Guide d installation et d utilisation

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1 Notaires le portail notarial nouvelle génération Guide d installation et d utilisation (0,112 puis 0,09 /min à partir d un poste fixe )

2 Sommaire Bienvenue Se connecter Installer le service Lexis Explore Découvrir le portail Faire une recherche Exploiter les résultats Maîtriser les veilles et Astuces Lexique des pictogrammes Accompagnement inclus dans votre abonnement Nous contacter Bienvenue! Lexis 360 Notaires, le portail notarial nouvelle génération, vous accompagnera au quotidien dans vos recherches d informations juridiques, vos suivis de l actualité juridique et vos rédactions d actes. Ce guide a été réalisé pour vous aider à : Utiliser le portail Lexis 360 Notaires et son service Lexis Explore ; Trouver l information que vous recherchez sur les contenus LexisNexis France, sur des sites sélectionnés par LexisNexis France et sur l ensemble du web ; Personnaliser vos recherches en fonction de vos habitudes et besoins. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour utiliser efficacement la recherche sémantique et gagner du temps. Nous vous rappelons que l accès à certains contenus dépend de l abonnement souscrit. Pour toutes questions concernant votre abonnement, un seul numéro : (0,112 puis 0,09 /min à partir d un poste fixe). 2

3 Se connecter Votre courriel d abonnement contient toutes les informations nécessaires pour accéder à Lexis 360 Notaires Etape 1 : Consulter votre courriel d abonnement et cliquer sur le lien d accès au portail Lexis 360 Notaires Etape 2 : Saisir l identifiant et le mot de passe indiqué dans votre courriel d abonnement. Etape 3 : Personnaliser votre mot de passe Remarque : Pour des raisons de sécurité votre mot de passe sera valable 6 mois. Etape 4 : Accepter les conditions générales de vente Remarque : Nous vous conseillons de consulter les conditions générales de vente avant de les accepter. Etape 5 : Démarrer votre navigation! Visualiser votre accès personnalisé ; Accéder au paramétrage de votre compte ; et à vos dossiers personnels de recherche ; Débuter vos recherches. Mémoriser vos codes d accès pour accéder directement au portail lors de vos sessions ultérieures. 3

4 Installer le service Lexis Explore Lexis Explore est un service qui vous permet d accéder à tous les fonds Lexis 360 Notaires, directement depuis votre acte. Il s agit d une passerelle entre votre acte (rédigé sous Word ) et le portail de recherches. Il se présente sous la forme d un onglet supplémentaire qui s intègre dans votre ruban Word. Inclus dans votre abonnement Lexis 360 Notaires, nous vous invitons à télécharger et installer ce module sur les portes de travail de l étude. Prérequis pour installer Lexis Explore Etre équipé de Microsoft Word 2007 ; Etre connecté à Internet au moment de l installation ; Disposer d un abonnement Lexis 360 Notaires en cours de validité Avoir effectué sa première connexion au portail Lexis 360 Notaires ( cf. page précédente) et avoir personnalisé son mot de passe. Etape 1 : Télécharger Lexis Explore 1 Allez sur la page de téléchargement du service Lexis Explore indiquée dans votre courriel d abonnement 2 Téléchargez Lexis Explore sur votre ordinateur, en cliquant sur : le lien de téléchargement «LexisExplore_Addin_Word_Notaires_Premium.exe» puis le bouton «Exécuter» et enfin le bouton «Accepter» l installation 4

5 Etape 2 : Installer Lexis Explore 1 Sur votre ordinateur, accédez au dossier 5 dans lequel Lexis Explore a été téléchargé (voir Dossier Téléchargements, par exemple). Sélectionnez le dossier d installation en cliquant sur le bouton [Parcourir] puis cliquez sur le bouton [Suivant] : t 2 Double-cliquez sur l installateur et suivez les instructions. Il est possible de conserver le dossier d installation proposé par défaut en cliquant directement sur le bouton [Suivant]. 3 Cliquez sur le bouton [Suivant] : 6 Cliquez sur le bouton [Suivant] : Sélectionnez l option «Seulement moi» 4 7 et cliquez sur le bouton [Suivant] : L installation se lance et peut prendre quelques minutes : 5

6 8 Saisissez votre identifiant et mot de passe Lexis 360 Notaires 1 puis cliquez sur le bouton [Se connecter] : 1 10 Afin de terminer l installation, cliquez sur le bouton [Fermer] : Ouvrez Microsoft Word afin d activer le service Lexis Explore : Si votre étude utilise un proxy pour les connexions Internet, cliquez sur [Configurer manuellement] et renseignez les champs suivants : Adresse IP du proxy, Port, Nom d utilisation et Mot de passe. Configuration le plus souvent rencontrée : 2 IP : proxy.notaires.fr 3 Port : Identifiants CSN 12 Cliquez sur le bouton [Installer] 9 L identification se lance et peut prendre quelques minutes. Cliquez sur le bouton [OK] : 13 Une fois l installation terminée avec succès, le volet Lexis Explore s ouvre automatiquement : 6

7 Utilisation du service Lexis Explore À partir de l acte que vous rédigez, Lexis Explore vous permet de vérifier un point de droit. Il reconnaît la matière, les concepts juridiques, les références textuelles contenues dans la clause analysée, et vous propose une liste de documents Lexis 360 Notaires correspondants (formules, fiches pratiques, jurisprudence etc.) Interrogez Lexis Explore et laissez-le rechercher pour vous Accédez directement au portail Lexis 360 Notaires Retrouvez l aide à l utilisation du service Lexis Explore Etape 1 : Sélectionnez une partie de l acte ou la clause de votre document Word que vous souhaitez analyser et lancez la recherche grâce au bouton [analyse] Etape 2 : Lexis Explore vous propose alors une liste de résultats triés par source. Dépliez l arborescence qui vous intéresse et consultez les résultats. Etape 3 : Cliquez sur le document que vous souhaitez consulter. La fonction «pour aller plus loin» permet de visualiser les thèmes identifiés par Lexis Explore et de lancer la recherche associée sur Lexis 360 Notaires

8 Découvrir le portail Avec Lexis 360 Notaires, trouvez facilement les réponses à toutes vos questions juridiques. Véritable innovation technologique, ce nouveau service en ligne vous permet de : Bénéficier de contenus pratiques nouveaux, rédigés pour le Notariat ; Sécuriser votre rédaction avec l accès direct, depuis votre acte sous Word, aux fonds LexisNexis grâce à Lexis Explore ; Trouver plus facilement et plus vite grâce à un moteur de recherche juridique intuitif ; Profiter du service quotidien d actualités dédiées. Lancez vos recherches sur tous les contenus (*) LexisNexis et sur l ensemble du Web Accédez directement aux formules Suivez l actualité juridique 8

9 Accueil Lancez votre recherche depuis la page d accueil et interrogez l ensemble des contenus LexisNexis ; Suivez toute l actualité juridique notariale ; Consultez le dossier de la semaine ; Accédez directement aux formules. Recherche & Consultation Lancez votre recherche et interrogez seulement les contenus qui vous intéressent (revues, encyclopédies, jurisprudence, etc.) ; Personnalisez votre espace de recherche (plus de 18 modules de recherche spécifique disponibles). Pratique & Outils Lancez votre recherche uniquement sur les nouveaux contenus pratiques proposés par Lexis 360 Notaires : formules, fiches pratiques Notaire ; Obtenez des informations clés : indices et taux, annonces légales, agenda fiscal et social. Actualités & Veilles Consultez l actualité juridique relative aux thèmes intéressant votre activité ; Approfondissez un point de droit grâce aux dossiers d actualité hebdomadaires ; Créez vos veilles pour rester informé sur les sujets de votre choix et de toute nouveauté dès son chargement sur le portail. Accédez directement aux onglets «Formules & Outils pratiques» et «Recherche & Consultation» Consultez le dossier de la semaine 9

10 FAIRE UNE RECHERCHE Lexis 360 Notaires vous propose 3 façons de rechercher : Vous souhaitez faire une recherche générale et interroger l ensemble du fond documentaire faites une recherche simple Vous avez des termes de recherches précis utilisez la recherche multi-critères Vous préférez consulter un contenu en particulier réalisez une recherche avancée grâce aux modules de recherches La recherche simple Si vous souhaitez rechercher une expression exacte, encadrez cette expression par des «guillemets». Pour lancer une recherche simple : Saisissez les termes choisis dans la zone de recherche disponible en page «Accueil» (ou dans l onglet «Recherche & Consultation») ; Cliquez sur le bouton OK ou appuyez sur entrée. Le moteur sémantique vous propose par défaut des termes par auto-complétion et suggestions. Créer une sélection de sources et/ou de thèmes sur laquelle portera votre recherche. La recherche est effectuée dans 3 types de contenus : Les contenus publiés par LexisNexis, dans le périmètre de votre abonnement (certains contenus peuvent être également disponibles en paiement à la consultation); Les contenus de sites Internet sélectionnés par LexisNexis France ; Tous les documents accessibles sur l ensemble du Web. 10

11 La recherche MULTI-CRITERES avec opérateurs (ET, OU, SAUF, Proximité) Pour accéder au formulaire de recherche multi-critères : Depuis la page «Accueil» cliquez sur «Recherche multi-critères» ou rendez-vous dans l onglet «Recherche & Consultation» ; Ce mode de recherche vous permet d articuler les mots-clés avec des opérateurs de recherche. Comment utiliser les opérateurs pour affiner votre recherche? Pour formuler votre recherche, commencez par choisir les mots et expressions significatifs en sélectionnant ensuite l opérateur de votre choix. l opérateur «ET» entre les mots de votre recherche permet de retrouver les termes recherchés dans le document ; «OU», indique que vous souhaitez faire une recherche sur des termes synonymes (ex: locataire OU preneur) ; «SAUF», (placé à la fin de la requête) permet d exclure les documents contenant le terme saisi ; «PROXIMITE», les termes seront au maximum à 5 ou 1 (mots l un de l autre). 11

12 La recherche avancée En 3 étapes à partir de l onglet «Recherche & Consultation» ou «Formules et Outils pratiques 1. Personnaliser votre espace de recherche. Grâce au bouton «ajouter/supprimer les modules de recherche de la page» privilégiez les modules qui vous seront les plus utiles. Vous pouvez sélectionner plusieurs modules, dimensionner et les positionner à votre guise sur votre écran. Les modules sélectionnés seront visibles à chaque connexion. Cliquez sur le lien «Ajouter/ Supprimer les modules de recherche de la page» ; Sélectionnez les modules recherche souhaités en cliquant sur les cases à cocher correspondantes ; Cliquez sur le bouton «appliquer les modifications». La page «Recherche & Consultation» s actualise et les différents modules de recherche sélectionnés s affichent en bas de page. Accès direct aux synthèses depuis la page d accueil Pour déplacer un module de recherche dans la page, utilisez la fonctionnalité «cliquez et faites glisser». 2. Choisir un module pour effectuer votre recherche dans un contenu spécifique (le choix s effectue à partir des onglets «Recherche & Consultation» ou «Formules & Outils pratiques». 3. Lancer votre recherche dans le module, soit en utilisant l arborescence soit par la saisie de mots-clés, puis cliquer sur [OK]. 12

13 Onglet Recherche & Consultation 18 modules de recherche pour interroger les contenus historiques Revues Sommaire Encyclopédies Recherche Encyclopédies - Table des matières Synthèses JurisClasseur Documentation fiscale Recherche Onglet Formules & Outils pratiques 5 modules de recherche pour interroger les nouveaux contenus pratiques Formules Fiches pratiques Agendas Social et Fiscal Indices et Taux Annonces légales 13

14 Exploitation des résultats La liste de résultats Affiner votre recherche en utilisant l option «Afficher plus de suggestions» Cliquez sur la zone «Afficher plus de suggestions» ; Sélectionnez une suggestion pour remplacer votre saisie initiale ; Cliquez sur «Mise à jour de la recherche» ou appuyez sur entrée. Utiliser les «Filtres» Pour affiner vos résultats, cliquez sur la source, le thème, le périmètre de votre abonnement. Les filtres sont dynamiques et peuvent se déplier pour obtenir l ensemble des fonds de la source. Remarque Le nombre de résultats pour chaque source ou thématique juridique est indiqué entre parenthèses à la suite de chaque libellé. Sur votre liste de résultats, il est possible de filtrer sur plusieurs sources à la fois. Pour désélectionner le filtre précédemment retenu, cliquez sur la croix à droite de son libellé. Elargir le périmètre des recherches Le portail offre un large périmètre de consultations vous permettant de trouver des résultats : dans les contenus (*) exclusifs des fonds LexisNexis (Encyclopédies, Revues, fiches pratiques etc) ; sur 50 sites référencés par LexisNexis en lien avec le Notariat ; sur l ensemble du web via un accès «Tout le web»*. *selon le périmètre de l abonnement souscrit 14

15 Créer une veille à partir d une recherche Pour créer une veille sur les termes de recherche préalablement saisis, cliquez sur «Créer une veille disponible» dans le bloc de recherche en haut à droite après avoir lancé votre recherche (soit à partir de l onglet Accueil, soit à partir d un module de recherche de l onglet «Recherche et Consultation» ou encore à partir d un module de recherche de l onglet «Formules et Outils pratiques». Trier par Pertinence Par défaut, les résultats affichés sont triés par pertinence. Pour désactiver le tri par pertinence, cliquez sur «Date». Le tri par pertinence est activé lorsque le mot «Pertinence» est en rouge. La pertinence des résultats s effectue en fonction des règles de proximité, du nombre d occurrences des mots-clés et de leur synonymes, de l emplacement des termes au sein du document, de la date de fraîcheur. Date Pour activer ce mode de tri, cliquez sur «Date». Lorsque ce mode de tri est activé, le mot «Date» est en rouge. Exploiter les documents U n document peut être : imprimé en cliquant sur le pictogramme «imprimante» ; envoyé en cliquant sur le pictogramme «enveloppe» ; téléchargé en cliquant sur le pictogramme «flèche». Afficher un document Pour visualiser le document, cliquez sur le titre du document. Cochez les cases de tous les documents pertinents pour les exploiter ensuite. 15

16 Exploiter un document Retourner à la liste de résultats, en cliquant sur «Retour à la liste de résultats». Visualiser le résultat en plein écran, en cliquant sur «Masquer la barre de navigation en haut». Passer au résultat suivant ou précédent, en cliquant sur les pictogrammes : Lecture en version PDF, Pour certain documents, à partir de l article affiché en ligne, vous pouvez afficher la version PDF de l article, ce qui s avère très utile pour l affichage de tableaux ou de photos. Imprimer le document, en cliquant sur le bouton «Imprimer». Envoyer le document par , en cliquant sur le bouton « ». «Télécharger» le document au format, PDF, Word, html, txt, en cliquant sur le bouton «Télécharger». 16

17 Maîtriser les veilles Onglet Actualités et Veilles Dossiers de la semaine et Dernières actualités Retrouvez toutes les actualités et les dossiers juridiques de la semaine. Vous pouvez effectuer des recherches dans les actualités et dossiers juridiques en installant le module «Actualités & Dossiers» Organiser votre veille juridique sur un thème spécifique Pour consulter les résultats des veilles que vous avez paramétrées : Cliquez sur l onglet Actualités & Veilles ; Sélectionnez le module Veilles ; Cliquez sur l intitulé de la veille ou sur l icône + pour accéder à la liste des résultats proposés ; Cliquez ensuite sur le libellé du résultat afin de visualiser la liste de résultats correspondante. En cliquant sur le lien «Modifier» du champ «Mots de recherche», vous pouvez modifier les termes de votre recherche. 17

18 ASTUCES Personnaliser Lexis 360 Notaires en fonction des besoins de chaque utilisateur Pour déplacer un module de recherche dans la page, utilisez la fonctionnalité «cliquez et faites glisser» Chaque utilisateur dispose de l outil qui correspond à ses besoins, à son organisation et à ses habitudes de recherche. La personnalisation de l interface est possible dans les onglets suivants : Recherche & Consultation, Pratique & Outils, Actualités & Veilles. En cliquant sur Ajouter / Supprimer les modules de recherche de la page, vous pouvez ajouter ou supprimer les modules de recherche affichés par défaut sur votre interface Lexis 360 Notaires ; Des paramétrages complémentaires d accès sont également disponibles pour chaque utilisateur en cliquant en haut de l écran sur la mention Mon Compte / Préférences. Utiliser l autocomplétion Grâce à un thésaurus juridique de plus de termes, Lexis 360 Notaires analyse votre requête et propose des mots au fur et à mesure de la saisie. Le moteur sémantique associe auto-complétion et suggestions des termes pour faciliter vos recherches. Ex. en tapant «donation» vous obtiendrez également des résultats équivalents comme «libéralités entre vifs» Consulter la table des matières du JurisClasseur Notarial Formulaire Cliquez sur l onglet «Recherche et Consultation» puis choisissez le module de recherche intitulé «Encyclopédies Table de matières» puis sélectionnez par «Titre» «JCl. Notarial formulaire». Retrouver un article de code Cliquez sur l onglet «Recherche et Consultation» puis choisissez le module de recherche intitulé «Code Recherche» puis sélectionnez votre code et l article recherché ou les mots-clés, puis lancer la recherche grâce au bouton [OK]. Consulter le sommaire des revues Cliquez sur l onglet «Recherche et Consultation» puis choisissez le module de recherche intitulé «Revue Recherche de sommaires» puis sélectionnez votre revue. Trouver une formule 18 Le module de recherche «Formules» comprend les formules issues des Encyclopédies JurisClasseur d une part et des Revues d autre part. Il est possible d accéder au module de recherche «Formules» de 3 façons distinctes : depuis la page d accueil, cliquer sur l onglet bleu «Formules et Outils pratiques» ; depuis la page d accueil, la barre de recherche propose un «accès direct aux formues» ; depuis la page d accueil, utiliser le raccourci vers l onglet «Formules et Outils pratiques. Une fois le module de Formules ouvert, choisir la thématique de recherche et renforcer vos requête par l ajout de mot-clé.

19 Recevoir par courriel le sommaire des revues de votre choix Recevez directement le sommaire de vos revues préférées grâce à la newsletter paramétrable dans «Mon compte». à partir de la page d accueil de Lexis 360 Notaires, cliquez sur l icône du journal ; Cliquez sur «Sommaires des revues LexisNexis» ; Cochez la case de la revue à laquelle vous souhaitez vous abonner ; Cliquez sur «S abonner/modifier l abonnement» ; Sélectionnez le format du fichier et indiquez votre adresse ; Cliquez sur «Envoyer». Le service propose également de s abonner aux newsletters et flux RSS de votre choix. Créer des alertes personnalisées sur vos recherches Vous pouvez poser une alerte sur les documents Lexis 360 Notaires suivants : fiches pratiques, modèles d actes, fascicules, synthèses jurisclasseur, législation, jurisprudence, analyses jurisdata, conventions collectives, réponses ministérielle. Vous pouvez recevoir un dès qu une modification est effectuée, ou consulter l ensemble de vos alertes dans le module Veille proposé dans l onglet Actualités & Veilles. Po ur poser une alerte sur un document : cliquez sur le réveil situé en haut à droite de la page ; indiquez le nom de votre alerte ; précisez si vous souhaitez recevoir un dès qu une modification est apportée au document ; Ces alertes peuvent être automatiquement copiées dans un dossier personnel Lexis 360 Notaires. Cette option peut être sélectionnée lors de la création de l alerte. Archiver vos recherches grâce à «Mes dossiers» Le Dossier vous permet de mettre de côté les documents qui vous intéressent et de les organiser au sein du dossier. Vous pouvez également les imprimer, les envoyer par ou bien encore les télécharger depuis votre Dossier. Créer une sélection de sources et de thèmes Depuis la recherche simple et la recherche multi-critères, vous pouvez à tout moment : Créer une sélection de sources et/ou de thèmes sur laquelle portera votre recherche. Cliquez sur «Créer une sélection», choisissez le périmètre de sources et éventuellement de thèmes sur lesquels vo us restreindrez votre recherche. Vous pourrez alors utiliser cette sélection de manière temporaire, ou pour un usage ultérieur après l avoir enregistrée. Dans ce cas, il vous faut nommer votre sélection. Vous pouvez également appliquer la sélection créée à toutes vos futures recherches. Gérer vos sélections de sources déjà paramétrées. Cliquer sur «Gérer mes sélections», vous accéderez alors à votre interface d administration qui vous permettra : De sélectionner l opérateur par défaut pour vos sélections de thèmes Modifier une sélection enregistrée. Consulter mon historique de recherche Pour afficher l historique des mots et expressions clés utilisés pour vos dernières recherches ainsi que la liste des documents proposés dans le cadre de vos recherches, cliquez sur Mon compte, puis Historique. Utiliser la Barre de partage Partagez nos contenus sur les principaux réseaux sociaux Un lien vers le contenu en question sera intégré dans votre message. Vos contacts abonnés à Lexis 360 Notaires pourront y accéder en un clic. Cliquer sur le logo Lexis 360 Notaires pour revenir automatiquement à la page d accueil 19

20 LEXIQUE DES PICTOGRAMMES du portail NAVIGATION FONCTIONNALITES Suivant Précédent Retour à la liste de résultats Afficher la barre de navigation en haut Masquer la barre de navigation en haut Voir les sous-thèmes Masquer les sous-thèmes Désélectionner le thème ou type de source filtré Envoyer par Imprimer Télécharger Mettre dans un dossier Poser une alerte Partager sur les réseaux sociaux Aide Abonnement aux Newsletter Abonnement aux Flux RSS ACCOMPAGNEMENT inclus dans votre abonnement Une formation avec un expert de la recherche LexisNexis incluse dans toutes les formules : Par téléphone, pour une prise en main rapide (45 minutes). Dans vos locaux, avec le nombre de participants de votre choix (2 heures). Dans les locaux de LexisNexis (2h30). Une assistance téléphonique pour toutes vos questions (technique, aide à la recherche) : Téléphone : Choix 1 (0,112 puis 0,09 /min à partir d un poste fixe ) Du lundi au vendredi de 9h00 à 18h00 assistance.internet@lexisnexis.fr Des vidéos pédagogiques de courte durée disponibles en ligne : une aide en ligne sur le portail RCS Paris - 12/2014 Nous contacter Pour toutes demandes d informations commerciales, questions relatives au suivi de votre commande ou de votre abonnement, ou tout autre renseignement sur votre facture Relation client de 9h00 à 18h00, du lundi au vendredi Par tél (0,112 puis 0,09 /min à partir d un poste fixe ) Par fax Par mail relation.clients@lexisnexis.fr Par courrier LexisNexis SA - Relation Clients 141 rue de Javel Paris Cedex 15