Découverte du Tableur EXCEL

Transcription

1 Comprendre l écran. Excel est un tableur, c est à dire un logiciel qui permet, à partir d un tableau, d automatiser des calculs et de présenter les résultats sous forme de tableaux et de graphiques. Quand vous chargez Excel, vous voyez sur votre écran une grille qui ressemble à un champ de bataille navale, avec : en haut, un menu, sous le menu, une barre d icône, sur les côtés, des barres de déplacement en bas de l écran, des onglets appelés feuil1, feuil2 Par défaut, le curseur se place toujours sur la case A1 de la feuille1, les caractères A et 1 apparaissent en gras. A l écran, vous voyez une trentaine de lignes et une dizaine de colonnes. Ce ne sont pas les limites de votre tableau. En effet, EXCEL autorise plus de lignes et 255 colonnes! Considérez donc que votre tableau fait environ 30 mètres de haut sur 6 mètres de large et que votre écran permet d en visionner seulement une petite partie. Ajoutons que le nombre de feuilles disponibles (le nombre d onglets) sous Excel est égal à 256. Vous avez donc beaucoup de place pour travailler. Pour vous déplacer dans le tableau, vous pouvez utiliser les flèches de déplacement sur votre clavier (haut, bas, gauche, droite), la souris ou les barres horizontale et verticale sur les côtés. Remarquez que la case (appelée aussi cellule), les chiffres des lignes et des colonnes apparaissent en caractères gras pour vous indiquer où se situe votre curseur. Page 1

2 Un truc : la touche de fonction F5 (sur votre clavier) vous permet d aller directement à l adresse de votre choix en tapant les numéros depuis votre clavier (colonne d abord et ligne ensuite, exemple : B5). Vous pouvez renommer chaque feuille (feuil1, feuil2, etc.) du classeur en double-cliquant sur l onglet désiré et en tapant à partir de votre clavier le nom de remplacement souhaité. Comprendre le menu et les icônes Le menu de la plupart des logiciels se présente de la même manière. Le premier élément, en haut à gauche, s appelle " Fichier ". Le deuxième s appelle " Edition ", le troisième " Affichage ", puis " Insertion ", puis "Format ", puis " Outil ", puis " Données " et "Fenêtre ". Voyons ce que recouvre chacun des éléments. L élément " Fichier " permet de charger, sauver, imprimer un fichier. Le fichier est le classeur, c est à dire l ensemble des feuilles, que vous avez chargé en ouvrant Excel. D autres commandes sont disponibles : par exemple " Fermer " ferme le classeur et " Quitter " ferme tout le classeur et permet de quitter Excel. Un principe important : vous pouvez toujours fermer ou quitter un fichier sans peur de perdre votre travail, car s il n a pas été sauvé depuis la dernière modification, Excel vous enverra un message vous proposant de sauvegarder votre travail avant de fermer ou de quitter. L élément " Edition " permet d accéder aux commandes de gestion des contenus et du travail. En cliquant sur " Edition ", vous avez accès à " annuler " la dernière commande, " copier ", " couper ", " coller ", " rechercher ", ou " remplacer ". L élément " Affichage " vous permet de choisir le type d affichage d écran que vous désirez. L élément " Insertion " permet d insérer des lignes et des colonnes sur des tableaux déjà constitués. L élément " Format " permet d accéder à des commandes de mise en forme de votre tableau. Par exemple, si vous travaillez avec des chiffres, des lettres, des nombres à deux, trois ou plus de décimales, si vous voulez des caractères gras, si vous voulez modifier la taille des cellules du tableau, etc., vous passez par " Format ". Page 2

3 Les éléments " Outils " et " Données " vous donnent accès à des fonctions très puissantes du type correcteur d orthographe, recherche de résultats, scénarios, valeurs cible, macros, mais aussi tri et filtre et mini base de données. Vous découvrirez tout ça plus tard si vous le souhaitez. L élément " Fenêtre " permet d organiser l écran avec d autres logiciels chargés en même temps. Par exemple, vous pouvez avoir accès à Word et à Excel simultanément. Sous le menu, vous distinguez une barre d icônes. Chaque icône reprend une fonction qui apparaît dans le menu. Cette barre d icône vous permet d accéder à certaines fonctions en cliquant directement dessus, cela évite d entrer dans le menu. Les icônes correspondent aux fonctions les plus utilisées, telles que enregistrer, imprimer, couper, coller, copier, etc. Avant de continuer, prenez un peu de temps pour découvrir les fonctions du menu. Ainsi, vous comprendrez mieux les possibilités que vous offre Excel Page 3

4 Réalisez votre premier tableau Imaginons que vous souhaitiez calculer ce qu il vous reste en fin de mois après avoir payé votre loyer et l alimentation. Si vous faisiez cet exercice sur une feuille de papier, vous feriez certainement un tableau en mettant en face de chaque poste le montant des dépenses engagées. La somme des dépenses soustraite au revenu mensuel vous donnerait le solde. C est exactement la même chose sous Excel et, puisque l opération est automatisée, vous pouvez calculer, pour les 12 mois de l année, votre solde mensuel en fonction des variations de vos dépenses. Pour ce faire, commençons par entrer les données dans le tableau. Placez le curseur en B2 et tapez à partir de votre clavier "revenu " puis validez avec la touche " Entrée ". En face, donc, en C2, tapez le montant de votre revenu, admettons Vous pouvez changer la largeur des colonnes en cliquantglissant la souris sur le trait qui délimite les colonnes, votre curseur change alors de forme. Vous pouvez aussi double-cliquer sur le trait et l ajustement est automatique. Entrez, en dessous du revenu, l intitulé de vos charges, par exemple, le loyer et l alimentation. En B3, tapez " loyer " et en C3, tapez le montant de votre loyer, admettons, Puis, en B4, tapez " alimentation ", puis en C4, tapez le montant, par exemple, Page 4

5 En toute logique, vous taperez " solde " en B5 et ferez apparaître le montant en C5. Pour rentrer la formule mathématique nécessaire pour calculer votre solde (C5=C2-C3-C4), placez votre curseur en C5. Là, vous tapez " = C2 C3 C4 ". Remarquez que l équation s affiche dans une zone blanche au-dessous de la barre d icône. Vous pouvez aussi utiliser votre souris pour sélectionner les cellules C2, C3 et C4. Dans ce cas, vous tapez seulement les signes " = " et " - ". Quand l équation est tapée, validez par la touche " Entrée " du clavier. Votre solde apparaît immédiatement (voir la légende F sur le schéma). Bravo, vous avez réalisé votre premier tableau et vous connaissez les principes de base d Excel. Conclusion Excel est un tableur qui vous permet d automatiser des opérations On positionne toujours le curseur sur une case avant d entrer les données Excel reconnaît si les données sont du texte ou des chiffres Si l on veut entrer une formule, on commence par le signe = Maintenant, vous en savez assez pour faire vos prévisions de dépenses pour vos prochaines vacances! A vous de jouer! Page 5