Vade-mecum. Tableau de bord wallon des maisons médicales. Encodage, extraction, analyse. Tout ce que vous devez savoir pour participer au projet

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1 Vade-mecum Tableau de bord wallon des maisons médicales Encodage, extraction, analyse Tout ce que vous devez savoir pour participer au projet n 3 - juin 2013

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3 Table des matières PREAMBULE 5 TABLEAU DE BORD CONSIGNES D ENCODAGE ET INFORMATIONS CONCERNANT CHAQUE VARIABLE 1. Population de la MM/ASI Année de naissance Sexe Code postal Accès aux soins de santé Code titulaire Statut mutuelliste Niveau d études Vaccination grippe Vaccination tétanos / Diphtérie Mammographie et mammotest Dépistage cancer du col de l utérus Dépistage cancer colorectal Diabète de type Glycémie Cholestérol Obésité et excès de poids BMI et / ou Périmètre abdominal : Hypertension Relevé de tension Tabagisme 23 Page 3

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5 Préambule Le tableau de bord : un outil d aide à la pratique Le tableau de bord, c est un outil construit à partir du dossier médical informatisé (DMI) : on extrait de celui-ci certaines des données qui sont encodées quotidiennement, pour chaque patient, dans le cadre de la prise en charge. L analyse des données globales permet de visualiser certaines caractéristiques de la patientèle ainsi que certains aspects de la pratique. Le dossier santé informatisé et le tableau de bord sont donc deux outils complémentaires : le premier soutient la prise en charge individuelle, le second répond à une perspective collective. Le tableau de bord est constitué par un ensemble d indicateurs. Un indicateur, c est un élément quantifiable représentant une situation qu on veut cerner, sur laquelle on veut agir. Ces indicateurs sont construits à partir d une ou de plusieurs variables, toujours rapportées à un dénominateur. 1 1 Les indicateurs s expriment en % ; ils sont calculés soit en rapportant une variable unique au dénominateur : par exemple le nombre de femmes par rapport à la patientèle totale ; soit en rapportant au dénominateur plusieurs variables dont le croisement produit une information spécifique : par exemple le nombre de femmes de 50 à 69 ans qui ont bénéficié d une mammographie endéans les deux ans (le dénominateur étant ici le nombre de femmes de 50 à 69 ans). Page 5

6 C est un outil de pilotage interne A partir des indicateurs proposés ici, chaque équipe pourra mieux connaître certains aspects de sa population, la vulnérabilité de celleci, la charge de travail nécessaire pour assurer une prise en charge adéquate. Par exemple, l âge et le sexe sont associés à des risques de morbidité spécifiques (cancer du sein pour les femmes, maladies infantiles pour les petits, complications sur grippe pour les personnes de 65 et plus...) : ceci suggère certaines priorités en terme d activités. Le niveau d études, reconnu comme un bon indicateur du niveau socio-économique, est associé à la vulnérabilité : les gens faiblement instruits sont souvent plus fragiles face à la santé et à ses déterminants (logement, précarité d emploi, culture...). Le fait d avoir ou non une mutuelle (ou autre assurance) est un indicateur d accessibilité aux soins ; le statut mutuelliste indique qui ouvre l accès aux soins et, lorsqu il est couplé au code titulaire, qui ouvre le droit, par exemple, au statut d invalide. Les taux de couverture du dépistage du cancer du sein et de la vaccination sont, eux, des indicateurs de résultat : ils indiquent dans quelle mesure la population est protégée face aux risques concernés, et permettent de réfléchir à ce qu il faudrait faire si elle ne l est pas suffisamment. L évolution des indicateurs permet d envisager l avenir : si la patientèle augmente, ne faudra-t-il pas envisager d agrandir l équipe? Si la proportion de patients diabétiques ou obèses augmente, ne convient-il pas d envisager des compléments de formation? Réfléchir à mettre de nouvelles stratégies en place, si la proportion d hypertendus ne diminue pas malgré tout ce qu on a déjà fait? Les différents indicateurs peuvent donc soutenir une analyse sur la gestion de l ASI, sur les activités préventives et curatives. Page 6

7 Soutenir seulement : il ne s agit «que» de chiffres, qui doivent être analysés, critiqués, interprétés, contextualisés. C est un outil de réflexion en commun Si plusieurs équipes ont un tableau de bord avec un tronc commun, elles pourront, à partir de ce matériel brut que constituent les chiffres, réfléchir ensemble à leurs pratiques, donner un sens aux chiffres, se questionner à partir des différences observées. De tels échanges, très fructueux, ont déjà été menés par certaines équipes autour des taux de couverture de la vaccination contre la grippe. Un tableau de bord, c est donc un des outils utiles pour développer la qualité des soins ; et aussi, pour pouvoir en parler! Le simple fait d auto-évaluer sa pratique est reconnu comme un indice de qualité des soins ; si, en plus, on peut montrer que, dans les équipes pluridisciplinaires, les soins sont de qualité, c est une bonne manière de valoriser ces pratiques. C est un outil de soutien à la décision politique Enfin, si toutes les équipes encodent les mêmes variables de manière standardisée, l analyse des données agrégées fournira une image de l ensemble de la population soignée dans les ASI, de ses points communs et de sa diversité, de ses problèmes, de ses besoins, et de certains modes de vie liés à la santé. Certaines études ont déjà montré que la patientèle des ASI est globalement moins favorisée que la moyenne en Belgique, qu elle comporte plus de personnes invalides... : ce genre de constat permet d interpeller les pouvoirs publics quant aux moyens dont les équipes disposent. La collecte d informations sur les plaintes, les pathologies, les comportements à risques, indiquera aussi quelles sont les priorités sanitaires des patientèles analysées et de publics ayant des caractéristiques similaires. Page 7

8 C est un outil de connaissance Le tableau de bord des ASI permettra un jour, espérons-le, d enrichir les études réalisées par d autres structures, selon d autres méthodes (Observatoires de la santé, Institut scientifique de santé publique, universités...). Les ASI constituent un bon poste d observation pour les populations fragilisées, et peuvent donc, avec d autres, remplir une mission utile à la décision politique en matière de santé. Inutile de rappeler que, pour être valides, les données doivent être encodées systématiquement, par tout le monde, de la même façon... c est bien là le défi de ce projet... De quoi a-t-on besoin? Un ordinateur dans chaque cabinet et un serveur commun Un logiciel de recueil de données : le dossier santé informatisé Un référent tableau de bord Un peu de temps De la motivation Un support extérieur (disponible à la Fédération auprès du coordinateur tableau de bord ou apporté par des collègues d autres MM/ASI pour une question précise ou lors d échange de pratiques) Quelles sont les étapes préalables? Une réflexion en équipe - sur l implantation du dossier santé informatisé - sur l utilité du tableau de bord en interne - sur l utilisation des données - pour répartir les rôles (qui encode quoi, quand et pourquoi) Page 8

9 Une formation - à l utilisation du DMI et de ses concepts pour les soignants - à l utilisation du logiciel pour tous Comment extrait-on les données? Les données se retrouvent dans les différentes tables du logiciel DSI. Pour extraire les données, il faut donc extraire les tables dans lesquelles elles ont été encodées. Ces tables varient d un logiciel à l autre. Pour une information spécifique, contactez la Fédération ou votre fournisseur. Comment les données sont-elles analysées? Au sein de la Fédération des maisons médicales par des personnes formées au traitement et à l analyse des données et garantes de la confidentialité des données reçues. Selon les principes établis dans la charte concernant l utilisation des données (disponible à la Fédération si vous ne l avez pas reçue). Des outils complémentaires sont disponibles sur le site de la Fédération : - Fiches pratiques - Feuilles de liaison - Fiches «DSI et Bonnes pratiques» : fiches thématiques comprenant des consignes de suivi et d encodage avec copies d écran. - «Recueil de trucs et astuces» : pour gérer le projet tableau de bord dans votre équipe. Page 9

10 Tableau de bord 2013 Dénominateur Patientèle de la MM/ASI Données socio-économiques et administratives Année de naissance Sexe Code postal Accès aux soins de santé Code titulaire Statut mutuelliste Niveau d études à 25 ans Prévention Vaccination grippe pour les plus de 65 ans Vaccination tétanos / Diphtérie pour les adultes Dépistage cancer du sein Dépistage cancer du col de l utérus Dépistage cancer colorectal Morbidité et facteurs de risques Diabète de type 2 Glycémie Cholestérol Obésité et excès de poids BMI et / ou Périmètre abdominal Hypertension Relevé de tension Tabagisme Page 10

11 Consignes d encodage et informations concernant chaque variable REMARQUE GENERALE concernant les informations manquantes : La plupart du temps, il est possible de choisir «inconnu» ou «autre» dans les menus déroulants, n oubliez pas de vous en servir. Cela signifie que vous n avez pas oublié ce champ mais que vous ne connaissez pas la réponse (inconnu) ou que les propositions ne conviennent pas (autre). Pour les données chiffrées le code signifiant «inconnu» est une série de Population de la MM/ASI Définition : nombre de personnes prises en charge dans chaque ASI. Objectif : Variable nécessaire pour effectuer les analyses (dénominateur). Pour les ASI au forfait 2 : On rencontre 2 types de patients actifs : - Les patients inscrits (codé automatiquement «actif») - Les patients non inscrits mais identifiés comme ayant effectivement leur médecin traitant dans l ASI : à encoder manuellement comme «actifs» (penser à le supprimer quand les patients ne viennent plus). Pour les MM/ASI à l acte : en fonction du logiciel utilisé il y a ou non une variable permettant de distinguer les «actifs» des «passifs», c est à dire, les patients qui consultent régulièrement à la MM/ASI en opposition à ceux qui ne viennent plus ou sont décédés. Actuellement la définition du dénominateur des ASI à l acte reste donc du cas par cas. 2 Cette information est collectée dans Pricare, dans les informations administratives : actif/passif. Page 11

12 2. Année de naissance Objectifs : Connaître l âge des populations prises en charge, et pouvoir faire le lien entre l âge et certains problèmes de santé rencontrés. De plus, certains activités de prévention ciblent des classes d âge précises. Catégories/méthode d encodage : L encodage se fait dans les informations administrative des patients, la date complète (jour, mois, année) est encodée. Mais la date complète n est pas nécessaire, l année suffit pour déterminer l âge de la personne. 3. Sexe Objectifs : morbidité différente selon le sexe de la personne. Cet item permet d analyser la répartition des maladies selon les sexes, mais aussi de ne sélectionner qu une catégorie de personnes pour certaines analyses, par exemple pour les mammographies. Catégories : M/F (I dans certains logiciels) 4. Code postal Objectifs : - localiser la patientèle prise en charge par l ASI et examiner s il existe des liens entre localisation géographique (environnement) et certains problèmes de santé/sociaux ; - identifier les zones qui sont couvertes par les MM/ASI. NB : l analyse par secteur statistique (unités beaucoup plus petites que la commune) permettrait une analyse plus fine. La possibilité budgétaire d installer le logiciel adéquat dans chaque ASI sera examinée. En attendant, le code postal donnera une première ébauche de la répartition géographique. Page 12

13 Les données ne seront analysées par région que lorsque ceci ne permet pas d identifier les ASI (condition : plus de 4 ASI par région). Les ASI qui pourraient être reconnues à travers leur code postal seront rassemblées dans un groupe «autres». Catégories : codes postaux 5. Accès aux soins de santé Définition : Objectifs : Cette variable donne une indication sur la situation socioéconomique de la population des ASI et sur les moyens dont elle dispose pour se soigner.(assurance maladie) Catégories analysées 3 : - Avec mutuelle - Dépendant du CPAS - AMU - CEE, OTAN, Privée - Sans couverture - Autre - Inconnu 3 Dans Pricare : - CPAS : de 000 à avec mutuelle : codes des mutuelles, de 100 à AMU : INIG : OSSOM : Communauté européenne : sans couverture : autre : Inconnu : 999 Nb : cette liste vous permet de facturer au service adéquat tous les actes techniques qui ne sont pas pris en charge par le forfait, c est pourquoi vous avez plusieurs codes disponibles pour les CPAS ou les différentes mutuelles. Page 13

14 6. Code titulaire Définition : il s agit du code attribué par la mutuelle à chaque affilié et définissant ses droits en termes de remboursements notamment. Objectifs : donne des informations sur la situation sociale des individus : bénéficiaire de l aide majorée (= ayant des revenus bas), invalide, pensionné, etc. Cette variable donne une indication sur la situation socio-économique de la population des ASI et sur la fragilité de sa santé. Catégories 4 : nombreuses. Il faut encoder le numéro de code titulaire, tel que donné sur la vignette mutuelle : il s agit d un code à 6 chiffres : par exemple. Pour l analyse, les codes minoritaires sont groupés pour faciliter les analyses et améliorer l anonymisation des patients. Remarque : tous les individus d une même famille ont le même code que le titulaire, Les membres de la famille d un invalide ont tous un code titulaire invalide et bénéficient de l aide majorée même s ils ne sont pas invalides eux-même. Cette information doit donc être couplée avec l information «statut mutuelliste» pour connaître la proportion réelle d invalides, pensionnés, dans la population de l ASI. 4 Les codes les plus utilisés sont repris en annexe. La liste complète est disponible à la Fédération ou sur le site de la banque Carrefour : Page 14

15 7. Statut mutuelliste Définition : statut de l individu dans sa famille, tel que défini au niveau de la mutuelle : titulaire, conjoint, ascendant, descendant. Objectif : couplé au code titulaire, il permet d affiner les informations concernant la situation sociale ou de morbidité des individus. En effet, lorsque le titulaire est invalide, tous les membres de sa famille ont ce même statut préférentiel sans pour autant être invalides euxmêmes. Dans le jargon des mutuelles cette variable porte de nom de «situation familiale» c est sous cette appellation que vous trouverez cette information. Lorsque la personne n est pas titulaire, le code du titulaire dont elle dépend est demandé, cela permet de connaître son statut d accès aux soins. Il arrive que le titulaire en question ne soit pas soigné dans l ASI. Nous vous demandons alors de créer un patient fictif (NNNpassif pour les ASI au forfait) avec les informations nécessaires. Catégories : - Titulaire - Conjoint - Ascendant - Enfant Page 15

16 8. Niveau d études Définition : niveau du dernier diplôme obtenu par la personne, ou à défaut niveau de la dernière année à laquelle la personne a été scolarisée. NB : cette information est collectée à partir de 25 ans car beaucoup de personnes n ont pas fini leurs études avant cet âge. Objectifs : assez bon indicateur, d après la littérature, du niveau socio-économique d une population, lequel est associé à la vulnérabilité. Cet indicateur est plus stable que la profession ou les autres statuts. Catégories analysées : Niveau d'étude inconnu Aucun diplôme Primaires Secondaire inférieur Secondaire supérieur Etudes supérieures non universitaires Enseignement universitaire ou assimilé Enseignement spécial Autres Page 16

17 Remarque concernant les variables prévention : Il est nécessaire d homogénéiser les pratiques en ce qui concerne l information utilisée pour encoder ou non une vaccination ou une mammographie. Si une personne dit qu elle a été vaccinée mais n a pas d écrit permettant de valider ses dires, faut-il l encoder ou non? Nous proposons, pour le vaccin grippe et la mammographie de ne noter «exécuté» que : - lorsque le vaccin a été effectué dans l ASI, ou - lorsque le médecin a reçu le protocole de la mammographie, le carnet de vaccination ou tout autre document permettant de connaître avec précision la date à laquelle l acte a été posé. Cette proposition se base sur l expérience de plusieurs équipes qui ont déjà décidé de fonctionner de cette façon suite à un travail de concertation. Pour le tétanos, noter exécuté si : - la vaccination a été réalisée dans la MM/ASI - si le patient a une preuve ou donne des informations suffisamment précises et sûres. Page 17

18 9. Vaccination grippe Tous les ans pour les 65 ans et plus. Objectifs : La récolte de cette information nous permettra d obtenir un taux de couverture de vaccination contre la grippe dans les ASI. Consignes pour l encodage : Encoder «exécuté» quand la vaccination a été réalisée et noter une échéance pour la suite. Quand un patient refuse une vaccination il est important d encoder ce refus, cela permet de voir que la proposition lui a été faite. 10. Vaccination tétanos / Diphtérie Il est recommandé d administrer la première dose adulte entre 14 et 16 ans, et d effectuer une vaccination de rappel tous les 10 ans. Lors de l analyse, on considère qu une personne a été vaccinée si elle l a été dans les 10 années qui précédent et nous analysons les données à partir de 25 ans (date du premier rappel). Objectif : La récolte de cette information nous permettra d obtenir un taux de couverture de vaccination dans les ASI. Consignes pour l encodage : Encoder «exécuté» quand la vaccination a été réalisée sur place ou si les informations du patients sont suffisamment précises et sûres. Noter une échéance pour la suite. Quand un patient refuse une vaccination il est important d encoder ce refus, cela permet de voir que la proposition lui a été faite. Page 18

19 11. Mammographie et mammotest Tous les 2 ans entre 50 et 69 ans. Il s agit de connaître le taux de dépistage du cancer du sein. Selon les recommandations de la Communauté française ce dépistage devrait se faire par mammotest dans un centre agréé. Il est recommandé de différencier : - mammographie de dépistage/mammotest : X mammographie : X Actuellement, nous prenons en compte toutes les mammographies encodées. Consignes pour l encodage : Encoder la date de la mammographie lorsque vous avez reçu le protocole. Encoder «exécuté» et noter une échéance pour la suite. Quand une patiente refuse une mammographie il est important d encoder ce refus, cela permet de voir que la proposition lui a été faite. 12. Dépistage cancer du col de l utérus 13. Dépistage cancer colorectal Page 19

20 Remarque concernant les données suivantes : Outre leur intérêt en tant que tel, elles constituent un premier pas dans la détermination du risque cardio-vasculaire global dans la population des MM/ASI : en effet, pour calculer celui-ci, les items nécessaires sont : âge, statut tabagique, excès de cholestérol à l anamnèse, présence de diabète, existence d antécédents cardiaques personnels et familiaux, excès de poids, hypertension. 14. Diabète de type 2 Etant donné l émergence du diabète chez les jeunes et afin de pouvoir comparer les données recueillies en ASI avec les données existantes, le dénominateur considéré pour analyser cet item est l ensemble de la population de l ASI. A encoder dans les épisodes de soins : codes CISP pris en compte : T90 et T Glycémie A encoder en mg/dl 16. Cholestérol Cet item étant récolté dans le cadre de l évaluation du risque cardiovasculaire, nous récolterons actuellement cette information pour les personnes de 30 à 75 ans. Page 20

21 17. Obésité et excès de poids Cet item étant récolté dans le cadre de l évaluation du risque cardiovasculaire, nous récolterons actuellement cette information pour les personnes de 30 à 75 ans. Nous vérifions si un diagnostic d excès pondéral ou d obésité a été encodé et s il est actif. A encoder dans les épisodes de soins : codes CISP pris en compte : Codes T82 et T BMI et / ou Périmètre abdominal : A encoder en cm. Cet item étant récolté dans le cadre de l évaluation du risque cardiovasculaire, nous récolterons actuellement cette information pour les personnes de 30 à 75 ans. Pour les personnes ne présentant pas de facteur de risque, les recommandations sont de ré-évaluer le risque tous les 3 à 5 ans. La surcharge pondérale est un des facteurs permettant d identifier le niveau de risque pour les 30 à 75 ans 5. Remarque : il y a des discussions en matière de risque cardiovasculaire pour remplacer l'indicateur du facteur de risque "obésité" BMI par le périmètre abdominal. Par contre les patients semblent plus réceptifs à la notion de BMI et cet indicateur semble plus pratique pour encourager les personnes à perdre du poids quand c est nécessaire. Il est donc utile d encoder les deux, surtout que le BMI reste un bon indicateur pour d autres risques, comme par exemple le diabète. Nous recueillerons donc actuellement uniquement le BMI. 5 Cf. Plaquette «La prévention cardiovasculaire» disponible à la Fédération et consultable en ligne sur le site sous le nom : «tables SCORE» Page 21

22 19. Hypertension Cet item étant récolté dans le cadre de l évaluation du risque cardiovasculaire, nous récolterons actuellement cette information pour les personnes de 30 à 75 ans. Nous vérifions si un diagnostic d hypertension a été encodé et s il est actif. A encoder dans les épisodes de soins : codes CISP pris en compte : codes K86 et K Relevé de tension A encoder en millimètres de mercure. Cet item étant récolté dans le cadre de l évaluation du risque cardiovasculaire, nous récolterons actuellement cette information pour les personnes de 30 à 75 ans. Attention, pour que les chiffres reflètent bien la réalité, il est important de bien noter toutes les prises de tension, y compris quand elle est dans la normale, sous peine de fausser les résultats. Quand suffisamment d ASI encoderont dans le DSI et que l hypertension sera encodée dans les éléments de soin, nous pourront évaluer la proportion de personnes hypertendues dans la population. Actuellement nous aurons une simple approximation de cette information. Page 22

23 21. Tabagisme A partir de 15 ans. Définition du tabagisme : Deux variables sont recommandées par l'oms pour définir ce qu'est un fumeur : - a fumé plus de 100 cigarettes dans sa vie - et fume actuellement (que ce soit occasionnel ou régulier, quel que soit le nombre de cigarettes) Remarque : Quand c est possible dans le logiciel, il est également important d encoder les non-fumeurs car cela permet de faire la différence entre ceux qui ne fument pas et ceux à qui on n a pas posé la question. Pour Pricare, se référer à la fiche «DSI et bonnes pratiques» n 4 sur le tabac. Page 23

24 Fédération des maisons médicales et des collectifs de santé francophones Bd du Midi 25/ Bruxelles