GESTION & TENUE DE STOCKS

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1 FORMATION GESTION & TENUE DE STOCKS Copyright ULYSS

2 Introduction La notion de stock est importante dans une organisation. Gérer son stock est au cœur des préoccupations des managers pour plusieurs raisons. Les conditions de stockage peuvent influencer la qualité des articles et entreposer coûte cher. L organisation a donc tout intérêt à optimiser sa gestion de stock, Ainsi, dans notre étude nous allons nous intéresser premièrement aux notions stocks puis deuxièment aux techniques de gestion optimale de celui-ci, 2

3 Objectifs Objectif Global Comprendre les notions de base de la gestion de stock. Élaborer un tableau de bord pertinent sur la tenue du stock. Maîtriser les techniques et outils permettant une bonne gestion des stocks. Contribuer à la fiabilisation de la tenue de stock. Maîtriser la tenue des stocks et les opérations associées. Contribuer à la performance des inventaires. Objectifs Spécifiques Décider de la nature et du volume des marchandises à tenir disponible en magasin (gestion des stocks). Déterminer quand passer une commande et combien commander de façon à minimiser les coûts de gestion de stock, c est-à-dire quel système d approvisionnement mettre en place. Gérer des stocks physiques Réaliser efficacement un inventaire Déterminer le moyen de réduire les écarts 3

4 Organisation La formation est organisée en 2 modules complémentaires: THÈME 1 : LA GESTION DES STOCKS THÈME 2 : LA TENUE DES STOCKS 4

5 THÈME 1 : LA GESTION DES STOCKS 5

6 Plan de travail: LA GESTION DES STOCKS 1) Définition de la gestion de stocks 2) Les coûts inhérents à la gestion des stocks 3) Optimisation du stock de sécurité 4) Construire le tableau de bord de la gestion des stocks 6

7 1- Définition de la gestion de stocks Les stocks s apparentent à l ensemble des biens intervenant dans le cycle d exploitation d une organisation/société soit pour être consommé, soit pour être vendu en l état ou à l issu du processus de production. Une bonne gestion des stocks permettra de satisfaire des besoins futurs. Une bonne gestion des stocks constitue un facteur de flexibilité pour l organisation. En effet, les stocks représentent une charge financière et une immobilisation de capitaux. La gestion des stocks au sein d une entreprise concerne les postes suivants : Le stock de marchandises Le stock de matières premières Le stock de produits semi-finis Le stock de produits finis Le stock d emballages Dans le cas de l IGPP, on considére que le stock est constitué de biens/articles/equipements destinés à l exploitation. 7

8 2- Les coûts inhérents à la gestion des stocks Les coûts de stocks fluctuent et se recoupent, ou apparaissent sous des noms différents. Les coûts de stocks se répartissent en 3 catégories principales : Coûts de commande (également appelés coûts de préparation) Le coût du processus de la commande elle-même: il peut être considéré comme un coût fixe, indépendant du nombre d'unités commandées. Il inclut typiquement des frais liés au fait d'émetttre une commande, et toutes sortes de frais administratifs ayant trait au traitement des factures... Les coûts de la logistique amont, liés au transport et à la réception (décharger, inspecter). Ces coûts varient. Par ailleurs, les frais de transport du fournisseurs sont bien souvent dépendants du volume total de la commande, ce qui peut entraîner de grosses variations du coût par unité commandée. Coûts de stockage (également appelés coûts de détention ou de possession) Coûts du capital (ou frais de financement): Contruction Coûts de l'espace de stockage : Entretien du batiment, gardiennage Coûts des services sur le stock: Manutention, assurance, Système informatique Coûts des risques sur le stock: Perte, avarie Coûts de rupture (également appelés coûts de pénurie). 8

9 3-Optimisation du stock de sécurité Le stock de sécurité est le stock jugé nécessaire pour assurer le niveau de service souhaité quand les commandes à livrer dépassent la capacité de production. Il peut être considéré comme un complément au stock de fonctionnement prenant en compte d'une part l'incertitude de la demande réelle et du réapprovisionnement et d'autre part le besoin de satisfaire la demande. Plus le gestionnaire du stock voudra être certain de répondre à la demande, plus cette demande sera imprévisible et plus les délais de réapprovisionnement seront aléatoires, plus le stock de sécurité sera important. À l'inverse, quand la demande est connue, les délais de réapprovisionnement fixes et les conséquences d'une rupture de stock négligeables, alors, le stock de sécurité sera faible. 9

10 3-Optimisation du stock de sécurité Différentes méthodes peuvent être utilisées pour le calcul du stock de sécurité. Généralement, on simule chacune d elle et le choix de la méthode finale portera sur celle réduit au mieux le risque de rupture. Dans la pratique on peut soit utiliser une méthode déterministe (la méthode «expert») et une méthode probabiliste (la méthode de la loi normale ou loi de Laplace Gauss). Voir : Etude de cas 1 10

11 4-Construire le tableau de bord de la gestion des stocks Une bonne gestion des stocks est source d économie (diminuer les coûts de stockage, réduire la durée du cycle d exploitation ). Il existe plusieurs indicateurs de suivi des stocks. Deux indicateurs de performance sont souvent utilisés pour évaluer la qualité du management : Le taux de rotation des stocks et la durée moyenne de stockage. Voir : Etude de cas 2 11

12 4-Construire le tableau de bord de la gestion des stocks Le tableau de bord est un outil d aide à la gestion composé d un ensemble de rapports dont le but est de fournir au gestionnaire une vision claire de la situation actuelle de son système par rapport aux objectifs fixés. C est en théorie un ensemble d'indicateurs renseignés périodiquement et destinés au suivi. Ces derniers jouent un rôle d alarme et se déclenchent automatiquement pour signaler une anomalie ou une performance dans le fonctionnement du système. Le tableau de bord se caractérise par sa : Simplicité et clarté : il ne peut posséder qu un nombre limité d indicateurs (4 à 5) Pertinence : il ne peut contenir que les indicateurs relatifs aux responsabilités de son utilisateur ; Facilité : les sources de données doivent être existantes et fiable, avec des délais de traitement courts.. 12

13 4-Construire le tableau de bord de la gestion des stocks Un indicateur est une information de synthèse qui aide le gestionnaire à apprécier une situation dans le système placé sous sa responsabilité. C est une donnée quantitative qui permet d expliquer une situation évolutive, une action ou les conséquences d'une action, de façon à les évaluer et à les comparer à leur état à différentes dates. Il doit être succinct, claire et précis. Il ne présente en principe que l essentiel des informations utiles pour interpréter un phénomène. Le bon indicateur est celui qui est parlant ou doté de sens. Il ne peut se limiter au simple constat de la situation. Ce dernier entraîne toujours une action ou une réaction du gestionnaire. 13

14 4-Construire le tableau de bord de la gestion des stocks Traditionnellement, on distingue trois catégories d indicateurs. Partant de l expérience acquise dans la gestion des stocks, on a : Les indicateurs d alerte qui signalent la présence d un dysfonctionnement, d un état anormal impliquant une action corrective. Les indicateurs d efficience et d équilibrage qui permettent de mesurer la situation actuelle par rapport aux objectifs fixés dès le départ. Les indicateurs d anticipation qui fournissent des renseignements sur les besoins futurs. Un indicateur peut prendre la forme d un ratio, un graphique, un tableau, une liste. Il est mis à jour à des périodes bien déterminées d avance 14

15 Plan de travail: TENUE DE STOCKS 1) La gestion d une aire de stockage 2) Maîtriser la réalisation des inventaires 3) Contribuer à la fiabilisation des inventaires 15

16 1-La gestion d une aire de stockage Le magasin, pris dans son ensemble, est composé des différentes zones suivantes : Une zone emménagée pour le stockage des produits encore appelé zone de stockage ou aire de stockage. Une zone servant de bureau, équipé d un terminal informatique et d un classeur des divers documents liés à l activité du magasin ; Une zone de réception et de contrôle d entrée des marchandises ; Une zone de sortie réservée à la préparation, à l expédition ou à la livraison des commandes aux demandeurs (clients) ; 16

17 2-Maîtriser la réalisation des inventaires L'inventaire physique des stocks répond à la fois à un besoin stratégique et légal pour l entreprise. A des périodes bien planifiées, et obligatoirement à la clôture d un exercice, chaque entreprise est tenue d effectuer un inventaire de ses stocks. Le but étant de s assurer que ces derniers reflètent les quantités et les valeurs fournies par le logiciel de gestion. Afin d éviter la charge de travail que provoque un inventaire annuel, le choix est très souvent porté sur un système d inventaire tournant qui lui, permet une vérification des stocks par lots ou par tranche, avec une périodicité moins longue. 17

18 3-Contribuer à la fiabilisation des inventaires Préparation des l inventaires La préparation d un inventaire tournant ou annuel doit être fait sur la base d une procédure écrite. La procédure d'inventaire a pour but de recenser toutes les difficultés susceptibles d'être rencontrées pendant l exécution de l inventaire et de prévoir pour chacune d elles des solutions immédiates et appropriées. Cette procédure doit entre autre expliquer : Buts de l inventaire (régularisation totale des stocks, inventaire partiel pour optimisation des coûts, contrôle de routine ) ; Le programme d exécution de l inventaire (date, horaires, périodicité). Pour un inventaire tournant par exemple il faut définir la régularité des comptages (articles de classe A : 1 fois par trimestre, articles de classe B : 2 fois par an, articles de classe C : uniquement en fin d exercice ) ; Le plan du site de stockage avec un découpage dont chaque zone correspond à un nombre de référence précis. C'est-à-dire calibré pour une équipe de comptage et pour un délai fixé ; Le nombre de personnes par équipe de comptage (il convient de mettre en place un nombre de personnes suffisant pour réaliser l'inventaire dans les délais impartis pour une zone) ; 18

19 2-Maîtriser la réalisation des inventaires Le nombre de zones par équipe de comptage; Le formulaire utilisé pour le relevé des quantités. Le stock théorique ne doit en aucun cas figurer sur ce document. Les règles de gestion des écarts ; Les règles de validation et de saisie des données L'organisation des inventaires varie d une entreprise à l autre et reste influencée par la taille mais aussi de la nature des stocks à inventorier. Toutefois, les règles suivantes doivent être examinées afin d assurer la fiabilité des relevés de comptage : Avoir des lieux de stockage clean. Ce qui demande une préparation avant le passage des équipes de comptage. Il faut au préalable s assurer que les articles sont bien rangés et facilement identifiables par des étiquettes ou un marquage lisible et compris. En faisant précéder les inventaires par une campagne 5S, on limite la tâche aux seuls articles essentiels. En présence d un entrepôt mixte, il faut bien sûr prévoir la séparation des stocks faisant partie du patrimoine de l entreprise et les stocks appartenant à des tiers. 19

20 Dossier I : MESURE DES PERFORMANCES 20

21 Les indicateurs Les indicateurs de performance sont d'excellents outils pour piloter une activité et s'assurer que les équipes produisent leurs efforts dans le même sens. Ils permettent l'alignement entre la stratégie et l'opérationnel. Donc faire en sorte que les actions décidées en comité de direction soient déclinées au niveau de l'ensemble des services au plus près du terrain. Ils présentent d'autres vertus : fixés au niveau individuel et en liaison directe avec les objectifs, ils sont à la base de l'implication des collaborateurs dans leurs missions. Pour choisir des mesures pertinentes, un seul mot d'ordre : être cohérent avec des objectifs SMART. 21

22 Les indicateurs 22

23 Le tableau de bord 23

24 Dossier 2 : METHODES & SUIVI 24

25 Les méthodes Une bonne gestion des stocks s appuie sur deux facteurs principaux : la date de la commande et la quantité commandée. En effet, il est possible de commander soit à date fixe, soit à date variable. De même que la quantité commandée peut être fixe ou variable. 25

26 1-Les méthodes Les 4 méthodes de gestion de stocks En s appuyant sur ces deux constantes, quatre combinaisons sont envisageables. Elles correspondent à autant de méthodes de gestion possibles : La méthode de réapprovisionnement Elle est, également, appelée «méthode calendaire» et consiste à commander à date fixe une quantité fixe, voisine de la quantité économique de commande (c est la formule de Wilson ou QEC). 26

27 Les méthodes La méthode de gestion à point de commande Elle adopte un système de commande à date variable mais à quantité fixe dans la mesure où c est l atteinte d un niveau donné du stock (appelé, le point de commande) qui déclenche la commande. La méthode de recomplètement Il s agit de commander à date fixe une quantité variable puisque le niveau du stock à compléter varie en fonction du volume de vente alors que la date reste la même. 27

28 Les méthodes La méthode de réapprovisionnement à la commande Elle consiste à passer commande d une quantité variable, à date variable, en fonction de la demande. 28

29 Le suivi Il est extrêmement important de suivre rigoureusement les mouvements stocks afin d' éviter : - d' avoir trop de stock (argent immobilisé, risque d'obsolescence des articles ce qui entraîne une perte d'argent) - les ruptures de stocks (perte de chiffre d'affaire, très mauvais pour l'image d'une enseigne) Pour cela il existe des outils : La fiche de stocks et le cadencier 29

30 Le suivi La fiche de stock et le cadencier sont des documents sur lequel sont enregistrés les informations se rapportant à une marchandise, depuis la commande au fournisseur jusqu à la vente au client. Le suivi des stocks peut être assuré manuellement. Cependant l utilisation d un matériel informatique permet d être plus performant en améliorant la qualité du travail. Pour pouvoir utiliser correctement ces documents il faut d'abord comprendre la signification de certains termes : - Stock initial (SI) : c'est le stock au début d'une période 30

31 Le suivi - Stock final (SF): c'est le stock à la fin de la période - Stock minimum (SM): c'est le stock qui correspond aux états pendant les délais de livraisons. 31

32 Le suivi - Stock de sécurité (SS) ou stock tampon : C'est une quantité de produit à avoir en stock en plus du stock minimum qui permet de faire face à une retard éventuel de livraison ou à des ventes supplémentaires durant ce délai de livraison. Exemple, pour un stock minimum de 20 articles (exemple ci-dessus), un stock de sécurité de 2 articles paraît suffisant. - Stock d'alerte : C'est le stock qui déclenche la commande. Il est égal à Stock minimum + Stock de sécurité (20 +2 = 22) 32

33 Conclusion La fonction gestion de stock dans toute les organisations est considérée comme un levier capital pour la survie de celles-ci. Stock = Argent = Dépenses = Performance Gérer efficacement son stock revient à engendrer des gains de productivité d une organisation. 33

34 MERCI 34