Synoptique Multi-Facturation Et Régie d encaissement

Transcription

1 Synoptique Multi-Facturation Et Régie d encaissement 1- Archivage du cycle de facturation précédent : Facturation / Archivage de la facturation 2- Mettre à jour sa base des abonnés : Mise à jour des abonnés, vérification des adresses, création des nouveaux abonnés (et ou enfants / compteurs), éventuellement décocher facturable uniquement pour les abonnés qui n auront plus de facture (départ de la commune, enfants partis au collège,.) 3- Facturation / Début de facturation Création d un nouveau cycle : cliquer sur +

2 Ouverture de la fenêtre suivante : Saisie obligatoire du : - Libellé du cycle Si vous avez mis en place le prélèvement automatique : o Numérotation des factures : mettre «les prélevés suivis des non prélevés» - Date début Période et fin période - A régler avant le : La date n est pas obligatoire, il est possible de mettre en bas de page, dans onglet facture, une phrase du type : «A régler dans les 15 jours, suivant réception de la facture» - Numéro de Rôle =numéro du mois ou si gestion des N mettre le suivant, il doit être unique sur l année - Numéro de titre et numéro de bordereau pourront être renseignés plus tard, mais avant l édition des factures Après validation, le cycle est créé, mais encore «non initialisé» Il faut donc débuter le cycle, pour cela, il faudra faire OK jusqu à ce que le message «XX abonnés ajoutés» apparaisse

3 4- Facturation / Saisie des variables Selon le paramétrage effectué, vous pouvez filtrer l affichage par variable ou par renseignement complémentaire. Pour changer le filtre (saisie de cantine puis garderie) vous pouvez cliquer sur le premier onglet. Cliquer sur Ok et remplir tableau Si facturation Assainissement (suivre les mêmes étapes, jusqu au point 3), et pour la saisie des index Aller dans compteur / saisie des index 5- Facturation / Calcul Cliquer sur Ok, le logiciel calcule les factures

4 6- Facturation / Numérotation des factures Cela ouvre la fenêtre suivante : Dans les paramètres il faut saisir le numéro de bordereau, si non renseigné à la création du cycle. Si vous n avez pas mis en place le prélèvement automatique, vous n avez pas besoin de renseigner le numéro de bordereau et de titre des prélevés. On peut ensuite quitter. Et cliquer sur Ok pour numéroter les factures.

5 7- Facturation/Edition et liaison / Edition des factures Si vous avez des commentaires à afficher sur les factures : aller dans paramètre Puis sur le 2 ème onglet «facture» Et saisir le commentaire dans le cadre intitulé : bas de page ou Entête. Penser à bien saisir dans les options de bas de page les informations que vous souhaitez faire apparaitre (en tête / Bas de page / Commentaires saisis sur l abonné) 8- Intégration du rôle dans la régie Afin d être ensuite en mesure de saisir les encaissements relatifs à ce cycle de facturation, les factures doivent être intégrées dans le logiciel Régie. Pour cela, lancez Regie / Intégration dans la régie. Choisir le rôle ROLE REGIE et le cycle de facturation et cliquer sur OK.

6 9- Saisie des encaissements Depuis le Manager / icône Régie Puis Encaissement / Saisie Cliquez sur pour vous rendre sur la fenêtre de saisie d un nouvel encaissement Sélectionner le client par Une fois sélectionnée la ou les factures dues apparaissent Si le client ne règle pas la totalité de la somme, il est possible de modifier le montant avec le crayon à droite Pour terminer, il faut saisir le mode de règlement à l aide de la liste déroulante. A la fin de l enregistrement, une quittance est automatiquement imprimée.

7 10- Clôture de la caisse Clôture / Caisse En fin de journée, il faudra procéder à la clôture de la caisse, une fois la procédure effectué la saisie de nouvel encaissement ne sera plus possible. Il suffit de valider, le message suivant apparait : 11- Edition des lettres de rappel Liaison / Rôle / Gérer / Edition lettre de rappel Si vous souhaitez offrir un délai supplémentaire aux abonnées qui n ont pas réglé leurs factures, vous pouvez éditer une lettre de rappel. Il faut choisir le Rôle concerné. Une lettre de relance sera générée pour chaque facture non réglée du rôle sélectionné 12- Clôture de la période d encaissement et transmission des impayés à la trésorerie Liaison / Rôle / Exporter / Impayés / PES titre Nominatif Sélection du rôle Renseigner l exercice Et les codes : collectivité et budget Puis faire en haut

8 Une fenêtre récapitulatif apparait, fermer puis répondre oui au message suivant, si vous êtes d accord Un compte rendu de validation apparait, s il est bon quitter la fenêtre. Une fois partie en impayée, une facture ne pourra plus être encaissée par la régie. Le recouvrement se fera par votre trésorerie. 13- Aller en comptabilité Ensuite en comptabilité, aller dans gestion des pièces / Récupération de flux PES et importer le fichier crée précédemment.