Les lettres chèques. Création du texte

Transcription

1 Les lettres chèques De nombreuses banques permettent l édition informatisée des lettres chèques. Elles fournissent un imprimé constitué d une feuille de papier A4, pouvant contenir le logo de l entreprise dans sa partie supérieure, sur laquelle est dessiné, en pied de page, un chèque bancaire que le salarié peut détacher et remettre à sa banque. Le corps de cette lettre peut contenir un texte déjà pré-imprimé ou un texte composé à partir de Pégase 3, qui sera édité en même temps que le chèque. Vous trouverez ci-après, les explications pour renseigner la lettre et cadrer le document sur le document fourni par votre banque. Création du texte Si l imprimé de la lettre chèque proposé par votre banque, ne contient aucun texte, sachez que vous pouvez parfaitement éditer ce texte à partir de Pégase 3, au moment où vous éditez le chèque lui-même. Pour renseigner votre texte, sélectionnez à partir du menu : Divers Traitement de texte Modélisation. Rentrez en société de référence si vous souhaitez utiliser ce texte indifféremment pour toutes les sociétés traitées, et sélectionnez un texte disponible. Cliquez sur le bouton Créer. Remarque : Avec la maquette du logiciel, un texte standard pour les lettres chèques, est livré par défaut. Vous pouvez l utiliser en l état ou créer un nouveau texte en vous aidant de ce modèle. Pégase 3 Les lettres chèques 1

2 Remarque : Pour plus de précisions concernant la création d un texte, reportez-vous à la notice technique : Pégase 3 Traitement de texte. Paramétrage de la lettre Pour effectuer le paramétrage de votre lettre, pour décrire la position du chèque sur cette lettre, et pour préciser l endroit exact où les informations doivent se situer sur la lettre, il vous faudra sélectionner au menu : Paie Règlement Impression des chèques / lettres chèques. Cliquez sur l onglet Paramètres de l état, puis sur le sous-onglet Paramétrage : Les valeurs présentes dans cette copies d écran ne correspondent pas forcément au dessin de toutes les lettres chèques. Adaptez ces valeurs à votre imprimé. Explications des différentes zones de l écran : Toutes les valeurs renseignées dans cet écran, le sont en centimètres. Pour remplir l écran, il vous suffit de vous munir d une page imprimée et d une règle graduée. - Hauteur de la page : Indiquez la hauteur de l imprimé fourni par la banque, lettre et chèque compris. Ne comptez aucune marge. Pour un format standard A4, comptez 29.7 cm. - Largeur de la page : Renseignez la largeur de l imprimé, sans marge. Pour un format standard A4, comptez 21.0 cm. - Cochez la lettre chèque. - Hauteur des chèques : Précisez la hauteur du seul chèque (sans la lettre). Un chèque standard mesure 8.0 cm de haut. - Largeur de lettre : Renseignez ici, la largeur du texte de la lettre. Cette largeur ne doit pas dépasser la largeur de l imprimé. Et pour des questions de Pégase 3 Les lettres chèques 2

3 présentation, il est vivement conseillé de prévoir une marge de part et d autre du texte. - Marge du texte dans la lettre : distance qui sépare le bord de l imprimé, du texte pour le corps de la lettre. Il s agit de la marge gauche. - Position verticale de la lettre : C est la taille de la marge qui sépare le haut de l imprimé, de la première information à éditer sur la lettre (date ou lieu). Tenez compte de l emplacement d un éventuel logo s il est présent sur l imprimé. - Code du courrier modèle : Indiquez le texte que vous avez créé dans le traitement de texte de Pégase 3. Si vous n en avez créé aucun, utilisez le texte livré par défaut, intitulé Lettres chèques. Dans le tableau situé à droite sur cet écran, vous avez, selon les zones, 4 informations à préciser : - Présence : Ne cochez pas la case si vous ne souhaitez pas voir apparaître cette information sur la lettre chèque. - Gauche : Indiquez la distance qui sépare le bord gauche de l imprimé fourni par votre banque, à l information elle-même. Attention : si un talon de chèque figure à gauche du chèque, tenez compte de la taille de ce talon dans vos mesures! - Haut : Indiquez la distance qui sépare le haut du chèque (et non le haut de l imprimé), de l information à éditer. Ne tenez pas compte de la partie lettre du document, dans vos mesures. - En chiffre : Si la case est cochée, le logiciel inscrira le montant du chèque, en chiffres, précédé et suivi d une étoile. Si la case n est pas cochée, cette somme sera inscrite en lettres (caractères minuscules) précédé et suivi d une étoile. Les différentes informations qu il est possible d éditer sur la partie chèque, sont les suivantes : - Le montant : vous pouvez faire apparaître trois fois le montant à régler, sur le chèque. Deux sont obligatoires. Vous pouvez faire apparaître, éventuellement, le troisième montant sur le talon du chèque. Il s agit bien entendu, de la même valeur à chaque fois. Attention : le montant 1 est obligatoirement exprimé en chiffre. Sa présence sur le chèque est, elle aussi, obligatoire. - Le bénéficiaire : Il s agit du destinataire du chèque, l ordre, renseigné dans la fiche salarié, au niveau de la page Règlement. Son nom doit apparaître une fois sur le chèque, mais il est possible de le reporter également sur le talon. Le nom du bénéficiaire est précédé et suivi d une étoile. - Date : Il s agit de la date de travail validée lors de l entrée dans le logiciel Pégase 3. Elle s affiche uniquement au format JJ/MM/AAAA. Cette information est obligatoire sur le chèque, c est pourquoi il est impossible de ne pas faire apparaître la date 1. - Lieu : le logiciel affiche le bureau distributeur de l établissement dont fait partie le salarié. Il est possible de ne pas afficher le lieu sur le chèque lorsque celui-ci figure déjà sur l imprimé (il est dans ce cas, déjà renseigné par la banque). - Largeur du montant en lettre : une somme en lettres peut être, dans certains cas, relativement longue et peut dépasser ainsi, l espace alloué sur le chèque, sur la première ligne. La somme doit être coupée pour figurer sur deux lignes. Vous préciserez ici, la longueur de la première ligne, non pas en nombre de caractères maximum, mais toujours en centimètres. Une fois le paramétrage effectué, vous pouvez cliquer sur le bouton Aperçu afin de faire un test. Il vous permettra de vérifier l exactitude de votre cadrage, et au besoin, de le peaufiner. Avant de quitter l écran, pensez à mémoriser votre paramétrage. Au besoin, enregistrer votre document sous un nouveau nom en rapport avec la banque qui Pégase 3 Les lettres chèques 3

4 imprime le chèque, afin de le retrouver plus facilement par la suite : faire un clic droit dans la liste des états, en haut de l écran, et demander Enregistrer sous. Edition des lettres chèques Sélectionnez au menu : Paie Règlement Impression des chèques / lettres chèques. Cliquez sur l onglet Sélection. N oubliez pas de sélectionner le modèle de lettre chèque désiré, si vous en avez créé plusieurs, dans la zone Liste des Etats en haut de l écran. Astuce : Vous pouvez mémoriser par défaut, le modèle de lettre chèque le plus souvent utilisé si vous en avez paramétré plusieurs. Cela vous évitera à chaque fois, d avoir à le sélectionner. Pour cela, faire un clic droit dans la zone Liste des états, en haut de l écran, et choisir Sélectionner par défaut. Pégase 3 Les lettres chèques 4

5 Renseignez les bornes des salariés à traiter. Au niveau de la sélection des bulletins, vous avez le choix d éditer les lettres chèques : - de période à période : indiquer la ou les période(s) désirée(s). - de date à date : tous les bulletins émis entre les deux dates que vous préciserez ici, seront traités. - Depuis le dernier paiement OK : vous obtiendrez une lettre chèque pour chaque bulletin émis depuis la dernière fois où vous avez lancé le traitement Paiement OK, sans vous préoccuper des dates. Choix de la devise : en général, il s agit de l euro sauf si vous gérez plusieurs devises dans Pégase 3. Choix de la banque : en principe, un imprimé de lettres chèques est propre à une seule banque. Chaque banque possède son imprimé, nécessitant un paramètrage différent. En conséquence, il est conseillé de préciser la banque avec laquelle l employeur souhaite régler les salaires. Possibilité de gérer la numérotation des chèques : En cochant la case, vous mémorisez le numéro du chèque de chacun des règlements effectués. Dans ce cas, il vous faut obligatoirement préciser le numéro du chèque de départ, sachant que Pégase 3 incrémentera d une unité ce numéro, à chaque règlement effectué par lettre chèque. Ce numéro de chèque sera ainsi mémorisé et pourra ainsi, figurer dans le libellé des opérations, lors du traitement des OD de règlements (écritures comptables). Remarque : Bien entendu, seuls les salariés dont le mode de règlement est le chèque, seront traités ici. Vous pouvez englober l ensemble des salariés dans les bornes. Le logiciel fera le tri. Si l édition de vos lettres chèques vous donne entière satisfaction, si vous n avez plus d autres chèque à émettre, alors n oubliez pas de lancer le traitement Paiement OK afin de valider les paiements. Accès : au menu : Paie Règlement Paiement OK. Astuce : Vous pouvez mémoriser par défaut, le modèle de lettre chèque le plus souvent utilisé si vous en avez paramétré plusieurs. Cela vous évitera à chaque fois, d avoir à le sélectionner. Pour cela, faire un clic droit dans la zone Liste des états, en haut de l écran, et choisir Sélectionner par défaut. Cette note d'information n'a aucune valeur contractuelle. Elle est prise en compte sous l entière responsabilité du destinataire. Pégase 3 Les lettres chèques 5