Calendrier de Polytechnique. Guide de formation pour les éditeurs d événements

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1 Calendrier de Polytechnique Guide de formation pour les éditeurs d événements Version du 4 avril 2012

2 Table des matières Table des matières... 2 Introduction... 3 Utilisateurs et rôles... 4 Administrateur général... 4 Éditeur (avec ou sans droit de publication directe)... 4 Fournisseur non enregistré... 4 Notifications par courriel... 4 Événements et catégories... 5 Exemple d événement... 5 Les catégories... 6 Opérations de base... 7 Connexion... 7 Le tableau de bord... 9 Création d une fiche d événement La gestion des dates et des heures lors de la création d'un événement Événement réservé aux employés et aux professeurs Diffusion vers un plus large public Limitation des zones d'édition dans les formulaires Web Créer un événement à partir d une fiche existante Opérations avancées Suppression d une fiche d'événement Procédure pour annuler et reporter un événement Reporter un événement étape par étape Voici comment un internaute verra cet événement Publication d une fiche d'événement Administrateurs et éditeurs avec droit de publication Éditeurs sans droit de publication Obtenir de l'aide, nous faire part de vos commentaires Polytechnique Montréal 2

3 Introduction Le Calendrier de Polytechnique ( est le nouveau Calendrier institutionnel de Polytechnique. Il rassemble l ensemble des activités de Polytechnique. C est la référence des internautes pour ce qui est de connaître les événements à venir ainsi que les dates à retenir. En tant qu éditeur, vous disposez d un compte qui vous permet de créer et de modifier les événements de votre unité. Ce guide documente les procédures de création, de modification et de gestion de vos événements sur le Calendrier de Polytechnique. Figure 1 Le nouveau Calendrier institutionnel Polytechnique Montréal 3

4 Utilisateurs et rôles Le Calendrier de Polytechnique est géré et alimenté en événements par différentes catégories d utilisateurs : l administrateur général du Calendrier; les éditeurs d événements; les fournisseurs non enregistrés. Administrateur général Le Service des communications et du recrutement est responsable de l'administration générale du Calendrier. L administrateur général est responsable du Calendrier de Polytechnique. Il possède tous les droits sur le contenu du Calendrier et il veille à sa qualité générale. Il approuve les événements soumis pour publication et, si nécessaire, il supprime les fiches ne respectant pas le protocole de saisie. Il peut aussi créer des groupes et accorder ou retirer des droits. Il recommande les événements sur la page d accueil du site de Polytechnique. Éditeur (avec ou sans droit de publication directe) L éditeur alimente le Calendrier de Polytechnique en événements. Il peut créer, modifier et soumettre des fiches d événements pour publication (ou publier directement). En plus de disposer d'un tableau de bord, l'éditeur est automatiquement averti par courriel lorsqu'un événement est approuvé. Fournisseur non enregistré Le fournisseur d information non enregistré créé des événements en utilisant le formulaire public du Calendrier. Nous enverrons un courriel à la communauté expliquant l'usage de ce formulaire lors du lancement officiel (prévu fin avril). Les fiches créées via le formulaire public ne sont pas publiées automatiquement; c est l administrateur général qui, après révision, les publie. Notifications par courriel Les éditeurs et fournisseurs sont avertis par courriel suite à la création d un événement et à son approbation ou à sa suppression. Polytechnique Montréal 4

5 Événements et catégories Exemple d événement Le Calendrier permet une présentation structurée des événements. Un même événement, défini une seule fois, peut comporter plusieurs dates, permettant ainsi sa répétition à travers un certain nombre de jours, de semaines, ou de mois. Figure 2 Vue détaillée d'un événement Polytechnique Montréal 5

6 Les catégories Les événements sont classés en fonction d un système de catégories. Cela permet aux internautes de choisir et de filtrer l information en fonction de leurs intérêts. Certaines de ces catégories ne sont pas accessibles par le formulaire public. Par exemple, la catégorie «Bibliothèque» est réservée aux auteurs autorisés. Figure 3 Les catégories du Calendrier Polytechnique Montréal 6

7 Opérations de base Connexion En tout premier lieu, vous devez vous connecter en fournissant votre code et votre mot de passe. Connectez-vous à votre compte : Accédez au Calendrier de Polytechnique à l adresse Figure 4 Connexion étape 1 Polytechnique Montréal 7

8 Figure 5 Connexion étape 2 Polytechnique Montréal 8

9 Le tableau de bord En tant qu'auteur du Calendrier, vous disposez d'un tableau de bord qui vous permet de créer des événements, de suivre le processus de publication, de modifier ou de supprimer un événement. Figure 6 Le tableau de bord Polytechnique Montréal 9

10 Création d une fiche d événement Cliquer sur le bouton du tableau de bord. Remplir les champs du formulaire selon les normes indiquées dans le protocole de saisie. Enregistrez vos modifications. Figure 7 Créer un événement section 1 Polytechnique Montréal 10

11 Figure 8 Créer un événement section 2 du formulaire La gestion des dates et des heures lors de la création d'un événement Définir une heure de fin Figure 9 Ajouter une heure de fin étape 1 Polytechnique Montréal 11

12 Figure 10 Ajouter une heure de fin étape 2 Définir plusieurs dates pour un événement Votre événement se répète régulièrement ou est d'une durée de plusieurs jours? Utiliser «Ajouter une récurrence» Figure 11 Définir plusieurs dates étape 1 Polytechnique Montréal 12

13 Figure 12 Définir plusieurs dates étape 2 Événement réservé aux employés et aux professeurs Si votre événement concerne spécifiquement les employés et ces professeurs, utilisez la section «Groupe» du formulaire de création pour l'indiquer. Les employés et les professeurs pourront Polytechnique Montréal 13

14 s'abonner et recevoir les événements qui les touchent spécifiquement. De plus, ces événements seront mis en évidence dans le bulletin hebdomadaire destiné au personnel «À Poly cette semaine». Figure 13 Section permettant de définir les groupes Diffusion vers un plus large public Vous organisez un événement qui peut intéresser le tout Montréal? En bas du formulaire, vous pouvez décocher la case Diffusion limitée... Une fois publié, votre événement sera également diffusé dans le Calendrier culturel et scientifique Le mur mitoyen ( Limitation des zones d'édition dans les formulaires Web Utiliser un formulaire Web est bien pratique car il permet d'utiliser presque n'importe quel poste de travail. Cependant, compte tenu des moyens dont nous disposons, nous ne pouvons supporter tous les types et versions de fureteurs (Opéra, Safara, Internet Explorer, Chrome, etc...). Nous avons testé les actions de création et de mise à jour du Calendrier avec les versions récentes de FireFox et d'internet Explorer (7 et +). Également, il faut éviter de copier/coller un texte avec une mise en forme complexe de MS-Word vers les éditeurs. En cas de doute, l'idéal est de faire un copier/coller de MS-Word vers le Bloc-notes de Windows puis du Bloc-note vers le formulaire du Calendrier. Polytechnique Montréal 14

15 Créer un événement à partir d une fiche existante Un éditeur peut avoir des événements similaires à ajouter au Calendrier au fil du temps. Il peut alors cloner une fiche d événement à partir d une fiche publiée. À partir du tableau de bord, localisez l événement que vous désirez cloner; Cliquez sur la mention «Modifier la description pour cette date seulement», à droite de l événement; Modifiez les informations nécessaires; Cliquez sur «Sauvegarder comme un nouvel événement» au bas de la page. Figure 14 Option de clonage d'un événement existant Opérations avancées Suppression d une fiche d'événement Trois types d usagers peuvent supprimer des fiches d événement : l auteur de la fiche, l administrateur du groupe associé à la fiche et l administrateur général. Si après plusieurs demandes de correction une fiche ne respecte toujours pas le protocole de saisie, l administrateur général du Calendrier de Polytechnique pourrait supprimer une fiche afin de préserver la qualité du contenu du Calendrier. Pour supprimer vous-même une fiche d'événement qui n'a pas été publiée. Sélectionner l événement dans l onglet «Publiés» ou «De mes groupes»; Cliquer sur le titre de la fiche d'événement que vous souhaitez supprimer; Cocher l événement ou la date que vous désirez supprimer; Cliquer le bouton «Supprimer les dates sélectionnées». Polytechnique Montréal 15

16 Procédure pour annuler et reporter un événement Dans le cas d'événements publiés qui doivent être annulés ou reportés, une simple suppression peut causer problème. En effet, si l'événement a été publicisé, dans le bulletin hebdomadaire ou autre courriel, l'internaute peut cliquer sur ces liens et cela provoquera des erreurs de page Web non trouvée. Pour éviter ce problème, nous proposons l'approche suivante: Dans le cas d'un événement annulé, indiquez au début du titre la mention ANNULÉ- Dans le cas d'un événement reporté, ajoutez la nouvelle date et modifiez la description de la date originale : o Indiquez au début du titre la mention REPORTÉ-, o mentionnez la nouvelle date dans le texte principal). Voici un exemple d'événement reporté (vu par l'auteur en mode modifier un événement) Figure 15 Exemple d'événement reporté Reporter un événement étape par étape Localisez votre événement à partir de votre tableau de bord. Vous pouvez également utiliser la zone de recherche par mot clé. Polytechnique Montréal 16

17 Figure 16 Localiser un événement pour le modifier Figure 17 Modifier la description de l'événement reporté étape -A- Polytechnique Montréal 17

18 Figure 18 Modifier la description de l'événement reporté -étape B Polytechnique Montréal 18

19 Figure 19 Ajouter une nouvelle date Bravo! Vous avez complété la procédure, les internautes pourront voir que votre événement a été reporté à une date ultérieure. Polytechnique Montréal 19

20 Voici comment un internaute verra cet événement... Polytechnique Montréal 20

21 Publication d une fiche d'événement Administrateurs et éditeurs avec droit de publication Les fiches créées sont publiées instantanément. Éditeurs sans droit de publication Afin d assurer la qualité du contenu du Calendrier de Polytechnique, toutes les fiches publiées devront respecter le protocole de saisie. Les fiches soumises par un nouvel éditeur devront donc être approuvées par l administrateur du groupe auquel l événement est rattaché ou par l administrateur général. Si la fiche est conforme au protocole, elle sera approuvée dans un délai de 24 heures (un jour ouvrable) après sa soumission. Si elle ne l est pas, l administrateur effectuera des corrections mineures et en cas de de doute, communiquera avec le membre par courriel pour lui demander d apporter les corrections afin de respecter les normes. Une fois les modifications apportées, elle sera publiée. Graduellement, l'administrateur pourra assigner le droit de publier aux éditeurs expérimentés. Obtenir de l'aide, nous faire part de vos commentaires Pour toute question, demande d'aide ou problème à signaler, veuillez communiquer avec l administrateur général du Calendrier de Polytechnique à l adresse calendrier@polymtl.ca. En cas de panne générale du Calendrier, contacter le service à la clientèle du SI au Polytechnique Montréal 21