Guide du Chef de Travaux

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1 Guide du Chef de Travaux En quoi EURESTO répond-il aux attentes du Chef de Travaux Introduction Ce document s adresse aux Chefs de Travaux dans les établissements d enseignement, préparant à des formations dans le secteur de l hôtellerie et de la restauration. EURESTO est fort d une expérience de plus de 20 ans dans le milieu professionnel de l hôtellerie et de la restauration. Le produit est en perpétuelle évolution, pour s adapter aux changements du marché et répondre aux besoins de ses clients. La version enseignement est installée actuellement dans plus de 160 lycées. Le fonctionnement général de l application s organise autour de 3 groupes d utilisateurs. Groupe Professeurs DBM (création, Calcul des besoins, Confirmation) Fiches techniques Groupe Chef de Travaux Plannings (facultatif) Contrôle pédagogique des DBM Analyse des coûts Groupe Magasinier Gestion des produits en stock Editions globales des demandes professeurs Edition des chariots Commandes aux fournisseurs Saisie des livraisons Saisie et validation des sorties Euresto fonctionnera idéalement si chaque groupe respecte un minimum de règles. Les Professeurs doivent créer leurs demandes de besoins en marchandises (DMB) le plus tôt possible pour faciliter les opérations suivantes. (Généralement "J-21") Le Chef de Travaux ou son assistant(e) exerce un contrôle "pédagogique" de la demande des Professeurs. (Généralement "J-15") Le Magasinier établit et envoie ses commandes aux fournisseurs, les marchandises sont livrées dans les ateliers le jour "J". Guide de l intendant Introduction 1

2 Que se passe-t-il avant? Les Professeurs créent leurs DBM Chaque professeur prépare son TP (travaux pratiques) ou son AE (atelier expérimental) en définissant la liste des ingrédients dont il aura besoin. (DBM > Gestion des DBM) A l aide de l assistant, le professeur génère sa liste : soit en allant puiser dans la liste des produits disponibles en stock, soit en utilisant des fiches techniques qui elles même se réfèrent aux produits en stock. Occasionnellement, le professeur pourra utiliser des ingrédients inexistants dans la base. A l issue de la création et après avoir calculé et contrôlé ses besoins, le professeur confirme son DBM. Une fois confirmé, il ne peut plus modifier, son DBM. L étape suivante est celle du contrôle par le Chef de travaux. Guide de l intendant Que se passe-t-il avant? 2

3 Le Chef de travaux exerce son contrôle Périodiquement en fonction du délai qui aura été fixé, le Chef de travaux vérifie les commandes des professeurs. Il peut procéder à ces vérifications, à partir de son poste. Il utilise pour cela, la Fonction économat des DBM. Dans ce cas, il va visualiser à l écran l objectif du DBM ainsi que toutes les informations de base à partir de l onglet DBM en cours. Et il peut, bien sûr, voir la liste des ingrédients et y apporter, si nécessaire, des modifications à l aide de la fonction Contrôler la demande (onglet Fonction économat). Le Chef de travaux, dans certains établissements, effectue son contrôle à partir de l édition des chariots. Il note dans ce cas les modifications sur le support papier et confie la saisie au Magasinier. Dans cette situation, le Magasinier enregistre les modifications du DBM souhaitées par le Chef de travaux, grâce à la fonction Contrôler la commande. Guide de l intendant Le Chef de travaux exerce son contrôle 3

4 Le Chef de Travaux apporte des modifications aux DBM Menu DBM, Fonction économat. A partir de la fenêtre de Contrôle des demandes, vous pouvez : o modifier une information sur un ingrédient, o supprimer un ingrédient de la liste. Sélectionnez d abord la ligne, en cliquant dessus. Ensuite, vous modifiez la quantité du produit en cliquant sur la colonne «Réel demandé». Si vous devez modifier le commentaire cliquez sur la colonne «Observation cuisine» (attention pour pouvoir saisir des observations, il faut que l option soit cochée). Pour supprimer un ingrédient de la liste, sélectionnez la ligne concernée, puis cliquez sur la corbeille. Pour remplacer un ingrédient inexistant par celui que vous aurez préalablement créé dans la base des produits en stock, il faut : ajouter le nouveau produit dans le DBM (Ajout d un produit ou icône +P), supprimer ensuite, la ligne de l ingrédient inexistant. Guide de l intendant Le Chef de Travaux apporte des modifications aux DBM 4

5 Planification des DBM Cette étape est facultative pour le Chef de Travaux. Elle lui permet de programmer dans le planning, les Travaux Pratiques et les Ateliers Expérimentaux. Les professeurs n ont plus qu à compléter les DBM. Accessible depuis le menu DBM>Fonction économat, placez-vous sur l onglet Planning. Plusieurs options d affichage sont disponibles pour obtenir l aperçu du planning. En cliquant sur ce lien, vous verrez apparaître la fenêtre suivante. Le planning peut être affiché sur la période sélectionnée (au niveau du filtre des DBM) ou pour une journée, une semaine, un mois. Choisissez également un affichage par Classe ou par Professeur. Les DBM déjà enregistrés sont dans la couleur qui correspond à leur niveau dans la chronologie des opérations. En bleu ceux qui ne sont pas complétés, en rouge, ceux qui sont confirmés par le professeur, en jaune ceux qui sont contrôlés par le Chef de Travaux et en vert ceux pour lesquels les sorties réelles ont été enregistrées par le magasinier. Assistant de planification Pour ajouter au planning un TP ou une AE, il suffit de cliquer avec la souris sur la date à laquelle elle se déroulera. En cliquant à l intersection de la colonne du 9 décembre 2013 et de CAP1 C, vous allez démarrer l Assistant de planification des DBM. Guide de l intendant Planification des DBM 5

6 Indiquez l heure à laquelle les marchandises doivent être disponible pour l atelier. Puis complétez les informations : Professeur, Destination, Type d activité et Nombre d élèves en cliquant sur l icône au bout de chaque ligne d information, une liste s affichera. Comme nous avons choisi un affichage du planning par Classe, celle-ci s est rensiegnée automatiquement. Vous pouvez Répéter le DBM sur plusieurs semaines jusqu à une certaine date. Choisissez la date en cliquant sur l icône. Vous pouvez tenir compte du calendrier des vacances scolaires. Complétez le calendrier des vacances scolaires en cliquant sur l icône au bout de la ligne :. Lorsque vous avez choisi la date jusqu à laquelle vous voulez répéter le DBM, un tableau vous indique les dates retenues et vous pouvez éventuellement en décocher. Guide de l intendant Planification des DBM 6

7 DBM : Encadrement des budgets Euresto permet de définir des budgets par convive, par élève ou par DBM suivant les types d activités définis. N hésitez pas à multiplier les activités pour créer par exemple des TP par Menu et précisez le budget maximum par convive. Le budget est dépassé, le professeur doit rectifier sa demande. Guide de l intendant DBM : Encadrement des budgets 7

8 Achats Bons de commande L analyse des demandes de besoins en marchandises (DBM), permet de générer les bons de commande. En fonction de l organisation des réceptions de marchandises, l opérateur choisit la période sur laquelle il analyse les DBM (semaine ou de date à date). Dans certains établissements, les chariots de Fruits et Légumes sont préparés pour chaque professeur, par le fournisseur lui-même. Pour répondre à ce cas de figure, Euresto offre la possibilité de passer les commandes par DBM. Les commandes peuvent être construites à partir d une sélection de produits : Elles peuvent également être construites à partir d une sélection d ateliers. Cette option permet de différencier les commandes passées pour le Lycée, de celles qui sont destinées aux ateliers du GRETA par exemple. L entête du Bon de commande fait apparaître le titre donné à la sélection d ateliers 1. 1 Disponible dans une prochaine version du logiciel Guide de l intendant Achats 8

9 Dans tous les cas, des critères de choix sur les fournisseurs sont proposés. Si un produit est disponible chez plusieurs fournisseurs, le processus de commande permet d afficher les prix et la date de la dernière livraison pour chaque fournisseur : Engagements A l issue du processus d analyse des DBM, le Bon de commande est édité. La personne en charge des commandes aura précisé le ou les signataires du Bon de commande et indiquera le nombre d exemplaires chiffrés. Guide de l intendant Achats 9

10 La version chiffrée du Bon de commande servira au service intendance, à engager le montant de la commande. Analyse des consommations Analyse par fournisseurs Des analyses approfondies des livraisons de marchandises peuvent être effectuées. Grâce aux critères de sélection disponibles dans la fonction livraison, vos analyses porteront sur la période que vous souhaitez : jour, semaine, mois, année civile ou année scolaire, sur un fournisseur particulier ou sur l ensemble des fournisseurs et éventuellement sur un lieu de stockage spécifique. (Cliquez sur ce bouton pour faire apparaître les critères de sélection). Vous obtenez instantanément le montant des achats que vous avez réalisé auprès de vos fournisseurs. Guide de l intendant Analyse des consommations 10

11 Vous disposez d outils intégrés pour exporter ces données vers un format Excel et procéder à d autres analyses de données disponibles dans votre tableur. Vous pouvez, toujours à l aide des outils intégrés, générer directement des graphiques 3D : Guide de l intendant Analyse des consommations 11

12 Analyse par produit Des analyses peuvent aussi être faites par produit à partir de la fonction Produits en stock. Une fois que vous vous êtes positionné sur le produit souhaité, l étude des mouvements de stock est réalisée à partir des outils intégrés accessibles par un clic droit sur la liste ou par un clic sur le petit icône à droite des entêtes de colonnes. Ces outils intégrés permettent notamment de choisir les colonnes sur lesquelles porte l analyse, d exporter vers un format Excel, Word, ou encore de générer directement un graphique. Guide de l intendant Analyse des consommations 12

13 Cumul des Consommations par produit La fonction Cumuls dans les Produits en stock permet d analyser les mouvements par catégorie et donc de connaître la consommation globale d un produit. Dans l exemple la ligne «DBM Sorties» totalise l ensemble des sorties de Lait distribuées dans les ateliers. Au besoin, on utilisera la fonction Filtre de mouvements pour affiner la période d analyse et le lieu de stockage. Sur la période considérée, il y a eu des livraisons de Lait pour un total de 84 litres, 81 litres ont été utilisés dans les ateliers et une commande de 18 litres est en cours. Analyse des Coûts de revient Coût de revient (CR) d un DBM Il est possible de connaître le coût de revient d un DBM grâce à plusieurs outils de consultation et d édition. Dès la création du DBM par le professeur et jusqu à l enregistrement des sorties réelles de marchandises, vous pouvez voir à tout moment le Budget, si il a été défini, les CR prévisionnel (saisie professeur) et CR réel (sorties économat) de chaque DBM. Activer l affichage avec le bouton Budget On/Off Guide de l intendant Analyse des Coûts de revient 13

14 L écart entre le CR prévisionnel et le CR réel s explique. La valorisation du DBM est faite avec le PMP des marchandises en stock, lors de la saisie du professeur, pour le CR prévisionnel. Le CR Réel est calculé au coût des dernières marchandises livrées. Entre ces deux moments le prix de certains ingrédients a pu varier. Nous avons constaté qu au début de l utilisation d Euresto, il pouvait y avoir un écart entre CR prévisionnel et CR Réel, allant jusqu à 12%. Au bout d une année d utilisation l écart se réduit pour se situer aux alentours de 1%. Le détail des ingrédients utilisés dans un DBM ainsi que leur valorisation peuvent être visualisés à l écran. Il existe une édition qui permet d obtenir ces informations au format A4 ; il s agit de l Edition valorisée du chariot. En bas du document une mention indique si l édition a été faite avant ou au après la validation des sorties réelles. Guide de l intendant Analyse des Coûts de revient 14

15 Filtres sur les DBM Les filtres qui sont disponibles dans la fonction ECONOMAT permettent d analyser une sélection de plusieurs DBM. Vous pouvez analyser tous les DBM d une Classe ou d une Action de formation continue ou encore tous les DBM d une Activité (TP, Atelier expérimental, etc.) et connaître ainsi leur CR. Regroupement de classe Il est intéressant dans certains cas de regrouper des classes, par exemple toutes les classes de Terminale Pro. Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous avez accès au filtre «Regroupement de classe». Cela permet de sélectionner tous les DBM correspondants à ce regroupement et de lancer l analyse du coût de revient pour cet ensemble. Regroupement d activités De la même façon, vous pouvez regrouper des activités. Ainsi vous avez la possibilité de connaître le coût de revient total du GRETA, du CFA, de tous les TP, tous les TP Cuisine ou du restaurant Gastro, selon vos besoins d analyse et de répartition des coûts. Une activité peut appartenir à plusieurs regroupements d activités. L activité : «Menu vendu 15» fait partie du regroupement TP mais également du regroupement GASTRO. Ainsi il est possible d analyser d une part le coût total des TP, mais ensuite d analyser la répartition entre la production du GASTRO et celle de la BRASSERIE par exemple. Filtre par Destination (Atelier de fabrication) Depuis la mise à jour Patch-75 de la version un nouveau regroupement par destination (Atelier de fabrication) a été rajouté. Guide de l intendant Analyse des Coûts de revient 15

16 Outil d analyse L outil d analyse permet quant à lui, de produire un calcul du CR global avec un CR par convive et un CR moyen par élève à partir des DBM sélectionnés avec les méthodes vues précédemment. Les critères de Tri définissent le niveau de détail souhaité à l intérieur de l Analyse des CR. Guide de l intendant Analyse des Coûts de revient 16

17 Bien entendu, les données résultantes de ces analyses peuvent être exportées sous Excel, à l aide des outils intégrés, qui permettent également de générer des graphiques. Les Manifestations La notion de Manifestation permet d associer plusieurs DBM à un évènement particulier. Sur une manifestation, il peut, par exemple, y avoir un DBM enregistré par un professeur de Restaurant dans lequel il y aura les mises en bouche et l entrée. Puis un DBM saisi par le professeur de Cuisine pour le plat et la garniture. Et un DBM du professeur de Pâtisserie qui produira le dessert. Une fois tous les DBM créés, il faut cliquer sur le bouton pour regrouper les DBM et attribuer un nom à la manifestation. (onglet DBM en Cours) Guide de l intendant Les Manifestations 17

18 Quand la manifestation est créée, vous pouvez sélectionner tous les DBM qui la compose pour lancer, par exemple, une analyse du CR de la manifestation. Utilisez le filtre de sélection «Manif contient» Guide de l intendant Les Manifestations 18

19 Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques Il faut inciter les professeurs à réaliser des fiches techniques. Elles peuvent être d'une utilité pédagogique pour les élèves, contrairement à un DBM qui n'est qu'une liste de produits. La fiche technique permet en plus de calculer le coût de production d une recette quand elle a été utilisée dans un DBM. Exemple : le DBM 39 (image ci-dessus) contient 3 fiches techniques. Lorsque vous cliquez sur le bouton, une fenêtre vous renseigne sur la ou les fiches techniques intégrées au DBM et le coût de chaque recette. Guide de l intendant Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques 19

20 L édition détaillé. de la Fiche technique détaillée du DBM vous donne le coût de revient Guide de l intendant Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques 20

21 Table des matières Introduction... 1 Que se passe-t-il avant?... 2 Les Professeurs créent leurs DBM... 2 Le Chef de travaux exerce son contrôle... 3 Le Chef de Travaux apporte des modifications aux DBM... 4 Planification des DBM... 5 Assistant de planification... 5 DBM : Encadrement des budgets... 7 Achats... 8 Bons de commande... 8 Engagements... 9 Analyse des consommations Analyse par fournisseurs Analyse par produit Cumul des Consommations par produit Analyse des Coûts de revient Coût de revient (CR) d un DBM Filtres sur les DBM Regroupement de classe Regroupement d activités Outil d analyse Les Manifestations Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques Guide de l intendant Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques 21