exposants Dossier NOUVEAU NOUVEAU NOUVEAU A RETOURNER AVANT LE 17 JUILLET 2016

Transcription

1 A RETOURNER AVANT LE 17 JUILLET 2016 NOUVEAU Plus vous renvoyez vite votre dossier, plus vous avez un tarif avantageux! Voir p. 2 NOUVEAU Des espaces et des tarifs en fonction de votre secteur d activité! Voir p. 2 NOUVEAU Paiement des boissons uniquement après la fête! Voir p. 5 Dossier exposants Vos contacts au bureau JA Somme Exposants et communication : Priscilla Merlot Organisation générale et animations : Céline Buisset Partenariats et budget : Mathilde Culot jeunesagriculteurs80@gmail.com

2 Fiche d inscription reçu le Page 1 A remplir en majuscules cadre ci-dessus réservé à JA Nom de l entreprise :... Produits ou services exposés :... Marque éventuelle :... Responsable inscription : M. Mme Melle... Portable : Adresse où sera envoyée la facture acquittée (après l événement) : Responsable jour J : Portable : M. Mme Melle Adresse où seront envoyés les badges (si différente) : Le paiement est établi avec la demande d'inscription, par chèque à l ordre de "Pays'en Somme". Seules les demandes d inscription accompagnées du paiement seront considérées comme inscriptions définitives. J accepte le règlement dans son intégralité et joins mon chèque n... Je joins un chèque de caution si je demande une tireuse n :... A RETOURNER AVANT LE 17 JUILLET 2016 Signature : Vos fiches d inscription et votre chèque sont à retourner à : Priscilla Merlot Jeunes Agriculteurs de la Somme 19 bis Rue Alexandre Dumas AMIENS Cedex 3 a Tot l in ion ipt scr

3 Stand ou emplacement Page 2 Choisissez l espace qui se rapproche au mieux de votre secteur d activité et indiquez dans la case le nombre de stands ou emplacements. L électricité est fournie pour chaque stand mais ne peut excéder la puissance de Watt. Au-delà, prévoyez votre groupe électrogène. Attention : - à partir du lundi 18 juillet, des frais de 10 % vous seront facturés en supplément - à partir du lundi 8 août, des frais de 20 % vous seront facturés en supplément - à partir du lundi 22 août, des frais de 50 % vous seront facturés en supplément Le cachet de la Poste fera foi. Espace Village des Partenaires - Espace réservé aux partenaires financiers Plaine en fête. Contact pour le Village des Partenaires : Mathilde Culot au Stand couvert 3 x 4 m avec électricité : 180 Petit emplacement vide 4 x 4 m avec électricité : 130 Espace Marché des Agriculteurs - Réservé aux agriculteurs vendant des produits issus de leur exploitation. Stand couvert tarif agriculteurs : 110. Attestation MSA à joindre! Petit emplacement vide 4 x 4 m avec électricité : 20 Espace Vendeurs ou revendeurs du secteur alimentaire Stand couvert 3 x 4 m avec électricité : 180 Petit emplacement vide 4 x 4 m avec électricité : 130 Espace Vendeurs ou revendeurs de produits non alimentaires ou de services Stand couvert 3 x 4 m avec électricité : 180 Stand couvert tarif auto-entrepreneurs : 110. Justificatif indiquant votre n de SIRET à joindre! Petit emplacement vide 4 x 4 m avec électricité : 130 Espace Matériel et aliments du secteur de l élevage Stand couvert 3 x 4 m avec électricité : 180 Petit emplacement vide 4 x 4 m avec électricité : 130 Espace Concessionnaires agricoles Emplacement vide de 50 m² : 180 (5 m x 10 m côté allée) Emplacement vide de 150 m² : 300 (15 m x 10 m côté allée) Emplacement vide de 300 m² : 500 (15 m x 20 m côté allée) Au-delà de 300 m² : Tranche de 100 m² supplémentaires : 100 Sous-total

4 Récompenses Page 3 Afin de récompenser les participants de nos différents concours, nous vous sollicitons pour le don de lots ou bons d'achat. Pour vous remercier, à partir de 100 euros de récompenses, vous aurez le droit à 4 messages audio gratuits. Merci de préciser ci-dessous les lots et leur valeur individuelle : Valeur : Valeur : Je vous transmets mes lots dès aujourd hui Je vous ferai parvenir mes lots au plus tard le jour J sur le pose à terre (stand des JA) Publicité audio Publicités Plaine en fête étant une grande fête sonorisée, il vous est possible de faire diffuser des messages publicitaires sur le terrain. Votre texte de 30 secondes doit nous parvenir avant le 4 juillet 2016 pour être enregistré. Nous pouvons également créer votre message sous la forme «la société Y est présente ce jour à Plaine en fête. Retrouvez-la au niveau de...». Message publicitaire audio de 30 secondes : 16 l unité Soit un total de : Lot de 4 messages publicitaires offerts si plus de 100 euros de récompenses (voir ci-dessus) Je vous transmets mon texte ou mes messages enregistrés dès aujourd hui Je vous laisse le soin de réaliser mon message audio sous la forme ci-dessus Publicité programme A l'occasion de Plaine en Fête, un programme est distribué le dimanche. De format A5 (21 x 14,8 cm), il est en couleur. Chaque page de gauche comporte 1 à 4 publicités, et chaque page de droite comporte du texte, ce qui vous garantit une meilleure visibilité de votre logo. Votre logo ou publicité doit nous parvenir en JPEG ou PDF avant le 4 juillet En cas de non réception à cette date, nous serons autorisés à utiliser votre logo ou le nom de votre enseigne à l'emplacement prévu. Notez cependant qu'aucun remboursement ne sera effectué. Publicité de 1 / 4 page - format H 9,5 cm x L 6,5 cm : 90 Publicité de 1 / 2 page - format H 9,5 cm x L 13,5 cm : 180 Publicité de 1 page - format H 19,5 cm x L 13,5 cm : 350 Publicité de 1 / 2 page en 4 ème de couverture Format H 9,5 cm x L 13,5 cm : 250 (seules 2 places sont disponibles) Sous-total

5 Commande de tickets d entrée Page 4 carnet(s) de 50 entrées dimanche : 150 au lieu de 250 Commande de paniers repas Cette année, les exposants peuvent bénéficier d un panier repas. Celui-ci sera composé d un sandwich jambon-beurre, d un paquet de chips, d une pomme et d une petite bouteille d eau. Ces paniers repas, non nominatifs, seront distribués le dimanche matin sur votre stand ou emplacement. panier(s) repas : 7 l unité Soit un total de Attention : - à partir du lundi 18 juillet, des frais de 10 % vous seront facturés en supplément - à partir du lundi 8 août, des frais de 20 % vous seront facturés en supplément - à partir du lundi 22 août, des frais de 50 % vous seront facturés en supplément Le cachet de la Poste fera foi. Sous-total

6 reçu le cadre ci-dessus réservé à JA Prévente de boissons Page 5 Nom de l entreprise :... Portable de la personne sur place le jour J :... Nous vous proposons de pré-réserver des boissons. Un espace au sein de la fête le jour J vous permettra de les récupérer. Ces boissons seront à régler sur place le jour J, et toute caisse entamée restera due. Il est interdit de distribuer ou de vendre d autres boissons que celles proposées par nos soins. Une facture acquittée vous sera adressée après l événement avec la totalité des boissons consommées. pack(s) de 6 bouteilles de 1,5 L d eau minérale : 2 le pack caisse(s) de 24 canettes de jus de fruits : 35 la caisse (consignée) caisse(s) de 24 canettes de Coca-Cola : 35 la caisse (consignée) caisse(s) de 24 canettes de Perrier : 35 la caisse (consignée) bière : 120 le fût de 30 L Une seule tireuse est fournie. Il vous faudra une table car aucun matériel ne sera prêté sur place. Attention : un chèque de caution de 500 est demandé. Vous devrez vous assurer le dimanche soir de la reprise de votre pompe à bière pour récupérer votre chèque de caution. Si je demande une tireuse : Je joins un chèque de caution de 500 Je prévois une table sur mon stand ou emplacement si je demande une tireuse Signature : Cette fiche est à retourner avec votre dossier à : Priscilla Merlot Jeunes Agriculteurs de la Somme 19 bis Rue Alexandre Dumas AMIENS Cedex 3

7 Règlement Exemplaire à garder par vos soins ARTICLE 1 : La Finale départementale de labour et l'exposition de matériel agricole ouvrent leurs portes le dimanche 28 août 2016 sous le nom «Plaine en Fête» sur la commune de THIEPVAL, de 10h à 18h. Les demandes d inscriptions sont à adresser à Jeunes Agriculteurs de la Somme - 19 bis rue Alexandre Dumas AMIENS Cedex 3, avant le dimanche 17 juillet Elles sont réservées aux professionnels de la vente, aux prestataires de service ou aux associations en lien avec le milieu rural. Les inscriptions reçues après le 17 juillet seront acceptées ou non, en fonction de l organisation. Les inscriptions ne seront définitives qu'après acceptation par Jeunes Agriculteurs de la Somme, qui pourra refuser un exposant pour des motifs précis liés à l organisation : plus de stands ou d emplacements disponibles, surreprésentation d un type particulier d exposant, etc. En cas d inscription acceptée après le 17 juillet, celle-ci sera majorée de frais complémentaires de 10 à 50 % (voir page 1). Tout règlement impliquant des frais supplémentaires, tel que les virements en provenance de l'étranger, sera à la charge de l'exposant. ARTICLE 2 : Seule la signature d un partenariat pourra occasionner une éventuelle exclusivité. ARTICLE 3 : Tous les droits de location de stand et autres droits quelconques dus par les exposants sont payables à la demande d'admission. Toute inscription non réglée à l avance ne sera pas prise en compte. Les chèques seront encaissés fin juillet En cas d absence le jour J, aucun remboursement n est effectué. Le prix des emplacements et des stands, fixé par Jeunes Agriculteurs de la Somme, est calculé pour couvrir les frais d'organisation, d'installation et de publicité. Les exposants reçoivent 3 entrées par inscription. Les entrées permettent aux salariés de votre entreprise d entrer sur le site à partir de 10h. Avant cet horaire, ils peuvent circuler librement sur le terrain. Si votre stand ou emplacement requiert davantage de personnel, il vous est possible d acheter des entrées à tarif préférentiel avant le 17 juillet : 3 l entrée au lieu de 5. ARTICLE 4 : Tous les stands disposent d une prise électrique. L électricité fournie ne peut excéder la puissance de Watt. Au-delà, prévoyez votre groupe électrogène. ARTICLE 5 : Chaque exposant ne peut exposer que des objets, affiches ou enseignes de sa société. Les exposants ne peuvent faire de publicité (cartes, prospectus, autocollants, échantillons...) qu'à l'intérieur de leur stand et pour les produits exposés sur le stand. ARTICLE 6 : Les exposants ne sont pas autorisés à distribuer ou vendre des boissons et sandwiches en dehors de ceux proposés par le Comité d organisation. Toute vente d'alimentation autre que des sandwiches doit être soumise à l autorisation du Comité d organisation par l intermédiaire de la demande d inscription.

8 ARTICLE 7 : Jeunes Agriculteurs de la Somme détermine au mieux les emplacements des stands et les locations à l'air libre. Un emplacement ne peut pas être modifié le jour J. Les emplacements seront mis à la disposition des exposants dès le vendredi 26 août 2016 à 8h. Les stands couverts seront mis à la disposition des exposants dès le samedi 27 août à 8h. L aménagement et la décoration de votre stand sont laissés à vos soins. Tous les éléments types planchers, banderoles, etc. devront être installés pour le vendredi 26 août à 18h pour une éventuelle visite de la Commission de Sécurité. Les exposants n'ayant pas d éléments susceptibles de présenter de danger doivent être installés pour le dimanche 28 août à 10h dernier délai. Tous les emplacements devront être débarrassés pour le lundi 29 août à 12h. Jeunes Agriculteurs de la Somme pourra faire procéder lui-même, aux frais et aux risques de l'exposant, à l'enlèvement du matériel restant sur le terrain après le délai fixé. ARTICLE 8 : L'approvisionnement des stands le dimanche 28 août avec voiture et véhicule utilitaire ne pourra se faire qu'entre 8h et 10h du matin. Il est strictement interdit aux véhicules autres que ceux des organisateurs de stationner et circuler sur le terrain de la manifestation pendant les heures d'ouverture au public. ARTICLE 9 : Tout exposant devra être assuré du fait de l'exposition, de la démonstration et du fonctionnement de son matériel. Incendie - Explosions - Vols Recours Tiers : tout exposant devra ouvrir une garantie correspondant à la valeur de son matériel pour ces risques. En cas de sinistre de quelque nature que ce soit, l'exposant déclare renoncer à tout recours contre l'etat, le département, Jeunes Agriculteurs de la Somme, Jeunes Agriculteurs des structures locales organisatrices, la municipalité, les organisateurs. ARTICLE 10 : La décision de participer à Plaine en Fête et de renvoyer votre fiche d'inscription, accompagnée du chèque, implique l'engagement d'accepter sans réserve le présent règlement. Toute infraction au présent règlement entraînera l'exclusion de l'exposant qui l'aura commise. À la première faute : avertissement avec amende de 30 payable immédiatement. À la seconde faute : fermeture définitive du stand avec retrait immédiat des marchandises exposées. ARTICLE 11 : Une facture vous sera adressée après l'évènement. La structure Jeunes Agriculteurs de la Somme étant une Association Loi 1884, elle n'est pas assujettie à la TVA et n'a donc pas le droit d'effectuer de facture faisant ressortir la TVA. ARTICLE 12 : En cas de contestation, le tribunal d'amiens est seul compétent. Pour être recevables, les contestations devront faire l'objet d'un constat en présence de Jeunes Agriculteurs de la Somme ou de son délégué pour évaluer le montant des dommages.