REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT POLE D ACTIVITES ET DE SOINS ADAPTES (PASA)

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1 EHPAD De Varennes en Argonne PASA REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT POLE D ACTIVITES ET DE SOINS ADAPTES (PASA) Date de création : 15 / 04 / 2014 Date de mise à jour : 28/01/2015 Date d application : Codification du document : Pages : Annexe : 01/10/14 RF LE PASA Le Pôle d Activités et de Soins Adaptés (PASA) est un lieu de vie au sein duquel sont organisées et proposées, durant la journée, des activités sociales et thérapeutiques aux résidents de l EHPAD de Varennes en Argonne, ayant des troubles du comportement modérés. Le PASA n est pas ouvert à un recrutement extérieur et ne concerne pas les résidents de l unité Alzheimer. Ce pôle accueille chaque jour en semaine et, selon les besoins des personnes, jusqu à 14 résidents de l EHPAD. Chaque personne concernée de l EHPAD peut bénéficier d un ou de plusieurs jours d activités et de soins adaptés par semaine. Présence d un personnel qualifié, formé et volontaire. Le PASA répond à la mesure 16 du plan Alzheimer déclinant les modalités de mise en œuvre d une telle unité. 2 LES MISSIONS DU PASA La prise en charge au sein de cette unité a pour objectifs : - De valoriser les capacités restantes de la personne âgée. - De récupérer une certaine autonomie. - De réduire l agitation et la déambulation par la participation à des activités adaptées. - De diminuer la consommation de psychotropes. - D améliorer la qualité de vie au sein de la collectivité. 3 LES PERSONNES ACCUEILLIES Le pôle d activités et de soins adaptés accueille des résidents : - Souffrant de la maladie d Alzheimer ou d une pathologie apparentée compliquée de symptômes psycho-comportementaux modérés qui altèrent la sécurité et la qualité de vie de la personne et des autres résidents de l établissement. - Provenant des unités d hébergement de l EHPAD, hormis l Unité Alzheimer, pour lesquels l évaluation et le bilan des symptômes auront été réalisés à l aide du NPI-es (inventaire neuropsychiatrique) et, en cas d agitation, de l échelle d agitation de Cohen Mansfield. Une file active sera élaborée. Celle-ci permettra d organiser les présences de tous les résidents suivant un rythme personnalisé (nombre de jour par semaine et par résident). Page 1 sur 9

2 4 LES CRITERES D ADMISSION L admission doit répondre à plusieurs critères : - Le consentement du résident ou de sa personne de confiance. - L information de la famille et/ou de la personne de confiance. - L évaluation : NPI-es et/ou Cohen Mansfield. - L élaboration d un projet de vie individualisé définissant les objectifs de prise en charge dans le PASA. 5 LES MODALITES D ADMISSION AU PASA Les critères d admission : - Résident provenant des unités d hébergement de l EHPAD, hormis l Unité Alzheimer. - Résident atteint de la maladie d Alzheimer ou d une pathologie apparentée. - Score NPI-es : o strictement supérieur à 3 au moins à 1 des critères. o retentissement des troubles du comportement sur les soins compris entre 2 et 4 - Consentement du résident ou de sa personne de confiance. - Les troubles du comportement doivent altérer la qualité de vie de la personne et des autres résidents et doit intervenir selon une fréquence d au moins 1 x/semaine lors du mois précédent. - La déficience cognitive de la personne ne lui permet plus de vivre dans son environnement actuel sans se sentir mis en échec de façon répétée. Ces déficits cognitifs ne sont pas d une sévérité telle qu elle ne lui permettrait plus de bénéficier des stimulations adaptées de ce nouvel environnement. - Le résident ne doit pas présenter de syndrome confusionnel. - La dépendance physique ne doit être que partielle. - Les troubles comportementaux ne doivent pas perturber les autres résidents du pôle tels que : agressivité, délires, hallucinations, interprétations, oppositions systématisées, troubles anxieux générés ou générant des sollicitations excessives. - Besoin de socialisation compatible avec la vie au sein d un PASA. L admission au PASA sera discutée lors des réunions de synthèses pluridisciplinaires, puis proposée au médecin coordonnateur et au médecin traitant pour validation en fonction : - Du nombre de jours d accueil. - De la périodicité / fréquence. - Du type d activités prioritaires. - De la durée de la prise en soins au PASA (hebdomadaire, mensuelle ) Le consentement écrit du résident ou de sa personne de confiance par l envoi d un courrier d intégration au sein du pôle est demandé. La prise en soins est tracée dans le dossier de soins du résident. Le PASA est ouvert sur la base de 252 jours / an (déduction faite des repos hebdomadaires et des jours fériés). Page 2 sur 9

3 6 LES CRITERES DE SORTIE DU PASA Selon l évolution de l état de santé (en fonction de la grille AGGIR) et du comportement du résident (NPI-es et/ou Cohen Mansfield), son maintien dans cette structure sera réévalué lors des synthèses pluridisciplinaires (2x/mois) et après accord du médecin coordinateur et un nouveau projet de vie lui sera proposé. En cas d interruption de prise en soins au PASA, la famille sera informée de cette décision qui s appuiera sur une réévaluation avec l outil NPI-es et la formalisation de nouveaux objectifs de vie. Il en sera de même en cas de sortie définitive. Interruption ou sortie définitive du PASA lorsque : La dégradation cognitive ne permet plus à la personne de bénéficier de la prise en charge proposée à l unité. L aggravation des troubles du comportement a un impact important sur les autres résidents participant au PASA. Aggravation des troubles somatiques. La dépendance physique de la personne mobilise plus d un soignant et ne permet plus d assurer une prise en charge sécurisée. A la demande de la personne concernée. En cas de décès. 7- LES TRANSMISSIONS DES INFORMATIONS AUX EQUIPES Des transmissions orales seront réalisées entre les équipes des lieux de vie et du PASA à chaque arrivée et départ de résident : déroulement de la journée, activités réalisées, comportement, difficultés rencontrées, problèmes de santé Une fiche d évaluation (document PASA EVAL 1) suivra le résident de son lieu de vie au PASA et inversement et sera intégrée au dossier de soins infirmiers. Les soignants du PASA y renseigneront : - La réduction de l agitation. - La réduction de la déambulation. - La participation aux activités. - La récupération de l autonomie - L amélioration de la qualité de vie au sein de la collectivité. - La diminution de la consommation de psychotropes. Les soignants des lieux de vie y renseigneront : - Les modifications dans le comportement du résident - Les informations importantes Evaluation personnalisée pour chaque résident dans le projet de vie individualisé lors des réunions de synthèses pluridisciplinaires. Une réunion inter-équipes (soignants du PASA, soignants des lieux de vie, IDE, psychologue, cadre de santé ) sera organisée 1 x/an afin de réaliser un bilan du fonctionnement du service. Une réunion trimestrielle regroupant les soignants du PASA et le psychologue ayant pour objet l évaluation des prises en charge au PASA sera organisée. Page 3 sur 9

4 8 L ORGANISATION LOGISTIQUE Les repas : Ils sont commandés par les agents référents du PASA directement en cuisine qui les retirent des services d hébergement. Le repas du midi et le goûter sont pris au PASA. Le petit déjeuner et le diner sont pris dans le service d hébergement. Les transmissions inter-équipes : La fiche d évaluation suit le résident et elle est renseignée par les soignants du PASA et du service d hébergement. 9 LES INTERVENTIONS MEDICALES ET PARAMEDICALES Le ménage : L équipe d entretien des locaux intervient pour le ménage à fond. Le petit entretien est effectué par les agents du PASA. La prise en charge paramédicale : Les agents du PASA récupèrent dans la matinée les traitements médicamenteux du midi des résidents dans des boîtes nominatives. La distribution se fait au moment du repas de midi par les soignants du PASA. Les soins d hygiène et de confort (changes, aides aux levés ), dans la limite de la mobilité des résidents (aides matérielles aux levés), sont assurés par les soignants du PASA, dans la salle de bain pour les résidents valides et dans l espace repos pour les résidents dépendantes. Les agents du PASA s assurent de la continuité des soins et du projet de vie individualisé. Si le résident présente une problématique de santé, ou un comportement très agressif lors de son accueil au PASA ou si une épidémie est détectée au sein du PASA, l infirmière de l EHPAD est sollicitée pour évaluer la situation et prendre les décisions nécessaires (retour au service d hébergement, appel du médecin ou du SAMU, déclaration épidémie au cadre de santé puis à la veille sanitaire ). La prise en charge médicale : Le résident accueilli au sein du PASA reste sous la responsabilité médicale de son médecin traitant. En cas de nécessité de faire appel au médecin, la règle des services s applique au PASA. La coordination médicale du PASA est sous la responsabilité du médecin coordonnateur. Recours aux thérapeutiques sédatives : Cf. protocole PT 25 : Maladie d Alzheimer et maladies apparentées : prise en charge des troubles du comportement perturbateurs Un traitement par psychotrope ne doit pas être instauré si les symptômes sont d origine somatique ou iatrogène. Les psychotropes peuvent être utilisés lorsque les techniques de soins appropriées ne sont plus suffisantes. Notamment lorsque la sévérité des troubles du comportement met en danger le résident, altère son fonctionnement ou si le résident est une menace ou une source importante de souffrance pour son entourage. Il n est pas recommandé de prescrire en première intention et sans évaluation préalable un traitement par psychotrope en cas d opposition, de cris ou de déambulation. Les psychotropes n ont pas d effet préventif sur la survenue des troubles du comportement. Page 4 sur 9

5 Urgence Evaluation répétée du trouble du comportement Sédation de très courte durée Enquête étiologique Cause somatique Recherche et contrôle de la cause Prise en charge globale Techniques de soins Intervention non médicamenteuse Environnement Attitudes préventives Si inefficacité Traitement psychotrope de courte durée 10 LE JARDIN L architecture des locaux du PASA, situé au 2 ème étage, ne permet pas un accès direct sur le jardin de l EHPAD. Néanmoins, un ascenseur situé dans le hall d entrée du PASA permet de se rendre facilement dans le jardin du rez-de-chaussée (accès par la salle à manger à environ 50 mètres de l ascenseur). Ce jardin est composé d un chemin de déambulation sécurisé, d une vaste étendue de pelouse, d un potager et d une table de jardinage. Les résidents seront obligatoirement accompagnés d un agent pour se rendre au jardin et y réaliser des activités. Page 5 sur 9

6 L accès à ce jardin est possible à tout moment de la journée mais afin de ne pas déranger une activité réalisée par l Unité Alzheimer, l équipe du PASA organisera ses activités jardinage après transmissions et accord de l équipe de l Unité dans la semaine précédant l atelier. La création d un jardin thérapeutique intérieur peut être envisagée dans les locaux du PASA : bacs suspendus, serre avec un accès libre pour les résidents du PASA. 11 LA FORMALISATION DU PROJET DE VIE INDIVIDUALISE Tout résident accueilli au PASA aura un projet de vie finalisé. Les objectifs seront clairement définis et les moyens proposés seront en adéquation avec le PASA. La fréquence et la durée des journées au PASA seront identifiées. Le projet sera validé par le résident ou sa personne de confiance et l équipe de soins. La famille sera informée que la prise en soins au PASA ne sera pas définitive, elle dépendra de l état physique et comportemental du résident. 12 ORGANISATION DU SERVICE Le PASA sera ouvert : Du lundi au vendredi. De 10h00 à 17h00. Sauf jours fériés, réunions, congés annuels des agents, achat de matériel Pour le bon fonctionnement du PASA et le bien-être des résidents, les visites ne sont pas autorisées (soignants et familles ). A l ouverture, l accueil de résidents sera soumis à la mise en œuvre de l organisation précisée avec les services de soins, la cuisine, la lingerie et l animation. De manière évidente, et comme pour toute ouverture d une nouvelle activité, un temps important de préparation est nécessaire : - Les 2 agents ASG et AS devront apprendre à se connaître et organiser leur binôme, - L agent ASG, recruté à l EHPAD de Montfaucon, ne connaît ni le fonctionnement de l EHPAD ni les résidents, - Des temps de travail avec la psychologue, le Cadre de Santé, voir le médecin coordinateur, et les IDE seront nécessaires pour prendre connaissance des résidents NPI-ES et créer les groupes homogènes de résidents, - Les résidents et leurs familles seront rencontrés, de manière individuelle, pour leur proposer l intégration au PASA, - Une refonte de l organisation des soins (modification du planning de douches et de bains, organisation de l accompagnement des résidents au PASA ) sera anticipée, - Les 2 agents du PASA devront, dans un premier temps s intégrer dans les transmissions entre les équipes du matin et de l après-midi afin de s approprier l histoire de vie de chaque résident concerné et son projet de vie, - Un des deux agents du PASA participera aux réunions de synthèses pluridisciplinaires, - Préparer concrètement les ateliers et l organisation de la journée type, - Réaliser les commandes de petits matériels et leur rangement. Page 6 sur 9

7 13 - ACCUEIL Les résidents bénéficiant d un accueil en PASA seront accompagnés d un soignant du service d hébergement qui fera des transmissions utiles aux soignants du PASA et leur remettra la fiche d évaluation PASA et les médicaments pour le repas du midi. L accueil des résidents se fera de 10h à 10h30 maximum. Les résidents auront pris leur petit déjeuner, leur toilette sera faite et ils seront habillés correctement avant d être accompagnés au PASA. Dans la majorité des cas, l accueil se fera à la journée. Cependant, certains résidents (définis par le médecin) pourront être accueillis à la demi-journée sans dépassement de la capacité de 14 résidents/jour. 14 LE DEPART A partir de 16h les résidents sont raccompagnés dans leur service d hébergement par un agent du PASA qui fera des transmissions utiles à l agent du service et lui remettra les fiches d évaluations et les boites de médicaments des résidents. 15 LE PERSONNEL DU SERVICE Deux agents sont référents du service. Les compétences demandées sont : Aide soignant(e) ou aide médico psychologique avec une formation d Assistant en Soins de Gérontologie. Leurs missions : L accueil des résidents et des familles. L organisation des ateliers sur la journée et la semaine. L organisation du nombre de prises en charge de résidents par jour dans le PASA en fonction de la file active et des projets de vie. Le retour des résidents dans leurs services d hébergement. Les transmissions inter-équipes. L organisation des repas et la distribution des thérapeutiques médicamenteuses. Le petit entretien des locaux du PASA. L approvisionnement en matériel (protections, linge propre, fournitures, ingrédients ). Le transfert du linge sale en buanderie. Participation aux réunions de synthèse pluridisciplinaires ou autres réunions. Tenue et mise à jour d indicateurs de suivi d activité. Travail en collaboration avec le psychologue, l ergothérapeute, les animatrices, les soignants. Les horaires de travail : Temps de travail sur la base de 35 heures par semaine : Un ASG de 9h30 à 16h30 du lundi au vendredi. 0,60 ETP AS soit 3 jours par semaine de 10h à 17h. Le temps de repas est inclus dans le temps de travail et considéré comme un repas thérapeutique. Page 7 sur 9

8 La procédure dégradée : Les congés annuels et les récupérations d heures supplémentaires des 2 agents sont pris conjointement et le service est fermé lors de leurs absences soit 1 semaine en hiver, 1 semaine au printemps et 3 semaines en été. En cas d absence d un agent du PASA pour maladie ou formation, le groupe de résidents accueillis est réduit à maximum 5 résidents pour respecter la règlementation et assurer la sécurité du groupe de résidents pris en charge. Si un des deux agents est dans l obligation de quitter le service en cours de journée (maladie, enfant malade ), l agent restant s organise avec les services d hébergement afin de ne garder que 5 résidents au PASA. Dans ce cas, les agents des services d hébergement ont la charge de venir chercher les résidents au PASA. 16 L ACOMPAGNEMENT DES SOIGNANTS DANS LEUR TRAVAIL Les soignants du PASA bien qu intervenant dans un service distinct, s inscrivent dans l équipe de l EHPAD et sont soumis aux mêmes règles de fonctionnement que le reste des agents de l établissement. Les soignants du PASA sont sous la responsabilité directe du cadre de santé. Ils peuvent faire appel au cadre pour toute question organisationnelle ou de fonctionnement. Le planning des ateliers et le choix des participants sont définis en concertation avec la psychologue. Le personnel du PASA participe à toutes les réunions de synthèse pluridisciplinaire afin de mettre en place une prise en charge personnalisée et individualisée de chaque résident. Ces réunions ont lieu 2 fois par mois, y participent des IDE, AS, ASHQ soins, l animatrice, la psychologue et la cadre de santé. Les candidatures possibles au PASA et la réorientation de certains résidents sont décidés lors de ces réunions. Toute prise en charge posant des difficultés est discutée lors de ces réunions et un plan de soins est établi. Ils peuvent faire appel à différentes personnes ressources : - Pour des renseignements médicaux : médecins traitants et médecin coordonnateur. - Pour des renseignements paramédicaux : cadre de santé, IDE et AS des services d hébergement. - Pour des renseignements psycho-pathologiques, neuropsychologiques ou sur une prise en charge psychique, sociale et cognitive : psychologue. - Pour des renseignements administratifs : adjoints administratifs. - Pour des réparations ou travaux : agent d entretien. Besoin de formation : Les agents du PASA lors de l entretien annuel d évaluation émettent leurs souhaits de formation. Un plan de formation prévisionnel est défini au terme de tous les entretiens d évaluation en fonction des différentes demandes, de l enveloppe octroyée par notre OPCA (l ANFH) mais aussi des projets ou besoins institutionnels. L une des 2 AS recrutée n ayant pas suivi de formation d Assistant de Soins en Gérontologie; l établissement s engage à l inscrire en formation ASG au plus vite (début de formation le 22/02/16 CREAI Chalons en Champagne). La 2 ème AS du PASA a suivi une formation ASG. Objectifs de la formation ASG : - Gestion de l accompagnement spécifique des personnes atteintes de la maladie d Alzheimer ou de pathologies apparentées présentant des troubles cognitifs - Acquisition de techniques de soins et d accompagnements spécifiques - Mise en place de projets de vie socio-culturels adaptés - Analyse de ses pratiques professionnelles - Comprendre et interpréter les principaux paramètres liés à l état de santé - Partager ses valeurs Page 8 sur 9

9 17 LES RESPONSABILITES DU PASA La responsabilité administrative, juridique et pénale dépend du directeur de l établissement. La responsabilité de la coordination médicale dépend du médecin coordonnateur. La responsabilité paramédicale dépend du cadre de santé de l établissement. 18 L EVALUATION DES RESIDENTS ACCUEILLIS ET DU SERVICE Un tableau de suivi de l évolution des troubles du comportement sera tenu à jour par le psychologue : comparatif des résultats annuels des scores NPI-es. Une réunion trimestrielle regroupant les soignants du PASA et le psychologue ayant pour objet l évaluation des prises en charge au PASA sera organisée : bilan des troubles du comportement, synthèse de chaque résident accueilli, poursuite ou non de la prise en charge au PASA Les réunions de synthèses pluridisciplinaires permettent à l ensemble des équipes de suivre l évolution de la maladie et l apparition de nouveaux symptômes ; pour l ensemble des résidents de l EHPAD, y compris ceux pris en charge au PASA. Tenue d indicateurs de suivi d activité : File active du PASA. Nombre de résidents accueillis par jour. Activités proposées au PASA et nombre de résidents par activité. Une évaluation du fonctionnement du service sera réalisée à posteriori (après 6 mois de fonctionnement puis annuellement) afin de permettre un réajustement de l organisation si nécessaire 19 LA COMMUNICATION Les équipes et les familles seront informées de la mise en place du PASA et de son fonctionnement avant l ouverture. Lorsqu un nouveau résident peut être accueilli dans le PASA, les agents du PASA recevront la famille et lui proposeront une visite de la structure. Page 9 sur 9