Plateforme Catalog OPCALIM

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1 Plateforme Catalog OPCALIM GUIDE UTILISATEURS «ORGANISMES DE FORMATION» MAJ 16/09/2016

2 Accès à la plateforme Pour accéder à la plateforme Catalog d OPCALIM, veuillez saisir l adresse suivante dans votre navigateur : Consultation des appels d offres Vous pouvez consulter les appels d offres proposés sur le portail :

3 Votre référencement Pour toutes vos questions, veuillez vous référer au FAQ en fin de ce document. Pour répondre à un ou plusieurs appels d offres, vous devez obligatoirement vous référencer en répondant au questionnaire composé de 3 étapes. Veuillez noter que chaque élément du formulaire en 3 partie est indispensable pour la création de votre compte et n'est pas modifiable par la suite. Veuillez vous assurez que vous possédez toutes les informations exactes pour remplir le formulaire. Au clic sur «S inscrire», vous arrivez sur la 1 ère étape du questionnaire.

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5 Tous les champs sont obligatoires, sauf le RCS et le code NAF pour les organismes publics, et le mobile du responsable légal et de l interlocuteur principal. Lorsque vous devez saisir des dates, le format JJ/MM/AAAA doit être respecté sinon vous ne pourrez pas accéder à l étape suivante. Lorsque tous les champs obligatoires ont été remplis, vous pouvez cliquer sur «Suivant» en bas de la page pour aller directement à la 2ème étape du questionnaire, l étape «Activité de l organisme».

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7 Tous les champs sont obligatoires. Votre plaquette doit être au format PDF et ne pas dépasser 5 Mo. Vos informations administratives doivent être toutes saisies, pour les trois années. Si vous n aviez pas de résultat pendant ces années, merci de marquer «0». Lorsque tous les champs obligatoires ont été remplis, vous pouvez cliquer sur «Suivant» en bas de la page pour aller directement à la 3ème étape du questionnaire, l étape «Questionnaire qualité». La zone d intervention correspond aux villes ou vous êtes en mesure de délivrer vos formations. Vous ne pourrez pas le préciser ultérieurement, il est donc essentiel de le faire dès à présent.

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9 Tous les champs sont obligatoires. Lorsque tout le questionnaire est rempli, vous pouvez cliquer sur «Envoyer la RFI» pour envoyer votre inscription à OPCALIM. Attention, une fois que ces informations sont envoyées à OPCALIM, ce n est plus possible de les modifier dans la plateforme. Pour toute modification, veuillez vous rapprocher de Paradoxe Conseil, à l adresse suivante : assistancetechnique@paradoxes-conseil.com

10 Connexion à votre espace «Organismes de formation» Une fois que vous avez rempli le questionnaire de référencement, vous recevez par votre identifiant et mot de passe pour vous connecter à la plateforme. Vous entrez cet identifiant et ce mot de passe dans l encadré «Connectez-vous à votre espace», sur le site

11 Réponses aux appels d offres Une fois que vous êtes connectés, vous arrivez sur votre espace personnel et sur la page suivante : Votre Prénom Nom Nom de votre organisme Cette page vous permet de : Consulter la liste de tous les appels d offres ouverts auxquels vous pouvez répondre Consulter et suivre l état d avancement de vos réponses Vous pouvez retrouver quelques informations de votre questionnaire d inscription dans le menu utilisateur en haut à droite de la page. Vous cliquez sur votre nom puis sur «Informations Société». Pour répondre à l appel d offres, vous le sélectionnez par la coche à gauche dans l encadré puis cliquez sur «Envoyer une réponse».

12 Au clic, vous arrivez sur la page de réponse à l appel d offres. Pour proposer une offre de formation, vous cliquez sur «Créer une formation personnalisée». Vous arrivez sur le formulaire qui permet de décrire précisément votre formation. Intitulé : indiquez l intitulé de votre formation Compétence : non modifiable

13 Référence : la référence est VOTRE référence : elle vous sera transmise lors d une commande depuis la plateforme Ces trois champs sont facultatifs dans l outil, néanmoins, lors du dépouillement, la précision d un public cible pour une action de formation est souhaitable.

14 Veuillez saisir les informations qui détaillent le contenu pédagogique de votre offre. Dans la rubrique «moyens pédagogiques», il est important de préciser les moyens (outils, supports, etc) mais également les modalités de formation. Les champs sont limités à caractères par encadré. Vous pouvez ajouter votre programme PDF de la formation. Si vous souhaitez ajouter votre CV, veuillez l intégrer à votre programme, dans le même document.

15 Type de formation : permet de dire si votre formation est de type inter-entreprises ou distanciel. Durée en heures : combien de temps dure votre formation, en nombre d heures? Prix public : combien coûte votre formation par personne et par heure? Combien coûte votre formation au total, par personne? Nombre de personnes : indique le nombre de participants maximum autorisés à assister à une session Inter-entreprises pour cette formation. Une fois tous les champs complétés, cliquez sur «Enregistrer et ajouter au catalogue». Votre formation est maintenant enregistrée en réponse à l appel d offre. Vous pouvez la modifier en cliquant sur «personnaliser».

16 Au clic sur «Personnaliser», vous arrivez sur votre offre de formation que vous pouvez ainsi modifier. Vous pouvez ajouter une autre formation en cliquant à nouveau sur «Créer une formation personnalisée». Lorsque vous avez terminé de saisir vos offres de formation, vous pouvez cliquer sur «envoyer la réponse». Vous pouvez aussi garder vos offres en brouillon, afin de ne pas les envoyer tout de suite à OPCALIM et revenir dessus lorsque vous le souhaitez. Il suffit de cliquer sur le bouton «Enregistrer comme brouillon». Attention une fois vos réponses envoyées : elles ne sont plus modifiables!

17 Lorsque vous avez envoyé la réponse (c est à dire quand vous avez cliqué sur «Envoyer la réponse»), vous pouvez retrouver le dossier de l appel d offres à l étape «En attente de validation» et votre (vos) réponse(s) à l étape «Proposée au client». Le bandeau figurant sous l appel d offres avec l intitulé de votre offre, contenant la mention «Proposée au client» confirme que votre réponse a bien été envoyée. Cet appel d offres se trouvera tout en bas de la liste pour vous car vous y aurez déjà répondu. Vous pouvez toutefois le retrouver en recherchant son intitulé ou sa référence. Pour faire des ajustements éventuels sur une offre déjà envoyée, vous devez sélectionner l'appel d'offre correspondant, cliquer sur le bouton "Envoyer une réponse" et saisir la référence ou le début de l'intitulé de l'offre que vous souhaitez modifier dans le champ "Sélectionner une formation de votre catalogue :" (toutes les formations que vous avez créées sont recensées ici). En cliquant dessus, le lien "Personnaliser" apparaît à côté de votre offre afin de modifier les informations de l'offre. Ensuite, il est nécessaire de cliquer sur le bouton "Enregistrer comme brouillon" pour lier votre offre à cet appel d'offre (et pour pouvoir la remodifier plus tard) ou "Envoyer la réponse" pour un envoi définitif à OPCALIM. A la clôture de l appel d offres, le dépouillement sera réalisé et les étapes vont évoluer. Un mail d information vous parviendra également pour vous prévenir de l issue de votre proposition. Pour toute question supplémentaire ou besoin d assistance, merci de contacter supportaoopcalim@paradoxes-conseil.com

18 Réponses aux questions fréquentes Questionnaire d inscription / référencement : Q : Je ne trouve pas le code NAF 8559A R : Recherchez "Formation continue d'adultes" ou en saisissant le code "85.59A" avec le point au milieu Q : Je n arrive pas à saisir mon code BIC au niveau de mes informations bancaires R : Le code BIC peut être de 8 ou 11 caractères (exemple : BNPAFRPP ou BNPAFRPPXXX) Q : Je suis un organisme public, quels champs remplir dans le questionnaire? R : tous les champs sont obligatoires, sauf le RCS et le code NAF Q : Si mon organisme n existait pas en 2013, que mettre en CA? R : écrire «0». Q : Nous ne souhaitons pas communiquer sur les résultats, or, c est un champ obligatoire. Nous ne pouvons continuer à remplir ce formulaire sans l avoir complété. Quelle valeur pouvons-nous mettre dans ce champ? R : écrire «0». Q : Je n arrive pas à mettre en ligne mon fichier PDF. R : Vérifier que le nom de votre fichier ne contient pas de caractères spéciaux (parenthèses, tirets, etc.). Taille maximum autorisée : 5 Mo. Q : Lorsque le formulaire d inscription est complété et envoyé à OPCALIM, puis-je revenir dessus pour le modifier? R : Pour l instant, une fois que le formulaire est envoyé, vous ne pouvez pas revenir dessus pour le modifier. Pour toute demande de modification, veuillez envoyer un mail à paradoxe Réponses à l appel d offres Q : Puis-je proposer des réponses en INTRA? R : Non, seules les réponses en INTER sont acceptées Q : Quels navigateurs sont 100% compatibles avec la plateforme? R : Tous les navigateurs récents fonctionnent. Néanmoins, il est recommandé d utiliser Chrome ou Firefox.

19 Q : Lorsque j ai proposé mes offres en réponse à l appel d offres, je ne les retrouve pas dans le catalogue. R : Vos offres apparaîtront dans le catalogue si elles sont validées par OPCALIM Q : lorsque je renseigne une date d ouverture pour mon offre, le système me signale que le format n est pas valide. R : Le format attendu pour la date d ouverture est "JJ/MM/AAAA" Q : Le prix de l'heure à indiquer dans l offre est-il pour l'action de formation ou par stagiaire? R : Le prix de l heure est indiqué pour la formation, par stagiaire.