TESO - CAJA PROCÉDURE DE GESTION DE LA PETITE CAISSE

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1 Page : 1/5 1.- OBJET Définir le processus de gestion des paiements et des encaissements de faible montant réalisés en numéraire au moyen de la petite caisse du COI. 2.- BASES JURIDIQUES ET RÉGLEMENTAIRES Articles 29 à 35, 43 et 55 à 60 du RF. 3.- DÉFINITIONS Caisse du COI : Caisse en liquide conservée dans un endroit sécurisé dont dispose le Secrétariat exécutif du COI lui permettant de liquider certaines dépenses. Conformément à l article 56 du RF, cette caisse ne peut contenir un montant supérieur à Responsable de la caisse : Fonctionnaire désigné formellement par l ordonnateur délégué et chargé de réaliser les paiements en liquide à partir de la caisse du COI. Journal de caisse : il s agit du registre dans lequel le responsable de la caisse inscrit tous les mouvements d argent de la caisse, chaque mouvement devant être justifié par une pièce comptable originale 4.- APPLICATION Cette procédure constitue une dérogation à la liquidation des dépenses par la voie budgétaire conformément à la procédure GTOS-EJEC.GRAL. En tant que telle, le recours à cette procédure ne peut être légitimement utilisée que pour des raisons non imputables au COI (par exemple le fournisseur refuse d accepter un autre mode de paiement que le paiement en liquide à la livraison du bien). Son utilisation est limitée aux dépenses qui remplissent les trois conditions suivantes : 1. la dépense concerne les achats suivants : Pommes utilisées dans le cadre de la dégustation d huile d olive Petites pièces de rechange (électricité ou quincaillerie) Timbres poste, en cas de non disponibilité temporaire de la machine à timbre, ainsi que frais de douane ou différences à payer pour services de transport et messagerie (pour excès de poids, volume, ) Titres de transport public et taxis (autorisées préalablement par le Directeur exécutif) pour démarches officielles, à l exclusion des dépenses de taxi et transport public dans le cadre des voyages Service de blanchisserie et teinturerie pour les biens du COI

2 Page : 2/5 Achat de drapeaux (pour un montant maximum de 90 ) Le cas échéant, carburant pour véhicule de services 1 2. le montant de la dépense est de faible valeur, soit maximum 150, sauf pour l achat de carburant où le montant maximum est de le seul moyen accepté par le fournisseur de liquider la dépense est le numéraire. 5.- ENGAGEMENT BUDGÉTAIRE, ORDRE DE PAIEMENT et VERSEMENT DANS LA Chaque année, le budget administratif du COI comporte une ligne dénommée «petite caisse» alimentée à hauteur de maximum. Au début de l exercice, le comptable, agissant en tant qu initiateur, prépare l engagement budgétaire provisionnel conformément à la procédure GTOS- EJEC.GRAL du montant correspondant au montant approuvé pour la petite caisse dans le budget annuel administratif (maximum ). Après avoir obtenu le visa de l ordonnateur délégué sur l engagement budgétaire, le comptable agit conformément au point 5 de la procédure GTOS-EJEC.GRAL. Il émet une facture virtuelle qui est enregistrée par le secrétariat du Directeur exécutif comme toute autre facture normale. À partir de ce moment-là, le dossier suit toutes les phases prévues au point 6 de la procédure GTOS-EJEC.GRAL (Phase de liquidation et l ordonnancement des dépenses). Le bénéficiaire de cet ordre de paiement est la petite caisse. Le montant du paiement sera versé du compte général du COI vers le compte bancaire spécifique au nom de la «petite caisse». Le montant de l ordre de paiement ne peut excéder le plafond autorisé pour la petite caisse tel que défini au point 3. Lors des paiements ultérieurs visant à réalimenter la petite caisse, le montant du paiement correspondra à la différence entre le plafond autorisé pour la petite caisse tel que défini au point 3 et le solde de la petite caisse au moment de l établissement de l ordre de paiement. Une fois que le montant de l ordre de paiement est crédité sur le compte bancaire «petite caisse», le comptable le prélève en liquide de ce compte après signature de l ordonnateur délégué et du comptable et le verse physiquement dans la petite caisse. 1 L achat de carburant par le biais de la petite caisse doit rester une exception. En règle générale, la dépense résultant de cet achat sera liquidée par la voie budgétaire via la procédure GTOS- EJEC.GRAL après vérification de la facture transmise par la compagnie pétrolière ayant fourni le carburant.

3 Page : 3/5 6.- PAIEMENT PAR LA À partir du versement du montant dans la petite caisse, les achats peuvent être effectués. Dès lors, les agents du COI devant effectuer des achats en numéraire s adressent au responsable de la caisse pour obtenir une avance ou un remboursement selon les modalités suivantes : 1) avance : a) préalablement à l achat, le fonctionnaire demande au responsable de la caisse le montant nécessaire à l achat (avance) b) le responsable de la caisse vérifie la conformité de l achat avec la présente procédure, verse au fonctionnaire ledit montant, lui fait signer un reçu prouvant qu il a reçu ce montant et définissant la nature de la dépense et enregistre cette opération dans le journal de la petite caisse c) au plus tard 3 jours ouvrables après avoir effectué l achat, le fonctionnaire présente au responsable de la caisse la facture (ou reçu ou ticket de caisse) du fournisseur et si le montant réel de l achat était inférieur au montant reçu, il restitue la différence au responsable de la caisse. d) Le responsable de la caisse archive soigneusement la facture du fournisseur et, le cas échéant, enregistre dans le journal de la petite caisse le rencaissement de la différence. 2) Remboursement : a) le fonctionnaire procède à l achat en ayant recours à ses fonds personnels et dans le respect des dispositions de la présente procédure b) au plus tard 3 jours ouvrables après avoir effectué l achat, le fonctionnaire présente la facture (ou reçu ou ticket de caisse) du fournisseur au responsable de la caisse c) le responsable de la caisse, après avoir vérifié la conformité de l achat avec la présente procédure, rembourse le fonctionnaire du montant dépensé et lui fait signer un reçu attestant que le remboursement a eu lieu d) le responsable de la caisse archive soigneusement la facture du fournisseur et enregistre l achat dans le journal de la petite caisse

4 Page : 4/5 7.- CONTRÔLE Le responsable de la caisse vérifie la conformité du disponible physique en caisse avec le bilan du journal de la caisse et les pièces justificatives disponibles : mensuellement en présence du comptable tous les trois mois en présence du Délégué financier. En cas d irrégularité, le comptable saisit immédiatement le Délégué financier. Lorsque le DF constate des irrégularités ou, le cas échéant, après analyse des irrégularités lui étant transmises par le comptable, il saisit immédiatement et par écrit l ordonnateur délégué. 8.- RENOUVELLEMENT DES FONDS Avant que le solde de la caisse atteigne 300 (20 % des dont la caisse est dotée, conformément à l article 56 du RF), le responsable de la caisse présente le journal de caisse accompagné des pièces justificatives originales de chaque mouvement au visa du Directeur adjoint de la DAF (qui agit en qualité de vérificateur), puis au Délégué financier (qui agit en qualité de contrôleur ex-ante) et enfin au Directeur exécutif (qui agit en qualité d ordonnateur délégué). Ensuite, le comptable prépare un ordre de paiement qui sera imputé sur l engagement budgétaire visé au point 5 selon les modalités prévues à ce point et conformément à la procédure GTOS-EJEC.GRAL. Le montant de cet ordre de paiement correspond à la différence entre le montant maximum dont la caisse peut disposer et le solde physique dans la caisse. À l exception des mouvements correspondant aux remboursements des excès d avances perçus par un fonctionnaire, aucun montant d une autre nature ne pourra être encaissé dans la petite caisse. 9- DÉGAGEMENT DES CRÉDITS ENGAGÉS QUI NE SERONT PAS UTILISÉS À la fin de l exercice, il sera procédé conformément au point 8 «Étapes de la gestion des dépenses ordinaires : phase de dégagement des crédits engagés qui ne seront pas utilisés» de la procédure GTOS-EJEC.GRAL pour libérer les crédits engagés non utilisés. Pour les fonds non utilisés qui ont été liquidés et ordonnancés, le comptable émet une facture virtuelle négative de façon que le montant qui figure dans le système comme liquidé et ordonnancé coïncide avec la somme des factures réellement payées au moyen de la petite caisse.

5 Page : 5/5 10- RESTITUTION DES FONDS INUTILISÉS AU COMPTE BANCAIRE DU COI À la clôture de l exercice, le Directeur adjoint de la DAF remet une proposition au Délégué Financier pour l encaissement du montant non utilisé de la caisse du COI dans le compte bancaire du COI, de façon que le solde de la caisse du COI et celui du compte bancaire «petite caisse» à la fin de l exercice soit à zero DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR 1 er janvier 2010