Web séminaire La gestion des notes de frais 7 septembre 2010

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1 Web séminaire La gestion des notes de frais 7 septembre 2010

2 Sage 1000 V6 Le FRP nouvelle génération La gestion décentralisée des notes de frais Isabelle Ricouard Chef de Marché Jean-Pierre Joksimovic Chef de Marché

3 Pourquoi décentraliser le processus de gestion des notes de frais? 3 Les DAF passent beaucoup de temps à des tâches à faible valeur ajoutée. La saisie et le contrôle des Notes de Frais font partie de ces tâches «parasites dont le coût est disproportionné en regard du bénéfice obtenu. En 2007 le montant global des notes de frais a dépassé les 6 Milliards d euros le coût du traitement des frais atteint 50 à 150 euros par note, jusqu à 230 euros dans une administration. Ces montants peuvent paraître étonnamment importants, mais s expliquent par la longueur et la complexité de la chaîne*. Les lenteurs de traitement sont par ailleurs source d insatisfaction pour les salariés, dont les finances personnelles peuvent se trouver en déséquilibres à la suite d un retard ou d une rupture dans le processus. Solution : Décentralisation du processus de notes de frais *Source: cabinet EPSA

4 Les bénéfices d un processus décentralisé des notes de frais 4 Diminution du risque d erreur par une saisie à la source Productivité : automatisation et fluidité du processus (saisie, validation, comptabilisation, règlement ) Accélération du règlement pour les salariés Maîtrise des coûts par la mise en place d une politique de remboursement (par profil de salarié, nature de frais, ) Sécurisation avec la mise en œuvre de circuits de validation personnalisables (intégration de votre organisation)

5 Sage 1000 FRP V6 Pour une DAF nouvelle génération La gestion des notes de frais Dans Sage 1000 FRP V6

6 Une prise en charge de bout en bout du processus de notes de frais Collaborateurs Saisie des Notes des frais Demandes Avances sur frais Contrôles Circuits de validation Notification Managers Validation DAF Refacturation des frais Facturation DAF Comptabilisation Virement bc chèque Règlement Com bancaire

7 Un accès à la carte, simple et facile Collaborateurs Managers DAF Sage 1000 FRP Client Riche Web 2.0 Client Windows Client Outlook

8 Module Gestion des Notes de Frais 8 Démonstration Produit Saisie d une note de Frais par le collaborateur Validation par le manager Comptabilisation et émission du règlement Outils d analyse pour le Responsable Comptable

9 Conclusion : Ce qu il faut retenir Bénéfices Décentralisation du travail administratif et circuits de validation pour un contrôle facilité Leviers Workflow sur mesure Suivi de l avancement du traitement de la note Circuits de validation multiples et totalement paramétrables Gestion des seuils et des valideurs par étapes de validation

10 Conclusion : Ce qu il faut retenir Bénéfices Maîtrise des coûts par la mise en place d une politique de remboursement Règle de refacturation des frais Leviers Mise en place de règles claires et transparentes favorisant des comportements d auto-contrôle des dépenses Gestion par catégorie de salariés: dépenses autorisées ou non, plafonnements, dépassements autorisés ou non Suivi des avances sur frais dans la solution Analyses détaillée des frais Analyses détaillées Imputation comptable pour la comptabilisation automatique

11 Conclusion : Ce qu il faut retenir Bénéfices Automatisation des mécanismes de remboursement: moins de risque d erreurs et une plus grande productivité Comptabilisation des notes de frais en mode Assistant Leviers Règles pré-paramétrées par catégorie de frais Possibilité de définir des seuils de validation Alimentation transparente des paramètres analytiques déduits de la saisie de l utilisateur final Refacturation automatique (frais intervenant dans le cadre d une prestation par exemple) Comptabilisation / règlement automatique Possibilité de refacturation des frais

12 Pour toutes informations complémentaires appelez-nous au (0.15 TTC/mn) ou contactez-nous par mail Sage 10, rue Fructidor Paris Cedex 17 0,15 TTC / min Fax : +33 (0)