «Paramétrage». ce paramétrage vous permet également de gérer votre boite mail interne au logiciel RIO. V 2012 rev

27 B. L identification Après avoir lancé le programme (menu démarrer, Programme, Rio) le logiciel vous présente un premier écran d identification pour l installation. Nom, code postal et ville sont des informations obligatoires. Votre Numéro d identification est : FR100 44DP W2K10 Ce numéro est spécifique à cette installation. V 2012 rev

28 C. Ecran d entrée Dés que vous avez passé cette étape d identification, le premier écran d entrée vous propose : L utilisateur «Admin» a été d office créé. Votre mot de passe par défaut est : 0000 L existence de cet utilisateur est toujours vérifiée au démarrage du logiciel. Si pour une raison inconnue, quelqu un venait à le supprimer, il serait automatiquement récréé avec le même mot de passe (0000). La notion d Admin est importante puisque par défaut il est l utilisateur qui a tous les droits. Il a notamment le droit de voir et de modifier les mots de passe de tous les utilisateurs. C est le seul qui dans l écran de paramétrage a accès à toutes les informations. Après avoir saisi votre mot de passe, vous pouvez en changer. Intervenant particulier : Par mesure de sécurité, si tous les intervenants ont oublié leurs mots de passe (y compris l Admin) il vous suffit d entrer comme nom dans le champ «intervenant» le numéro suivant : « ». Dans ce cas, tous les mots de passe seront supprimés. V 2012 rev

29 D. Le menu général et les fonctionnalités. Ce menu vous propose, regroupé par thème, l ensemble des fonctionnalités du logiciel. Une fonction très utile (Paramétrage des menus individuels) vous permettra d adapter la liste des programmes en fonction des profils utilisateurs. Pour accéder au détail, cliquez sur le signe + ou double cliquez pour ouvrir une «branche» et ensuite double cliquez de nouveau ou après avoir sélectionné la fonction, cliquez sur le bouton démarrer. a) Les alarmes. Ces alarmes (actives ou non selon le profil) sont au nombre de 4 calculées au démarrage ou une fois par jour. Alarmes pour les pièces en rupture de stock.. Alarmes pour les travaux en retard de réalisation de plus de x jours.. Alarmes pour les commandes en retard de livraison de plus de X jours calculées toutes les 2 minutes. Alarmes pour les demandes d interventions V 2012 rev

30 b) La liste des travaux à effectuer Le logiciel affiche systématiquement dans la partie supérieure droite de votre menu, la liste des travaux à effectuer. Cette liste tient compte des filtres que vous auriez mis en place. L utilisateur ne voit que les travaux qui lui sont affectés, ou ceux de sa catégorie ou ceux de son service. (filtre défini dans le paramétrage des menus individuels + onglet environnement 1 du programme «Accéder aux informations de paramétrage) Sélection possible sur une période dates, une activité, un état. Un double clic sur une ligne et vous accédez au bon de travail concerné. c) La liste des pièces nécessaires. Ce bouton génère l affichage d un document en aperçu avant impression. Ce document affiche la liste des pièces nécessaires pour les travaux faisant l objet de la sélection en cours avec un affichage particulier pour les pièces non disponibles. V 2012 rev

31 d) Onglet : «Mon Historique» Le logiciel affiche systèmatiquement les rapports d interventions réalisés. Un double clic sur une ligne et vous accédez au rapport d intervention. e) Onglet «mon panier Code Barre» V 2012 rev

32 Il s agit de la liste des pièces qui sont présentes dans votre panier code barre (sortie réalisées via le programme Rio CB Panier) Les quantités présentes dans votre panier sont modifiables. V 2012 rev

33 V. Proposition de démarrage. A. Introduction Pour vous permettre un démarrage facile et aisé du logiciel de GMAO RIO, nous vous proposons de suivre les étapes suivantes. Vous aurez ensuite libre cours pour naviguer parmi l ensemble des fonctionnalités du produit. Lorsque vous démarrez, vous êtes considéré comme administrateur du logiciel. Ceci signifie que le menu général qui s affiche comporte l ensemble des fonctions disponibles. Le logiciel comporte trois centres d intérêt distincts : La gestion des stocks La gestion des interventions. La gestion du préventif. Il existe bien évidemment des liaisons fonctionnelles entre ces trois parties, exemple : lorsque vous affectez des pièces sur un rapport d intervention, celles ci sont enlevées du stock et associées à l équipement, ou lorsque vous programmez une intervention intégrant des pièces détachées, celles ci vont être automatiquement réservées un certain temps avant l intervention. Le démarrage de la gestion des stocks ne demande aucun paramétrage particulier. Pour le démarrage de la gestion des interventions, il est souhaitable de personnaliser quelques données en suivant les étapes suivantes : V 2012 rev

34 B. Démarrage de la gestion des interventions Afin de pouvoir démarrer avec des données personnalisées, nous vous proposons de : 1 Prendre connaissance de quelques détails pratiques (cf. Chap 2, détails pratiques) 2 Saisir ou modifier le nom des intervenants et catégories 3 Déterminer le nombre de niveau de votre arborescence et en adapter la terminologie à votre activité. 4 Saisir une partie des éléments de l arborescence. V 2012 rev

35 1. Saisir le nom des intervenants. Du menu général, sélectionnez l option «Paramétrage», puis le programme «Accéder aux informations de paramétrage». Sélectionnez ensuite l onglet «Intervenants» et ajoutez vos propres données. Toute personne doit avoir un nom et un prénom. Ensuite vous devez les associer à une catégorie. 1 - Actif : si un intervenant quitte l entreprise, vous ne le «supprimez» pas de la base mais le rendez inactif afin de conserver correctement l historique. 2- Admin : un intervenant «admin» pourra entre autre accéder par les double clics aux créations de données (ex. : créer une nouvelle pièce en saisie des rapports d interventions, créer une nouvelle pièce en saisie des commandes, etc ) 3 Modif Pièce : permet d autoriser l utilisateur d ouvrir l écran «pièces détachées» du stock sans toutefois pouvoir modifier une quelconque information. V 2012 rev

36 3 - Modif Fournisseur : idem pièce. 5 Modif Nom Rapport Int : Est-ce que la personne peut mettre un autre nom que le sien lorsqu elle saisit des rapports d interventions. 6 Modif Bon de travail Autorisation ou non de modification de bons de travaux 2. Définir le nombre de niveau de l arborescence, adapter la terminologie Du menu général, sélectionnez l option «Paramétrage» puis le programme «Définir les libellés des niveaux de l arborescence». Ce programme vous permet simplement d adapter la terminologie du logiciel à votre organisation. Il est très fréquent de trouver une arborescence de type : Usine -> Atelier -> Lignes -> Machines. Ou Site ->Secteur ->Zone->Machines->Organe V 2012 rev

37 Renseigner les éléments de l arborescence. Objectif : renseigner le logiciel sur vos équipements. Du menu général, sélectionnez l option «Equipements» puis le programme «Créer, modifier les éléments de l arborescence». Dés lors que vous avez saisi quelques éléments dans l arborescence, vous êtes en mesure ensuite de créer des rapports d interventions, des bons de travaux préventifs etc.. V 2012 rev

38 C. Définir un menu personnalisé. La définition de menu personnalisé permet de proposer à chaque intervenant (après la phase d identification à l entrée du logiciel) un menu général n intégrant que les fonctionnalités qui lui seront utiles, contrairement à l administrateur qui par défaut a toujours toutes les fonctionnalités disponibles. Lors de l installation de nouvelles version, RIO ajoute systématiquement les nouvelles fonctions dans le menu de l administrateur. 2 Définition des menus Il faut préalablement avoir créer les utilisateurs (cf. chapitre précédent). A partir du menu général, sélectionnez l option «Paramétrage» puis le programme «paramétrage des menus individuels». Dans la partie gauche, vous avez l ensemble des fonctionnalités du produit. Dans la partie droite, après avoir sélectionner l intervenant, vous affectez les fonctions que vous souhaitez en double cliquant sur la fonction ou en cliquant sur le bouton central après sélection de la fonction. Chaque fonction appartient à un groupe que vous pouvez changer. V 2012 rev

39 Après avoir transféré des fonctions dans la partie droite de l écran, vous pouvez exécuter un double clic sur le champ «Groupe» et créer ou rebaptiser un groupe de fonction. Ce nom de fonction apparaîtra dans le menu général de l utilisateur comme tête de chapitre. Toutes modifications apportées dans la construction du menu ne sera prise en compte qu au redémarrage du logiciel. V 2012 rev

40 VI. Paramétrage. Thème qui propose des programmes permettant de définir un certain nombre de paramètres ainsi que de créer des menus personnalisés. Il est à noter que chaque utilisateur ne dispose que des fonctions que l administrateur a décidé de lui affecter. A. Accès aux informations de paramétrage. 1. Onglet stock. Par défaut lors de l installation du logiciel, un ensemble de paramètres est déjà défini, néanmoins, vous pouvez les adapter à votre façon de travailler. Avez-vous plusieurs magasins de stockage. On entend par magasin, des lieux géographiques différents de stockage pour une même pièce. Souvent il y a confusion entre magasin et lieux de stockage parfois appelé «gisement». V 2012 rev

41 Il ne s agit pas des emplacements de stockage dans le même magasin. Si vous avez plusieurs magasins, cet écran fera apparaître des zones vous permettant de créer vos sites de stockage. Notez que pour chaque magasin, vous pouvez associer le nom d un responsable. L intérêt est que lors de la création des commandes, si l utilisateur est associé à un magasin, c est son nom et son magasin qui sera proposé par défaut. Faut-il clôturer les bons qui sont générés par le stock en sortie de pièces. Théoriquement, les sorties de pièces détachées se font via les rapports d interventions. Ceux-ci permettent en effet d affecter un certain nombre d informations dont les pièces détachées utilisées. Néanmoins, pour répondre à un certain type d organisation (lorsque par exemple il y a un magasinier), vous pouvez générer des sorties de pièces par le programme «entrée/sortie» se trouvant dans la gestion des stocks. Les sorties doivent obligatoirement être affectées. Lorsque celles-ci sont affectées à un équipement, RIO génère systématiquement un bon de travail qui sera éventuellement clôturé selon la valeur de ce paramètre. L intérêt de ne pas clôturer le bon réside dans le fait que vous pourrez ensuite enregistrer le temps passé sur le même bon. Nombre de niveau de décomposition des pièces détachées (1,2 ou 3). Lors de la création d une pièce détachée, vous pouvez affecter cette pièce à une famille, sous-famille et éventuellement un troisième niveau. V 2012 rev

42 Nous vous conseillons vivement d utiliser cette décomposition sur au moins 1 niveau (famille). On trouvera par exemple des familles comme Electrique, pneumatique, mécanique, consommables, etc.. Dans ce cas, le niveau sous-famille servirait à préciser le type de pièces, exemple : roulements, contacteurs, vérin, moteurs électriques, etc. Pour des raisons évidentes d organisation, il est très utile de répartir vos pièces selon au moins 1 voir 2 critères. Cette organisation vous fera ensuite gagner du temps lors de la recherche des pièces détachées. Nombre d imputation de type comptable dans les commandes, demandes d achats. Lorsque vous passez une commande, demande d achat, vous avez la possibilité d y associer une ou deux imputations de type comptable, analytique. Ce paramètre a pour but de rendre invisible la seconde imputation si vous n en n avez pas l utilité. La première «imputation» est utilisée pour répartir les budgets (engagés, livrés, facturés). Vous avez accès à ces budgets par le programme «définition et consultation des budgets» du stock. Signataire habituel des commandes. Il s agit du nom de la personne qui apparaîtra par défaut lorsque vous passez une commande / demande d achat. Ce nom sera imprimé Combien de jours avant l utilisation de la pièce faut il générer la réservation (lorsque le délai de livraison est inconnu) La gestion des réservations des pièces détachées est automatique. Pour calculer la date à laquelle la réservation doit être faite, RIO utilise le délai de livraison de la pièce, le nombre de jours moyen de retard du fournisseur et un délai de sécurité que vous pouvez donner (paramètre suivant) Si une pièce n a pas de fournisseur connu dans la gestion des stocks et donc pas de délai de livraison connu, RIO utilise ce paramètre pour le calcul. Aide à la codification des pièces détachées. Lorsque vous créez de nouvelles pièces détachées, RIO peut vous aider à la codification. Exemple : Vous décidez de codifier les pièces détachées en utilisant la première lettre pour la famille et la deuxième lettre pour la sous-famille. Lors de la codification des vérins par exemple, (famille Pneumatique, sous-famille Vérin), vous allez donc mettre PV dans la zone CODE, puis en cliquant sur la bouton qui se situe à côté du code pièce, le logiciel va automatiquement ajouter un numéro en vérifiant que celui ci n existe pas déjà ; exemple la longueur de ce suffixe dépend de ce paramètre. Méthode de calcul alerte pièce. V 2012 rev

43 Dans les alarmes pièces ou proposition de commande, le logiciel sort la liste des pièces dont le stock et strictement inférieur / inférieur ou égal au stock d alerte. 2. Onglet intervenants L onglet intervenant vous permet de créer les catégories d intervenants ainsi que les intervenants eux-mêmes. Notez que le coût horaire est important puisqu il permet de valoriser sur les équipements les interventions de maintenance que vous renseignez par le biais des rapports d interventions. Services. Cette notion facultative, permettra de filtrer les travaux a faire non plus par catégorie mais par «Services». Les services correspondent également aux destinataires potentiels de Demandes D intervention. Lorsque vous activez le module RIO D.I. vous pourrez paramétrer l envoi automatique d un mail à réception d une D.I. V 2012 rev

44 1. Filtre Arbo Filtre possible sur l arborescence. Vous pouvez limiter l accès à certaines branches de l arborescence. Sélectionner le niveau de filtre et ensuite cochez les éléments auxquels vous souhaitez laisser l accès à la catégorie sélectionnée. Pour désactiver le filtre, il vous suffit de décocher la case située sur la ligne de la catégorie correspondante. V 2012 rev

45 Dès lors que vous cliquez sur le bouton «Filtre Arbo», Rio vous affiche l écran suivant. Seuls les éléments de niveau 2 sont affichés et servent de points d entrée pour la gestion de ce Filtre. Il vous suffit de cochez les branches auxquelles la catégorie d intervenant aura accès. Pour désactiver le filtre, il vous suffit de décocher la case située sur la ligne de la catégorie correspondante. Chaque intervenant doit être associé à une catégorie V 2012 rev

46 Au niveau des intervenants, vous remarquez un certain nombre «d option à cocher». Actif oui/non Lorsque qu une personne quitte le service, il ne faut pas la «supprimer» de la table intervenant mais la rendre inactive. Admin. Le statut «d administrateur», offre un certain nombre de «privilèges» dans l utilisation du logiciel. 1- L administrateur voit toujours en clair les mots de passe de tous les utilisateurs. 2 - L administrateur peut créer de nouvelles données sur les «zones liste». en effet, vous remarquerez qu il existe un grand nombre de ces zones dans les écrans du logiciel RIO. Ces «zones listes» vous permettent de sélectionner une donnée dans la liste mais aussi de créer de nouvelles données seulement si vous êtes administrateur. Dans ce cas, un double clic sur la zone et vous accédez à la création. Modif Pièces / fournisseurs Permet d accéder ou non au catalogue pièces détachées / catalogue fournisseur en mode modification/création. Modif Nom Rapport Int Lors de la saisie des rapports d intervention, un utilisateur pourra ou non changer le nom du user et donc de modifier le temps saisi. Modif Bon de Travail. Un utilisateur ayant non à ce paramètre ne pourra effectivement pas modifier d informations sur un bon de travail. Il pourra néanmoins faire un rapport d intervention et donc compléter n importe quel bon de travail. Période Modif Rapport clôturés. V 2012 rev

47 Lors de la saisie des rapports d intervention (rapport avec pièces uniquement), chaque utilisateur peut revenir très simplement sur un de ces rapports clôturés en double cliquant sur le numéro du bon. Si la date de clôture est hors de la période date du jour ce paramètre, Rio refusera l accès en modification du rapport. La notion de services. Facultative, la notion d équipe vous permettra le cas échéant d activer un filtre. Exemple : l alarme travaux en retard peut être active pour toutes les personnes appartenant à la même équipe. Lors de la saisie des rapports d intervention, l utilisateur ne verra dans la liste des noms que les collègues qui appartiennent à la même équipe que lui. Le fait de créer des équipes vous permet ensuite d associer (ou non) chaque intervenant à une équipe / service. La notion d équipe/ Service est également utilisée comme filtre pour le calcul de l alarme travaux. V 2012 rev

48 3. Onglet Bon Valeurs par défaut. o On appelle valeurs par défaut les informations qui sont proposées d office lors de la création d un bon ou d un rapport d intervention. Attention, l activité par défaut pour la création des BT préventifs ne peut pas être identique à celle affectée à la création des bons de travaux. Date par défaut sur les rapports d intervention. o Si habituellement vous saisissez vos rapports d intervention le lendemain, ce paramètre vous évitera de systématiquement changer la date puisque RIO peut vous proposer par défaut la date de la veille.. Nombre de jours par défaut pour la liste des travaux à effectuer. Lorsque vous exécutez le programme «liste des travaux à effectuer», le logiciel Rio affiche dés l entrée la liste des bons à réaliser sur la période date du jour + le nombre de jour paramétré. Nombre de jours d affichage d historique en rapport d intervention. o Lors de la saisie des rapports, vous remarquerez en bas de l écran que le logiciel vous affiche systématiquement les rapports que vous avez déjà saisis sur une V 2012 rev

49 période dont vous pouvez modifier les dates (Ici, vos rapports enregistrés du 10/09/05 Au 01/12/05). Par défaut le logiciel vous affiche les rapports du jour. Ce paramètre vous permet d étendre la période. Saisie de l heure de début en rapport d intervention. o Ce paramètre vous permet d avoir lors de la saisie des rapports d intervention, un champs supplémentaire : l heure de début. Cette information est utilisée dans les analyses «Feuille d intervention journalière». Récupération temps prévu (préventif->bon). Lorsque vous faites un rapport d intervention en relation avec une fiche de maintenance préventive pour laquelle du temps a été renseigné, le logiciel Rio récupérera le temps prévu pour l affecter au temps réalisé. Proposition par défaut en création de R.I. si Bt existe déjà. Lors de la saisie d un rapport d intervention, si vous commencez par saisir le code d un équipement, le logiciel vérifie si il existe des bons ouverts pour cet équipement et pose la question suivante : V 2012 rev

50 Vous pouvez donc influer sur la proposition par défaut qui est faite. La réponse 2 affichera d office la liste des bons en cours. La réponse 1 génèrera automatiquement la création d un nouveau Bon avec un nouveau numéro. Etat d un bon de travail. Vous remarquerez qu un bon de travail peut avoir plusieurs états. Ceux ci sont dans certains cas affectés automatiquement aux bons de travaux selon le programme qui les génère. - En attention de livraison de pièces : il s agit des BT qui peuvent être générés lorsque vous faites une commande de pièces détachées. En effet, chaque ligne de commande (ou la commande dans on ensemble) peut être affectée à un élément de l arborescence. Rio vous proposera alors de créer ou non un bon de travail associé à cette commande. La pièce y sera alors réservée. - Lorsqu il est créé : il s agit de l état par défaut lors de la création. Cette notion est importante parce qu il s agit de l état des bons créés par le préventif. Exemple : Nous sommes le 1 er janvier, vous créez une fiche de maintenance préventive se déclenchant le 15 tous les 1 mois. Rio va donc pour l année en cours, créer 12 bons travaux qui seront associés à ce préventif et qui auront cet état. Sachez que lors du recalcul du planning, Rio commence par supprimer du planning tous les BT qui viennent du préventif et qui ont cet état. - Lorsqu il est commencé : dés qu une information a été saisie sur le rapport d intervention, le bon prendra cet état. - En attente de l intervention d un sous-traitant : concerne les bons de travaux qui ont été générés par la commande de sous-traitance. - Programmé suite au calcul de l évolution moyenne d un compteur machine : Concerne les bons issus du préventif compteur. Lorsque vous créez un bon de maintenance préventive, vous pouvez choisir le déclenchement «compteur» (intervention à faire tous les X pièces). Dés lors que vous avez fait le relevé d au moins 3 valeurs, le logiciel calcule une moyenne et estime la date de déclenchement du préventif. Il intègre donc dans le planning des bons qui ont cet état. V 2012 rev

51 - Issu du préventif et non réalisé : lorsque vous créez une fiche de maintenance préventive, vous pouvez choisir dans le cas d un déclenchement calendaire de supprimer l historique ou non. Exemple : une intervention est à faire tous les mois. L intervention de janvier n a pas été faite alors que vous clôturez celle de Février. Si ce paramètre est à «oui», le bon prévu en janvier sera supprimé dans le cas contraire, le logiciel va laisser le bon de travail dans l historique et va simplement changer son état. - Associé au dépassement d une mesure. Vous pouvez par le biais de la fiche technique d un équipement, affecter des mesures. Exemple, vous souhaitez suivre une température d huile. Dans la fiche technique de l équipement, sur l onglet «mesure», vous créez cette mesure avec une limite inférieure de contrôle «LIC» et une limite supérieure de contrôle (LSC). A chacune de ces limites, vous pouvez associer un bon de travail qui sera déclenché uniquement si lors d un relevé de mesure, la valeur se situe en dehors des limites que vous avez fixées. Dans ce cas, le logiciel Rio utilisera le bon «modèle» pour en créer un nouveau qui sera mis dans le planning. Type d arrêt machine. o Lors de la saisie d un rapport d intervention, vous pouvez enregistrer le temps d arrêt machine si il y en a eu un. Dans ce cas, le logiciel vous proposera de saisir le type d arrêt. Cette information a pour objectif d affiner les analyses relatives aux arrêts machines. Il peut en effet être intéressant de distinguer les arrêts selon leurs natures (arrêt dû à la panne, arrêt programmé, etc..). Rio propose également un programme de saisie des arrêts machines indépendants des rapports d interventions dans lequel vous retrouvez également cette notion. Intégré MTBF : Pour calculer le Mean Time Between Failure, Rio ne considère qu il y a «Failure», c est à dire une panne, que si vous enregistrez sur le rapport d intervention un arrêt considéré comme intégrant le calcul du MTBF. Cette notion a également une répercussion pour «l analyse des taux de panne» du module analyse. V 2012 rev

52 4. Environnement 1. Modification des libellés. Dans un certain nombre de cas, vous remarquerez qu après avoir saisi du texte, celui-ci est transformé en minuscule. Cette option permet simplement de déterminer s il faut reformater le texte pour une meilleure visibilité. Exemple : dans la gestion des stocks, lorsque vous saisissez la désignation des pièces détachées, il est effectivement préférable que ces libellés soient en minuscules pour des questions pratiques de visibilité dans les listes. Il est prouvé qu une liste d informations texte est beaucoup plus lisible lorsque ce texte est en minuscule qu en majuscule. Alarme fin de garantie des équipements (en jours). Ce paramètre sera utilisé par le logiciel Rio pour vérifier et vous prévenir lorsque des équipements pour lesquels vous avez saisis une date de fin de garantie dans la fiche technique (avec le programme création modification des éléments de l arborescence). Rio utilise la messagerie interne. Vous pouvez alors utiliser le programme «Equipements en fin de garantie» pour voir la liste exacte. Niveau hiérarchique du lien affiché (zone de recherche) Exemple : vous saisissez un rapport d intervention. Pour retrouver un équipement, vous utilisez la zone «jaune» de recherche. Le logiciel affiche alors une fenêtre de recherche complémentaire. V 2012 rev

53 Cette fenêtre de recherche affiche 3 colonnes. Les 2 premières concernent les équipements, la 3ème concerne un niveau de l arborescence. Il s agit de ce paramètre. Déconnexion automatique des postes. Temps exprimé en minutes. Si aucun mouvement de la souris n a été détecté pendant ce temps, Rio engage une procédure de déconnexion automatique. Cette fonction peut vous permettre d économiser des licences. Gestion des couleurs. Vous pouvez agir sur les couleurs de fond. Si vous réalisez des changements, sachez que le traitement peut prendre plusieurs minutes. Nous vous conseillons ensuite de compacter la base Rio.mdb. Alarme travaux au menu général pour : Il s agit de définir si l alarme pour les travaux en retard (bouton qui s affiche au menu général des utilisateurs) est restrictive ou non. Vous pouvez restreindre le calcul de cette alarme à : - une équipe (information que vous affectez lors de la création des intervenants) - une catégorie - un intervenant V 2012 rev

54 - Tous (l alarme s affiche dés qu il y a un travail en retard. ATTENTION : si vous souhaitez activer ce filtre, n oubliez pas lors de la création des menus pour les personnes, d activer ce filtre. Programme «Paramétrage des menus individuels». En bas de l écran permettant la définition des menus, il vous faut cocher l option «Filtre actif selon Inclure le statut Admin dans la gestion des contrôles de saisie. Le logiciel Rio vous permet pour certains formulaires d activer un contrôle de saisie. Le programme «Gestion des contrôles formulaires» qui se trouve dans les «utilitaires», permet pour certains écrans de rendre la saisie obligatoire et d interdire ou non la modification de certaines zones. V 2012 rev

55 exemple : l écran «création de commande». vous pouvez influer sur 7 champs. le paramètre exclut ou inclut l administrateur de ces contrôles. Type d envoi . Il s agit ici de définir la façon dont vous voulez expédier les s. Par défaut la valeur est placée sur «Outlook», c'est-à-dire que chacun des s émis avec RIO se placera dans la boite d envoi d Outlook. Evidement il est nécessaire d avoir une messagerie active sur votre poste. L option «smtp» qui vous permet d émettre les s via un protocole extérieur comme Gmail par exemple. Pour paramétrer la partie smtp, il vous suffit de renseigner les éléments nécessaires à l envoi des messages. Nom du serveur smtp : correspond au nom du serveur smtp que vous voulez utiliser. Par exemple «smtp.gmail.com» pour Gmail. V 2012 rev

56 Port du serveur smtp : correspond au port du serveur smtp que vous voulez utiliser. Par exemple «587» pour Gmail. Connexion sécurisée : Est-ce que votre smtp utilise une connexion sécurisée pour émettre les s. Demande identification : Est-ce que votre smtp utilise une demande d identification pour l émission des s. Identifiant de connexion : Identifiant de connexion pour l identification smtp. Mot de passe de connexion : Mot de passe de connexion pour l identification smtp. d expédition des demandes d interventions : Correspond à l adresse par défaut d émission des demandes d interventions. d expédition des relances fournisseurs : Correspond à l adresse par défaut de relance des fournisseurs. d expédition par défaut : Correspond à l adresse par défaut d émission de tout autre type d Environnement 2 Numérotation des documents (commandes, Bon de travaux,..) Vous pouvez déterminer la façon dont RIO va générer les numéros des documents suivants : Bon de travail et rapport d intervention, bon de commande et demande d achats, BT préventif et Demande d interventions Texte de bas de commande Il s agit du texte qui apparaîtra systématiquement sur vos bons de commande et demandes d achats. Texte sur les demandes de prix. Il s agit du texte qui par défaut apparaîtra lors de la création des demandes de prix. Notez que ce texte est fonction de la langue. Vous pouvez donc avoir un texte différent selon la langue utilisée par le fournisseur potentiel B. définir les libellés des niveaux de l arborescence. Pour pouvoir utiliser la gmao (exception faite de la gestion des stocks), il faut impérativement que vous ayez des éléments dans votre arborescence Topo. On V 2012 rev

57 trouvera dans celle-ci votre parc machine. L organisation des équipements au sein d une structure arborescente est très souvent liée à l implantation géographique des machines (elle même souvent liée à des contraintes de production). La question principale à laquelle vous devez répondre pour organiser votre parc machine est : quels sont les éléments pour lesquels vous souhaitez obtenir des analyses techniques et financières. L arborescence fonctionnelle est facultative. Elle permet dans certains cas de structurer ce qui ne rentre pas directement dans le cadre de la production. Exemple : le réseau énergie, réseau d eau, les parcs et jardins, etc.. Ce programme permet donc d adapter le logiciel à votre propre terminologie. L arborescence est un élément clef dans toute GMAO. Chaque intervention sera obligatoirement affectée à un élément de l arborescence. Il s agit donc de déterminer ici :. Combien de niveaux vous souhaitez gérer (maximum 9). Comment s appellent ces niveaux.. Quel est le niveau que vous considérez comme machine. Exemple d arborescence : Ex1 : Usine -> Atelier -> ligne- > machines Ex2 : Usine -> Bâtiment -> Secteur -> Machine Conseils. Nous vous conseillons vivement :. D avoir au niveau le plus haut de l arborescence la notion d usine ou de site, ceci vous permettra d obtenir des analyses globales.. D éviter une arborescence trop complexe en nombre de niveau. L expérience montre que 90% des structures industrielles peuvent s organiser autour d une arborescence composée de 4 à 5/6 niveaux.. D éviter d intégrer dans votre arborescence des éléments purement comptables à des fins analytiques. D autres moyens sont prévus pour ce type d analyses. Les pièces détachées ne sont pas des éléments de l arborescence mais seront de toute façon automatiquement associées à vos équipements par le biais de l historique. V 2012 rev

58 C. Paramétrage des menus individuels. Ce programme vous permet d une part de définir des menus individuels mais aussi de paramétrer les alarmes. 1. Construction d un menu individuel. La définition de menus personnalisés permet de proposer à chaque intervenant (après la phase d identification à l entrée du logiciel) un menu général n intégrant que les fonctionnalités qui lui seront utiles, contrairement à l administrateur qui par défaut a toujours toutes les fonctionnalités disponibles. Il faut préalablement avoir créé les utilisateurs (cf. chapitre précédent). A partir du menu général, sélectionnez l option «Paramétrage» puis le programme «paramétrage des menus individuels». Dans la partie gauche de l écran, vous avez l ensemble des fonctionnalités du produit. Dans la partie droite, après avoir sélectionné l intervenant, vous affectez les fonctions que vous souhaitez en double cliquant sur la fonction ou en cliquant sur le bouton central après sélection de la fonction. V 2012 rev

59 Chaque fonction appartient à un groupe que vous pouvez changer. Après avoir transférer des fonctions dans la partie droite de l écran, vous pouvez exécuter un double clic sur le champ «Groupe» et créer ou rebaptiser un groupe de fonction. Ce nom de fonction apparaîtra dans le menu général de l utilisateur comme tête de chapitre. 2. Les alarmes. Vous remarquerez sur le menu général, en dessous du calendrier, une zone permettant d accueillir les alarmes. Il existe quatre types d alarmes et chacune d elle a ses propres paramètres. Alarme Travaux. Consiste à vous informer s il y a des travaux en retard d exécution. Le nombre de jours permet de n afficher l alarme que si les travaux sont en retard de plus de X jours. Le calcul peut être réalisé à chaque fois que vous démarrez le logiciel ou une seule fois par jour. Enfin, vous pouvez n afficher cette alarme que si les travaux en retard concernent l utilisateur en cours. Alarme Commande Consiste à vous prévenir si des commandes sont en retard de livraison. Vous choisissez également le nombre de jours de retard pour activer ou non l affichage Alarme Pièces Consiste à vous prévenir si des pièces sont en rupture de stock Alarme D.I. (demande d intervention) Disponible si vous avez le module D.I. Cette alarme vous prévient si des demandes d interventions ont été émises. V 2012 rev

60 VII. Equipements. A. L arborescence. La section équipement est importante puisque qu elle vous permet de créer l arborescence. Au préalable, vous pouvez déterminer le nombre de niveau de l arborescence ainsi que la terminologie retenue. Ce programme se trouve dans le pavé paramétrage et s appelle : Définir les libellés des niveaux de l arborescence. 1. Créer, modifier les éléments de l arborescence. Permet la création et modification de l arborescence topo et fonctionnelle. Au démarrage, vous constaterez qu il existe déjà deux niveaux enregistrés. Ces éléments sont à modifier. Pour modifier et créer d autres éléments du niveau choisi, exécutez un clic sur le niveau en question et cliquez sur les boutons situés en bas à droite de l écran «Accès à» suivi du nom du niveau. V 2012 rev

61 Vous obtenez un écran vous permettant d enregistrer les éléments du niveau en question. Définir le code et désignation sont les deux seules informations obligatoires. Code : alphanumérique d une longueur variable (1 à 200 caractères). Désignation : alphanumérique longueur maxi 255 caractères Note : Ce n est pas le code qui détermine l arborescence, vous êtes libre de créer les codes qui vous paraissent les mieux adaptés à votre organisation. Les codes doivent être uniques, donc chaque élément aura sa propre codification. Conseils : Evitez les codes à «rallonge» et préférez une codification mnémotechnique.. Famille d équipements (Facultatif) Lorsque vous créez les machines, vous pouvez les associer entres elles par le biais de cette notion. L intérêt se situe pour des équipements identiques mais situés à des endroits différents de l arborescence. Cette information est utilisée par exemple lors de l édition des travaux à effectuer. Vous pouvez effectivement consulter la liste de toutes les actions préventives pour un type de matériel. Vous pourrez également consulter l historique des interventions pour un groupe d équipement.. Imp. Ana (Facultatif) Utilisée lors de la création des commandes et également lors de la saisie des rapports d intervention, l imputation analytique est utilisée dans la gestion des stocks pour ventiler les dépenses par rapport aux achats et dans le pavé analyse de la maintenance, pour ventiler les dépenses et temps par imputation. 2. Info techniques Création de compteurs V 2012 rev

62 L écran «Informations techniques» vous permettent de mémoriser autant d informations complémentaires que vous le souhaitez sur un équipement. Une partie de ces informations (partie gauche de l écran) se retrouve dans des zones dites «Fixes». Dans la partie droite, vous pouvez compléter (onglet infos complémentaires) avec n importe quel type de données (texte, numérique, date et liens hypertexte). Notez l intérêt du lien hypertexte. Il peut s agir du nom d un fichier Word, Excel, ou autre, mais aussi d une adresse internet. Un double clic sur cette zone générera l ouverture du document ou l accès au site le cas échéant. Notes. Si vous avez un certain nombre d équipement identique (appartenant au même groupe définit lors de la création de l arborescence) et que pour tous ces équipements, vous souhaitez définir des informations techniques supplémentaires une fois pour toutes, il vous suffit de cliquer sur le bouton «informations du groupe». Vous pouvez alors définir un ensemble d informations qui seront reprises automatiquement dans la fiche technique des équipements appartenant au même groupe. V 2012 rev

63 Exemple : vous avez plusieurs compresseurs. Lors de la création dans l arborescence du premier compresseur, vous l affectez au groupe d équipement «compresseur». Au moment de la création du groupe «compresseur», vous mettrez à jour les «infos techniques groupe compresseurs». A chaque nouveau compresseur qui sera créé dans l arborescence, la fiche technique inclura automatiquement ce complément d informations. N.B. : la date de fin de garantie sera utilisée pour vous informer x jours avant l échéance. Dés lors que vous avez renseigné ce champs, RIO vérifie à chaque démarrage s il y a des matériels qui sont proche de la date de fin de garantie (le nombre de jour est paramétré : Accédez aux informations de paramétrage, onglet environnement : Alarme fin de garantie des équipements. V 2012 rev

64 L onglet commentaires permet d accueillir caractères de texte. L onglet Plan préventif vous permet de consulter la liste des bons de maintenance préventive existant pour cet équipement. Exécutez un double clic sur une ligne pour accéder en modification au bon préventif Onglet : Plan de préventif. Possibilité de consulter la liste des fiches de maintenance préventives associées à cet équipement. Nota : un double clic sur le numéro de la fiche, et vous pouvez y accéder en modification. Onglet : Compteurs Il s agit de la liste des compteurs de l équipement ou des compteurs auxquels l équipement est rattaché. Exemple : Pour illustrer au mieux cette façon de gérer les compteurs, prenons un véhicule. Dans l arborescence le véhicule sera décomposé en plusieurs branches (motorisation, carrosserie, etc. ) lesquelles seront composées d organes. (boite, embrayage, ponts, etc..) 2 compteurs sont créés pour le véhicule, un compteur kilométrique et un compteur horaire. Dans le principe, des interventions sur des éléments mécaniques peuvent avoir comme critère de déclenchement l un ou l autre des compteurs. Donc lorsque l on crée le compteur pour le moteur par exemple, le logiciel propose d associer le compteur à un compteur «maître» exemple : un des compteurs de la voiture que l on sélectionne dans la liste. Nomenclature pièces. Il s agit de la liste des pièces détachées constituant l équipement. Cette liste se renseignera automatiquement par le biais des rapports d interventions. Néanmoins, vous pouvez compléter cette liste manuellement. V 2012 rev

65 L intérêt de cette liste se retrouve lors de la création des rapports d intervention ou la création des BT préventifs. En effet lors de la saisie des rapports d interventions par exemple, si vous accédez au «catalogue pièces», le logiciel commencera par vous afficher les pièces spécifiques à l équipement. Il vous sera évidemment possible de retrouver une pièce en utilisant d autres critères de recherches (famille, sous-famille, fournisseurs, etc.). 3. Déplacer un élément de l arborescence Vous pouvez déplacer des éléments de l arborescence. Pour cela, utilisez la technique du «glisser / déplacer». Des contrôles sont effectués pour ne pas excéder le nombre de niveaux maximum de l arborescence à savoir 9. Un message de confirmation vous sera demandé lors du déplacement. Notez qu un équipement qui a été déplacé conserve l historique de sa situation. Si vous affectez un rapport d intervention à un date antérieure au déplacement, ce sont les anciens niveaux de l arborescence qui se trouveront affectés des informations (coûts, temps passé, temps d arrêt, etc ). 4. Dupliquer une branche/un élément de l arborescence. Si vous avez des équipements identiques, vous pourrez trouver cette fonctionnalité intéressante. Le principe, RIO duplique toute une branche avec les pièces détachées associées. Exe mple : je souh aite dupli quer la bran che «8B Equi pem ent». V 2012 rev

66 je sélectionne «8b équipement», dans la partie droite je coche «Duplique dans» puis je sélectionne le «Receveur». et je valide par le bouton «ok». Résultat : Le Logiciel Rio a dupliquer toute la branche. Des codes ont été automatiquement créés (code de départ auquel on ajoute un indice). Les pièces détachées spécifiques ont également été récupérées et associées à ces équipements.. V 2012 rev

67 B. Définir les temps de fonctionnement des équipements. Ce programme vous permet d affecter d une façon globale ou détaillée les temps de fonctionnement des équipements. Vous sélectionnez le niveau d arborescence pour lequel vous souhaitez définir les temps d ouverture puis vous affectez dans la partie droite de l écran les temps d ouverture. Notez que les temps d ouverture peuvent être : Des valeurs annuelles globales : vous affectez un temps moyen pour l année toutes machines confondues. Des valeurs mensuelles moyennes : vous donnez pour chaque mois de l année, le temps moyen journalier de fonctionnement Des valeurs journalières : sélectionnez l équipement dans la partie gauche puis cliquez sur l onglet «temps par machine». Vous pourrez alors affecter un temps d ouverture à la journée. Des valeurs en provenance de compteurs : onglet «Temps par compteur». La connaissance de ces temps de fonctionnement permettra le calcul du MTBF. Mean Time between Failure ou littéralement Temps moyen de fonctionnement entre deux pannes ainsi que l établissement de l analyse dénommée «analyse des taux de panne». Cette information se retrouve dans la fiche technique de la machine. D autre part, pour les équipements ayant un compteur défini, il vous sera proposé lors de la saisie des rapports d intervention d enregistrer la valeur du compteur. Les interventions de maintenance préventive ne pourront également être déclenchées de façon conditionnelle que pour les machines ayant un compteur. Dans le cas des fiches de maintenance préventive conditionnelle, le logiciel RIO calculera une moyenne dés lors que vous aurez relevé trois valeurs de compteurs. Ce calcul permettra d estimer la date de déclenchement de la prochaine intervention. Lors du calcul de la moyenne, le logiciel tient compte des jours où l équipement est déclaré ne pas fonctionner (temps d ouverture = 0). V 2012 rev

68 C. Impression de l arborescence. Ce Programme vous permet d imprimer l arborescence (avec ou sans code barre). Sélectionner les éléments que vous souhaitez imprimer en cliquant sur le bouton «Ajouter à la liste» ou «Tout ajouter». Basé sur le même principe que les recherches pièces détachées, vous filtrez les éléments que vous souhaitez imprimer en utilisant la partie gauche de l écran. V 2012 rev

69 VIII. Travaux A. Présentation La section Travaux permet de créer les BT, consulter la charge de travail, faire les rapports d intervention, déclôturer un rapport d intervention et enfin saisir les temps d arrêts hors intervention. Saisir un rapport d intervention (quelle qu en soit son origine) : Connaitre la charge de travail : Planifier un travail non répétitif - Rapport d intervention - Consultation du planning - Liste des travaux à effectuer - Connaître la charge de travail par intervenants à la semaine - Création d un bon de travail. V 2012 rev

70 Rappelons comme l indique le schéma suivant, qu un rapport d intervention peut être réalisé directement. Il n est effectivement pas nécessaire d avoir créé un bon de travail pour faire un rapport d intervention. Ce schéma illustre les différents circuits qui amènent au rapport d intervention. Le rapport d intervention peut être renseigné directement sans qu il y ait eu un bon de travail réalisé. (Encadré vert «Evènements (tel, etc..)». Il peut également faire suite à un bon de travail dont l origine peut être : - une D.I. (demande d intervention) - une fiche de maintenance préventive V 2012 rev

71 Différence entre «bon de travail» et «rapport d intervention». il s agit du même document. Dans le bon de travail on affecte les ressources nécessaires. Dans le rapport d intervention on affecte les ressources utilisées. Bon de travail Ressources prévues - Main d oeuvre - Pièces détachées - Sous-traitants Rapport d intevention Ressources Utilisées - Main d oeuvre - Pièces détachées - Sous-traitants V 2012 rev

72 B. Consulter la charge de travail Pour connaître l ensemble des travaux à effectuer, il existe 3 programmes :. Le planning. Liste des travaux à effectuer. Connaître la charge de travail par intervenants à la semaine 1. Le planning Le planning affiche l ensemble des travaux à effectuer. Le planning peut être mensuel ou annuel ou par intervenant. a) Planning Mensuel V 2012 rev

73 Le planning mensuel vous affiche le nombre de Bon de travaux à réaliser. Si vous cliquez sur un jour de la semaine, le numéro de semaine ou sur le nombre correspondant au nombre de BT à réaliser, vous aurez le détail des bons qui s affichera dans la partie basse de l écran. Vous pouvez ensuite faire un double clic sur le numéro du bon de travail pour accéder au détail de celui-ci. b) Planning par intervenant Resneignée par les bons de travaux, ce formulaire affiche la charge de travail par technicicen. Un clic sur la semaine, le jour ou le nombre d heures et vous visualisez dans la partie basse de l écran le ou les bons de travaux concernés. Dans le cas du planning annuel, utilisez les «ascenseurs» pour vous déplacer dans le calendrier. En bas de chaque mois vous avez le nombre de d intervention ainsi que le temps total des travaux à effectuer. V 2012 rev

74 c) Planning Annuel Vous pouvez également cliquer sur le mois, le numéro de la semaine, le jour, le bon et vous obtiendrez la liste des travaux programmés pour cette période. Pour déplacer un bon dans le planning, double cliquez sur le numéro du bon et changez la date souhaitée de réalisation. Enfin, notez qu en bas de l écran, vous pouvez sélectionner une activité et/ou un niveau d arborescence. Vous obtiendrez alors le planning en fonction de votre sélection. Si vous constatez des écarts ou que pour des raisons diverses un traitement a été interrompu, vous pouvez lancer un recalcul du planning : programme «Recalcul du planning», thème : utilitaires. V 2012 rev

75 2. Liste des travaux à effectuer. Ce programme vous permet de connaître également la charge de travail. La principale différence avec le planning est qu il vous offre un grand nombre de critères de sélection qui se combinent. Utilisez les «Fenêtres listes» pour retrouver chaque éléments. Comme pour le planning, vous pouvez «double cliquer» sur le numéro d un bon de travail pour en voir le détail ou le modifier. Cliquez sur la «calculette» afin de lancer le traitement. V 2012 rev

76 3. Charge de travail par intervenant à la semaine. Ce programme vous présente sous forme de tableau la charge de travail par intervenant. Pour visualiser le détail des travaux à effectuer, exécuter un double clic sur la zone correspondant à la semaine et à l intervenant ou sur la ligne total. V 2012 rev

77 C. Création d un bon de travail. Le bon de travail vous permet de programmer une intervention non répétitive. Il s agit d affecter à un élément de l arborescence un travail dont le descriptif peut être composé d une multitude d informations. Pour exister, un bon de travail doit au moins être affecté à un élément de l arborescence. Qu il s agisse de l arborescence topo ou fonctionnelle, elle est obligatoire. Toutes les autres informations sont facultatives. 1. Quelques précisions. Le numéro du bon de travail. Automatique, le numéro peut être personnalisé via le programme «Accéder aux informations de paramétrage», onglet «Environnement 2». Il peut être constitué de 3 parties avec ou sans séparateurs. Le Délai. Exprimé en nombre de jours, il détermine le seuil de déclenchement de l alarme. Un bon programmé pour le 15 avec un délai de 5 ne générera une alarme que s il n est pas clôturé le 20. V 2012 rev

78 Les gammes. Vous observerez à côté du descriptif un bouton «Gamme». Il s agit d opérations types prédéfinies. Une opération type est composée d un descriptif, de main d œuvre, de pièces détachées et éventuellement d une «check liste». Le programme permettant la définition d opérations types se trouve dans le thème «Préventif» du menu général. Main d œuvre Prévue Vous pouvez affecter des heures aux techniciens. Si vous souhaitez dans cette phase consulter la charge de travail, utilisez le contrôle calendrier situé à droite. Rio vous donne la possibilité de connaitre la charge existante. Soit pour un intervenant Un clic sur le jour et vous avec la liste des bons de cette journée V 2012 rev

79 Soit pour l ensemble des intervenants. Check liste. Vous pouvez décrire l intervention sous la forme d une check liste, c est à dire d opérations simples qui se suivent. Lors du rapport, l intervenant n aura qu à cocher les opérations qui ont été réalisées. Pièces détachées. Les pièces détachées que vous affectez au bon de travail seront automatiquement réservées. La réservation s effectuera un certain temps avant l intervention. Ce temps est calculé par le logiciel en fonction du délai de livraison du fournisseur principal, du retard moyen de ce fournisseur et d un délai de sécurité (par défaut 15 jours) que vous pouvez modifier par le programme «Accéder aux informations de paramétrage» du thème «paramétrage», onglet «Stock». Le calcul des réservations se fait au démarrage du logiciel. Ne soyez donc pas surpris si dès la création du BT, vous n avez pas immédiatement la pièce réservée. Si vous constatez des écarts ou que pour des raisons diverses un traitement a été interrompu, vous pouvez lancer un recalcul des réservations : programme «Recalcul des réservations pièces détachées», thème : utilitaire. V 2012 rev

80 D. Gestion des mesures. Il est dorénavant possible de suivre des mesures. Exemple, sur un équipement, vous jugez utile de contrôler régulièrement une température. Vous souhaitez par exemple que si cette température excède des seuils que vous fixez, le logiciel déclenche un bon de travail. Ce bon aura été préalablement créé. Il sera «cloner» dès qu un relevé de mesure effectué sur un rapport d intervention sera en dehors des limites supérieures et limites inférieures de contrôles. L historique des relevés de mesures sera également disponible dans la fiche technique de l équipement sous forme de carte de contrôle. Vous pouvez également être informé par le biais de la messagerie interne mais aussi externe (Outlook). 1. Création de la mesure. Pour créer une nouvelle mesure sur un équipement, lancez le programme «Créer modifier les éléments de l arborescence», positionnez-vous l équipement concerné et cliquez sur le bouton «Info Techniques». Sélectionnez l onglet «Mesures» limites que vous aurez fixées. Renseignez les champs «Désignation», «unité» (une double clic sur le champ vous permettra de créer de nouvelles unités), la limite inférieur de contrôle, la limite supérieure de contrôle. Vous pouvez associer aux 2 limites un bon de travail que vous aurez préalablement créé. Ces bons de travaux ne seront déclenchés que si un relevé de mesure est en dehors des 2. Paramétrage et création des bons de travaux. V 2012 rev

81 Ces bons de travaux sont quasiment identiques aux autres. La seule particularité de ces bons réside dans l état que vous leur affecterez. En effet, il ne faut pas que ces B.T. intègre la charge de travail dés leurs créations mais uniquement lors de la saisie d une mesure. Avant de créer ce type de bon de travail, il vous faut créer un nouvel état. Utilisez le programme «Accéder aux informations de paramétrage», onglet «bons». Ajoutez un état dans la liste située en bas à gauche de cet écran, ne cochez pas «intègre la charge de travail». Ensuite lors de la création du Bon de travail, vous choisirez cet état. 3. Relevé d une mesure V 2012 rev

82 Lors de la saisie des rapports d intervention, un onglet supplémentaire apparaît si des mesures sont associées à l équipement. Si la valeur relevée en en dehors des limites, le logiciel va déclencher le bon de travail associé et envoyer les informations aux personnes que vous aurez paramétrées. Le bon généré intègre un commentaire automatique ajouté dans le descriptif.. Exemple de l écran obtenu dans la fiche technique après sélection d une mesure. V 2012 rev

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84 E. Rapports d interventions. 1. Descriptif fonctionnel Le rapport d intervention est un des cœurs du logiciel puisque c est lui qui génère la mise à jour des données permettant ensuite les analyses. Lorsque vous réalisez un rapport d intervention, le logiciel met à jour : Les stocks (dans le cas du rapport avec pièces). L association pièces / machines (pièces spécifiques). Toutes les pièces détachées ne sont pas systématiquement affectées à l équipement. En effet, lors de la création des pièces, vous associerez ces pièces à une famille (roulement, filtres, contacteurs, vérins, etc. ) vous remarquerez lors de la création de ces familles que vous pouvez «cocher» celles qui sont spécifiques aux équipements. Cette option permet d éviter par exemple d associer les consommables aux équipements. L historique du diagnostic. Si vous saisissez les effets, causes, remèdes, ceux-ci seront enregistrés et mis dans le dossier diagnostic de la machine. La saisie des effets/causes/remèdes peut s avérer être une fonctionnalité très intéressante si toutefois elle est correctement utilisée. Les cumuls de l arborescence. Lorsque sur un rapport d intervention, vous affectez une pièce à 100 Euros sur une machine, tous les éléments «père» de l arborescence qui lui sont attachés seront également affectés de cette somme. Principe de la pyramide qui cumule à tous les niveaux supérieurs. Décalage des bons de maintenance préventive. Exemple : le rapport fait suite à un bon préventif. Ce bon était prévu le 10 mars et vous ne réalisez ce rapport que le 15 mars. Si sur le BT préventif qui est à l origine, vous avez déclaré que les dates n étaient pas figées, les autres bons issus de ce préventif seront décalés de 5 jours. V 2012 rev

85 Les statistiques arrêts machine. Lorsque vous faites un rapport, vous remarquerez qu il vous est donné la possibilité de saisir le temps d arrêt ainsi que le type d arrêt. En sortie du rapport, les statistiques sur les arrêts machines sont mis à jour. MTBF/MTTR. Dès le rapport terminé, le logiciel calcul immédiatement le nouveau MTBF (mean time between failure) et le MTTR de la machine à condition qu il y ait eu un arrêt et que le type d arrêt en question ait été déclaré comme intégrant ce calcul.(thème : paramétrage, programme : accéder aux informations de paramétrage, onglet : bons). V 2012 rev

86 2. Conseils d utilisations. - Un rapport peut être enregistré même s il n y a eu aucun BT (bon de travail) préalablement créé. Saisissez un équipement de l arborescence (bouton catalogue machine ou zone de recherche multicritère ) ou retrouvez le BT dont vous souhaitez faire le rapport. Utilisez les zones listes pour les temps d intervention ou temps d arrêt. Après avoir saisi un rapport d intervention, vous pouvez quitter le programme ou saisir un nouveau rapport. Vous remarquerez dans ce dernier cas que le rapport que vous venez de saisir se retrouve dans la partie basse de l écran. Cette partie vous affiche tous les rapports qui ont été saisis pour vous-même entre les deux dates indiquées. Vous pouvez revenir sur un rapport non clôturé en double cliquant sur le numéro ou en utilisant les flèches de navigation. V 2012 rev

87 3. Saisir les pièces détachées. Plusieurs solutions vous sont proposées pour saisir les pièces qui ont été utilisées. 1 il peut s agir de pièces non référencées dans le magasin. Dans ce cas, saisissez uniquement la désignation puis le prix (cas de la pièce que l on va chercher chez un distributeur local et de façon exceptionnelle) 2 - Il peut s agir d une pièce référencée mais dont vous ne connaissez pas le code. Utilisez le bouton catalogue pièce pour votre recherche ou la zone jaune de recherche multi-critères. Notez que dans la partie gauche de cet écran de recherche, vous pouvez retrouver facilement vos pièces grâce à de nombreux critères : 3 Cas d une pièce non référencée mais que vous voulez référencer. V 2012 rev

88 Saisissez un code. Si celui-ci n existe pas, le logiciel vous proposera de créer cette nouvelle référence par le biais d un fenêtre dans laquelle vous pourrez saisir un minimum d informations. N oubliez pas dans ce cas de compléter la fiche pièce avec la gestion des stocks (fournisseurs, stock mini, maxi,,etc. ). Lorsque vous créez des pièces détachées via le rapport d intervention, nos vous conseillons de l affecter à une famille provisoire. Vous pourrez ensuite facilement isoler les pièces qui nécessitent d être complétées. V 2012 rev

89 F. Fiche technique d un équipement Outil très intéressant puisque qu il permet d accéder à un bon nombre d informations sur une machine sans passer par le programme de l arborescence. 1. Les informations générales de l équipement. L ensemble de ces informations est également accessible par le programme «création, modification des éléments de l arborescence». Notez qu un double clic sur la date de la dernière intervention et vous visualisez le rapport d intervention concerné. V 2012 rev

90 Histo / A Faire Cet onglet vous permet de visualiser aussi bien l historique que les travaux à réaliser. Pour basculer l affichage, utiliser le bouton bascule (Historique). Un double clic sur le numéro du bon, et vous en visualisez le détail. C est également à partir de cet écran que vous pouvez «pondérer» les bons de travaux. Le «niveau d importance». Le paramétrage des niveaux d importance peut si vous êtes «admin» se faire par un double clic sur la zone liste ou via le programme «Accédez aux informations de paramétrage», onglet «bons», paramètre «niveau d importance par défaut des B.T», en exécutant un double clic. Pour affecter un bon de travail d un niveau d importance, sélectionnez-le en cliquant sur le numéro, choisissez un niveau d importance et cliquez sur l icône bleu La multi sélection est possible (Shit + clic ou Ctrl + Clic). Diagnostic Fournit l ensemble des effets/causes/remèdes associés à l équipement. Ces données sont renseignées par les rapports d intervention. V 2012 rev

91 Pièces. Il s agit de l ensemble des pièces détachées associées à l équipement. Ces données sont renseignées par les rapports d intervention mais aussi par le programme «entrée/sortie de pièces» du module stock et aussi par les commandes. En effet, lorsque vous passez une commande de pièces et que celle ci est affectée à un équipement, l association est mise à jour. Pour obtenir des informations sur une pièce, exécutez un clic sur le code ou le nom et les informations s y rapportant (stock, commande, réservé, fournisseur, etc..) s afficheront dans la partie basse de l écran. - Nbr Chgt : nombre de fois ou la pièce a été changée sur cet équipement. - Fréq Jrs (y) : Fréquence en jours. - Qté Moy (x) : Quantité moyenne. En moyenne vous avez changé x pièces tous les y jours V 2012 rev

92 - Qté : Quantité Plan de préventif. Liste de l ensemble des fiches de maintenance préventive affectée à l équipement. Exécutez un double clic sur une des fiches pour y accéder en modification. Compteurs. Historique des relevés de compteurs pour cet équipement. En graphique, l historique des relevés et l historique des ecarts entre les relevés. V 2012 rev

93 Les mesures Paramètrées grace au programme «Accédez aux informations de paramètrage», bouton «fiche technique», l onglet «mesure» affiche une «carte de contrôle» Détails Cdes /Livraisons Détails des lignes de commandes ou de livraisons. Notez le filtre possible sur la désignation. V 2012 rev

94 Sortie Pièces Liste des sorties de pièces détachées. Filtre possible sur la période Clic possible sur le numero de bt pour en voir le détail. G. Programme : Saisie des temps d arrêts. Indépendamment des rapports d intervention, vous pouvez saisir les temps d arrêts. Ce programme a été développé pour répondre aux besoins de certaines entreprises qui par le biais de la GMAO souhaitent suivre l ensemble des arrêts machines, qu ils soient liés ou non à la maintenance. Etant donné que lors de la saisie du temps d arrêt vous pouvez stipuler le type d arrêt (changement de moule, entretien préventif, etc..), vous pourrez analyser les temps d immobilisation de vos équipements. Il existe dans le pavé «analyse» un programme dédié à l analyse des arrêts machines. V 2012 rev

95 H. Sous-traitants 1. Catalogue des sous-traitants. Pour exister, un sous-traitant doit avoir un code et un nom. Les autres informations sont facultatives. 1- Onglet «informations commandes» Informations générales qui seront utilisées lors de la création des commandes. 2- Onglet «Détails Commandes» Cet onglet permet de visualiser le détails des commandes soldées et en cours. La zone blanche «commentaires/détails» permet d enregistrer une annotation. V 2012 rev

96 Onglet «Catalogues pièces» Affiche la liste des pièces détachées si ce sous-traitants est également fournisseurs de pièces. 4 Onglet «Cumuls et Stats» Informations mises à jour automatiquement 5 Onglet «Historique» historique des interventions réalisées par le sous-traitant Création d une commande de sous-traitance Une commande de sous-traitance doit obligatoirement être affectée à un élément de l arborescence. Le logiciel génère alors un bon de travail qu il vous faudra ensuite clôturé par le biais du «rapport d intervention de sous-traitant». 7 Onglet «Contrats». Cet onglet vous permet de créer des contrats et de consulter l historique des interventions associées à un contrat. Un contrat de sous-traitance est caractérisé par :. un numéro (alphanumérique longueur maxi 255 caractères). une date de création V 2012 rev

97 . une date de fin. un descriptif (champs texte Caractères maxi). un type (contrat annuel, trimestriel, etc.) double clic pour créer de nouveaux type. un coût annuel. un mode de règlement. un montant de règlement (sera calculé automatiquement si vous avez saisi les autres informations.. un contrat peut être rendu inactif en décochant la case. Ce qu il faut savoir sur les contrats de sous-traitance. Vous pouvez faire référence à ces contrats lorsque vous faites un rapport d intervention de sous-traitance et lorsque vous créez une fiche de maintenance préventive 2. Rapport d intervention de sous-traitance. Un rapport d intervention de sous-traitance peut être associé à : 1. Une commande de sous-traitance 2. un contrat 3. le sous-traitant seul Explications : Si le rapport fait suite à une commande, sélectionnez le sous-traitant, puis la commande, Rio affichera les autres informations. Si le rapport est associé à un contrat, sélectionnez le sous-traitant, puis le contrat associé et les autres informations (équipement, etc..) V 2012 rev

98 Si le rapport fait suite à un préventif planifié (lui même pouvant être associé à un contrat), sélectionner le numéro du bon ou l équipement concerné, Rio fera le reste. V 2012 rev

99 IX. Maintenance Préventive La section «maintenance préventive» vous permet de gérer les fiches de maintenance préventive. Une fiche de maintenance préventive est en quelque sorte un «moteur» qui génère des bons de travaux selon des critères. Ces derniers, décrivant des opérations à effectuer avec un certain nombre de ressources. (main d œuvre, pièces détachées, documents joints, consignes diverses, etc.) Il existe 2 principaux types de déclenchement : - Calendaire - Compteur Il existe également 2 autres possibilités de déclencher un bon de travail. Soit à «L unité», vous pouvez générer un BT à la demande (via la fiche technique d un équipement, onglet Equipement, bouton : créer BT). Soit le déclenchement d un bon de travail suite au dépassement d une mesure relevée. Seuls les bons de travaux sont clôturés (via le rapport d intervention). V 2012 rev

100 A. Création d un bon de travail préventif. Programme «Création d un BT préventif» de la section «Préventif» Un bon de travail préventif (Fiche de maintenance préventive) est similaire à un bon de travail à l exception d un critère de déclenchement. Après avoir identifié l équipement, vous constaterez peut-être qu un onglet «compteur» s est affiché. En effet, le déclenchement d un bon préventif peut être calendaire ou conditionnel (selon un compteur). Si l équipement que vous avez choisi n a pas de compteur déclaré, vous ne pourrez pas utiliser ce critère de déclenchement. Pour déclarer un compteur sur une machine, il vous suffit de faire le relevé de ce compteur (préventif : relevé d un compteur machine). Toutes les autres informations sont facultatives. 1. Quelques précisions a) Onglet «Main D œuvre» Vous pouvez affecter de la main d œuvre, soit une catégorie seule, soit un ou plusieurs intervenants. Dans ce cas, la charge de travail sera alimentée et il vous sera possible de consulter cette charge via les programmes «planning» ou «liste des travaux à effectuer par intervenant». V 2012 rev

101 b) Onglet «pièces Détachées» Les pièces détachées que vous affectez au bon préventif seront automatiquement réservées si vous laissez la case cochée. La réservation s effectuera un certain temps avant l intervention. Ce temps est calculé par le logiciel en fonction du délai de livraison du fournisseur principal, du retard moyen de ce fournisseur et d un délai de sécurité (par défaut 15 jours). Ce paramètre est modifiable avec le programme «Accéder aux informations de paramétrage» du thème «paramétrage», onglet «Stock». Le calcul des réservations se fait au démarrage du logiciel. La réservation est une information visible également depuis la fiche stock d une pièce détachée. V 2012 rev

102 Les gammes. Vous observerez à côté du descriptif un bouton «Gamme». Il s agit des d opérations types prédéfinies. Une opération type est composée d un descriptif, de main d œuvre, de pièces détachées et éventuellement d une «check liste». Le programme permettant la définition d opérations type se trouve dans le thème «Mes Plus» du menu général. L opération type est conseillée si vous avez plusieurs équipements identiques. Vous décrivez une opération type que vous utiliserez ensuite lors de la conception des fiches de maintenance préventive. c) Check liste. Vous pouvez décrire l intervention sous la forme d une check liste, c est à dire d opérations simples qui se suivent. Lors du rapport, l intervenant n aura qu à cocher les opérations réalisées. d) Docs Liées Associées. Vous pouvez associer des documents à la fiche de maintenance préventive. Ces documents seront imprimés ou non lorsque vous imprimerez le bon de travail qui sera généré par cette FMP. e) Onglet «opérations types». L intérêt d utiliser l onglet «opérations type» est qu après avoir créé vos fiches de maintenance préventive avec cette méthode, le logiciel Rio génère des bons de travaux intégrant le descriptif de ces opérations. Si ensuite, vous modifiez une seule de ces opérations type, le système vous proposera de modifier automatiquement tous les bons de travaux issus des fiches de maintenance préventive utilisant ces opérations. Exemple : Phase 1 je créé 3 opérations types, OPB1, OPB2 et OPB3, affectées au groupe d équipement «climatiseur» V 2012 rev

103 Phase 2 : Je crée une fiche de maintenance préventive en y associant les opérations type via l onglet «opérations type» présent dans le formulaire et sans utiliser le bouton «gamme» V 2012 rev

104 Le logiciel RIO va donc générer des bons de travaux qui intègrent les descriptifs. Dans ce cas, on ne récupère pas les pièces des opérations types mais la main d œuvre, la check liste, le descriptif et les consignes de sécurité. Les bons de travaux issus de cette fiche de maintenance préventive intègrent de la façon suivante les descriptif des opérations types : V 2012 rev

105 1 le descriptif et consignes de sécurité est le résultat de la concaténation des 3 descriptifs et consignes avec le nom de l opération en guise de séparateur) 2 la check liste est la concaténation des 3 check liste L intérêt de cette méthode est que si une modification est faite sur une seule des 3 opérations types, le logiciel vous proposera de modifier tous les bons de travaux issus des fiches de maintenance préventives qui intègre cette opération type V 2012 rev

106 Exemple obtenu après l ajout de 2 lignes dans la check liste d Opération 3 V 2012 rev

107 B. Déclenchement des B.T. Préventifs : ce qu il faut savoir 1. Déclenchement calendaire et utilisation du Shadow (a/c version 2011) Le déclenchement calendaire correspond aux travaux à réaliser tous les x (mois, semaines, années). La fonction «shadow» vous permettra d inhiber le déclenchement de certains travaux que vous considérez «inclus» dans d autres. Pour faciliter les explications, nous parlerons de fiches «Maîtres» et fiches «Esclaves». Exemple. J ai pour une extrudeuse, trois opérations de maintenance préventive que je souhaite programmer. Une mensuelle, une trimestrielle et une semestrielle. Je souhaite que La semestrielle soit «Maître» pour la trimestrielle et la mensuelle Je souhaite que La Trimestrielle soit «Maître» pour la mensuelle.. Lorsque j ai créé mes fiches de maintenance préventive, j ai inclus dans la trimestrielle les travaux de ma mensuelle (case «Shadow» cochée).. De même, lorsque j ai créé la fiche semestrielle, j y ai inclus les travaux trimestriels et mensuels (case «Shadow» cochée). Je ne souhaite pas voir dans le planning de doublons. Lorsque la Semestrielle est programmée, je ne verrai ni la trimestrielle, ni la mensuelle. Idem, lorsque la trimestrielle est déclenchée, je ne vois pas la mensuelle. V 2012 rev

108 . Le shadow n est accessible que pour les fiches ayant un déclenchement au mois ou les FMP Compteurs Lorsque le système planifie les bons de travaux, il vérifie si ceux-ci ne sont pas «attirés» par un bon maitre. Si oui, ils ne sont pas programmés.. La zone d attraction est calculée de la façon suivante : (Nombre de mois * 30) / 2 * (1 + coefficient paramétrable) (Paramètre «CoefShadow» de la table param, valeur stockée dans le champ «VN») Un coefficient de diminuera la zone d attraction de 25 % Exemple (sans coefficient) : une fiche esclave dont le déclenchement est «tous les 3 mois», sa zone d attraction sera : 3 * 30 / 2 = 45 jours Un bon de travail issu de cette fiche ne sera pas programmée à une date qui serait a +/- 45 jours d un bon de travail issu d une FMP «maître» V 2012 rev

109 Après avoir créé mes fiches, j obtiens donc une charge de travail comme cet exemple : Que se passe t il lorsque vous clôturez un rapport d intervention issu d une FMP esclave : Exemple : Le logiciel RIO vérifie un paramètre de la fiche maître. Si le paramètre date figée est à oui, Rio ne modifie rien. Si date figée est à non, le logiciel décale tous les autres bons de travaux. J ai, pour mon extrudeuse, clôturé mon rapport d intervention issu de la fiche trimestrielle avec 15 jours de retard. 1 s il existe des bons de travaux issus de la fiche mensuelle antérieurs et non réalisés, le logiciel Rio va soit supprimer l historique ou passer les bons au statut «non réalisé» (paramètrage au niveau des FMP) 2 - Rio va ensuite décaler les bons de travaux issus de la fiche semestrielle de 15 jours ainsi que les autres fiches trimestrielles et enfin les bons issus de la fiche mensuelle seront recalculés. V 2012 rev

110 Que se passe-t-il si je décale un bon de travail issu d une FMP slave Quand vous changez la date d un bon de travail, Rio vérifie si à la nouvelle date, le bon ne se trouve pas dans l ombre d un bon «maître». si c est le cas, le système vous pose la question. Si vous confirmez le déplacement, ce bon de travail sera supprimé. Il est effectivement entré dans la zone d attraction d un bon maitre. V 2012 rev

111 a) Paramètres importants Date figées oui//non : Ce paramètre signifie qu il faut décaler ou non les autres bons en fonction de la date de réalisation des travaux. Exemple : Vous créez un bon préventif qui se déclenche le 15 tous les mois. Si l intervention est réalisée avec un retard de 10 jours, les autres interventions seront décalées de 10 jours si vous avez sélectionné «non» à ce paramètre. Dès que vous quittez le programme, RIO génère les bons de travaux correspondant sur les années ouvertes. Suppression Historique (oui / non) : Indique si le système doit supprimer ou non les bons de travaux antérieurs et non réalisés. Exemple : Une FMP génère un bon tous les 15 de chaque mois. Vous clôturez le bon du mois en cours. Lors de la clôture, le système détecte que d autres BT issus de la même fiche et antérieurs à la date de clôture sont toujours dans les travaux à faire. Ces bons vont être soit supprimés (paramètre = oui) soit passé en «non réalisé» et positionnés dans l historique. Délai : Exprimé en nombre de jours, le délai agit directement sur l alarme TRAVAUX présente dans le menu général. Lors du paramétrage de l alarme (paramétrage des menus individuels, section «paramétrage»), vous définissez un nombre de jours de retard «autorisé» (4 dans cet exemple) V 2012 rev

112 Ce nombre concerne l ensemble des bons de travaux. Le délai correspond donc à une tolérance supplémentaire que vous donnez pour les bons de travaux issus de cette FMP. On peut aisément imaginer que des bons de travaux programmés une fois par an intègre l alarme des travaux en retard avec une tolérance de plusieurs jours. Donc un bt programmé pour le 15 décembre avec un délai de 10 jours n intègrera l alarme des travaux en retard qu à partir du 25 décembre. Onglet «A Prévenir» Vous permet d activer l envoi automatique d un message. Interne et/ou Externe. Exemple. Via Messagerie ou menu général RIO V 2012 rev

113 2. Déclenchement compteur. Il s agit de déclencher une opération toutes les x (heures, pièces, etc.). Vous ne pourrez créer un bon préventif conditionnel que sur un équipement ayant un compteur référencé. L onglet «compteur» n apparaît que si votre équipement a un compteur déclaré. Pour créer un compteur machine, utilisez l un des programmes suivant : - Solution 1 : Section Equipement, programme : Créer, modifier les éléments de l arborescence, positionnez vous sur l équipement puis entrez dans la fiche technique. Sélectionnez l onglet «compteurs» puis, cliquez ensuite sur le bouton «Compteurs». - Solution 2 : «relevé de compteur» du module «Préventif». Après avoir sélectionner un équipement et si celui-ci n a pas de compteurs référencé, RIO vous proposera alors d en créer un. - Solution 3 : Section : Equipements, Programme : définir le temps de fonctionnement des équipements, choisir l équipement en question puis onglet «Temps d ouverture compteur» a- déclenchement automatique. A partir de 3 relevés, RIO calcule une moyenne. En utilisant cette moyenne, le logiciel est en mesure d estimer les dates de déclenchement des bons de travaux préventifs. Dans ce cas particulier, le bon de travail qui est positionné dans le planning est affecté d un état par défaut faisant parti des paramètres. RIO affecte l état «Estimé», pour modifier ce paramètre, utilisez le programme «accéder aux informations de paramétrage», onglet «bon», paramètre : «état d un bon de travail». a) Utilisation du «shadow». Afin d illustrer cette fonctionnalité, prenons un exemple simple. Pour un Equipement X vous souhaitez programmé une inspection toute les 500 heures de fonctionnement et une révision toutes les 3000 heures. Le compteur actuel de cet équipement est de La prochaine inspection est donc prévue à 5500 V 2012 rev

114 La prochaine révision est prévue à Quand vous aurez réalisé l inspection prévue a 5500, le logiciel RIO va estimer la prochaine inspection qui sera déclenchée quand le compteur dépassera les 6000 Heures. Comme le calcul des estimations se base sur l évolution moyenne des compteurs, le logiciel va également estimer la prochaine révision qui en toute logique va être planifiée le même jour que l inspection. Si vous n avez pas activé le «shadow», vous aurez 2 bons de travaux estimés pour le même équipement le même jour, dans le cas contraire, vous n aurez que le bon «maître», dans notre cas, la révision qui sera estimée. On considère dans ce cas que dans la révision sont inclues toutes les opérations de la (ou des) fiches esclaves. Lors de la création des fiches de maintenance, si vous envisagez qu elles soient ensuite «esclaves» d autres fiches de maintenance préventives, pensez à caler le déclenchement afin qu elles puissent se déclencher aux même valeurs. Dans l exemple 1 ci-dessus, une fiche se déclenche toutes les 400 heures et une autre toutes les 1000 Heures On voit bien que pour les 1000 heures, la fiche dont les valeurs apparaissent en noir est décalée. Dans l exemple 2, les «pas», c est a dire les valeurs de déclenchements sont «compatibles». Dans l exemple 1, le fait de clôturer le bon de travail prévu aux 1000 heures V 2012 rev

115 C. Définition d opérations Type Si vous avez des équipements identiques, il se peut que la description de certaines opérations de maintenance préventive soit identique pour tous ces équipements. Vous pouvez alors créer une opération type qui sera ensuite récupérée comme un «copier/coller» lors de la création de vos fiches de maintenance préventive voir lors de la saisie des rapports d intervention. Une opération type permet d enregistrer un déscriptif (check liste, descriptif, consignes de sécurité, main d œuvre, pièces détachées, ) Vous pouvez affecter l opération type à un groupe d équipement. Dans ce cas, elle ne sera disponible que pour les équipements appartenant à ce groupe. V 2012 rev

116 D. Relevé des compteurs machines (manuel et auto). 1. Les relevés manuels. a) La fiche de relevé de compteur. Les relevés de compteurs machines peuvent être organisés via des fiches de relevés. Une fiche de relevé permet de sélectionner un certain nombre de compteurs, d imprimer ensuite un document qui servira de support au relevé. Un programme «Saisie d une fiche de relevé» permet ensuite la mise à jour. Cette mise à jour est suivi d une vérification des fiches de maintenance préventive. Dans cet exemple, 5 compteurs ont été insérés dans la fiche de relevé. Cette fiche est affectée d une désignation «Relevé du premier lundi» Vous obtenez ensuite un document permettant la saisie des compteurs : V 2012 rev

117 2. Importation automatique des compteurs. Il est possible d activer une fonction d importation automatique de compteurs. 2 méthodes sont disponibles a) Utilisation d un fichier Excel. Rio est en mesure de récupérer automatiquement les valeurs stockées dans un fichier Excel. Le document importé doit être sous la forme suivante : 2 colonnes, la première doit contenir le code de l équipement, la seconde la valeur du compteur que vous avez déclaré comme principal lors de la création des compteurs (créer / modifier les éléments de l arborescence, bouton fiche technique, onglet compteur). Pour activer cette fonctionnalité, Lancez le programme «Accéder aux informations de paramètrage» du groupe de fonctions «paramètrage». onglet : Export/import : V 2012 rev

118 Renseignez le répertoire dans lequel se trouvera le fichier d importation puis le nom du fichier sous la forme «Monfichier.xls» (avec l extension). b) Mise à jour des compteurs par processus externe. Vous pouvez mettre a jour directement la table «Compteurs Import» qui se trouve dans la base «Riodata.mdb». la mise à jour de cette table peut etre réalisée par des instructions SQL ou autres. Dans ce cas, le logiciel Rio scrute toutes les minutes l existence d informations dans cette table et le cas échéant intègre les données en générant les bons de travaux si nécessaire. La structure de la table est : le champ numéro auto sera instancié automatiquement le champ «code» correspond au code du compteur le champ «valeur» est un réel simple le champ datevaleur prend la valeur d instanciation par défaut. V 2012 rev

119 E. Analyse des fiches compteurs Fournis un tableau récapitulatif unitaire et mensuel du relevé des compteurs avec leurs écarts sur les douze dernier mois, pour les équipements associés à une fiche de relevé de compteur. V 2012 rev

120 X. Stock L ensemble des fonctionnalités d une gestion de stock se retrouve dans ce thème.. Analyses (historique des mouvements, abc conso, valeur de stock par famille) Catalogue fournisseurs Catalogue pièces détachées Définition des budgets Consultation Inventaire Saisie des entrées sorties Historique des mouvements de pièces A. Introduction Le démarrage de la gestion des stocks peut suivre plusieurs schémas. C est peutêtre la phase la plus longue dans la mise en place d un logiciel de gestion des stocks puisque toute la phase consistant à renseigner le logiciel sur les références magasins peut être laborieuse compte tenu du nombre de pièces détachées. Vous constatez que dans la fiche pièce, vous n avez pas accès à la quantité en stock. Ceci est normal puisqu en théorie, dés lors que vous avez identifié les références magasin, il faut procéder à un inventaire pour partir d une situation juste. Donc, une méthode consiste effectivement à établir une première liste de pièces, d en réaliser ensuite l inventaire et d enregistrer ensuite toute les sorties et les entrées. Une autre consiste à renseigner petit à petit par le biais des commandes ou des rapports d intervention le stock. Puis au bout d un certain temps, de compléter la liste des pièces magasins et ensuite de réaliser l inventaire. Selon votre organisation, vous utiliserez tel ou tel programme pour enregistrer les sorties du magasin. En effet, si il y a une personne s occupant du magasin, le programme «Entrées/sorties» de la gestion des stocks est plus adapté. Si par contre, les sorties de pièces sont enregistrées par les intervenants maintenance, le programme «rapport d intervention» avec pièces sera alors plus adapté. V 2012 rev

121 B. Gestion des stocks : Paramètres et démarrage Pour démarrer la gestion des stocks, il faut créer les pièces détachées. Notez que la création des pièces peut se faire lors de la saisie des rapports d interventions et des commandes/ demandes d achats. Le seul paramètre à configurer pour la gestion des stocks concerne les magasins. Si vous n avez qu un seul magasin de stockage (les pièces ayant leurs propres emplacements à l intérieur de celui-ci), vous n avez aucun paramètre à changer. Si vous voulez gérer plusieurs magasins, vous devez le signaler dans le programme de paramétrage, onglet stock. C est également à cet endroit que vous pourrez enregistrer le nom des différents magasins que vous souhaitez gérer. C. Catalogue pièces détachées. Le programme «catalogue pièces détachées» vous permet de créer / modifier / visualiser les pièces. 1. Créer une nouvelle pièce détachée. A l ouverture de l écran, le logiciel vous positionne sur la dernière fiche visualisée. Pour créer une nouvelle pièce, cliquez sur le bouton «Nouvelle pièce» situé en bas de l écran. Pour exister, une pièce doit obligatoirement avoir un code, une désignation et d une famille. Néanmoins, sachez que lors de la recherche des pièces détachées (en passant une commande, en saisissant un rapport d intervention, en préparant un bon de travail, etc.) vous pourrez toujours effectuer une recherche en utilisant tout ou partie du : Code, Désignation, Référence constructeur, Référence fournisseur. (Cf. page 19), chapitre sur les aides à la recherche. Il est donc important que la désignation de la pièce soit la plus précise possible. Evitez par exemple de n écrire que roulement mais précisez le type. V 2012 rev

122 Le code (obligatoire et unique) Longueur variable de 1 à 200 caractères alphanumériques (lettres et chiffres). Si vous n avez pas encore de codification existante, utilisez une codification mnémotechnique. Exemple : une pièce électrique pourrait être codifiée E suivi d un numéro. Ce numéro peut vous être donné automatiquement par le logiciel. Il vous suffit après avoir saisi une «Racine de code» de cliquer sur le bouton «baguette magique» situé à droite du champ «Code». Il n existe aucune méthodologie figée pour la codification des pièces détachées, mais le rappel sous forme d une ou deux lettres du type de pièce (famille) éventuellement complété d une ou deux lettres pour la sous-famille peut s avérer utile à l usage. Ex : ELCT :Famille électrique, sous-famille contacteur. Désignation. Alphanumérique d une longueur maxi de 255 caractères. La désignation de la pièce caractérise celle ci. Conseils : préférez les saisies en minuscules car les listes faisant apparaître les pièces détachées seront beaucoup plus lisibles. Vous pouvez d ailleurs automatiser le passage en minuscule des libellés (valeur par défaut). Programme «paramétrage», «accéder aux informations de paramétrage», onglet DI/Environnement. Famille/sous-famille. La famille est obligatoire. Dans le principe, elle permet d organiser votre stock selon des catégories de pièces (mécanique, électrique, consommable, etc...). V 2012 rev

123 La notion de famille est importante puisqu elle est utilisée dans beaucoup d écrans comme critère de filtre ou de tri. Exemple : lorsque vous faites un inventaire, vous pouvez ne préparer et réaliser que l inventaire des pièces appartenant à telle famille./sous-famille. Centre de charge En rapport avec les imputations analytiques (budgets). Cette information est facultative. Si lorsque vous commandez une pièce, vous savez qu elle est toujours imputée au même centre de charge, vous pouvez le définir à cette endroit. Ceci vous évitera une saisie ou un oubli au moment du passage de la commande/demande d achat. Réparables Les réparables sont des éléments qui ont la double «identité». Parfois pièces détachées du magasin ils sont aussi des éléments de l arborescence sur lesquels vous pourrez faire des rapports d interventions. Ils auront leurs propres historiques voir leurs propres pièces détachées spécifiques. Ces éléments peuvent avoir des «états». Certains états sont gérés automatiquement par le logiciel. (Monté, disponible, à réparer). Il existe deux possibilités pour déclarer un élément réparable. a) Création d un élément réparable par l arborescence. Vous créez cet élément comme sous niveau de la machine, (ne pas utiliser le bouton pièce spécifique mais le bouton accès à.. de. ). Une fois que cet élément est créé dans l arborescence, vous accédez à sa fiche technique et vous cochez la case «Réparable». Rio va alors créer une correspondance dans les stocks. Il va vous proposer le code et la désignation, complétez le reste. Rio mettra automatique le statut de «monté» à cet élément. b) Création d un élément réparable par le stock. Après avoir créé la pièce détachée ou en vous plaçant sur une des fiches existantes, il vous suffit de cocher la case «réparable». Rio génère automatiquement une correspondance dans l arborescence. Cet élément sera automatiquement placé dans la branche «stock réparable», et «sous-branche» de sa famille. Si vous voulez ensuite affecter cet élément réparable à un équipement, vous êtes obligé de faire un rapport d intervention sur l équipement en y affectant la pièce. Rio va automatiquement déplacer cet élément dans l arborescence pour l affecter à l équipement concerné. Si sur cet équipement, le logiciel détecte qu il y a déjà un réparable de «monté», il vous propose de cocher le ou les éléments qui sont à V 2012 rev

124 enlever. Ces éléments réintègre la banche «stock réparables» de l arborescence avec un icône particulier vous montrant qu ils sont à réparer. 2. L onglet stock. Unité de stockage. Par défaut, le logiciel vous affiche «pièce». Une distinction est faite entre l unité de stockage (d utilisation) et l unité d achat (onglet : fournisseur). Le logiciel réalisera automatiquement les conversions. Exemple : vous utilisez à la pièce mais vous achetez par sachets de 10. Stock d alerte stock maximum. Le stock d alerte est utilisé par le logiciel pour déterminer si une pièce est à commander ou non. RIO compare le stock actuel + la quantité en commande le stock réservé. Adresse de stockage. Il s agit de l endroit physique où est stockée la pièce (gisement) Informations sur le fournisseur principal. Uniquement en consultation, il s agit des informations relatives au fournisseur principal déclaré avec l onglet «fournisseurs».. 3. Onglet Fournisseurs. Vous permet de définir pour la pièce plusieurs fournisseurs. Pour chacun d entre eux, vous pouvez enregistrer la référence, le prix d achat, le délai de livraison et le minimum d achat. Le minimum d achat sera utilisé dans les propositions de commandes, puisque le logiciel en tient compte dans ses calculs. Notez : si vous saisissez un code qui n existe pas, RIO vous proposera de créer ce fournisseur. N.B. les prix d achat exprimés dans cet onglet sont fonction de l unité d achat. Attention à la conversion avec l unité de stock (c est à dire l unité d utilisation). Ex : de l huile : l unité de stockage serait le litre (lorsque vous enregistrez une consommation, une sortie de pièce, vous l exprimez en litre) donc le pmp (prix moyen pondéré) est exprimé en fonction de l unité de stockage. Si l unité d achat V 2012 rev

125 est par ex le bidon de 104 Litres, lors de la création de cette unité, vous donnerez le coefficient (1 bidon de 104 L = 104 Litres) et lors de la réception des pièces, le logiciel divisera le prix d achat par 104 pour établir le nouveau pmp. 4. onglet Equipement. Il s agit de la liste des machines sur lesquelles cette pièce se retrouve. Cette liste se complètera automatiquement par le biais des rapports d interventions. 5. onglet Mouvements. Consultation de toutes les entrées et les sorties avec les informations qui s y rattachent. Chaque entête de colonne peut servir de critère de tri. Pour les sorties, un clic sur le numéro de BT et vous visualisez le bon de travail concerné. 6. onglet Plan. Liaison avec un document externe format standard (pcx, bmp, jmg, wmf,mp3,etc.) 7. Onglet Panier Code Barre Liste les paniers dans lesquels se trouve la pièce (date de sortie, heure et nom du technicien) 8. L onglet Infos sup. Cet onglet vous permet :. D affecter des informations techniques de toute nature (texte, date, lien hypertexte, numérique). Notez l intérêt du lien hypertexte. Il peut s agir du nom d un fichier Word, Excel, ou autre, mais aussi d une adresse internet. (un double clic sur cette zone générera l ouverture du document ou l accès au site le cas échéant).. De spécifier les pièces de remplacement, pièces de substitution. La notion de réciprocité permet de savoir si une pièce X peut être remplacée par une pièce Y et inversement. - De spécifier les pièces associées. Exemple : lorsque vous passez la commande d une pièce X, vous devez systématiquement commander également une ou deux autres pièces qui sont techniquement nécessaires. Cette information vous sera utile au moment de passer les commandes. En effet, lorsque vous passerez la commande d une pièce pour laquelle vous avez défini des V 2012 rev

126 associations, RIO vous en informera et vous permettra même de récupérer automatiquement ces pièces. - Consommation prévue : consultation uniquement. RIO se base sur les prévisions de consommations compte tenu de tous les bons de travaux planifiés. D. Onglet Autres Sites Cet onglet ne concerne que l option «Multisite». cette option lorsqu elle est activée, de consulter le stock d autres sites. Les pièces détachées que vous souhaitez pouvoir consulter doivent avoir une «référence commune». En effet, votre code utilisateur n est pas obligatoirement le même que pour d autres sites. Dans cet exemple, le stock du contacteur est consultable sur 2 autres sites. On y distingue le nom du site, le code utilisateur de chacun des sites, le stock actuel et le nom ainsi que le prix du fournisseur principal. La seule contrainte pour activer cette fonction est d avoir une connexion internet. E. Onglet Notes/Specif Zones de texte qui seront reprises ou non sur certains modèles de bon de commande. Exemple «commande maintenance» V 2012 rev

127 Catalogue fournisseurs. Pour exister, un fournisseur doit avoir un code et un nom. Les autres informations sont facultatives. 1. Informations générales La langue. Si vous avez des fournisseurs étrangers, la langue peut avoir son importance si vous utilisez les demandes de prix. En effet, le texte qui apparaît lors de la création des demandes de prix est fonction de la langue du fournisseur. Ce texte se paramètre avec le programme «accéder aux informations de paramétrage», onglet «Stock». Les contacts. Sur l écran fournisseurs, vous observez deux contacts possibles. Vous avez la possibilité d en avoir plus de deux. Pour ajouter de nouveaux contacts, double cliquez sur une des deux zones «contacts». V 2012 rev

128 2. Onglet Informations commande Mode de livraison, Taux de TVA, Devise, Conditions de paiement sont des informations qui seront automatiquement récupérées lors de la création des commandes. Exécutez un double clic sur ces zones pour modifier ou ajouter de nouvelles données. 3. Onglet détails commandes. Cet onglet vous permet de visualiser le détail des commandes soldées et en cours. Cliquez sur la commande pour accéder aux détails. 4. Onglet Catalogue Pièces. Ces informations sont mises à jour automatiquement lorsque dans la fiche pièce vous y avez affecté un ou plusieurs fournisseurs. De même, lorsque vous enregistrez une commande, le logiciel vérifie que l association pièces/fournisseurs existe sinon elle est créée. Notez que vous pouvez à cet endroit modifier certaines informations. 5. Onglet cumuls et stats. Informations de consultation uniquement. Elles sont mises à jour lors de la saisie des livraisons. Le retard moyen est utilisé dans le calcul des réservations pièces. V 2012 rev

129 F. Les budgets. Grâce au programme «Définition des budgets, consultation», vous pourrez suivre de manière précise l engagé (commandes en cours), le livré (commandes reçues) en comparaison avec un prévisionnel que vous pouvez enregistrer..le facturé n est pas disponible dans cette version du logiciel. Lorsque vous créez une commande, celle ci peut être affectée à un centre de charge aussi appelé budget. Pour créer une nouveau centre de charge, complétez simplement la liste avec un code et une désignation. Dans ce premier écran, vous pouvez : 1 créer ou modifier le code et le nom des centres de charges. 2 voir le détail correspondant aux sommes indiquées (Total engagé et total livré) en exécutant un double clic. Vous obtenez ainsi la liste des lignes de commandes concernées. 3 Accéder aux détails des budgets. En cliquant sur le bouton situé à droite de chaque ligne, vous accédez à un deuxième tableau vous permettant d affiner votre budget mois par mois et de consulter le détail de chacune des sommes (engagé et livré). V 2012 rev

130 C est date d affectation budgétaire qui est utilisée pour l affectation de l engagé. C est la date de livraison (saisie lors de la livraison) qui est utilisée pour l affectation du livré. V 2012 rev

131 G. Inventaire Point de départ d une gestion précise du magasin, l inventaire est le premier moyen pour mettre à jour le stock initial. L écran d inventaire vous permet de créer des préparations. Il s agit de listes de pièces détachées répondant à certains critères que vous aurez définis. Il est très rare de faire en une seule fois l inventaire de tout le stock. Vous pouvez donc créer des préparations en fonction de la famille, sous-famille, magasin (gestion multi-magasins). Vous pouvez également filtrer selon le pmp, la date de dernier mouvement et l adresse de stockage. NB : Dés lors que vous avez préparé une liste de pièce pour l inventaire, que vous l avez imprimé, il ne faut plus réaliser de mouvements pour ces pièces tant vous vous n avez pas relever la quantité sur la feuille d inventaire. Une fois, ces quantités relevées, vous pouvez recommencer les entrées/sorties de vos pièces même si vous n avez pas enregistrer dans la GMAO les résultats. RIO utilise les écarts pour la mise à jour et non la quantité relevée. V 2012 rev

132 Lorsque vous avez saisi un inventaire, vous avez la possibilité de :. Mémoriser votre saisie sans la mise à jour du stock (bouton sortie). Valider votre inventaire avec mise à jour du stock (bouton Fin et Mise à jour du stock). Les écarts sont automatiquement mémorisés dans les mouvements de pièces comme des sorties ou des entrées (selon le sens de l écart). Affectation des écarts. Dans le cas d un écart correspondant à une sortie (quantité théorique en stock supérieure à la quantité relevée), vous pouvez souhaiter affecter cet écart à un équipement (cas d une pièce très spécifique qui ne peut être utilisée que pour une machine bien précise par exemple). Pour affecter l écart, après avoir saisi la quantité relevée et si celle ci est inférieure à la quantité théorique, exécutez un double clic sur la zone «Relevée». La case à cocher situé à droite, vous permet de savoir si l écart a déjà été affecté. Pour modifier ou supprimer une affectation, exécutez un double clic. V 2012 rev

133 Rio vous propose alors un écran vous permettant d affecter cet écart. La liste des équipements dont cette pièce est spécifique apparaît sous forme de liste. Exécutez un double clic sur le code ou la désignation de l équipement ou sélectionnez cet équipement en utilisant le système de recherche. Cet écart d inventaire sera non seulement intégré dans les mouvements comme une rectification d inventaire et il sera valorisé sur l équipement que vous aurez affecté. Aucun bon de travail n est créé et l affectation ne sera prise en compte que lors de la validation de l inventaire. Lors de l impression, le logiciel RIO vous proposera 3 types d éditions.. simple. avec le stock théorique mais sans les écarts. complet (stock relevé, stock théorique, écarts valorisés). V 2012 rev

134 H. Analyses du stock. (ABC consommation, mouvements) 1. Analyses (ABC Conso) Le programme «Analyses» se trouvant dans la partie stock vous permet après une sélection sur les pièces et sur une période d obtenir : 1 deux tableaux classés des consommations en valeurs et en quantités 2 L historique des mouvements en entrée et/ou en sortie 2. Consultation des sorties magasins Programme : consultation des sorties de pièces détachées. Cette fonction vous permettra d obtenir la liste des pièces sorties du stock pour un quelconque niveau de l arborescence et pour une période déterminée. Les Etats sont valorises. V 2012 rev

135 I. la valeur du stock : Etat et évolution 1. Etat Programme «Valeur du Stock». Sélection possible sur la famille ou la sous-famille. Ce premier écran fournit une image à un instant T de la valeur du stock. La valeur est calculée de cette façon «pmp * Qté en stock» Utilisation de la table de dépréciation. Le logiciel Rio vous permet d affecter une table de dépréciation. Cette table se renseigne en cliquant sur l icône situé à gauche de la calculatrice. V 2012 rev

136 Dans cet exemple, le prix des pièces dont la date d entrée est comprise entre maintenant (borne et maintenant 365 jours sera affecté du coefficient 1. Entre 366 jours et 720 jours, le logiciel prendra 50 % du prix, etc inf) Exemple : Hypothèse date du jour : 12/06/06 Quantité en stock de la pièce : 5 Grille de dépréciation mentionnée ci-dessus. (Les entrées réalisées depuis le 12/06/05 sont valorisées à 100 % Les entrées faites entre le 12/06/04 et 11/06/05 sont valorisées à 50 % Etc ) Calcul Mouvements Calcul Valeur Date Désignation Qté Prix unitaire 1 1 * 15 = 15 * 100 % 15 01/05/0 6 Livraison Commande Aucun calcul 01/01/ * 17 = 34 * 100 % 1 1 * 20 = 20 * 50% 1 * 19 = 19 * 10% Valeur du stock de cette pièce 34 01/09/ /05/0 5 1,9 10/02/ Entrée en stock suite Inventaire Livraison Commande Entré hors commande Livraison commande Valeur Minimum : La valeur minimum est comparé au prix de chaque mouvement. Dans le tableau précédent, une valeur minimum de 20 aurait comme répercution de ne pas intégrer le dernier mouvement (10/02/04). Le stock de la pièce serait donc de 5 et non 6 pour une valeur totale de = V 2012 rev

137 2. Variation de la valeur du stock L onglet «Variation» fournit sur une période choisie la valeur du stock initial, la somme des entrées, la somme des sorties et la valeur final du stock ainsi que le pourcentage de variation (delta : (b-a) / a). Vous choisissez la date de début, date de fin. N oubliez pas de cliquer sur la calculatrice afin d exécuter le traitement. V 2012 rev

138 l onglet «graphique» représente ces données sous forme graphiques J. Imprimer la liste des pièces et la valeur du stock. Si vous ne souhaitez pas une liste détaillé (avec toutes les références pièces), utilisez le programme «valeur du stock» du module «stock». Pour imprimer une liste valorisée du stock avec toutes les références pièces, procédez comme suit : 1 allez dans catalogue pièces du menu Stock 2 cliquez sur «recherche pièce» 3 - faites votre sélection (famille, sous-famille, fournisseurs, etc.) 4 cliquez sur «imprimer» V 2012 rev

139 K. Imprimer une liste de pièces détachées. Vous pouvez également imprimer une liste de pièces détachées selon de multiples critères. Utilisez le programme «catalogues pièces détachées», cliquez ensuite sur le bouton situé en bas de l écran «Recherche pièce». Utilisez la partie gauche de l écran afin de ne sélectionner que les pièces selon les critères souhaités. Vous pourrez ensuite dans la partie droite utiliser la touche «Ctrl» afin de réaliser une sélection multiple. Exemple : je ne veux imprimer que quelques-unes des pièces affichées dans la partie droite, je laisse la touche «Ctrl» enfoncée, puis je clique sur les différents code de mon choix et enfin je clique sur l imprimante située en bas. L. Cumuls des sorties pièces par imputations. Si vous utilisez le programme «entrée /sortie» du module stock, vous remarquerez que les sorties pièces peuvent être affectées à une imputation analytique. Le programme «cumuls sortie pièces par imputation» vous permettra de visualiser les cumuls sous formes d un tableau et d un graphique M. Saisie d entrées / Sorties. V 2012 rev

140 Le programme «entrées. / Sorties» se trouvant dans le module stock permet de répondre à certains besoins spécifiques. Théoriquement, les sorties de pièces détachées sont enregistrées via les rapports d intervention sauf dans le cas ou vous avez un personne (un magasinier) seule habilitée à gérer le magasin et donc enregistrer les sorties de pièces. Dans ce dernier cas, les sorties seront effectivement enregistrées grâce à ce programme. Les entrées en stock sont théoriquement enregistrées par le biais des livraisons du module achat. Les entrées ne faisant pas l objet d une livraison (retour en magasin ou autre) seront effectivement enregistrées par la saisie d entrées/sorties. Quelque soit le type de mouvement, la première opération à effectuer est d identifier la pièce. Ensuite vous déterminez si c est une entrée ou une sortie. Notes. Les sorties doivent obligatoirement être affectées soit à : Un bon de travail existant Un équipement ( dans ce cas, Rio va créer automatiquement un bon qui sera clôturé ou non selon le paramètre que vous aurez mis dans «paramétrage», «accéder aux informations de paramétrage», onglet «Stock», paramètre : «Faut il clôturer les bons qui sont générés par le stock en sortie de pièces?». Une imputation analytique. V 2012 rev

141 XI. Les Achats A. Présentation générale du module achats. Le module achat va vous permettre de : - Connaître les pièces qu il faut commander.. - Générer les demandes d achats/bons de commandes et les modifier. - Créer des demandes de prix. - D enregistrer les livraisons (Mise à jour du stock). - Connaître les commandes en cours. - D éditer une relance fournisseur. Quelques explications de bases.. Les pièces à commander. La liste des pièces à commander. Le logiciel RIO se base sur cette méthode de calcul : Stock actuel + commandes en cours réservation, ce résultat est comparé au stock d alerte. S il est inférieur, la pièce est à commander. La quantité qui vous est alors proposée tient compte du stock maxi, du conditionnement et de la quantité minimum d achat que vous avez déclarée dans la fiche pièce.. Les commandes/demandes d achats. La différence entre commande et demande d achat ne tient que dans le titre du document. Le principe de gestion est identique puisqu au niveau informatique c est la même chose.. Les livraisons. Lorsque vous enregistrez une livraison, le stock est mis à jour ainsi que les budgets et les mouvements. Si, lorsque vous avez créé la commande, celle ci a été affectée à un bon de travail ou à un équipement et que pour ce bon de travail, il y avait une personne concernée, cette dernière recevra automatiquement un message l informant de l arrivée des pièces détachées. V 2012 rev

142 B. Création / Modification de commande Concernant la modification de commande, aucune particularité ne nécessite un descriptif détaillé. Les manipulations restant les mêmes que lors de la création. Deux méthodes sont possible 1 ère Méthode : Choisir le fournisseur puis saisir les pièces que vous souhaitez ajouter à la commande. Dans ce cas, un clic sur le bouton «Catalogue pièce» situé en bas vous affiche une aide afin de choisir parmi les pièces référencées chez ce fournisseur. 2 éme Méthode : Choisir directement une pièce détachée, uniquement dans le cas où vous utilisez la zone de recherche multicritère (jaune). Si vous cliquez sur le bouton «catalogue pièce», cette fonctionnalité n est pas active. En choisissant directement une pièce détachée, si celle-ci est référencée dans le stock avec un fournisseur principal, le nom et les coordonnées de celui-ci seront automatiquement récupérés. Cette V 2012 rev

143 méthode permet de commander une pièce détachée sans se soucier de la recherche du fournisseur. Etape 1 : sélection du fournisseur. Etape 2 : Sélection des pièces détachées à commander. Lorsque vous cliquez sur le bouton «catalogue pièces», le logiciel vous propose dans un premier temps les pièces détachées connues chez ce fournisseur. Notez que pour chaque pièce, vous pouvez consulter des informations complémentaires (quantité en stock, en commande, réservée, etc..). Si la pièce que vous souhaitez commander n existe pas, deux solutions : 1 vous souhaitez créer cette référence dans le stock. Saisissez un nouveau code, le logiciel vous proposera de créer cette référence. 2 vous ne souhaitez pas créer cette référence, saisissez directement la désignation et les autres informations. 1. La commande et ses affectations. a) L affectation budgétaire. Facultative, l affectation budgétaire permet de suivre l engagé, le réalisé. Si votre commande n a qu une seule affectation budgétaire, utilisez la zone située en haut à droite de l écran. Après la saisie d un centre de charge, l ensemble des lignes se retrouve affectée. Vous pouvez néanmoins affecter chaque ligne de la commande d une imputation différente. Pour ce faire, exécutez un double clic sur la ligne ou utilisez le bouton «détails imputation/ ligne». Vous aurez alors la possibilité d affecter chaque ligne à des éléments différents. La date d affectation budgétaire. En relation avec la gestion des budgets, cette date vous permet par exemple de passer une commande en fin de mois mais de ne l affecter au niveau du budget que le mois suivant. b) L affectation technique (bon de travail ou Equipement). Une commande peut également être affectée à un équipement ou directement un bon de travail. Il est fréquent de voir le gestionnaire du magasin passer une commande parce qu il faut réaliser une intervention sur une machine nécessitant le changement d une pièce qui n est pas en stock. V 2012 rev

144 Vous pouvez donc choisir un bon existant ou un élément de l arborescence. Dans ce dernier cas, le logiciel peut générer un bon de travail sur lequel sera réservée la pièce détachée. Un onglet supplémentaire apparaît en haut de l écran pour vous permettre de donner quelques informations supplémentaires sur ce bon, notamment, la personne concernée. Sachez que si vous notez la personne concernée, elle sera automatiquement avertie lors de la livraison par un message système qui sera déposé dans la messagerie du menu général. 2. Impression du bon de commande intégration du logo. Intégration possible d un logo qui sera repris sur le «bon de commande avec logo» présent dans la version. Pour intégrer un logo, utilisez le programme : «modification d information sur votre société» qui se trouve dans les utilitaires. Un simple «copier/coller» suffit pour insérez un document. Utilisé dans le document «bon de commande logo» V 2012 rev

145 3. Ajouter un état à une liste existante Conditions nécessaires avec la version Rio (Access 2000): avoir une licence de Microsoft Access 2000 / 2002 / Avec la version Rio 2007 disponible a/c 10/10/06) : avoir une licence Microsoft Access 2003 ATTENTION : pour la version 2000 du logiciel d RIO, il est préférable de faire ces manipulations à partir de Microsoft ACCESS Bien que compatible, la modification d état à partir de MS-ACCESS 2003 génère des temps de traitements parfois long lorsqu il s agit d importer les états voir des ruptures. Si vous utilisez MS Access 2003, nous vous conseillons de faire une sauvegarde du fichier Rio.mdb (bien qu il soit présent sur votre CD et/ou téléchargeable depuis notre site internet Le logiciel RIO vous permet dans un bon nombre de cas d ajouter des documents. Lorsque vous imprimer un bon de travail ou un bon de commande, vous avez toujours le choix dans une liste de différents type de documents. Dans l écran d impression, vous avez un bouton situé en haut à droite «ajouter un Etat» vous permettant d ajouter à la liste un autre document. V 2012 rev

146 Le document que vous aurez ajouter se placera dans la liste des documents imprimables. Il sera plus facile de partir d un document existant et d en modifier la présentation et/ou le contenu que de créer un nouveau document. Néanmoins la création d un nouveau document est possible mais nécessite une meilleure connaissance de l environnement de Microsoft Access. Pour illustrer ce chapitre, prenons un exemple précis. Nous souhaitons ajouter un bon de commande. Etape 1 : Sélectionner le document qui se rapproche le plus du document que l on souhaite réaliser. Lors de l impression d une commande le logiciel RIO affiche une liste de choix. Cette liste présente des noms de documents que vous pouvez modifier. A chaque nom de document correspond dans la base Rio.mdb le nom d un état. a) Tableau de correspondance pour les commandes Nom du document (interface utilisateur) Commande modèle 3, 3 langages Commande Portrait Nom de l état dans la gmao Commande Type 1 (3 Langages) Commande type 1 Ml Commande Type 3 Commande Type 2 Commande Avec Bon de travail Commande Avec BT Commande Type 4 Commande type 3 Commande avec Logo Commande Avec Logo Nom du sous-état associé Lignes Commande type 1 (3 languages) Lignes Commande type 1 Ml Lignes Commande type 1 Euro Lignes Commande avec BT m2 Lignes Commande avec BT Lignes Commande avec BT V 2012 rev

147 Commande Avec Logo Type 2 Commande maintenance Commande Avec Logo Type 2 Commande maintenance Lignes Commande avec BT CM Lignes Commande type 1 Euro Vous pouvez en règle général obtenir facilement le nom de l état associé dans la base en utilisant l ascenseur «horizontal» de cette liste. En utilisant l ascenseur horizontal, vous visualiserez le nom des états correspondants dans la base Rio.mdb. Etape 2 : Démarrez Microsoft Access et ouvrez la base «mesmodifications.mdb» fournit avec le logiciel Rio. Importez dans cette base le / les états nécessaires. Dans notre exemple, on imagine vouloir modifier l état «Commande avec Logo». nous allons donc importer dans la base «Mesmodifications.mdb» les deux états «Commande Avec logo» et «Lignes Commande avec BT» (cf tableau de correspondance), ce dernier étant un sous-état. Etape 3 : Modifications de l état V 2012 rev

148 Vous apportez toutes les modifications souhaitées à votre état. Vous devez changer le nom de l état que vous modifier. Dans notre exemple nous avons ajouté des informations textes dans l état «Commande Avec logo». Nous avons rebaptisé cet Etat en «Macommande». Aucune modification n a été apportée au sous-état. Il est néanmoins nécessaire de l importer car il faut pouvoir compiler le projet. Cette compilation ne pourra pas se faire si le sous-état n est pas dans la base. Etape 4 : Importation de l état Cette dernière étape consiste simplement à importer le document modifié dans la gmao. Démarrez le logiciel Rio, allez jusqu à l écran permettant l impression et cliquez sur le bouton «ajouter un Etat», sélectionnez votre base puis votre Etat. Quittez la GMAO et redémarrez là. Le document «macommande» fait partie de la liste des états imprimables. Si après importation vous souhaitez apporter des modifications au document, vous pourrez le faire directement dans l état du «Rio.mdb». il vous faut dans ce cas, démarrer MS Access, ouvrir le fichier Rio.mdb. Au menu général, appuyez sur la touche de fonction F11 (pour pouvoir accéder aux objets de la base) Quittez la gmao, redémarrez MS ACCESS et laissez la touche Shift enfoncée au démarrage de Rio. Vous aurez alors accès à tous les objets de la base. Une fois les modifications effectuées, nous vous conseillons de démarrer RIO, au menu général, appuyer sur la touche de fonction F12 (pour empêcher d accéder aux objets) V 2012 rev

149 les différents états «commandes». modifications et ajout. Si vous souhaitez ajoutez un autre document à la liste des commandes, utilisez le bouton «ajouter un état». Nom du document (interface utilisateur) Commande modèle 3, 3 langages Commande Portrait Nom de l état dans la gmao Commande Type 1 (3 Langages) Commande type 1 Ml Commande Type 3 Commande Type 2 Commande Avec Bon de travail Commande Avec BT Commande Type 4 Commande type 3 Commande avec Logo Commande Avec Logo Type 2 Commande maintenance Commande Avec Logo Commande Avec Logo Type 2 Commande maintenance Nom du sous-état associé Lignes Commande type 1 (3 languages) Lignes Commande type 1 Ml Lignes Commande type 1 Euro Lignes Commande avec BT m2 Lignes Commande avec BT Lignes Commande avec BT Lignes Commande avec BT CM Lignes Commande type 1 Euro V 2012 rev

150 C. Création de demandes de prix Deux options sont disponibles pour générer les demandes de prix. D une part le programme «Demandes de prix» situé dans le groupe d options «achats» ou le programme «liste des pièces à commander» situé dans le même groupe. 1. Création des demandes de prix. D une utilisation très simple, ce programme permet de générer les demandes de prix en sélectionnant d une part les fournisseurs et d autre part les pièces détachées. 1 Sélectionnez le ou les fournisseurs auxquels vous souhaitez envoyer la demande de prix. 2 Choisissez les pièces détachées, soit en cliquant sur le bouton Catalogue pièces situé en bas de l écran, soit en utilisant la zone «jaune» de recherche. Positionnez-vous sur le fournisseur pour obtenir directement la liste des pièces référencées chez lui dans le catalogue V 2012 rev

151 2. Imprimer / envoyer la demande de prix Cliquez sur le bouton «imprimer / envoyer». Le logiciel vous propose un écran dans lequel toutes les demandes qui n ont pas encore été envoyées ou imprimées sont proposées. Vous pouvez choisir le modèle de document (par défaut le modèle sera «demande de prix Modèle 3» V 2012 rev

152 Exemple : demande de prix Modèle 3 (pour intégrer votre logo, cf page 143) V 2012 rev

153 Lorsque les fournisseurs ont des mails connus, le logiciel vous propose d envoyer la demande de prix par messagerie. Vous pouvez néanmoins sélectionner l imprimante comme destination. 3. Revenir sur une demande de prix pour la modifier / ré éditer. Les demandes de prix sont accessibles via le programme «Fournisseurs» du module «stock». Positionnez-vous sur la fiche du fournisseur en question, puis sur l onglet «demande de prix» vous pourrez modifier le contenu d une des demandes de prix afin de la rééditer / réexpédier. 4. Transformer une demande de prix en Commande/demande d achat. Lors de la création d une commande, après avoir sélectionné un fournisseur, le logiciel vous informera si il y a des demandes de prix en cours pour ce fournisseur. Un bouton situé en bas de l écran des commandes est alors rendu visible et vous permet d accéder à la liste des demande de prix en cours et de rapatrier les pièces qui en font l objet. D. Liste des commandes en cours. Ce programme vous permet d obtenir la liste des commandes en cours et d en visualiser les détails en exécutant un double clic sur la commande concernée. Tant qu une commande n est pas complètement soldée, elle apparaîtra dans cette liste. Un double clic sur le numéro d une commande et vous passez en mode modification E. Proposition de commandes Permet d obtenir la liste des pièces qu il faut commander (calcul réalisé en fonction de la quantité en stock, de la quantité en commande et des réservations. Le tout étant comparé au seuil d alerte que vous avez défini pour chaque pièce. Vous pouvez visualiser le détail de chaque proposition en cliquant sur «détails». Vous obtenez ainsi la liste des pièces faisant l objet de la proposition dans la partie basse de l écran. V 2012 rev

154 Pour générer une commande/demande d achat à partir des propositions, cliquez sur le bouton «demande d achat/code». Le logiciel ouvre l écran de création de commande en intégrant l ensemble des informations connues (coordonnées fournisseurs, référence pièce, prix, délai, etc. ) F. Relance fournisseurs Permet d obtenir la liste des commandes dont le délai de livraison est dépassé. Notez que vous pouvez modifier la date limite ce qui permet éventuellement de connaître les commandes qui seront en retard prochainement. Paramétrage de la relance automatique des commandes. Lorsque vous créez une commande, vous pouvez désormais activer une fonction de relance automatique. Le logiciel Rio enverra donc automatiquement un mail 2 jours après la date théorique de réception. Si dans votre texte de relance vous souhaitez faire référence au numéro de commande, utilisez ### Cette séquence sera automatiquement remplacée lors de l envoi du mail par le numéro de commande. V 2012 rev

155 G. Saisie de livraison Suite logique, ce programme permet d enregistrer les livraisons. Les livraisons peuvent être - partielles (le logiciel gère alors des reliquats et la commande ne sera pas soldée). - Totales :si l ensemble des pièces commandées est reçue, vous avez un bouton situé en bas de l écran vous permettant de réaliser la réception en un clic ; - Partielles et soldées. Exemple : vous avez commandé 4 pièces, vous n en recevez que 3 mais vous savez que la commande peut être considérée comme soldée parce que vous ne recevrez jamais la dernière pièce. Dans ce cas, il vous suffit de cocher la case «soldée» située à droite de chaque ligne. Enfin, vous pouvez aussi enregistrer une réception supérieure à la quantité commandée. Dans tous les cas les stocks et les budgets sont mis à jour. Notez qu il vous est possible d enregistrer le numéro de BL (bon de livraison). En exécutant un double clic sur la zone Numéro de BL, le logiciel génère automatiquement un numéro. Prix et référence fournisseurs seront également mis à jour si vous réalisez des modifications lors de la livraison. V 2012 rev

156 H. Modification d une livraison. Vous avez la possibilité post-livraison de modifier la quantité reçue ainsi que le prix de la réception. Cette modification est sujette au contrôle suivant : la pièce n a pas du faire l objet d un inventaire entre la livraison et la date de modification. Pour modifier une livraison, exécutez le programme «Historique de toutes les commandes» (Section Achats). Sélectionnez la commande (double clic), puis sélectionnez la ligne de commande (double clic). Vous obtenez dans la partie basse la liste des lignes de livraisons. Exécutez de nouveau un double clic sur le numéro (#). Vous obtenez un écran qui vous permet de modifier le prix ou la quantité. Si vous modifiez la quantité : Le logiciel modifie la quantité reçue et ajoute en enregistrement dans la table mouvements avec un libellé automatique (ex : Modif de livraison (commande 10BC2039 faite par"admin Mouvement concerné table mouvements pièces) Cette quantité peut etre négative, si votre modification consiste a saisir une quantité inférieure a celle qui avait été enregistrée lors de la livraison. V 2012 rev

157 Si vous modifiez le prix : 1- Le logiciel recalcul le pmp (prix moyen pondéré) de la pièce. Exemple Stock actuel : 2 Pmp actuel : 100 Vous modifiez la dernière livraison qui était de 1 pièce à 100 Nouveau prix : 150. Calcul réalisé : ((2 * 100 ) + ( )) / 2 Valeur actuelle + valeur de l écart Stock total 2 Revalorisation des bons de travaux. Les pièces qui auraient été affectées à des interventions depuis la saisie de la livraison seront revalorisées et donc les bons de travaux concernés sont également revalorisés. V 2012 rev

158 I. Pointage des Factures Une facture peut concerner plusieurs livraisons. Le pointage d une facture nécessite de : 1- sélectionner le fournisseur. Dés que celui ci est sélectionné, la liste des livraisons non facturées apparaît dans la fenêtre de droite. 2- Saisir le numéro de Facture 3- saisir le montant TTC de la facture 4- cocher les livraisons dont vous souhaitez saisir la facture et cliquer sur le bouton «ok». 5- Le logiciel affiche ensuite le détail des lignes de facture Le solde (Total TTC enregistré par vous même) Total TTC pointé (en bas de l écran) s affiche en permanence en bas de l écran à gauche. Un double clic sur la zone «Prix Unitaire H.T.» : récupération automatique du solde (utile si vous ajoutez une ligne type «Frais de port» dont le montant correspondrait au solde de la facture. Un double clic sur la zone «Qté Fact» : récupération automatique du reste à facturé (Quantité reçue quantité déjà facturée) Les lignes sur lesquelles vous n avez pas saisis de quantité (0) resteront disponibles pour la saisie d autres factures. V 2012 rev

159 Les lignes sur lesquelles vous n avez pas coché la case «facture ok» resteront disponibles pour la saisie d autres factures. Vous pouvez ajouter des lignes sur une facture. Ces lignes peuvent être des articles existant en stock (zone de recherche jaune) ou des articles sans code. Attention, les taux de T.V.A doivent être renseignés. Si des écarts de prix sont constatés, le logiciel met à jour le dernier prix d achat. Répartition des frais de port : Vous pouvez si vous le souhaitez réaffecter les frais de port aux articles de la facture. Le logiciel va répartir de façon proportionnelle les frais de port sur les lignes de facture. Les prix d achats en seront automatiquement modifiés ainsi que les PMP des pièces concernées. Le logiciel met également à jour le PMP de la pièce selon la règle suivante ((Stock actuel * Pmp actuel ) + Ecart constaté) / stock actuel Répercutions sur d autres fonctionnalités du module facturation. Programme «Fournisseurs». de la gestion des stocks Un onglet supplémentaire a été ajouté permettant de voir l historique des factures associées à un fournisseur. V 2012 rev

160 un Simple clic sur la ligne de facture dans la partie gauche et vous obtenez le détail de la facture dans la partie droite (ascenseur horizontal pour visualiser d autres informations). Programme «Définition des budgets consultation» de la gestion des Stocks. Après le pointage d une facture, les sommes sont basculées dans la partie «facturée». Un double clic sur le montant facturé regard d un centre de charge et le Logiciel vous affiche le détails des de facture correspondant au montant. au lignes La possibilité de choisir un fournisseur a été ajouté en haut de l écran. Enfin, deux documents imprimables ont été ajoutés permettant à partir de ce dernier écran d avoir le détails des factures pour un centre de charge et pour un fournisseur ou tous les fournisseurs. Exemple 1 : Format portrait V 2012 rev

161 XII. Les analyses Consultation des données extraites pour la plupart des rapports d interventions. Les analyses ne seront pas spécifiquement détaillées dans ce chapitre. A. Analyse des arrêts machines Fournit pour une période un cumul des heures d arrêt par type d arrêt machine. Ces types d arrêt sont définis par le programme «paramétrage». V 2012 rev

162 B. Analyse des délais bons de travaux Fournit sur une période choisie et éventuellement pour une activité choisie (dépannage, préventif, travaux neufs, etc ) les 3 graphiques suivants : 3 Onglet «efficacité» : pourcentage des bons de travaux clôturés dans les délais. Dates de référence : - Date de clôture - Date de réalisation souhaitée 4 Onglet «Délai moyen de réponse» Fournit l évolution du délai moyen de réponse en jours. Cette moyenne est calculée par mois. Fournit l évolution du nombre de bon de travaux «Emis» (date de réalisation souhaitée) et le nombre de bons de travaux clôturés (Date de clôture des rapports). V 2012 rev

163 C. Analyse des heures Fournit un cumul des heures réparti par activité ou technologie ou imputation. Ces informations sont saisies sur les rapports d interventions. Critères : période et niveau d arborescence. Date de référence : Date de clôture des rapports d interventions. NB : un clic sur l activité (ex : dépannage), vous obtenez dans la partie inférieure la liste des équipements concernés par les chiffres de l activité. Comme chaque entête de colonne permet de trier le tableau dans un ordre croissant, il est donc aisé d avoir rapidement les équipements les plus «gourmands» en ressource. D. Analyse des taux de panne Fournit sous forme de tableau les taux de panne (ratio entre temps théorique de fonctionnement auquel on enlève les temps d arrêts pour obtenir le temps réel d ouverture). V 2012 rev

164 N.B. : pour pouvoir être calculé, il est nécessaire d avoir renseigné les temps théoriques de fonctionnement des équipements (Cf page 52). Les types d arrêts utilisés pour le calcul du temps de fonctionnement sont les mêmes que ceux utilisés pour le calcul du MTBF V 2012 rev

165 E. Analyse Diagnostics Fournit sous forme de tableau la liste des «Effets» / «Causes» avec les côuts (main d œuvre, pièces) ainsi que le nombre de bons de travaux, temps d intervention et temps d arrêt associés. NB. Les effets, causes sont des informations facultatives saisies sur les rapports d interventions. Si vous décochez la case «Inclure tous les bon» située en haut à gauche de l écran, vous n aurez plus de ligne «Sans», c est à dire les rapports pour lesquels il n y a pas eu d effets ou de causes. V 2012 rev

166 F. Analyse financières Fournit un tableau des coûts ventilés par activité, technologie et imputation. Critères : période et niveau d arborescence. V 2012 rev

167 G. Analyse Générale technique et financière Fournit sous forme de tableau, un ensemble de données techniques et financières selon le niveau d arborescence que vous choisissez. H. Analyse Technique et financière sur Arborescence Taïs Ce tableau d analyse permet de sélectionner les éléments de niveau N appartenant au niveau N+x. Exemple : toutes les machines de la ligne xxxx Chaque colonne peut être utilisée pour classer le tableau et également filtrer le tableau. Un simple clic sur l entête de colonne et le tableau et classé Un double clic et le logiciel vous demande le filtre la valeur du filtre pour les pourcentages doit être en centième (exemple : pour limiter à un taux supérieur à 10%, vous devez entrer la valeur 0.01) V 2012 rev

168 NB : le pourcentage représenté dans le tableau est calculé par rapport au total général et non par rapport au total des éléments du tableau lorsque vous faites un filtre. 3 graphiques vous présentent les données. Graphique 1 : répartition des coûts. Graphique 2 : Répartition proportionnelle. V 2012 rev

169 I. Historique des travaux Fournit l historique des travaux en fonction de certains critères. l ensemble des critères de sélection peuvent être combinés pour affiner vos recherches. N.B. : cliquez sur «Calcul» pour obtenir le résultat. J. Répartition des heures par intervenants. Programme : Cumuls des heures par intervenant. Cette analyse fournit sur l année, le cumuls des heures pointées sur les rapports d interventions par intervenant. Cumulées par mois et par intervenant, ces cumuls peuvent également être analysé dans le détail (par activité). V 2012 rev

170 Formulaire obtenu Pour obtenir la répartition par activité des heures, exécutez un double clic. Vous obtenez ainsi sous forme de tableau et graphique la ventilation des heures pour un intervenant et par activité. V 2012 rev

171 K. Analyse du Taux de réalisation des bons de travaux. Cette analyse a pour objectif d afficher le taux de réalisation des bons de travaux sur une période choisie. Le calcul est le suivant : pour la période choisie, le logiciel compare le nombre total de bons de travaux qui était prévu avec le nombre total de bons de travaux réalisés (qui sont clôturés). Vous choisissez un niveau d analyse, une activité et une période. PS. Dans le cas des analyses obtenues pour le préventif, n oubliez pas que si vous positionnez le paramètre «suppression historique : oui» lorsque vous créez vos fiches de maintenance préventive, les bons non réalisés sont supprimés et n apparaitront pas de cette analyse. V 2012 rev

172 XIII. Utilitaires Un ensemble de programmes, d outils que vous n utiliserez que rarement mais qui ont une certaine importance. A. Accès à la Liste des contacts. Lorsque vous imprimez un document, vous avez toujours la possibilité de l exporter ou de l envoyer à une personne (intranet/extranet). Ce programme vous permet donc d accéder à la liste des contacts. B. Ouverture d une année. Par défaut l année en cours est ouverte. Automatiquement, 3 mois avant la fin de l année, l année suivante sera ouverte (calcul du planning). L ouverture d une année génère le calcul du planning. Ainsi tous les bons de travaux préventifs vont être intégrés dans l année qui est ouverte. De même l ouverture d une année permettra dans la gestion des stocks de saisir les budgets. V 2012 rev

173 C. Exécuteur de requete SQL. Cet outil peut s avérer très pratique si vous souhaitez extraire / exporter des données à partir de la base. Il requiert un minimum de connaissance du language SQL. Nous ne rentrerons pas en détail dans ce chapitre. Pour Exemple, je souhaite extraire la liste des fournisseur qui sont sur la ville de «Nantes» - Insérer le texte SQL - Cliquer sur «Exécute la Requête» Vous obtenez le résultat, directement exportable (copier-coller) dans Excel. Vous pouvez mémoriser votre requête en luis donnant un titre et une description. Il suffira alors de la sélectionner dans la zone liste située en haut de l écran afin de la ré exécuter. V 2012 rev