GUIDE FINANCIER. Guide Financier FSE CPAS. Barème standard de coût unitaire. Département Partenariat et Réseau

Transcription

1 Guide Financier FSE CPAS Barème standard de coût unitaire Département Partenariat et Réseau

2 TABLE DE MATIÈRES 1. INTRODUCTION PRINCIPES GENERAUX...4 A. Les règlements FSE...4 B. Obligations en matière de communication, d information et de publicité du soutien FSE...4 C. Sous-traitance...5 D. Contrôle interne...5 E. Le montant de la subvention... 6 F. Archivage des documents (piste audit) PROCEDURE DE TRAITEMENT DU RAPPORT ANNUEL...8 A. Le rapport annuel...8 B. Le contrôle du rapport annuel...9 B.1 Principes généraux... 9 B.2 Le contrôle du rapport annuel...9 B.3 La procédure de liquidation...9 2/9

3 1. INTRODUCTION Chaque année, le partenaire introduit chez Actiris un rapport annuel composé : De la déclaration de créance : document établi par le partenaire et qui reprend le montant du solde à percevoir (cfr. le montant calculé dans le tableau financier ; Du rapport d activité : établi par le partenaire sur base du canevas fourni par Actiris ; Du tableau financier : établi par le partenaire sur base du canevas fourni par Actiris. Ce tableau financier permet de calculer le montant effectif de la subvention. Tous ces documents sont signés par une personne ayant pouvoir de signature au nom du partenaire. Le présent guide a pour objet d aider le partenaire à constituer son rapport annuel. Les obligations légales et conventionnelles qui lui sont applicables pour pouvoir bénéficier de la subvention prévue y sont précisées. Les informations données ne sont pas exhaustives et le partenaire est invité à relire attentivement la convention signée car elle constitue la base juridique de l octroi de la subvention. Ce guide est une annexe à la convention de partenariat dont il fait partie intégrante. Actiris peut y apporter des modifications à tout moment. Dans ce cas, un nouveau guide financier sera envoyé au partenaire par courrier électronique à l adresse mentionnée dans la convention. 3/9

4 2. PRINCIPES GENERAUX GUIDE FINANCIER A. Les règlements FSE Les actions bénéficient d un cofinancement du FSE dans le cadre du «Programme Opérationnel (PO) FSE - Objectif Investissement pour la croissance et l'emploi de la Région de Bruxelles-Capitale (RBC) » et s inscrivent dans le cadre de la priorité d investissement «Inclusion active» du PO de la RBC. Règlementation européenne applicable : Règlement (UE) N 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 portant dispositions communes relatives au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion, au Fonds européen agricole pour le développement rural et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, portant dispositions générales applicables au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, et abrogeant le règlement (CE) N 1083/2006 du Conseil. Règlement (UE) N 1304/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 relatif au Fonds social européen et abrogeant le règlement (CE) N 1081/2006 du Conseil. Ce guide financier mentionne les règles principales à suivre dans le cadre des conventions cofinancées par le FSE. Pour plus d information, les règlements susmentionnés sont consultables sur internet de la Commission européenne B. Obligations en matière de communication, d information et de publicité du soutien FSE 1. Toute action d'information et de communication menée par le partenaire fait mention du soutien octroyé par les Fonds à l'opération comme suit: l'emblème de l'union est affiché conformément aux caractéristiques techniques énoncées dans l'acte d'exécution adopté par la Commission en application de l'article 115, paragraphe 4, et est assorti d'une référence à l'union; il est fait référence au Fonds Social Européen et à Actiris Actiris communiquera des affiches et des logos à apposer sur le site internet et autres documents. 2. Pendant la mise en oeuvre d'une opération, le partenaire informe le public du soutien obtenu des Fonds en: fournissant sur son éventuel site web une description succincte de l'opération, en rapport avec le niveau de soutien, de sa finalité et de ses résultats mettant en lumière le soutien financier apporté par l'union; apposant au moins une affiche présentant des informations sur le projet (dimension minimale: A3), dont le soutien financier octroyé par l'union, en un lieu aisément visible par le public, tel que l'entrée d'un bâtiment. 3. Pour les opérations soutenues par le FSE le partenaire s'assure que les participants à l'opération ont été informés du financement de l'opération par les Fonds. 4. Tout document relatif à la mise en oeuvre de l action qui est destiné au public ou aux participants, y compris toute attestation de participation ou autre, comprend une mention indiquant que le programme opérationnel a été soutenu par le ou les Fonds concernés. 4/9

5 5. Toute pièce permettant de justifier les actions d information et de publicité (exemplaire de publications, annonces, attestations signées, cartes de visite, brochures, conférences de presse, expositions, ) en lien avec l action et mentionnant le soutien d Actiris et du Fonds Social Européen, est conservée par le partenaire. Un exemplaire de chaque type d action d information et de publicité est conservé. C. Sous-traitance Le partenaire n est pas autorisé à sous-traiter tout ou partie de l exécution des obligations reprises dans la convention à conclure en exécution du cadre de partenariat. D. Contrôle interne Le partenaire dispose de règles de contrôle interne suffisantes, en adéquation avec la taille de son organisme. Ces règles doivent pouvoir être présentées à la demande d Actiris ou de toute autre instance de contrôle. Le contrôle interne vise «l ensemble des politiques et procédures mises en œuvre dans l organisation, destinées à fournir une assurance raisonnable quant à la gestion rigoureuse et efficace de ses activités, la tenue d une comptabilité fiable, le respect des lois et réglementations en vigueur»[1]. Cela concerne, entre autres, les éléments suivants : La séparation de fonctions : Les responsables veillent à ce qu il y ait une séparation de fonctions suffisante et adéquate entre les fonctions de commande, de paiement et d enregistrement comptable. Cette séparation permet d établir l existence d un contrôle des paiements en fonction des bons de commande et de la réception des biens et services. La séparation entre le paiement et l enregistrement comptable permet d éviter que des paiements non autorisés soient acceptés et enregistrés. Dans les petites structures, le dirigeant exerce un rôle plus important. Le Conseil d administration exerce dès lors un plus grand contrôle sur la fiabilité et la conformité des comptes : La concordance entre bon de commande, bon de réception et facture La clôture comptable régulière : Le responsable veille à faire des clôtures comptables régulières afin de s assurer de la concordance entre les soldes bancaires, de caisse et les enregistrements comptables. Cela lui permet d avoir une vue sur la santé financière de sa structure. Le respect des législations et en particulier la loi de 1921 modifiée par la loi du 2 mai 2002 concernant les asbl ; notamment les articles concernant l Assemblée générale, le Conseil d administration, [1] Le contrôle interne dans les associations sans but lucratif Guide de bonnes pratiques à l usage des associations, document de la COCOF /9

6 E. Le montant de la subvention Le montant maximal de la subvention annuelle, et ses modalités de calcul, sont précisés dans l article 10 de la convention de partenariat. Actiris confirme chaque année par courrier ordinaire le montant maximal de la subvention. Le montant de la subvention par action est fixé, par Actiris, sur base d un barème standard de coût unitaire. 1. Le barème standard de coût unitaire pour l accompagnement en phases 1 à 4 Un ½ ETP ACS pouvoirs locaux accompagne 50 personnes. Le barème standard de coût unitaire par dossier est de 460 euros. Celui-ci s activera à partir du premier dossier suivi qui dépasse les objectifs de réalisation liés aux postes ACS attribués au CPAS. - Par exemple, pour un CPAS qui a deux ETP ACS pouvoirs locaux, le barème standard de coût unitaire sera payé à partir du 201 ème dossier. 2. Le barème standard de coût unitaire pour l accompagnement à la fin d un contrat article 60 7 Le barème standard de coût unitaire par accompagnement s élève à 575 euros. 3. Calcul du montant effectif de la subvention Le montant effectif de la subvention est calculé selon comme suit : 1) Produit du barème standard de coût unitaire (phases 1 à 4) par le nombre de personnes accompagnées pendant les phases 1 à 4 et encodées dans le RPE diminué du nombre de personnes à accompagner lié aux postes ACS pouvoirs locaux. 2) Produit du barème standard de coût unitaire (art. 60 7) par le nombre de personnes accompagnés à la fin d un contrat art et encodées dans le RPE. 3) Somme des montants obtenus en 1 et 2. Le montant effectif de la subvention tient compte : - des conclusions du contrôle ; - du nombre réel de personnes accompagnées en phases 1 à 4 et de personnes accompagnées à la fin d un contrat art encodées dans le RPE. Le montant effectif de la subvention ne pourra pas dépasser le montant maximal de la subvention. F. Archivage des documents (piste audit) Le partenaire conserve les données et pièces justificatives des actions réalisées en exécution de l action tout au long de la programmation et minimum jusqu au 31/12/2027 suivant les dispositions prévues à l article 140 du règlement (UE) 1303/2013 Les documents sont conservés sous forme d'originaux ou de copies certifiées conformes des originaux, ou sur des supports de données communément admis contenant les versions électroniques des documents originaux ou les documents existant uniquement sous forme électronique. Les documents sont conservés sous une forme permettant l'identification des données concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données ont été collectées ou pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement. La procédure de certification de la conformité des documents conservés sur des supports de données communément admis avec le document original est établie par les autorités nationales; 6/9

7 elle garantit la conformité des versions conservées avec les prescriptions légales nationales ainsi que leur fiabilité à des fins d'audit. Lorsque des documents n'existent que sous forme électronique, les systèmes informatiques utilisés respectent des normes de sécurité reconnues garantissant la conformité des documents conservés avec les prescriptions légales nationales ainsi que leur fiabilité à des fins d'audit.fr L 347/406 Journal officiel de l Union européenne /9

8 3. PROCEDURE DE TRAITEMENT DU RAPPORT ANNUEL A. Le rapport annuel Le partenaire introduit son rapport annuel auprès d Actiris au plus tard le 31 janvier de l année n+1. Pour être recevable et traité, le rapport annuel est composé de tous les éléments requis. Documents requis Envoi par la poste Envoi par La déclaration de créance X Le rapport annuel d activités X X Le tableau financier signé, X X L attestation ONSS jusqu au 3 ième trimestre inclus de l année n L attestation du précompte professionnel jusqu au 3 ième trimestre inclus de l année n Une version scannée Une version scannée Si un document requis n est pas disponible lors de la constitution du rapport, le partenaire l indique sur la check-list prévue à cet effet. 8/9

9 B. Le contrôle du rapport annuel B.1 Principes généraux Pendant toute la durée de la convention, toute instance de contrôle ou d évaluation habilitée pourra avoir accès aux documents permettant de vérifier la réalité et réalisation de l action subventionnée. B.2 Le contrôle du rapport annuel La procédure de contrôle prévoit deux phases de contrôle : La première : le contrôle desk est réalisé sur base du rapport annuel du partenaire. La seconde : le contrôle spécifique porte sur la réalisation de l action et s effectue sur place. B.3 La procédure de liquidation Si le rapport est accepté dans son intégralité, Actiris envoie un courrier de décision de liquidation au partenaire et procède au paiement du solde. Si le montant effectif de la subvention annuelle est inférieur au montant maximal, Actiris envoie une proposition de liquidation au partenaire. A partir de la date d envoi, le partenaire dispose de trente jours calendrier pour réagir aux remarques d Actiris. La décision de liquidation est envoyée au partenaire après analyse par Actiris des éléments complémentaires apportés par le partenaire. S ils sont concluants, Actiris procède au paiement du solde éventuel. Lorsque le montant effectif est inférieur aux avances déjà versées au partenaire, Actiris demande le remboursement de la somme trop perçue au partenaire via une déclaration de créance. Etant donné que l arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 28 février 2008 ne prévoit pas de recours administratif interne, la seule voie de recours possible est une requête en annulation de la décision de liquidation devant le Conseil d Etat, en application de l article 19, alinéa 2, des lois sur le Conseil d Etat, coordonnées le 12 janvier /9