Service de la scolarité de l école. Il est constitué :

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1 Administration enseignement et Vie Etudiante Service de la scolarité de l école. Il est constitué : d une responsable d une adjointe d un secrétariat pédagogique Une des missions : appui à la Direction des études et aux Départements d enseignement pour la gestion administrative de la scolarité des élèves 1

2 Secrétariat pédagogique 1 assistant par année + 1 adjointe 1ère année , Patricia BALTA PETIT (patricia.balta petit@institutoptique.fr) 2ème année/m1 A pourvoir Caroline PONTE Yolène M BUENO 3ème année/m2 Charlène JOLY Caroline PONTE Stéphanie SCHULTZE Adjointe/CFA Caroline RAYER 2

3 Secrétariat 1ère année (1A) Votre interlocutrice privilégiée pour toutes vos démarches, questions, demandes. Dossiers d inscription à l IOGS : à rendre pour le 20 septembre au plus tard Inscription à la Sécurité Sociale Etudiante : vous devez justifier d un régime ou choisir entre la LMDE ou la SMEREP (gratuit pour les 20 ans au 31/08/2017, les boursiers sur présentation d une notification CROUS) 215 pour 2016/2017 Validation des Bourses CROUS : les demandes de transfert ont été faites au CROUS de Versailles, merci de nous transmettre les notifications définitives à réception par mail 3

4 Secrétariat 1ère année (1A) Certificats, attestations Emplois du temps Cours Examens Feuilles de présences et justificatifs d absences Affichage des notes anonymes Consultation des copies Relevés de notes Décisions de jurys Organisation des rattrapages Les logements (tous les élèves) Les clefs de casier : Le casier est personnel Le secrétariat dispose d un passe, ne tentez pas d attraper des documents, cela endommage les portes Vous devez rendre vos clefs de casier fin mai (avant le départ en stage) Vous serez averti par mail Dans le cas contraire, le chèque de caution de 30 euros sera encaissé 4

5 Secrétariat 1ère année (1A) Distribution du papier pour les imprimantes des salles de cours Demande des supports de cours (si non reçus) Remboursement des frais des mission pour les Projets d ouverture 5

6 Carte étudiant Carte unique de l Université Badge d accès Carte de cantine Ecole Polytechnique Carte de bibliothèque A venir : carte de photocopie (en relation avec le BDE) Carte Izly, porte monnaie électronique (cantine CROUS et laverie) Validité 3 ans : un timbre sera disponible chez Mme BALTA PETIT, (mail d information) 6

7 Responsable Administration Enseignement et Vie Etudiante Responsable Administration Enseignement et Vie Etudiante : Coordination de l équipe du secrétariat au niveau national Contact avec les associations étudiantes, le parrain 7

8 Adjointe RAEVE Adjointe RAEVE : Responsable administrative du CFA Diffusion des offres, gestion des candidatures des apprentis, validation des contrats, suivi de la scolarité Demande de remplacement des cartes étudiants (10 euros) Gestion de l aide aux études : budget de Un mail vous sera envoyé pour vous indiquer la marche à suivre et les dates précises Un dossier est à constituer La commission devrait avoir lieu en octobre 8

9 Adjointe RAEVE Adjointe RAEVE : Contrôled assiduitéducrous:leversementdela bourse est soumis à une obligation d assiduité En février en en juin L IOGS applique pour ce contrôle les mêmes règles que pour le contrôle des présences Si vous êtes bloqué à un examen ou que vous avez 0 pour absentéisme, la bourse est suspendue par le CROUS Changement de statut : Si vous devenez apprenti, vous devez informer le CROUS de Versailles 9

10 Relations Internationales Un responsable : Alan SWAN Accompagnement pour les mobilités entrées et sorties Une assistante : Sita BABY Gestion des demandes de bourses pour stage ou étude à l étranger Accueil des étudiants internationaux Assistance pour les titres de séjour 10

11 Psychologue Une psychologue (Mme MORTUREUX) à l IOGS : sur RDV (psychologue.iogs@live.fr ), bâtiment N, salle N

12 Règles de vie Places de stationnement : utiliser le parking, s il est plein, utiliser celui de l Ecole Polytechnique Circulation dans les espaces de travail : merci de circuler et de patienter calmement Pas de bruit (spécialement la musique) dans le couloir des associations (médiathèque au fond du couloir) Communication courtoise (surtout par mail) Respecter les horaires d ouverture du personnel, et la pause déjeuner 12

13 Locaux Accessible avec la carte étudiant de lundi 8h00 à samedi 8h00 Les salles de TD sont ouvertes, elles doivent rester rangées et propres (pas de reste de nourriture) Attention au plan vigipirate. L accès est interdit aux extérieurs L affichage«sauvage» est interdit 13

14 Informations Panneaux d affichage Libres Savoirs Casier individuel Messagerie IOGS : à consulter tous les jours 14

15 Règlement de scolarité Le règlement sera distribué fin septembre Validation de l année : Année semestrialisée Chaque semestre est composé d Unités d enseignement (UE) Pour valider un semestre il faut avoir : Une moyenne supérieure ou égale à 10 dans chaque UE Aucune moyenne à la matière inférieure à 05/20 10 en anglais L année est validée si les deux semestres sont validés 15

16 Règlement de scolarité Contrôle de la présence : La participation aux cours, TD, TP est obligatoire. Un contrôle est effectué systématiquement en TD et en TP, et aléatoirement en cours. La signature de la feuille de présence est la seule preuve de la présence. Il est interdit de signer pour un élève absent. Pour les enseignements évalué par en totalité ou en partie par contrôle continu, certaines absences peuvent donner des pénalités sur la note finale. Ex : en langue, 1 point par absence. Les règles relatives à chaque enseignement sont rappelées par les enseignants au premier cours. Pour les enseignements évalués par un examen, un blocage aux examens est prononcé par la Direction des études (Sébastien DE ROSSI, responsable de la 1 ère année) s il y a plus de 30% d absence non excusée sur la matière par semestre (ex : 12 séances, maximum 4 absences) 16

17 Règlement de scolarité Absences excusées : sur présentation d un justificatif Sous 7 jours auprès du secrétariat Excuse auprès de l enseignant Motifs : maladies (certificat médical), décès d un membre de la famille (acte de décès), cas de force majeure de longue durée (catastrophe naturelle ), déplacements pour des entretiens pour un CFA(mail de convocation), Organisation du Forum, présentation de l école dans les forums (attestation signée de l établissement), examen du permis de conduire (copie de la convocation) 17

18 Règlement de scolarité Absences excusées : fêtes religieuses, sur présentation du calendrier correspondant Sous 7 jours auprès du secrétariat, par mail Excuse auprès de l enseignant Fêtes catholiques et protestantes : Les principales fêtes sont prises en compte au titre du calendrier des fêtes légales. Fêtes orthodoxes: Téophanie : selon le calendrier grégorien ou selon le calendrier julien, Grand Vendredi Saint, Ascension Fêtes arméniennes : Fête de la Nativité, Fête des Saints Vartanants, Commémoration du 24 avril Fêtes musulmanes : Aïd El Adha, Al Mawlid Ennabi, Aïd El Fitr Fêtes juives : Chavouot (Pentecôte), Roch Hachana (jour de l an : deux jours), Yom Kippour (Grand pardon) Fête bouddhiste : Fête du Vesak («jour du Bouddha») 18

19 Règlement de scolarité Organisation des examens Respect des consignes données par les surveillants : portables éteints dans les sacs, regroupés sous le tableau Justificatif d identité (carte étudiant par exemple) Penser à apporter votre calculatrice quand elle est autorisée Sanctions en cas de manquement 19

20 Règlement de scolarité Jurys : Semestre 1 : 2 février 2017 Semestre 1 final : 9 mars 2017 Jury d affectation de site : 30 mars 2017 (procédure d'affectation sur les sites pour la 2 ème année) Semestre 2 : 22 juin 2017 Fin d année : 6 juillet 2017 (sous réserve de validation du stage) Rattrapages : Pour le semestre 1 : 8 et 23 février, 2 mars 2017 Pour le semestre 2 : 3, 4 et 5 juillet

21 Règlement de scolarité Stage : Responsable : Arnaud DUBOIS La fiche stage doit être complète sur «Interview» au moins un mois avant le début du stage, dans le cas contraire la note de stage pourra être minorée d un demi point par jour de retard. La non validation du stage (note inférieure à 10/20) entraîne automatiquement le redoublement 4 semaines (en juin) 4 semaines à l international obligatoires au cours de votre scolarité (depuis le bac) Un stage long en entreprise (2A ou 3A) 21

22 TOEIC Score pour obtenir le diplôme d ingénieur : 785 Un seul passage de certification est compris dans les frais de scolarité de l école Si vous en passez plusieurs à l IOGS, vous devez rembourser l école (45 euros tarif 2016, tarif TOEIC) 22

23 Délégué des élèves Missions : Représenter les élèves au sein de l IOGS Participer aux jurys Participer aux Comité de la formation Elections : 1 délégué par groupe Réunion d information organisée par Sébastien DE ROSSI 23

24 Visite des parents Date : 01 octobre 16 Un courrier d invitation sera envoyé Sur inscription (site dédié) 24

25 Responsable Administration Enseignement et Vie Etudiante Responsable Administration Enseignement et Vie Etudiante : Cathel TOURMENTE cathel.tourmente@institutoptique.fr Pièce S3.7 Tel : Réception des élèves l après midi de 13h30 à 17h30 25

26 Responsable Administration Enseignement et Vie Etudiante Adjointe RAEVE : Caroline RAYER caroline.rayer@institutoptique.fr Pièce S3.9 Tel :