Module pré-encodage Procédure à suivre

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1 Module pré-encodage Procédure à suivre Avant d entamer la procédure, veillez bien à garder à portée de main les documents suivants : Votre carte d identité Votre diplôme d études secondaires supérieures (CESS) ou sa formule provisoire Si vous avez obtenu le CESS avant juin 2016, toutes les preuves d occupation entre la date d obtention de celui-ci et votre demande d inscription à l Institut Paul Lambin. Attention! Dans certains cas, vous ne pouvez pas suivre la procédure normale d inscription: - Si vous avez déjà été inscrit 3 fois dans l enseignement supérieur en bloc 1. - Si vous «trissez» la même année d études dans la même section. - Si vous êtes de nationalité d un pays hors UE et que vos parents ne sont pas domiciliés en Belgique. Vous devez alors introduire une demande de dérogation. Plus d informations sur Etape 1 : Encodage des données personnelles Si vous disposez d un lecteur de carte, introduisez-y votre carte d identité belge ou votre carte de séjour en Belgique. Patientez quelques instants et cliquez sur «Lecture carte d identité». Si vous ne disposez pas d un lecteur de carte ou d une carte d identité belge/carte de séjour en Belgique, encodez votre nom, prénom et date de naissance. Ensuite, cliquez sur «Valider». Page 1

2 Cas particuliers : Si vous vous êtes déjà pré-encodé dans un autre institut de la HE Vinci, vous pouvez évidemment vous ré-encoder à l IPL. Mais si vous avez déjà été inscrit dans un institut de la Haute École Léonard de Vinci, vous ne devez pas vous pré-encoder. Dans ce cas, veuillez prendre contact avec le secrétariat des étudiants pour une demande d'inscription afin de réactiver votre dossier. Veuillez prendre note du code d accès. Celui-ci pourrait vous être utile en cas de mauvais fonctionnement de l application ou si vous devez interrompre l encodage. Il vous permettra donc de vous reconnecter par la suite pour poursuivre votre demande d inscription. Cliquez sur l onglet «Formation». Page 2

3 En cliquant sur le lien «Choisir» (à droite du champ Orientation), vous choisissez l institut dans lequel vous souhaitez vous inscrire. Dans le champ suivant, sélectionnez l année d études et la section. Dès que ces informations ont été introduites, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Dans le cas où vous ne disposeriez pas d un lecteur de carte ou que la carte d identité ne fonctionnerait pas, vous devrez introduire toutes les données manuellement. Si vous n avez pas de deuxième et/ou de troisième prénom(s), veillez à y introduire un point «.» dans le champ prévu à cet effet. Si vous n êtes pas Belge, veillez bien à modifier la nationalité et le pays de naissance. N oubliez pas de préciser votre langue maternelle. Si la photo de la carte d identité n a pas pu être récupérée via le lecteur de carte, une photo peut être téléchargée en cliquant sur «Ajouter ou modifier ma photo». Veuillez bien en choisir une de type photo d identité car celle-ci sera utilisée pour votre carte d étudiant et votre badge sur les lieux de stage. Page 3

4 Tous les champs précédés d un astérisque rouge doivent être obligatoirement remplis. Dans le cas où un champ obligatoire est manquant, un message d erreur apparaît sur fond jaune dans le coin supérieur droit de l écran. Il est impossible de passer à l écran suivant tant que l erreur n est pas corrigée. Ensuite, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Lorsque le lien «Choisir» apparaît, cliquez dessus afin de sélectionner la localité. Veillez à bien mentionner au moins un numéro de téléphone fixe ou de GSM ainsi qu une adresse valide. Il est vivement conseillé de mentionner votre numéro de compte bancaire sous format IBAN. Ensuite, cliquez sur la liste déroulante pour choisir le numéro BIC. Page 4

5 Dans le cas où vous ne seriez pas en possession de votre IBAN, ouvrez un nouvel onglet dans Firefox/Internet Explorer à l adresse suivante : Vous obtiendrez l IBAN en introduisant le numéro de compte classique. Enfin, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Etape 2 : Encodage du parcours académique Choisissez dans la liste déroulante l année de sortie de vos études secondaires et cliquez endessous le type de diplôme que vous avez obtenu. Par défaut, l année de sortie est Veuillez ensuite cliquer sur «Choisir» pour sélectionner l établissement dans lequel vous avez effectué vos études secondaires. L écran ci-dessous apparaît : Introduisez le code postal et cliquez sur «Rechercher». Ensuite, sélectionnez l établissement scolaire dans la liste. Si vous n avez pas effectué vos études secondaires en Belgique, choisissez le pays correspondant. Ensuite, inscrivez dans la case «Nom de l institut» le caractère suivant «%». Enfin, cliquez sur le seul établissement qui apparaît : «Enseignement secondaire». Page 5

6 La mention des options est facultative. La date du CESS à indiquer est celle mentionnée sur la formule provisoire ou le diplôme définitif sous le format JJ/MM/AAAA. Enfin, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Si vous avez terminé vos études secondaires en , cet écran n apparaîtra pas et l onglet «Parents» s affichera automatiquement. Dans le cas contraire, veuillez retourner à l onglet précédent pour vérifier si vous avez encodé correctement votre année de sortie des études secondaires. Si vous n avez pas terminé vos études secondaires en , vous devez justifier chaque année académique entre l obtention de votre CESS à aujourd hui. Attention : il faut bien spécifier toutes les activités jusqu au 13/09/2016 sinon la demande d inscription sera considérée comme incomplète. Chaque activité doit être justifiée par un document officiel. Si vous avez eu plusieurs occupations au cours d une même année académique, un justificatif devra être remis pour chacune d entre elles. Veuillez donc cliquer sur le bouton «Ajouter une activité». Pour chaque activité, vous devez préciser une date de début et une date de fin. Lorsque vous avez effectué des études supérieures durant une année académique complète, entrez les dates suivantes : 14/09/XX au 13/9/XX + 1.Vous devez encoder le nombre de crédits suivis et validés pour chaque année d études. Vous trouverez ces données sur votre relevé de notes. Pour l encodage de l établissement, référez-vous à la démarche à suivre en page 5. Page 6

7 Veillez bien à encoder toutes les informations demandées et couvrir toute la période qui s étend entre la fin de votre CESS et le 13/9/2016. Il existe l option indéterminé en cas de doute Enfin, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Etape 3 : Encodage des informations parentales Page 7

8 Veuillez encoder les coordonnées de vos parents. Si votre adresse est identique à celle de votre père et/ou de votre mère, vous pouvez cliquer sur l icône. Les informations de l onglet «Adresses» seront automatiquement reprises. Enfin, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Etape 4 : Règlement & vie privée L onglet «Vie Privée» s affiche. Cette partie est destinée à respecter la loi sur la protection de la vie privée. Vous devez signifier votre accord ou désaccord pour la diffusion de vos données personnelles. Cliquez ensuite sur le bouton «Sauvegarder». Le règlement est en cours d approbation. Vous pouvez toutefois consulter celui de l année L onglet «Accords» s affiche. Vous devez cocher certaines informations suivant votre profil par rapport à votre démarche d inscription. Cliquez ensuite sur le bouton «Sauvegarder». Etape 5 : Enquête L onglet «Enquête» s affiche. Il vous est simplement demandé de nous présenter les raisons qui vous ont amenées à vous inscrire à la Haute École Léonard de Vinci. Cliquez ensuite sur le bouton «Sauvegarder». Etape 6 : Fin de l encodage Vous êtes parvenu à la fin de l encodage en ligne. Si vous avez commis une erreur d encodage ou que vous avez oublié d encoder une information, celle-ci s affichera dans l onglet «Fin». Dans ce cas, retournez à l onglet correspondant pour corriger l erreur ou rajouter l information manquante. Page 8