DHL E-BILLING : GUIDE UTILISATEUR. Express aérien

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1 DHL E-BILLING : GUIDE UTILISATEUR Express aérien

2 DHL e-billing SOMMAIRE 3 1 Interface de DHL e-billing Ecran d accueil Demande d inscription en ligne Ouverture d une session Oubli de mot de passe Ecran initial Téléchargement des factures Soumettre une réclamation associée à une facture Mon profil Modifier mes préférences linguistiques Modifier mon mot de passe Nouvel identifiant à un compte client Recherche Entité DHL

3 DHL e-billing 3 1 INTERFACE DE DHL E-BILLING Vous accédez au système DHL e-billing via une interface Web. Il se peut que vous ayez reçu une facture électronique dans un de la part de DHL Express avant de consulter vos factures en ligne. Le Schéma 1.0a présente un type contenant une facture en pièce jointe au format PDF. Le PDF est aussi présenté dans le schéma 1.0b. Schéma 1.0a - Un avec une facture jointe Schéma de client DHL 1.0b - La facture en pièce jointe au format PDF

4 4 DHL e-billing 1.1 ÉCRAN D ACCUEIL L écran d accueil (schéma 1.1a) s affiche quand vous accédez aux pages Web de DHL e-billing en cliquant sur rubrique Services en ligne. Cette page expose une courte introduction à DHL e-billing, vous permet de choisir votre langue grâce aux liens linguistiques et procure une Aide en ligne et des FAQ pour vous aider à utiliser DHL e-billing la première fois. Schéma 1.1a - La page d accueil Pour passer à l étape suivante, vous avez deux choix en fonction de qualité d inscrit ou non à la solution. En tant que nouvel utilisateur, vous pouvez soumettre votre inscription en ligne. La demande devra être autorisée par DHL Express et, si la demande est validée, vous recevrez un contenant votre nom d utilisateur et mot de passe. La section 1.2 expose l exemple d un nouvel utilisateur soumettant sa demande en ligne et la section 1.3 présente le cas d un utilisateur ayant ses propres identifiants qui accède au système.

5 DHL e-billing DEMANDE D INSCRIPTION EN LIGNE A partir de l écran présenté dans le schéma 1.1a, cliquez sur Nouvel utilisateur enregistrez-vous ici. L écran d inscription client s affiche (schéma 1.2a). Schéma 1.2a - L écran d inscription Dans cet écran, vous devez introduire autant de détails que possible pour compléter votre demande d inscription à DHL e-billing. Les champs suivants sont obligatoires : Numéro de compte Nom de la société Nom de contact (votre nom) Adresse (votre adresse ) Vous serez averti si l un de ces champs est resté vierge. Le système vérifie également si votre adresse est valide (c est-à-dire si elle contient le qu elle comporte au moins 2 caractères entre et le point, qu il y a au moins un caractère avant ). Le numéro de téléphone est facultatif mais il permet à DHL Express de vous contacter. Veuillez vous assurer que votre adresse est correcte. Vous ne recevrez aucun message si cette adresse est erronée.

6 6 DHL e-billing Deux questions sont posées concernant la dernière facture papier reçue de DHL Express. Cela permet à DHL Express de vérifier votre identité. Enfin, vous devez cocher la case pour confirmer que vous acceptez les termes et conditions d utilisation de DHL e-billing. S'il n'existe plus d'exceptions, le bouton Enregistrer vous permettra d afficher le message vous offrant la possibilité d enregistrer un nouveau numéro de compte (schéma 1.2b). Schéma 1.2b - Possibilité d ajouter une nouvelle demande d inscription Si vous souhaitez ajouter un autre compte, cliquez sur OK. L écran d inscription s affiche à nouveau avec certains champs pré-remplis (Schéma 1.2c). Schéma 1.2c - Ajout de nouvelle demande d inscription

7 DHL e-billing 7 Saisissez le nouveau numéro de compte. Le numéro de facture et le montant doivent être saisis pour ce compte comme tout autre compte ultérieur. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez poursuivre le processus pour demander l inscription avec plusieurs numéros de compte. Attention, l adresse que vous indiquez pour chaque nouveau compte doit être la même. Si vos demandes sont validées, vous serez alors en mesure de consulter les factures de tous vos numéros de compte en vous connectant uniquement grâce à l adresse . Lorsque vous avez terminé (après avoir saisi une ou plusieurs demandes d inscription), cliquez sur Annuler dans la fenêtre qui s affiche (cf. schéma 1.2b). L écran du schéma 1.2d apparaît. Cela confirme que DHL Express a reçu votre / vos demande(s) d inscription. Considérez que DHL Express n a pas reçu votre / vos demande(s) avant d avoir vu ce message. Schéma 1.2d - Confirmation de demande d inscription Tout que vous recevrez de DHL e-billing comportera l adresse d expéditeur ( De ) suivante : ebillingfr1@dhl.com

8 8 DHL e-billing Veillez à ce que votre filtre anti-spam ne bloque pas les messages en provenance de cette adresse. En cas de validation de votre demande, vous recevrez un de confirmation (schéma 1.2e). Schéma 1.2e - de confirmation de la demande d inscription Toutefois, si votre demande ne peut pas être validée, vous recevrez un de refus de la demande d inscription (schéma 1.2f). Schéma 1.2f - de refus de la demande d inscription Cet expose le motif du refus. Si vous recevez cet , merci de contacter DHL Express au numéro de téléphone fourni (figurant sur l reçu) ou procédez à une nouvelle demande d inscription.

9 DHL e-billing OUVERTURE D UNE SESSION Vous vous connecterez via le lien URL suivant : La page de connexion est présentée dans le schéma 1.3a. Vous accédez au système grâce à votre identifiant DHL e-billing. Schéma 1.3a - Page de connexion

10 10 DHL e-billing Oubli de mot de passe Vous avez oublié votre mot de passe, veuillez indiquer votre identifiant (adresse ) et cliquez sur Mot de passe oublié?. Une fenêtre s affiche (cf. schéma 1.3b) pour confirmer l envoi d un mot de passe provisoire à cette adresse . Cliquez sur Ok. Schéma 1.3b - Confirmation du rappel de mot de passe par

11 DHL e-billing 11 Un message de confirmation s affiche (schéma 1.3c). Si votre adresse n est pas reconnue par le système, ce message ne s affichera pas et l écran sera actualisé comme dans le schéma 1.3a. Schéma 1.3c - Confirmation du rappel de mot de passe Vous recevez un (schéma 1.3d) qui contient un mot de passe provisoire. Schéma 1.3d - Rappel d

12 12 DHL e-billing Lors de votre prochaine connexion (via l écran présenté dans le schéma 1.3a), vous serez invité à modifier votre mot de passe (schéma 1.3e). Saisissez les mots de passe correspondants dans les deux fenêtres et cliquez sur "Modifier mot de passe". Schéma 1.3e - Modification du mot de passe provisoire Vous serez ensuite dirigé vers la page d accueil (identique au schéma 1.3f). Schéma 1.3f - Page d accueil

13 DHL e-billing Ecran initial C est le premier écran que vous verrez après vous être connecté. Le schéma 1.4a décrit les diverses parties de l écran. Menus horizontaux Client connecté Menus verticaux Alerte nouvelle facture Schéma 1.4a - L écran initial Le message Nouvelle facture de DHL 1 vous informe de tout nouveau document présent sur le système. Un document ne sera plus considéré comme Nouveau dès que vous ou un tiers avez consulté la facture directement sur le système DHL e-billing. Retenez donc que les actions d autres personnes au sein de votre entreprise ayant accès à DHL e-billing auront une conséquence sur ce que vous voyez sur cette page. Sur tout écran du système DHL e-billing, le compte de connexion que vous utilisez pour accéder au système s affiche en haut à droite. Les menus s affichent dans la partie supérieure et le long du côté gauche de l écran. Nous allons les parcourir dans les sections suivantes (à partir de 1.5). 1 Sont nouvelles, les factures encore non consultées par vous ou par une personne de votre entreprise ayant accès à votre compte client.

14 14 DHL e-billing Ce client n a pas de nouvelles factures de la part de DHL (schéma 1.4a). L écran peut apparaître de manière différente si ce n est pas le cas (schéma 1.4b). Quand une nouvelle facture est disponible, le bouton Afficher apparaît. Ce bouton permet d afficher la vue résumée de la facture (schéma 1.4c). Cela affiche un résumé en ligne pour chaque nouvelle facture disponible à l intention du client. Schéma 1.4b - Ecran initial avec factures non-lues Schéma 1.4c - Liste résumée des factures

15 DHL e-billing 15 Pour afficher une version PDF de la facture, cliquez sur l intitulé de la facture (schéma 1.4d). Schéma 1.4d - Version PDF de la facture Si la facture comporte plusieurs pages, vous pouvez alors cliquer sur la Page correspondante : le numéro de la page de destination. L exemple du schéma 1.4d présente une facture sur une seule page.

16 16 DHL e-billing Téléchargement des factures Depuis cette page, vous pouvez choisir de télécharger la facture sous divers formats. Cette option est particulièrement utile car elle vous permet d'importer les données de facturation vers votre propre système comptable. Cela vous évite de ressaisir toutes les données. Par exemple, la procédure suivante décrit comment ouvrir les données dans MS Excel. Cliquez sur la liste déroulante près du bouton de téléchargement. Sélectionnez Télécharger sous CSV et cliquez sur le bouton Télécharger. Une option Ouvrir ou Enregistrer va alors s afficher. Cliquer sur le bouton Ouvrir ouvrira normalement le fichier dans MS Excel (schéma 1.4e). Les paramètres de votre ordinateur peuvent ne pas vous permettre d ouvrir les CSV directement dans MS Excel. Si vous souhaitez modifier les paramètres pour l autoriser, veuillez vous reporter aux instructions indiquées dans l annexe A. Schéma 1.4e - Version HTML de la facture Schéma 1.4f - Représentation CSV de la facture ouverte dans MS Excel

17 DHL e-billing 17 Vous pouvez télécharger la facture au format PDF (schéma 1.4g) Schéma 1.4g - Représentation PDF de la facture ouverte dans Adobe Reader

18 18 DHL e-billing Soumettre une réclamation associée à une facture L application DHL e-billing vous permet d effectuer des réclamations concernant vos factures en ligne. Pour cela, accédez à la version résumée de facturation (schéma 1.4h) en cliquant sur la facture correspondante (schéma 1.4i). Schéma 1.4h - Version résumée de facturation Schéma 1.4i - Affichage de facture

19 DHL e-billing 19 Cliquez sur le bouton Réclamation situé au-dessus de la facture, à droite pour afficher l écran de réclamation (schéma 1.4j). Vous pouvez voir si une réclamation a déjà été émise sur cette facture. Dans cet exemple, il n y a pas de réclamation soumise. Schéma 1.4j - Consulter ou ajouter des réclamations Cliquez sur Ajouter et saisissez vos données et les détails de votre réclamation (schéma 1.4k). Schéma 1.4k - Saisie de la réclamation

20 20 DHL e-billing Sélectionnez d abord le code décrivant le mieux la nature de votre réclamation. Si vous ne pouvez pas trouver de code approprié, veuillez choisir OT-01-C Autre. Puis saisissez vos données. DHL Express peut utiliser les informations que vous fournissez pour vous contacter. Un écran d exemple est présenté dans le schéma 1.4l. Le code de réclamation que vous saisissez va déterminer quelles informations DHL Express souhaite que vous apportiez. Veuillez suivre attentivement les instructions à l écran pour veiller à ce que votre réclamation soit résolue au plus tôt. Schéma 1.4l - Saisie des détails de votre réclamation Cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez terminé. L écran présenté dans le schéma 1.4m s affiche. Schéma 1.4m - Une réclamation a été enregistrée

21 DHL e-billing 21 En plaçant le curseur au-dessus des premiers mots de la réclamation, le texte complet s affiche (schéma 1.4n). Vous ne pouvez pas modifier ou retirer une réclamation après l avoir émise et cette dernière restera associée à la facture correspondante. DHL Express cherchera à résoudre votre réclamation par ou par téléphone. Schéma 1.4n - Passez le curseur pour voir le texte de la réclamation Vous pouvez ajouter le nombre de réclamations souhaité pour une facture. Cliquez simplement sur ajouter pour chaque nouvelle réclamation. Le schéma 1.4o présente trois réclamations soumises pour la même facture. Schéma 1.4o - Plusieurs réclamations soumises pour la même facture

22 22 DHL e-billing 1.5 Mon profil Cliquer sur le menu Mon profil affiche l écran Mon profil (schéma 1.5a). Schéma 1.5a - L écran Mon profil Dans cet écran, vous pouvez changer de langue en choisissant l une des cinq proposées : anglais, néerlandais, français, allemand ou italien et modifier votre mot de passe. Vous pouvez également ajouter de nouveaux utilisateurs pour le(s) numéro(s) de compte client auxquels vous avez accès.

23 DHL e-billing Modifier mes préférences linguistiques Cliquez sur la liste déroulante près de la langue (schéma 1.5b), sélectionnez l option appropriée et cliquez sur le bouton Enregistrer situé juste en-dessous. L écran sera immédiatement traduit (en néerlandais dans le schéma 1.5c) et le réglage sera enregistré et appliqué à vos sessions suivantes. Il ne sera modifié que si vous répétez la procédure et sélectionnez une autre langue. Schéma 1.5b - L écran Mon profil Schéma 1.5c - L écran Mon profil affiché en néerlandais

24 24 DHL e-billing Modifier mon mot de passe Dans la section Modifier le mot de passe, saisissez votre ancien mot de passe dans la 1 ère fenêtre suivi du nouveau mot de passe dans les 2 ème et 3 ème fenêtres (schéma 1.5d). Puis, cliquez sur Sauvegarder juste en-dessous. Si l ancien mot de passe est correct ET que le nouveau mot de passe correspondait bien dans les 2 ème et 3 ème fenêtres, vous recevrez alors le message Mot de passe modifié (schéma 1.5e). Si l une de ces conditions n est pas remplie, vous recevrez alors le message Mot de passe non-modifié, veuillez réessayer (schéma1.5f). Schéma 1.5d - L écran Mon profil, modifier le mot de passe Schéma 1.5e - L écran Mon profil, succès de la modification du mot de passe

25 Schéma 1.5f - L écran Mon profil, mot de passe non-modifié DHL e-billing 25

26 26 DHL e-billing Nouvel identifiant à un compte client Après avoir ajouté le premier identifiant de client sur un numéro de compte client, vous pouvez ajouter autant d identifiants que vous le souhaitez sur ce numéro de compte. Depuis l écran Mon profil (schéma 1.5b). Utilisez simplement la case à cocher pour sélectionner les numéros de compte client auxquels vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur (schéma 1.5g). Cochez toutes les cases requises, par ex. si vous avez trois numéros de compte et que vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur, cochez simplement les trois cases et cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur. L écran du schéma 1.5h s affiche. Saisissez l adresse dans la case affichée. Cliquez sur Continuer et saisissez le nom de contact dans l écran suivant (schéma 1.5i). Sélectionnez la préférence linguistique et cliquez sur Enregistrer. L écran Mon profil va s afficher à nouveau (schéma 1.5j) et un message est affiché en bas à gauche de l écran pour confirmer l'ajout. Schéma 1.5g - L écran Mon profil, sélectionner un numéro de compte vers lequel un utilisateur sera ajouté Schéma 1.5h - Ecran d ajout de nouvel utilisateur, saisir une adresse

27 DHL e-billing 27 Schéma 1.5i - Ajouter un nouvel utilisateur, saisir un nom de contact et régler la préférence linguistique Schéma 1.5j - L écran Mon profil confirmant l ajout d un nouvel utilisateur sur le compte

28 28 DHL e-billing 1.6 Recherche Cliquer sur le bouton Rechercher affiche l écran Rechercher une facture (schéma 1.6a). Cela vous permet de spécifier un ou plusieurs critères de recherche. Les critères suivants sont disponibles : Numéro de compte (disponible en liste déroulante pour les numéros de compte auxquels vous avez accès) Numéro de facture Non-lu (coché pour oui, décoché pour non ; par conséquent, les cases non-cochées correspondent aux messages non-lus 1 ) Type de facture (liste déroulante de tous les types de facture possibles) Statut de facture (Echec à l envoi 2,Envoi 3 et Envoyé 4 ) Date de début et Date de fin (période de facturation) Schéma 1.6a - L écran de recherche de facture 1 Une facture sera considérée lue si vous ou quelqu un d autre au sein de votre société avec un identifiant et ayant accès à votre numéro de compte client avez consulté la facture. Les actions d autres personnes au sein de l entreprise peuvent donc affecter le statut des documents (lu ou non-lu). 2 Echec à l envoi : contenant la facture non-envoyée au client mais uniquement disponible en ligne. Vous pouvez demander à DHL Express de vous la renvoyer. 3 Envoi : contenant la facture en cours d envoi au client. Le client ne recevra pas l à moins que le statut passe à Envoyé. 4 Envoyé : contenant la facture envoyée au client. Retenez toutefois que cela ne garantit pas la bonne réception du message.

29 DHL e-billing Entité DHL L écran Entité DHL procure au client une vue d ensemble du nombre de factures ayant été reçues de la part des diverses entités DHL (DHL International Express (France) SAS ou DHL Express (France) SAS). En tant que client, vous pouvez avoir un ou plusieurs comptes avec une personne morale et un ou plusieurs comptes avec une autre personne morale. L écran dans le schéma 1.7a présente un client ayant un ou plusieurs comptes Express aérien en France. Les deux colonnes présentent le nombre de factures total disponibles sur le système DHL e-billing pour le client et le nombre de ces factures n ayant pas été lues par le client. Cliquez sur Afficher présente toutes les factures, pas seulement les nouvelles. Cette page présente uniquement les factures non-lues. Ce bouton permet d afficher une vue résumée de la facture (schéma 1.7b). Le point rouge met en valeur les factures que vous ou toute autre personne au sein de l organisation ayant accès au numéro de compte client n avez pas lues. Schéma 1.7a - L écran Entité DHL Schéma 1.7b - L écran Entité DHL Vous pouvez cliquer à tout endroit du cadre de la facture pour afficher une version PDF de la facture ou de l avoir.

30 30 DHL e-billing ANNEXE A Que faire si votre fichier CSV ne s ouvre pas automatiquement dans MS Excel? Démarrer -> Panneau de configuration Sélectionnez Options de dossier

31 DHL e-billing 31 1) Options de dossier 2) Sélectionnez l onglet Types de fichier 3) Parcourez la liste jusqu à atteindre l extension CSV Cela précise que tout fichier portant l extension CSV sera ouvert automatiquement sous Microsoft Excel. Vos réglages peuvent être différents. Si vous avez besoin de modifier ce réglage, veuillez cliquer sur Modifier et choisissez le programme approprié (Microsoft Excel) dans la liste affichée.