MANUEL SYNDIC. (Ancien décret) LA SOLUTION CRYPTO 5.5.4

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1 MANUEL SYNDIC (Ancien décret) LA SOLUTION CRYPTO 5.5.4

2 La Solution Crypto (LSC) Copyright CRYPTO. Tous droits réservés. Les informations contenues dans ce manuel peuvent faire l'objet de modifications sans préavis et ne sauraient en aucune manière engager Crypto. Aucune partie de ce manuel ne peut être reproduite ou recopiée de quelque manière que ce soit, électronique ou mécanique, y compris par photocopie, enregistrement, archivage ou tout autre procédé de stockage, de traitement et de récupération d'information, pour d'autres buts que l'usage personnel de l'acheteur, et ce exclusivement aux conditions contractuelles, sans la permission explicite de Crypto. Windows est une marque enregistrée de Microsoft Corporation. Apple, Macintosh, QuickTime sont des marques enregistrées ou des noms commerciaux de Apple Computer Inc. 4D, 4D Write, 4D View sont des marques déposées de 4D. Crypto Organiseur est une marque déposée par Crypto. PagesIMMO est une marque déposée par Crypt@ ACROBAT Copyright Secret Commercial Adobe Systems Inc. Tous droits réservés. ACROBAT est une marque enregistrée d'adobe Systems Inc. Tous les autres noms de produits ou appellations sont des marques déposées ou des noms commerciaux appartenant à leurs propriétaires respectifs.

3 Contrat de licence du logiciel LSC Lisez soigneusement ce contrat de licence logiciel ( licence ) avant de retourner votre carton d enregistrement. En retournant votre carton d enregistrement vous acceptez d'être lié par les termes de cette licence. 1. Licence. Crypto vous concède une licence sur, et en aucun cas ne vend, le logiciel, la documentation et les polices de caractères accompagnant la présente licence, qu ils soient sur CD ou sur tout autre support ( logiciel LSC ). Les licences accordées ici se limitent aux droits de propriété intellectuelle de Crypto de LSC et ne comprennent aucun autre brevet ni droit de propriété intellectuelle. Vous êtes propriétaire du support sur lequel le logiciel LSC est enregistré mais Crypto reste propriétaire du logiciel LSC. Le logiciel LSC ainsi que les copies que la présente licence vous autorise à réaliser sont régis par les termes de la présente licence. 2. Utilisations permises et limitations. La présente licence vous autorise à installer et utiliser le logiciel LSC sur un nombre de postes défini sur votre contrat de vente. La présente licence n autorise pas le fonctionnement du logiciel LSC sur un nombre d ordinateurs supérieurs à ceux du contrat de vente. Vous pouvez réaliser une seule copie du logiciel LSC en langage machine aux fins exclusives de sauvegarde. La copie de sauvegarde doit impérativement reproduire les informations relatives au droit d auteur figurant sur l original. Sauf et dans les limites où la loi ou la présente licence l autorise, vous ne pouvez pas, en totalité ou en partie, décompiler, manipuler, désassembler, modifier, louer, louer à crédit bail, prêter, concéder des licences, diffuser ou créer des produits dérivés à partir du logiciel LSC ni transmettre le logiciel LSC par un réseau. Toutefois, vous pouvez transférer les droits qui vous sont concédés par la présente licence, sous réserve que vous transfériez la documentation y afférent, la présente licence et une copie du logiciel LSC à un tiers qui s engage à accepter d être lié par les termes et conditions de la présente Licence et que vous détruisiez toutes les copies du logiciel LSC en votre possession. La présente licence sera résiliée immédiatement et de plein droit, sans notification préalable de la part de Crypto, si vous ne vous conformez pas à l une quelconque de ses dispositions. 3. Garantie des supports (le cas échéant). Crypto garantit les supports sur lesquels le logiciel LSC est enregistré contre tout vice de matériau et de main d oeuvre, sous condition d une utilisation normale, pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date d achat initiale. Votre seul recours, au titre du présent article se limite au remplacement du logiciel LSC. Cette limitation de garantie et toutes garanties implicites concernant le support, y compris les garanties implicites de qualité marchande et d adéquation à un usage particulier sont limitées à une durée de quatre-vingt-dix jours (90) à compter de la date d achat initiale. Certaines législations ne permettant pas de limiter la durée d une garantie implicite, il est possible que la limitation mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. La limitation de garantie telle qu exprimée ci-dessus est exclusive de toute autre garantie, quelle que soit sa forme, orale, écrite, expresse ou tacite. Cette garantie vous confère des droits spécifiques. Vous pouvez également posséder d autres droits tributaires de la législation en vigueur. 4. Exclusion de garantie sur le logiciel LSC. Vous reconnaissez et admettez expressément que l utilisation du logiciel LSC est à vos risques et périls. Le logiciel LSC est fourni tel quel sans garantie d aucune sorte, et crypto excluent expressément toute garantie et/ou condition, explicite ou implicite, y compris de façon non limitative les garanties et/ou conditions implicites de qualité marchande et d adéquation à un usage particulier et toute garantie de non-contrefaçon et de respect des droits de tiers. Crypto ne garantit pas que les fonctions contenues dans le logiciel LSC correspondront à vos besoins ni que le fonctionnement du logiciel LSC sera ininterrompu, exempt d erreur ni que tout défaut du logiciel LSC sera corrigé. De plus, crypto ne garantit pas ni ne fait aucune déclaration concernant l utilisation ou les résultats de l utilisation du logiciel LSC ou de la documentation y afférent en ce qui concerne leur exactitude, fiabilité ou autre. Aucune information ni aucun conseil, communiqués verbalement ou par écrit par crypto ou par un de ses représentants autorisés ne pourra constituer une garantie ou augmenter de quelque manière que ce soit l étendue de la présente garantie. Si le logiciel LSC s avérait défectueux, vous assumeriez seul (et non crypto ni un représentant agréé de crypto) le coût total de toute révision, réparation ou modification nécessaire. Certaines législations ne permettant pas l exclusion de garanties implicites, il est possible que l exclusion mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. L application de la présente garantie ne saurait vous priver de vos droits à la garantie légale (en cas de défauts ou de vices cachés). 5. Limitation de responsabilité. En aucun cas, y compris la négligence, Crypto ne sera responsable de quelque dommage indirect, spécial ou accessoire résultant de ou relatif à la présente licence. Certaines juridictions ne permettant pas la limitation ou l exclusion de responsabilité pour dommages indirects ou accessoires, il est possible que l exclusion ou la limitation mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. 6. Accord complet. Cette licence constitue l intégralité de l accord entre les parties quant à l utilisation du logiciel LSC aux termes de la présente licence et remplace toutes les propositions ou accords antérieurs ou actuels, écrits ou verbaux, à ce sujet. Aucun amendement ni aucune modification de cette licence ne prendront effet à moins d être stipulés par écrit et signés par un représentant dûment agréé de Crypto.

4 Sommaire Sommaire Sommaire...4 À propos de ce manuel...5 LE MODULE CRYPTO SYNDIC...6 LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SYNDIC...7 Immeuble...7 Copropriétaire...14 Lot : Onglet Syndic...16 Bibliothèque de résolutions...18 LE CYCLE TRAITEMENTS...19 LES MUTATIONS...20 Nouvelle mutation...20 Problématique des mutations sur des lots communs en Gérance et en Syndic...21 Suivi des mutations...22 LES BUDGETS...24 Gestion des budgets...24 Budgets Travaux et Fonds Travaux...30 LA REPARTITION DES CHARGES...34 Gestion des compteurs...34 Gestion des répartitions...36 L ASSEMBLEE GENERALE...43 Gestion des AG...43 Gérer une AG en nomade...57 Les articles de vote gérés par Lsc...59 AUTRES CAS...60 «FIN DE GESTION»...61 Solder une copropriété...61 Perte d une copropriété...62 L ENTRETIEN DE L IMMEUBLE...63 Carnet d entretien

5 Introduction À propos de ce manuel Connaissances requises Les notions standard manipulées dans LSC comme par exemple Couper/Copier/Coller sont considérées comme vous étant familières. La définition de ces notions ne sera donc pas abordée. Les copies d écran ont été réalisées sous environnement Windows ou Macintosh, mais les explications sont valables quelle que soit la plateforme. Navigation hypertexte Si vous consultez ce manuel sous sa forme électronique (Acrobat), vous pourrez tirer profit des liens hypertextes. Chaque mot ou propos comportant un lien hypertexte apparaît en bleu. Lorsque vous cliquez sur un lien, vous vous déplacez instantanément sur une page comportant des informations supplémentaires. Vous pouvez également vous déplacer en cliquant sur les repères dans la table située à gauche de la fenêtre affichant les pages du manuel. Conventions Tout au long de ce manuel, LSC La Solution Crypto est nommé LSC. Un raccourci clavier est présenté sous la forme [A], il correspond à la séquence de touches Control + A sur Windows et Pomme+A (ou Command+A) sur Macintosh. La touche Shift correspond à la touche Majuscule non bloquée. La touche Esc correspond à la touche Escape. (touche Echap sur Pc) La touche Entrée correspond à la touche située en bas à droite du pavé numérique. Sur certains portables l'accès se fait par la combinaison Fonction Retour à la ligne Interruption d'un traitement : lorsqu'il est possible d'interrompre un traitement (une impression ou un calcul), utilisez la combinaison [.] (ou [F14] si vous disposez d'un clavier étendu) pour interrompre ce traitement. La détection de l'interruption est signalée par 2 beep rapides. 5

6 Le module Crypto Syndic Le module Syndic permet l organisation et le suivi de l activité de syndic de copropriétés. Il assure la gestion multi-copropriétés en répartition réelle périodique des charges et /ou sur budget prévisionnel et appels de fonds. LSC étant un logiciel modulaire, le tronc commun est détaillé dans une partie spécifique. Cette partie du manuel s'attache à décrire les fonctionnalités propres du module Syndic. 6

7 Le menu fichier du module Crypto Syndic Immeuble La fiche immeuble constitue la base de la fiche copropriété. Elle se compose de 8 onglets dont 6 pourront être utilisés pour ce module (Immeuble, Divers, Clés de répartition, Suivi technique, plus..., Documents) Onglet Identité Il se présente sous la forme : Zone adresse La première ligne permet de saisir le nom de l immeuble ou tout au moins le code sous lequel cet immeuble est facilement reconnu par tous les utilisateurs. Ensuite, on saisit l adresse avec le pays si ce n est pas celui d origine. Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu) permet de mettre à jour les adresses des lots associés à l'immeuble. Cette manipulation peut être utile pour rectifier une erreur de saisie. Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu) avec la touche Shift maintenue permet de mettre à jour les codes des lots associés à l'immeuble. Les codes sont générés sont la forme normalisée suivante : Code immeuble/n RCP et/ou Code immeuble/n de plan Le Code Recette fiscale permet d indiquer la recette de rattachement de l immeuble et le Code Trésorerie à déterminer la caisse de paiement. Ces codes sont liés au fichier des Identités. Quant au Code Syndic, il permet de renseigner qui est le syndic de l immeuble (adresse, etc.), ce qui n est utile qu en Gérance. Ce code est lié au fichier des Identités. La zone Comptabilité Syndic ne sert qu au module Syndic ; elle permet d'associer une entité comptable à l'immeuble. 7

8 Zone Répartition des Charges Mode de répartition (ne concerne que l'activité de syndic). Il existe deux choix possibles qui dépendent de votre organisation : Réelle Périodique et Par Budget. Réelle périodique permet d'effectuer une répartition des charges trimestrielle. Cette répartition trimestrielle constitue l'appel de fonds. Par budget : des appels de fonds périodiques sont effectués et une répartition des charges à lieu tous les ans. Période de répartition (ne concerne que les activités de syndic et gérance). Important : les prorata-temporis sont toujours calculés par rapport à la période de répartition. Zone compta Syndic La zone Comptabilité syndic : le principe est d affecter une entité comptable afin de rattacher l immeuble à une comptabilité. Cette entité est codifiée Sxxx (voir chapitre Entité, module Comptabilité générale). L entité peut être créée en phase de création ou de modification de l immeuble. Une fois l entité associée à un immeuble, le rattachement n est plus modifiable. La zone Répartition des charges permet de spécifier la méthodologie de fonctionnement de la copropriété. Ces rubriques sont utilisées au moment de la répartition des charges. La répartition périodique permet de gérer plusieurs périodes de répartition sur un même exercice comptable. En répartition par budget, la période de répartition doit coïncider avec l exercice comptable. Zone Divers La case à cocher Assujetti à TVA permet de spécifier si l immeuble entier est assujetti à la TVA (exemple d'un immeuble constitué uniquement de sociétés). Dans le cas où au moins un lot n'est pas assujetti, la case doit être décochée et le paramétrage ne s'effectuera plus au niveau de l immeuble mais au niveau des lots. Date d achèvement des travaux Cette date détermine l assujettissement ou non à la CRL lors du calcul des revenus fonciers. Rappel : tout immeuble de moins de 15 ans au 1 er janvier de l année de calcul des revenus fonciers n est pas assujetti à la CRL Un clic sur la flèche orange située à gauche de la date d achèvement des travaux met à jour les lots rattachés à l immeuble. 8

9 Les autres zones sont informatives et sans conséquence sur les traitements : date de délivrance de certificat de conformité ainsi que le numéro de permis de construire et secteur géographique. Onglet Divers Il correspond à la page 2 de la fiche immeuble. La zone Assemblée générale - Dernière AG le : saisir la date de la dernière Assemblée générale effectuée. - Prochaine AG le : renseigner la date et l heure prévisionnelles de la prochaine Assemblée générale. Ces renseignements seront repris par défaut lors de la création de votre fiche AG. - Expédition des convocations le : date d envoi des convocations à la prochaine Assemblée générale. Il s agit de la date limite d envoi pour respecter les délais de convocation. Nous vous conseillons de programmer une alarme manuelle pour déclencher le cycle de convocation ; en effet, cette date ne chaîne pas sur une alarme. - Note AG et lieu AG : zones de notes libres reprises en création d Assemblée générale. Les zones Notes (Assurance, impôts, Règlements de copropriété, particularités) : zones de notes informelles sur la copropriété pouvant être reprises dans les courriers. Onglet Clés de répartition Pour des raisons techniques, cet onglet n'est accessible qu'en modification de fiche immeuble. Le principe est de saisir les clés de répartition et leurs tantièmes respectifs sur les lots en fonction du règlement de copropriété. Il n est pas possible de les créer sans avoir au préalable défini les lots. C est donc après avoir créé les fichiers de base (immeubles, copropriétaires et lots) que vous saisirez vos clés de répartition. Cette zone n est accessible qu aux utilisateurs en possédant l accès. La zone clés de répartition : lorsque aucune clé n a encore été créée, seul le sigle + est visible. Un Clic sur ce symbole permet de commencer la saisie. - Libellé permet d'inscrire le libellé de la clé (limité à 31 caractères). Il est mis automatiquement en majuscules. - Code tri permet de trier les clés de répartitions sur les décomptes de charges. Les codes tri doivent posséder le même nombre de caractères (limité toutefois à cinq chiffres ou lettres). Il est indispensable pour ordonner les clés sur les décomptes. - Ne pas Appliquer la main dominante en AG : Permet de définir que la clé courante ne se verra pas appliquer la règle de la main dominante en AG. Il s agit d un paramètre par 9

10 défaut, il est possible de modifier pour une résolution donnée ce paramètre lors de lé création de l ordre du jour. - Type de répartition permet de définir le comportement de la clé au moment de la répartition des charges en cas de mutations sur les lots. Il s agit d un menu pop-up avec 4 choix : - P (prorata) : le calcul se fait au prorata-temporis sur la durée de l exercice - A (acheteur) : c est le dernier acheteur de l exercice qui supporte la charge. - V (vendeur) : c est le premier vendeur de l exercice qui supporte la charge. - S (spécial) : la répartition se fait selon les consommations saisies. - Total des tantièmes est une zone non saisissable qui se valorise automatiquement lors de la saisie des tantièmes. La flèche permet de recalculer l intégrité du total des tantièmes. Une fois renseignées les zones décrites ci-dessus, il vous suffit de remplir la colonne tantièmes des lots concernés par la clé. Pour les clés de type S (clés d eau par exemple), il faut remplir les colonnes N de compteur et ancien index. Les consommations sont saisies par l option Gestion des compteurs. Les boutons situés au-dessus du tableau de saisie : - + permet d ajouter à la clé les lots nouvellement créés. - - supprime le lot sélectionné supprime tous les lots sans tantième. - Dupliquer permet de dupliquer un lot et de gérer, par exemple, plusieurs compteurs pour ce lot sur une même clé d eau. - Recopier les tantièmes est un pop-up qui permet de recopier à l identique les tantièmes d une clé existante. Les boutons sous le tableau : - Ouvrir dans Write permet de reproduire sous forme de tableau dans le traitement de texte les clés de l immeuble courant. En maintenant la touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous aurez le choix des clés à traiter - Ouvrir dans View permet de reproduire sous forme de tableau dans le tableur les clés de l immeuble courant. En maintenant la touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous aurez le choix des clés à traiter. - Imprimer permet l impression détaillée de la clé de répartition affichée à l écran. L impression par défaut est triée par n de 10

11 RCP (ou numéro de compteur dans le cas d une clé spéciale. En revanche les clés seront triées par ordre alphabétique de copropriétaires ; si la touche COMMANDE (CTRL sur PC) est maintenue au moment de cliquer sur «imprimer». Nomenclature des clés : les différentes éditions de charges (décomptes, budget, etc.) présentent les clés triées par N de tri puis par ordre alphabétique en fonction des libellés. Nous vous conseillons donc d utiliser une norme commune à toutes les copropriétés : (dans l exemple, le numéro représente le code tri) 01 CHARGES COMMUNES GENERALES (libellé de la clé). 02 CHARGES COMMUNES A UN GROUPE D IMMEUBLES 02A CHARGES COMMUNES GROUPE A 02B CHARGES COMMUNES GROUPE B 03 CHARGES BATIMENT 03A CHARGES BATIMENT A 03B CHARGES BATIMENT B 04 CHARGES CAGE D ESCALIER OU D ENTREE 05 CHARGES D ASCENSEUR 06 CHARGES CHAUFFAGE 07 CHARGES GARAGE 08 CHARGES EMPLACEMENT STATIONNEMENT CHARGES REPARTITION PAR COMPTEUR PRESTATIONS PARTICULIERES Les plus de LSC LSC permet d'importer des copropriétés en masse. Cette option est utile pour créer des copropriétés en saisissant les rubriques (identités et lots) en liste dans un tableur. Méthodologie pour importer globalement une copropriété : - Créer une fiche immeuble sans l associer à une entité, avec un code unique. - Importer les identités avec une référence. - Importer des lots avec une référence identité et une référence au code immeuble. - Prendre ensuite la fiche immeuble en modification et affecter un code entité. Cette action crée toutes les fiches copropriétaires ainsi que leurs comptes respectifs et les casquettes. Les structures des fichiers d imports pour les identités et les lots sont disponibles en annexe. 11

12 Onglet Suivi technique Cet onglet ne concerne que les modules Gérance et syndic et n est accessible que si votre licence vous donne accès à l organiseur. Il présente les dossiers liés à l immeuble et/ou les fichiers qui sont liés à ces derniers. Nota : un double-clic sur un fichier permet d ouvrir ce dernier. Il suffit de procéder de la même façon qu en Syndic pour la création et la hiérarchisation des dossiers (Voir carnet d entretien Syndic) pour que cette fenêtre se remplisse automatiquement Le carnet d entretien «Gérance» est accessible par cette option. Un clic sur le bouton portant ce nom permet son impression et conduit à la fenêtre suivante : 12

13 : permet de réactualiser la liste en tenant compte des dernières informations mises à jour. 13

14 Copropriétaire Onglet Fiche Copropriétaire Zone identité Zone Comptabilité Il constitue la première page de la fiche copropriétaire Identité ou tél : saisir le nom du copropriétaire. S il n existe pas dans le fichier des identités, LSC propose de le créer et chaîne sur une fenêtre de création d une identité. Code entité Saisir l entité de rattachement pour identifier l'immeuble de la copropriété. N de compte Après la saisie du code entité, LSC propose le numéro de compte du copropriétaire (numérique ou alphanumérique). Après tabulation, vous arrivez sur la fenêtre de création de compte. Fonds de roulement Fonds travaux (affectés ou non affectés) Ces rubriques sont automatiquement alimentées par la comptabilité, en particulier lorsque l on génère des appels de fonds de roulement et des appels sur le budget de Fonds Travaux. Les comptes Fonds de roulement, Fonds travaux affectés et Fonds de travaux non affectés définis dans les paramètres déterminent l alimentation ou non des rubriques du même nom des fiches copropriétaires. De plus, il faut que les écritures rattachées à ces comptes aient le numéro de compte du copropriétaire dans la rubrique pièce. Ces 3 rubriques sont toujours recalculées par l utilitaire Recalculer les soldes. La zone Décompte : Les boîtes à cocher permettent de définir d une manière personnalisée (par copropriétaire) le contenu des colonnes des décomptes d appels de fonds et décomptes de charges. - Avec ou sans colonne récup/loc : présenter ou non le montant éventuellement récupérable sur les locataires - Avec ou sans colonne Dont TVA : présenter le dont TVA relatif à la quote-part du copropriétaire. 14

15 Pour les appels de fonds, Dont TVA et Récup/Loc sont calculés par rapport aux codes fiscalités par défaut rattachés aux comptes de charges inscrits au budget. Pour les décomptes de charges, Dont TVA et Récup/Loc sont calculés par rapport aux informations saisies sur chaque écriture comptable au moment de la saisie comptable. Regrouper les lots par code de regroupement / ne pas regrouper Permet, au choix, de grouper ou non les lots au niveau de l impression des décomptes d appels de fonds ou de charges. Cette option est inopérante si vous avez saisi des mutations sur la période. La zone Divers Différentes boîtes à cocher permettant d'effectuer des sélections : Copropriétaire résident : à cocher si le copropriétaire habite dans un de ses lots, cela vous permettra notamment d éditer une feuille d émargement pour les résidents au moment de l Assemblée générale. Calcul des frais de relance : information servant à LSC pour le module des frais de relance. Permet d exclure les copropriétaires lors de l imputation de frais de relance. Pas de courrier : permet d exclure le (ou les) copropriétaire(s) du module de courrier. Conseil syndical président : à cocher si le copropriétaire est le président du conseil syndical. Conseil syndical : à cocher si le copropriétaire est membre du conseil syndical. Cette case est automatiquement cochée si vous cochez «Conseil syndical président». Suppléant : à cocher si le copropriétaire a été désigné comme suppléant. La zone lots attachés Non saisissable, cette zone affiche les lots du copropriétaire saisis sur l onglet lots associés. Un double-clic sur un des lots permet l accès à la modification. Code du Gérant Permet de saisir le gérant des lots du copropriétaire. S il ne fait pas partie du fichier des identités, LSC propose de le créer. Les appels de fonds, les décomptes de charges ainsi que divers courriers pourront lui être envoyés directement. 15

16 Onglet Lots Un Clic sur + permet de saisir en liste les lots du copropriétaire en renseignant les colonnes N RCP (numéro de règlement de copropriété), type (pop up), description (zone de texte), surface et n appartement. La colonne code du lot se calcule automatiquement après la saisie de la colonne N RCP de la manière suivante : Code de l immeuble/n RCP. Elle reste toutefois modifiable. Chaque lot créé est mis dans le fichier des lots. Il est possible de supprimer des lots à ce niveau en les sélectionnant puis en cliquant sur -, à condition toutefois qu ils ne soient liés à aucune fiche contraignant leur suppression. L accès à cet onglet n est possible qu après la création du compte copropriétaire. Les lots d un immeuble en syndic ne peuvent être créés que par cet onglet. Lot : Onglet Syndic Les lots de syndic sont créés à partir de la page 2 de la fiche copropriétaire. Le fichier des lots est accessible en modification à partir du menu fichier. Nous allons examiner dans cette partie les options spécifiques au module Syndic. Il n est pas possible de créer un lot de Syndic à partir de ce menu. Il faut transiter par la page 2 de la fiche copropriétaire. 16

17 Zone compte syndic associé Cette zone est non saisissable. Les informations indiquées proviennent de la fiche copropriétaire. Il est possible d accéder à la modification du compte en cliquant sur N de compte. Classification et regroupement du lot La classification en lot secondaire ou principal est utilisée dans le bilan d activité ; la notion de regroupement est utile pour les décomptes de charges et la régularisation des charges locatives. Les lots secondaires ne peuvent être rattachés que par l intermédiaire du lot principal. Les lots secondaires regroupés sur un lot principal sont accessibles individuellement depuis la liste de gestion des lots, mais ils sont également détaillés sur le lot principal (à partir de l onglet Lot, déployez la clé et sélectionnez la rubrique Lots secondaires). Rattacher les lots secondaires Cette option vous donne accès à l écran suivant A l aide des boutons Ajouter et Enlever vous indiquez à LSC quels lots doivent faire partie du regroupement courant. Le tableau de gauche présente les lots regroupés et le tableau de droite les lots que vous pouvez regrouper. Les lots à regrouper sur un lot principal doivent appartenir à un même propriétaire, être situés dans le même immeuble et ne posséder aucune casquette à l exception de celle de Syndic. Ils doivent aussi être classés en lot secondaire. Une fois votre sélection faite, validez cet écran. 17

18 Bibliothèque de résolutions La bibliothèque de résolutions est utilisée dans le traitement des Assemblées générales pour automatiser les ordres du jour. Contenu Une fiche résolution est composée des rubriques suivantes : N ordre : numéro d ordre de présentation dans l ordre du jour. Titre : titre de la résolution. Contenu : zone de texte permettant de détailler la résolution. - Article : pour déterminer les règles de vote de la résolution (voir chapitre «AG : articles de vote gérés par Lsc» 18

19 Le cycle Traitements Ce chapitre parcourt le menu «Traitements» du module, tout en vous donnant un grand nombre d exemples concrets pour vous aider à mieux appréhender ces différentes options. 19

20 Les mutations Nouvelle mutation Déroulement Le principe d une mutation est de changer le copropriétaire d un lot à une date donnée. Zone Vendeur Saisir l entité comptable et le compte du vendeur. Zone Mutation Saisir la date de la mutation et le compte de l acheteur (qui doit avoir été préalablement créé). Zone Lots vendeurs Ce tableau liste les lots du copropriétaire vendeur. Le principe est de cliquer sur les lots vendus pour les glisser dans la zone Lots acheteurs. Un Clic sur le tableau de droite annule la mutation du lot Conséquences Le(s) lot(s) mutés transitent de la fiche copropriétaire vendeur à la fiche copropriétaire acheteur. LSC créée les fiches mutations. Le nombre de fiches créées est égal au nombre de mutations plus 1. Ainsi, 1 mutation donne lieu à la création de 2 fiches ; 2 mutations sur le même lot, donnent lieu à la création de 3 fiches. Les fiches sont organisées de la manière suivante : Exemple 1 : A cède un lot à B le jour J Suite à la saisie de cette mutation, 2 fiches mutations seront créées : - du 0/0/0 au jour J : vendeur A - de J+1 à infini (symbolisée par la date 31/12/2099) : acheteur B Exemple 2 : A cède un lot à B le jour J et B revend à C le jour K Suite à la saisie de ces 2 mutations, 3 fiches mutations seront créées : - du 0/0/0 au jour J : vendeur A - de J+1 à K : vendeur B - de K+1 à infini : acheteur C. La mutation génère une date de début et une date de fin de prise en charge. LSC considère que le jour de la vente est à la charge du vendeur dans le calcul de ses proratas. 20

21 Problématique des mutations sur des lots communs en Gérance et en Syndic Les fiches lots sont communes à tous les modules. La mutation d un lot de Syndic sur lequel il existe un mandat de gérance ou de saisonnier nécessite un contrôle préalable du gestionnaire. En effet, le mandat va être annulé et il est indispensable pour le gestionnaire d'effectuer des opérations d'épuration de compte avant son annulation. - Apurement des comptes locataires, - Calcul des honoraires, - Edition du relevé de gérance - Paiement du solde, - Edition de l'état récapitulatif annuel et de l état préparatoire au Revenus Fonciers. Afin de ne pas permettre à l'utilisateur Syndic d'enregistrer une mutation sans l'accord du gestionnaire (Gérance ou Saisonnier), lors de la saisie de la mutation, LSC demande un mot de passe. Le mot de passe demandé est spécifique au mandat et n'est valable que pour une journée. Ce mot de passe est obtenu à partir de l'afficheur et seuls les gestionnaires autorisés possèdent cet accès. Pour un complément d informations, vous pouvez vous reporter à la partie Mutation dans le module Gérance. 21