MANUEL D UTILISATION (dernière mise à jour: avril 2014)

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1 COMMISSION EUROPÉENNE DIRECTION GÉNÉRALE DE LA TRADUCTION Direction S - Relations clients S.2 - Traduction externe MANUEL D UTILISATION (dernière mise à jour: avril 2014) Ce guide vous aidera à vous familiariser avec les fonctions de base du portail extra. L accès à ce portail est réservé aux traducteurs externes travaillant pour la direction générale de la traduction de la Commission européenne (DGT). Les contractants actuels ont reçu un identifiant et un mot de passe personnels à cet effet. En cas de problèmes techniques, veuillez contacter le gestionnaire du portail (à l adresse dgt-fl-portal-manager@ec.europa.eu tél ). Dernière mise à jour avril /34

2 TABLE DES MATIÈRES Table of Contents 1 ACCÈS AU PORTAIL EXTRA Compte ECAS Configuration requise PAGE D ACCUEIL Quoi de neuf? Que souhaitez-vous faire? Mon coin de lecture, les archives ÉCRAN «MON PROFIL» Les données de votre dossier en ligne Notification par SMS Envoi d'une demande de modification de données de mon profil Votre classement OFFRES DE TRADUCTION NOTIFICATION DE VOTRE DISPONIBILITÉ NOTIFICATION DE L ATTRIBUTION DES TRAVAUX ATTRIBUTION DES TRAVAUX DEMARRER UN NOUVEAU TRAVAIL FONCTIONNEMENT DES APPELS D OFFRES PAR PROCÉDURE NÉGOCIÉE AVENANT À UN BON DE COMMANDE EN COURS DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE (IPR) Comment remplir les formulaires IPR? Premier cas Deuxième et troisième cas Signature des Annexes IPR Chargement des Annexes A1 et A2 (le cas échéant) Dernière mise à jour avril /34

3 Annexe(s) A Annexe(s) A ENVOI DES TRADUCTIONS À LA COMMISSION Détails du document envoyé Envoi de la traduction, de commentaires et autres documents Envoi d une nouvelle version remplaçant un document déjà chargé Envoi d'une traduction d'un document multilingue (ML) Erreur de chargement MÉMOIRES DE TRADUCTION ("TMS") Mémoires de traduction envoyées par la Commission Renvoi de vos mémoire de traduction INFORMATIONS RELATIVES À UN DOCUMENT DÉJÀ LIVRÉ RENVOI D UNE TRADUCTION EN RAISON DE PROBLÈMES DE QUALITÉ Documents fournis en ligne Envoi d une traduction révisée RETOURS D INFORMATIONS ("FEEDBACK") ET NOTE DE QUALITE Feedback Evaluation de la traduction ÉCRAN «MES FACTURES» SORTIE DU PORTAIL Dernière mise à jour avril /34

4 1 ACCÈS AU PORTAIL extra Le portail extra constitue une porte d entrée au site Web «Traduction externe» de la DGT, auquel accèdent les contractants qui veulent consulter les travaux dont la mise sur le marché a été annoncée, charger et télécharger des documents et exécuter de nombreuses autres actions relatives à leurs contrats avec la DGT. 1.1 Compte ECAS Depuis novembre 2013, pour accéder au Portail extra, vous devez posséder un compte ECAS. ECAS est le service d'authentification de la Commission européenne (European Commission Authentication System) qui permet de vérifier les informations d'identification de l'utilisateur (par exemple les login et mot de passe) et de récupérer l'identité de l'utilisateur. Tous les traducteurs externes qui avaient un accès avant le mois de novembre 2013, ont été priés par la DIGIT (Direction générale Informatique) de s'inscrire et de créer un compte ECAS. Si vous ne connaissez pas vos nouveaux identifiants ECAS, merci de contacter le gestionnaire du portail par (DGT-FL-PORTAL-MANAGER@ec.europa.eu) Si vous n'avez pas d'identifiants ECAS, veuillez-vous "connecter" en utilisant vos "anciens" identifiants. Vous serez redirigé vers la page d'inscription ECAS où vous serez en mesure de créer votre compte ECAS: Dernière mise à jour avril /34

5 Pour accéder à extra, après avoir lancé votre navigateur Web, encodez l URL (Uniform Resource Locator) de la page d accueil de extra dans la ligne d adresse de votre navigateur. Vous arriverez sur la page d'authentification ECAS. Dans la partie "D'où venezvous?", sélectionnez "Externe": Après avoir tapé l identifiant (login) et le mot de passe, cliquez sur. N'oubliez pas que le login et le mot de passe sont sensibles aux majuscules/minuscules. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur "Mot de passe perdu?" et suivez la procédure décrite dans cette section. Vous recevrez rapidement un courriel vous permettant de créer un nouveau mot de passe. Lorsque le système vous a identifié comme contractant, vous serez redirigé vers la page d'accueil du Portail extra (voir point 2 ci-après). Si vous tapez un mot de passe erroné, un message d erreur apparaîtra: Veuillez vérifier vos identifiant et mot de passe et réessayez. S ils ne fonctionnent toujours pas, il se peut que votre identifiant ait été désactivé. Veuillez alors contacter le gestionnaire du portail (dgt-fl-portalmanager@ec.europa.eu). Tél.: Dernière mise à jour avril /34

6 1.2 Configuration requise Les essais du portail ont été réalisés dans l environnement suivant: Navigateur: Microsoft Internet Explorer Versions 7.0 & 8.0 Opera Version pour Windows Firefox Version 12.0 Le navigateur doit permettre la sécurisation par SSL 3.0. Note: l aide en ligne relative aux fonctions proposées dans les écrans s affiche lorsqu on clique sur l icône. Dernière mise à jour avril /34

7 2 PAGE D ACCUEIL Dans la partie supérieure gauche de l'écran d'accueil se trouve la boite de déconnexion qui vous montre vos coordonnées ECAS : nom, courriel, domaine, nom d'utilisateur du domaine, nom d'utilisateur ECAS, ainsi que vos coordonnées contractuelles (nom et numéro de contrat). Tous ces éléments restent affchés en permanence sur tous les écrans du Portail jusqu'à votre déconnexion. En dessous de cette boîte de déconnection, nous publions en temps réel des communications importantes et utiles ainsi que des informations relatives au Portail et à votre travail. Nous prions de consulter ces communications régulièrement. Dans la partie supérieure droite de l'écran d'accueil se trouvent plusieurs hyperliens qui vous conduiront vers des informations pratiques: la Notice légale (relative à l'usage du Portail, les données et documents mis en ligne, le copyright, etc.), quelques informations sur les Cookies, une Aide en ligne (vous conduisant vers ce Guide pratique) ainsi qu'un FAQ, et une page de Contacts dans laquelle vous trouverez les noms des personnes de notre unité que vous pouvez contacter pour toute question relative à l exécution de votre contrat: Travaux en cours, classement, questions sur la qualité Gestion des demandes: Bruxelles: DGT-S-2-FREELANCE-BRU@ec.europa.eu Luxembourg: DGT-S-2-FREELANCE-LUX@ec.europa.eu Questions linguistiques (courriel des départements linguistiques): DGT-LG-FREELANCE@ec.europa.eu Problèmes techniques: DGT-FL-PORTAL-MANAGER@ec.europa.eu Factures: DGT-FL-FACTURES@ec.europa.eu Contrats: DGT-FL-CONTRACT@ec.europa.eu Affaires administratives: DGT-S-2-SECRETARIAT@ec.europa.eu Il vous est conseillé d indiquer clairement, en objet de votre courriel, les termes: nouveau travail, langue cible, commande n, facturation, gestion des contrats (+ le numéro du contrat), problème de chargement, changement d adresse, suivi de la qualité, retour d informations, etc., suivis du numéro de référence du document visé. Nous pourrons ainsi identifier rapidement l objet de votre courriel et traiter efficacement votre demande. La page d accueil affiche également trois fenêtres: «Quoi de neuf?», «Que souhaitez-vous faire?» avec le menu de toutes les fonctions du portail et «Mon coin de lecture, les archives» où vous trouverez, par ordre chronologique, les communications restant pertinentes publiées précedemment par l'unité Traduction externe. 2.1 Quoi de neuf? Cette fenêtre vous permet, en un clin d œil, de voir les nouveaux éléments mis en ligne à votre attention et que vous n avez pas encore lus. Les données sont réparties en trois colonnes: «Nouvelles offres», «Mes commandes» et «Feedback». Dernière mise à jour avril /34

8 Nouvelles offres : cliquez sur le numéro de la commande pour visualiser les détails du travail demandé. Mes commandes: cliquez sur le numéro de la commande pour visualiser les détails du travail particulier qui vous a été attribué. Feedback: le lien situé sur le numéro de document débouche sur la page où vous pourrez visualiser la note de qualité qui a été attribuée à votre traduction, télécharger le fichier de retour d informations et tous les documents connexes qui vous sont destinés. Attention! Les commandes qui vous sont renvoyées pour révision en raison de problèmes de qualité ne figureront pas sur cette liste. Les liens seront supprimés de l écran "Quoi de neuf" lorsque vous aurez cliqué sur le lien et visualisé les pages contenant les détails relatifs au travail, à la commande ou au retour d informations. 2.2 Que souhaitez-vous faire? Ce menu propose toutes les fonctions qui peuvent être effectuées sur le portail. Si vous cliquez sur un de ces liens, vous serez transférés vers un nouvel écran. Consulter les nouvelles offres annoncées par courriel par la Commission et indiquer que vous pouvez accepter un travail donné? Entamer les traductions qui vous ont été attribuées? Envoyer vos documents terminés à la Commission (chargement)? Réviser des traductions après évaluation, afin d en améliorer la qualité? Envoyer votre traduction finale révisée (chargement)? Consulter votre classement actuel? Voir si vous avez reçu un retour d informations? Vérifier le statut de vos factures? Nous vous recommandons de consulter régulièrement notre site sur Europa ( tous les départements linguistiques de la DGT y publient des lignes directrices, des glossaires et des informations utiles pour les traducteurs externes travaillant pour la DGT. Le but de ces lignes directrices est de mettre au point les normes de qualités applicables à toute traduction vers les langues officielles. 2.3 Mon coin de lecture, les archives Dernière mise à jour avril /34

9 Cette fenêtre permet de consulter à tout moment d'anciennes communications, dont les titres sont classés par ordre chronologique de publication. 3 ÉCRAN «MON PROFIL» 3.1 Les données de votre dossier en ligne Cette page vous permet de visualiser certaines données figurant dans votre dossier en ligne, en particulier vos coordonnées : adresse, numéros de téléphone et de télécopie, numéro de portable (pour les notification par sms), courriel actuel. Veuillez penser à nous informer au plus vite de tout changement de courriel, d adresse, de numéro de téléphone. L exactitude de votre courriel est essentiel pour vous garantir la bonne arrivée de nos messages annonçant de nouvelles offres. Les notifications envoyées par courrier électronique ne peuvent être envoyées qu à une seule adresse. L'option "courriel" est indispensable Notification par SMS Si vous souscrivez à l'option SMS, vous recevrez un message vous annonçant la publication en ligne d'un nouvel élement (nouveau travail ou annonce d'attribution d'une commande). La fonction SMS a été principalement développée pour remplacer les annonces par télécopie qui continue cependant à être utilisée mais ne peut être combinée avec la fonction SMS Envoi d'une demande de modification de données de mon profil Si vous souhaitez souscrire à l'option SMS, ne plus recevoir d'annonces par fax ou simplement modifier des données de votre dossier, écrivez-nous en suivant le lien "Remplir le formulaire" au bas de la fenêtre "Mon profil" pour soumettre votre demande. Votre demande sera transmise au service responsable de la gestion de contrats et vous recevrez une confirmation par courrier électronique dès que les modifications auront été effectuées. 3.2 Votre classement Vous trouverez également un tableau indiquant votre classement par rapport à tous les autres contractants qui figurent sur nos listes pour chaque combinaison linguistique et sous-lot pour lesquels vous avez des contrats. La composante «qualité» du rapport qualité/prix est actualisée le premier jour de chaque mois afin de tenir compte de l évaluation de chaque traduction effectuée au cours du mois précédent et de mettre ainsi à jour le classement du contractant. Ce classement peut également être adapté en cours de mois en cas de une suspension temporaire ou de la résiliation d'un contrat. Légende: Dernière mise à jour avril /34

10 Active sous-lot actif Inactive temporairement suspendu Excluded résilié 4 OFFRES DE TRADUCTION Nos contractants ont été enregistrés dans notre base de données à la suite d appels d offres spécifiques. Toute transaction relevant de l exécution de ces contrats passe par ce portail. L unité Traduction externe de la DGT publie en ligne les annonces de travaux de traduction à réaliser (traduction, post-édition, révision). Pour chaque travail proposé, une notification est automatiquement envoyée par courriel et par télécopie ou sms à tous les contractants d'une liste, suivant l ordre des listes officielles élaborées en fonction du nombre de notes obtenues à partir des critères d attribution des contrats. Les contractants sélectionnés reçoivent les «Annonces de nouvelles offres» et ils sont invités à se connecter directement à l écran «Nouvelles offres», en cliquant sur l'hyperlien vers extra prévu à cet effet au bas du message. Si vous ne parvenez pas à vous connecter à extra par ce lien, nous vous conseillons de le faire manuellement, en encodant l adresse URL du portail: dans la ligne d adresse de votre navigateur. L écran «Nouvelles offres» affiche la liste des travaux actuellement proposés. Les contractants sont invités à préciser en ligne s ils souhaitent accepter un ou plusieurs de ces travaux. Cliquez sur le numéro de la commande pour visualiser les détails du document. Remarque importante!!! Merci de répondre avant l expiration du délai. Une fois ce délai écoulé, l annonce relative à cette nouvelle offre sera supprimée. Les délais indiqués correspondent à l heure de Bruxelles (GMT + 01:00/02:00). 5 NOTIFICATION DE VOTRE DISPONIBILITÉ Vous avez reçu par courriel l annonce d une nouvelle offre. Vous avez cliqué sur le lien vers extra, situé au bas du message, et vous vous trouvez dans l écran «Nouvelles offres». Si vous cliquez sur le numéro de la commande de l offre en question, vous serez transféré vers un nouvel écran affichant les détails du travail ainsi que des documents pouvant être téléchargés: l'original à traduire, la fiche d'information qui doit être lue attentivement car elle contient des informations utiles pour la bonne exécution de la commande en général, la combinaison linguistique, le sous-lot, le type de document (Legiswrite, ) et des instructions spécifiques pour chaque document si nécessaire, Dernière mise à jour avril /34

11 des mémoires de traduction et des documents de référence le cas échéant qui peuvent être utiles et doivent être pris en compte. À ce stade, les documents sont fournis uniquement à titre d'information, sans préjudice de l attribution finale du document concerné. La publication des documents sur le portail ne constitue en aucune façon un engagement contractuel de la part de la Commission. Dans l écran «Nouveau travail (Détails du travail)», vous êtes invité à indiquer votre disponibilité en cliquant sur un des boutons [Oui, je suis disponible] / [Désolé, je ne suis pas disponible] situés au bas de la page. Faites défiler celle-ci verticalement si nécessaire. Vous pouvez changer de réponse jusqu à l expiration du délai de réponse. En acceptant un travail, vous acceptez les conditions énoncées dans la fiche d informations (délai convenu : jour et heure, nombre de pages, documents de référence à utiliser, etc.). À l expiration du délai de réponse, l offre annoncée disparaît de cet écran et passe dans le cadre inférieur («Information du statut») qui rappelle, pour chaque offre, votre disponibilité éventuelle. Le statut provisoire de la commande y est présenté en temps réel. Dès l attribution du travail, le numéro de la commande disparaît de l écran. Si vous avez répondu positivement à l'offre, vous recevrez une notification officielle par courriel et par télécopie ou sms si le travail vous est attribué, une notification officielle uniquement par courriel s'il ne vous est pas attribué. Veuillez noter que, même si vous vous êtes déclaré disponible, le travail pourrait ne pas vous être attribué. En effet, nous sélectionnons, parmi les contractants disponibles, celui qui est le mieux placé sur la liste. IMPORTANT : Même si vous être en tête de la liste, vous ne devez pas entamer une traduction avant d avoir reçu une notification officielle de la Dernière mise à jour avril /34

12 Commission par courrier électronique indiquant que le travail vous a été attribué. Dernière mise à jour avril /34

13 6 NOTIFICATION DE L ATTRIBUTION DES TRAVAUX À l expiration du délai de réponse, l unité Traduction externe importe toutes les réponses reçues pour la proposition de travail et attribue le travail au contractant le mieux placé dans la liste parmi ceux qui ont confirmé leur disponibilité. Si vous avez été sélectionné, la DGT vous transmet, par courrier électronique (et par télécopie ou sms), une notification officielle confirmant que le travail vous a été attribué et vous invite à vous connecter directement à l écran «Mes commandes» en cliquant sur le lien vers extra figurant au bas du message. Veuillez noter que le bon de commande n'est plus envoyé par courrier postal. Si vous n'avez pas été sélectionné, la DGT vous envoie une notification, par courriel uniquement, vous confirmant que le travail ne vous a pas été attribué. Vous pouvez également voir dans le cadre "Information du Statut" de l'écran "Nouvelles offres", que le statut de cette proposition de travail a été modifié en "travail non attribué", peu de temps avant de recevoir la confirmation par courriel. Dans ce cas, aucun bon de commande n'est ajouté à votre liste de "Mes commandes". 7 ATTRIBUTION DES TRAVAUX L'écran "Mes commandes" montre toutes vos commandes. Les nouvelles commandes sont ajoutées à la liste lorsqu'elles vous sont attribuées et sont identifiées par le sigle. Lorsque la traduction a été évaluée, la note d'évaluation et le dossier de feedback (le cas échéant) est ajouté à l'écran "Feedback". La fenêtre «Mes travaux en cours» énumère vos commandes en cours. Le numéro de la commande du document qui vient de vous être attribué sera ajouté à cette liste. Vous pouvez trier les informations qui apparaissent sur cet écran, par ordre croissant ou décroissant, en cliquant sur les petites flèches de chaque colonne. Veuillez noter que les conditions et les délais précisés (jour et heure) dans la commande sont contraignants. La fiche d informations vous donnera des instructions détaillées pour vous permettre de réaliser le travail, ainsi que le nom des personnes de contact pour le document concerné. Même après avoir importé vos délivrables, le bon de commande reste disponible jusqu'à ce que votre facture soit payée par la Commission. Lorsqu un bon de commande contient plusieurs demandes de traduction, l écran renseigne en premier lieu le délai le plus proche. Ce champ est dynamique: dès que le premier délai est respecté, le délai suivant va s afficher, et ainsi de suite. En cliquant sur [Voir légende], vous pouvez obtenir d autres informations sur les icônes et les actions possibles à partir de l écran en cours. Dernière mise à jour avril /34

14 Le statut «Entièrement renvoyée» signifie que vous avez correctement chargé tous les délivrables requis relatifs à la commande en question, traduction, mémoires de traduction et annexe(s) IPR le cas échéant. Le statut «En cours d'évaluation» indique que notre unité a affiché toutes vos traductions et est parvenue à les transmettre au département demandeur pour évaluation. Aussi longtemps qu une commande reste au statut «En cours d'évaluation», il est possible qu une suite soit donnée à votre travail pour des raisons de qualité. Vous serez informé s il a été estimé qu une traduction donnée n offre pas la qualité exigée. L écran «Mes commandes» pourrait également proposer un cadre intitulé «Commandes à réviser en raison de problèmes de qualité». Ce cadre ne s affiche que s il vous a été demandé de revoir un document déjà traduit pour qu il satisfasse à la qualité exigée. En cliquant sur le numéro de la commande, vous pouvez obtenir davantage d informations sur le document dont la traduction doit être révisée (voir aussi le point 15). 8 DEMARRER UN NOUVEAU TRAVAIL Vous avez reçu la notification officielle d une commande par courrier électronique (point 6). En cliquant sur le lien situé au bas du message, vous serez connecté directement sur l écran «Mes travaux en cours». En cliquant sur le numéro de la commande du document qui vous a été attribué, vous accédez à un nouvel écran qui vous donne les détails de la commande concernant un travail spécifique en cours. Vous pouvez y télécharger tous les documents connexes et charger (= envoyer) votre traduction terminée ainsi que tous les délivrables requis à la Commission. Les documents présents dans les détails de la commande sont les suivants: le bon de commande électronique relatif à ce travail, la fiche d informations contenant des consignes particulières à prendre en compte pour ce travail en question, l original à traduire, ainsi que le délai fixé pour ce document (date et heure), les mémoires de traduction (le cas échéant), le formulaire relatif aux Droits de propriété intellectuelle (IPR) (GEN11 seulement), d éventuels documents de référence, d éventuels documents pré-traités (PRT = traduction automatique brute, fichiers *.tmx, etc.). Attention : en cas d'un bon de commande concernant plusieurs documents à traduire, le délai fixé pour l'envoi de la traduction peut différer d'un document à un autre. Dernière mise à jour avril /34

15 La date à laquelle la commande concernée vous a été attribuée figure en haut de cet écran, à côté du statut de la commande dans son ensemble «non renvoyée», «partiellement renvoyée», «entièrement renvoyée» ou «en cours d évaluation». Les icônes et couleurs utilisées sur cet écran devraient vous donner un rapide aperçu de ce qu il reste à faire pour une commande donnée. En cliquant sur «Voir légende», en haut de cette fenêtre, vous pouvez obtenir plus d informations sur les actions possibles à partir de cet écran. 9 FONCTIONNEMENT DES APPELS D OFFRES PAR PROCÉDURE NÉGOCIÉE À l annonce d un nouvel appel d offres par procédure négociée, il est fortement recommandé de lire en premier lieu les conditions contractuelles ainsi que les conditions fixées dans le cahier des charges relatif aux appels d offres par procédure négociée. En cliquant sur le lien vers extra qui figure au bas du courriel que vous avez reçu, vous pouvez télécharger ces deux documents en cliquant sur les liens respectifs présents sur la page qui donne les détails relatifs au nouveau travail. La présentation d une offre vaut acceptation des conditions fixées dans le cahier des charges de l appel d offres ainsi que des dispositions contractuelles et engagement de réaliser le travail selon les exigences figurant dans la fiche d informations (délai convenu, nombre de pages, format de traitement, mémoires de traduction, transfert des droits de propriété interllectuelle, le cas échéant, etc.). Veuillez lire attentivement les consignes. En pareil cas, la procédure négociée s appliquant, il vous sera demandé d introduire une offre en ligne en encodant votre prix par combinaison linguistique et par page standard, tous frais d exécution du contrat compris. Le nombre de pages fixé par la Commission selon ses propres règles de comptage, ne peut être revu. Le contrat sera rédigé sur la base du nombre de pages ainsi fixé. Les offres peuvent être soumises en cliquant sur l option [Oui, je suis disponible] au bas de la page. Les offres non soumises via le portail ne seront pas prises en considération. Avant de marquer votre disponibilité, vous êtes également prié d'accepter les conditions générales fixées pour les procédures négociées en cochant la case : "J'accepte les conditions contractuelles et les conditions fixées dans le cahier de charges pour ce marché. Je m'engage à exécuter la prestation tel que demandé sur la fiche d'informations (délai fixé, nombre de pages, format, etc.)." Si cette case n'est pas cochée, votre offre ne sera ni transmise ni prise en considération. Jusqu à l expiration du délai de réponse, l offre soumise peut être visualisée en cliquant sur le lien du numéro de la commande concerné. En cas d erreur, il vous est loisible de modifier les données encodées et de soumettre une nouvelle offre avant l expiration du délai de réponse. Il vous est conseillé d imprimer cette page pour le suivi ultérieur de votre offre. Dernière mise à jour avril /34

16 10 AVENANT À UN BON DE COMMANDE EN COURS Vous travaillez à la traduction d'un document. Si, pour une raison quelconque, il est nécessaire de modifier le délai indiqué sur le bon de commande, l'équipe de gestion des demandes (Bruxelles ou Luxembourg) vous enverra un avenant au bon de commande. D'un point de vue pratique, vous recevrez, comme d'habitude, un courriel vous demandant de vous connecter au Portail extra. Dans l'écran "Mes commandes", "Mes travaux en cours", cliquez sur le numéro de commande pour laquelle un changement de délai a été demandé. Une nouvelle ligne est disponible : Avenant YYYY/12345_AV1 ainsi que le nouveau délai. Le bouton "Télécharger" vous permet de visualiser l'avenant en pdf. L'action de télécharger l'avenant nous transmet la confirmation que vous avez pris connaissance et acceptez le nouveau délai. Veuillez noter que l'avenant est un ajout au bon de commande existant. Toutes les autres dispositions du bon de commande demeurent inchangées. Il peut arriver que plusieurs avenants successifs soient effectués (AV2, AV3, etc.) Dernière mise à jour avril /34

17 11 DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE (IPR 1 ) NB : Ces nouvelles dispositions ne s'appliquent qu'aux contrats GEN11 Une annexe IPR est un document qui doit être signé par l'auteur de la traduction pour transférer formellement la Propriété des Droits Intellectuels (IPR en anglais 1 ) à la Commission européenne. Pour chaque document à traduire inclus dans un bon de commande attribué dans le cadre d'un contrat GEN11, vous devez compléter un nouveau formulaire indiquant si la commande a été exécutée par un traducteur interne et/ou par un (ou plusieurs) sous-traitant(s). Dans ce dernier cas, vous devez indiquer le nom de tous les sous-traitants et confirmer que : la traduction livrée est un original et est libre de droits à l'égard de tiers; vous possédez tous les documents nécessaires qui prouvent l'acquisition de tous les droits de propriété intellectuelle; les sous-traitants ont été payés ou seront payés à la date prévue. Important: Le transfert des droits s'applique uniquement aux travaux de traduction (non inclus la révision ou le travail de correction) Comment remplir les formulaires IPR? Cliquez sur [IPR]. Le formulaire suivant apparaît sur votre écran : 1 Nous utiliserons ici le terme anglais IPR (Intellectual Property Rights) pour DPI (Droits de Propriété Intellectuelle) Dernière mise à jour avril /34

18 NB : les parties en bleu et en caractère gras, dans les exemples ci-dessous, sont remplies automatiquement par le système. Nom Société Titre du doc Pour chaque document à traduire, trois cas différents peuvent se présenter : o premier cas : la traduction est effectuée uniquement par le contractant ou son personnel, o deuxième cas : la traduction est effectuée uniquement par un ou plusieurs traducteurs externes (sous-traitants), o troisième cas : la traduction est effectuée en partie par le contractant, en partie par un ou plusieurs traducteurs externes (soustraitants) Premier cas Si vous choisissez le premier cas, il suffit pour vous de cliquer sur Enregistrer et passer au point Deuxième et troisième cas Si vous indiquez qu'un ou plusieurs sous-traitants ont participé en totalité ou en partie à l'exécution du travail (cas 2 & 3), une nouvelle partie du formulaire s'affiche à l'écran dans laquelle, vous devez compléter les informations relatives aux sous-traitants : Dernière mise à jour avril /34

19 Nom Société Titre du doc Cliquez sur Ajouter pour ajouter un nouveau sous-traitant. Pour chaque sous-traitant, veuillez indiquer : le nom (nom et prénom), le nom de la société (le cas échéant) et le courriel personnel du sous-traitant, la date du contrat vous transférant tous les droits, la date à laquelle, le sous-traitant a reçu l'entièreté de sa rémunération, ou dans combien de semaines (à dater de la confirmation de l'acceptation du travail) le sous-traitant recevra l'entièreté de sa rémunération. Le système enregistrera toutes les données relatives à vos sous-traitants. La prochaine fois que vous devrez compléter le formulaire, le système affichera un menu déroulant (à côté de "Ajouter nouveau") contenant les noms de vos soustraitants enregistrés dans la base de données. Utilisez le bouton Ajouter pour ajouter chaque nouveau sous-traitant. Pour supprimer un sous-traitant, cliquez sur le bouton Supprimer sur la ligne du sous-traitant concerné. Dernière mise à jour avril /34

20 Dans le champ Remarques spécifiques, veuillez indiquer obligatoirement quelle partie de la traduction a été effectuée par ce soustraitant (pour chaque sous-traitant). Si vous indiquez que la traduction a été exécutée en partie en interne et en partie en externe (3 ème cas), veuillez indiquer dans le champ Remarques générales, quelle partie a été faite par vous ou un membre de votre personnel. NB: ce champ ne s'affiche que si vous avez sélectionné le 3 ème cas et est obligatoire. Avant d'enregistrer le formulaire, veuillez cocher les trois cases afin d'accepter les déclarations indiquées. Ensuite cliquez sur Enregistrer Vos données IPR ont été enregistrées : Dernière mise à jour avril /34

21 NB : vous pouvez modifier les informations insérées dans le formulaire IPR à n'importe quel moment, pour autant que vous n'ayez pas encore chargé et envoyé vos délivrables (la traduction + tous les autres éléments requis dans le bon de commande) et que l'unité Traduction externe ne les ait pas encore importés du portail. Pour modifier ces données, cliquez sur [IPR] et modifier le formulaire Signature des Annexes IPR Lorsque le formulaire IPR a été complété, de nouveaux boutons sont disponibles : Au cas où la traduction a été faite par le contractant ou un de ses employés (1 er cas - seule la première partie du formulaire a été remplie) : cliquez sur le bouton [Voir l'annexe A1] qui génère un document pdf que vous pouvez imprimer et/ou sauvegarder sur votre ordinateur et qui contient les informations indiquées dans la première partie du formulaire. L'Annexe A1 doit être imprimée, datée et signée par vous (ou le représentant légal en cas d'une société). cliquez sur le bouton [Charger l'annexe A1] : l'annexe A1 doit être chargée et l'original doit être envoyé par courrier avec la facture (voir ). Dernière mise à jour avril /34

22 Au cas où la traduction a été faite entièrement ou en partie par des soustraitants (2 ème ou 3 ème cas - deuxième partie du formulaire IPR complétée) : Même procédure que ci-dessus pour l'annexe A1. Cliquez sur le bouton [Voir l'annexe A2] qui génère un document pdf que vous pouvez imprimer et/ou sauvegarder sur votre ordinateur et qui contient les informations indiquées dans la deuxième partie du formulaire. L'Annexe A2 contiendra autant de pages qu'il y aura de sous-traitants indiqués pour l'exécution de la traduction. Chaque Annexe A2 doit être envoyée au sous-traitant concerné. L'Annexe A2 doit être datée et signée par le contractant concerné qui doit ensuite vous la renvoyer. Cliquez sur [Charger l'annexe A2] : l'annexe A2 (ou les différentes Annexes A2 compilées dans un seul document pdf) doit être chargée via le Portail extra (voir point ) NB : - L'Annexe A2 peut être envoyée au sous-traitant (pour signature) dès que le formulaire a été complété. - Le chargement de l'annexe A2 doit être effectué avant le chargement de la traduction. - L'Annexe A2 peut être chargée à n'importe quel moment, même avant que la traduction ne soit terminée. En conclusion : pour chaque document traduit, vous êtes priés de dans tous les cas, compléter l'annexe A1, la dater, la signer et la charger via le Portail extra, et envoyer par la poste l'original de cette Annexe A1, en cas de sous-traitance, renvoyer via le Portail extra une copie pdf de l'annexe A2 datée et signée (ou, si plusieurs sous-traitants sont concernés, les différentes Annexes A2 groupées en un seul fichier pdf). Dernière mise à jour avril /34

23 11.3 Chargement des Annexes A1 et A2 (le cas échéant)!!!! Le chargement des Annexes A1 et A2 (le cas échéant) doit s'effectuer avant le chargement de votre traduction!!!! Annexe(s) A1 L'Annexe A1 datée et signée doit être scannée et chargée sur le Portail extra avant le chargement de la traduction. De plus, l'original doit être envoyé à la Commission par la poste avec la facture. Cliquez sur le bouton [Charger l'annexe A1], ensuite sur Browse et sélectionner le fichier pdf contenant l'annexe A1. Cliquez ensuite sur Envoyer. Dès que l'annexe A1 a été envoyée et s'il n'y a pas d'annexe A2 (donc pas de sous-traitant), le bouton [Charger] est disponible pour charger et envoyer votre traduction. NB: le bouton [Voir l'annexe A1] restera disponible jusqu'à ce que la traduction soit évaluée Annexe(s) A2 Lorsque la traduction est exécutée par un ou plusieurs sous-traitants, une Annexe A2 doit être signée par chaque sous-traitant et ceci, pour chaque document traduit repris dans un bon de commande. L'Annexe A2 doit ensuite être scannée en pdf (ou s'il y a plusieurs sous-traitants, les différentes Annexes A2 doivent être compilées en un seul document pdf) qui doit être envoyé à la Commission via le Portail extra. Dernière mise à jour avril /34

24 Cliquez sur le bouton [Charger l'annexe A2], ensuite sur Browse et sélecionner le fichier pdf contenant la (ou les Annexes) A2 signée(s). Cliquez ensuite sur Envoyer. NB: le bouton [Voir l'annexe A2] restera disponible jusqu'à ce que la traduction soit évaluée. Le chargement et l'envoi des Annexes A1 et Annexe(s) A2 sont obligatoires lorsque la traduction est exécutée entièrement ou partiellement par un ou plusieurs sous-traitants. Si vous ne chargez pas ces Annexes, le système ne vous permettra pas d'envoyer votre traduction à la Commission! Vous devez obligatoirement charger une copie pdf signée et datée de l'annexe A1 et envoyer l'original par la poste avec la facture. C'est uniquement après que vous aurez terminé la "procédure IPR" que le bouton de chargement de la traduction sera disponible pour l'envoi de votre traduction à la Commission (voir point 12.2). Dernière mise à jour avril /34

25 12 ENVOI DES TRADUCTIONS À LA COMMISSION Connectez-vous à extra. Passez à la page d accueil et cliquez sur Mes commandes. L écran "Mes travaux en cours" apparaît. Cliquez sur le numéro de la commande du travail en cours puis, dans la boîte de dialogue "Détails de la commande", sur l option [Charger]. Un nouvel écran va s ouvrir. En principe, les liens [Télécharger] et [Charger] s affichent au même niveau que celui de l original. Pour le GEN11, l'écran affiche également les boutons IPR: Rappel pour GEN11 : pour pouvoir envoyer la traduction, la ou les Annexe(s) IPR doivent au préalable être chargées et envoyées. Dernière mise à jour avril /34

26 12.1 Détails du document envoyé L écran "Envoi d'un document à la Commission" affiche toutes les informations relatives au document que vous allez charger. Vous pouvez visualiser l original pour vérifier que les documents concordent bien. Si votre commande porte sur plusieurs combinaisons linguistiques, celles-ci s afficheront dans les détails relatifs au document. Procédez au chargement approprié Envoi de la traduction, de commentaires et autres documents Pour envoyer vos documents à l'unité Traduction externe, cliquer sur [Browse]. La page de téléchargement (détail du document) s'ouvre. Traduction : en regard du document, cliquez sur Browse et sélectionnez le fichier contenant la version définitive de votre traduction enregistrée sur votre disque dur. Fichier de commentaires : vous pouvez également ajouter des observations pour un travail spécifique dans un fichier distinct. En regard d'"observations", cliquez sur Browse pour charger un tel document si nécessaire (il vous est recommandé d'envoyer vos commentaires). Mémoires de traduction (le cas échéant) : voir 13 Vous pouvez également ajouter un court message dans "Remarque" si nécessaire (ce message sera uniquement envoyé à l'unité de traduction qui a fait la demande), Quand tous les délivrables sont chargés, cliquez sur Envoyer. Dernière mise à jour avril /34

27 Le message d avertissement suivant apparaît: Êtes-vous sûr de vouloir envoyer votre [produit: traduction, post-édition, etc.] en [langue cible] à la Commission? Vérifiez les informations relatives au produit et à la langue. Acceptez les paramètres proposés. Le portail transmet alors votre document à l unité Traduction externe. Le statut de votre bon de commande devient "Entièrement renvoyée" (voir cidessous pour un bon de commande GEN11) Tant que le statut reste "Entièrement renvoyée", vous pouvez toujours charger une nouvelle version de vos délivrables (traduction, mémoires de traduction, commentaires et/ou Annexes IPR le cas échéant). Le bouton [Charger] reste disponible. Par contre, dès que l'unité Traduction externe a importé vos délivrables du Portail, le statut du bon de commande devient "En évaluation" et le bouton [Charger] n'est plus disponible. Le bon de commande reste cependant dans votre écran "Mon travail en cours" jusqu'à ce que votre facture soit enregistrée dans notre système, afin de vous permettre de voir et télécharger, si nécessaire, les documents que vous avez envoyés. Dernière mise à jour avril /34

28 12.3 Envoi d une nouvelle version remplaçant un document déjà chargé Vous pouvez (re)charger un nouveau document, même plusieurs fois si nécessaire, tant que l'unité Traduction externe n a pas importé le fichier du portail. Sinon, veuillez contacter l'unité le plus rapidement possible. Dans ce cas, nous pouvons, soit revenir une étape en arrière dans le système (annuler l'importation du document) pour vous permettre de charger une nouvelle version, soit vous demander de nous envoyer la nouvelle version par . Le système affiche la date et l heure de vos premier et dernier chargements. La date du premier chargement sera retenue dans notre système comme date officielle de livraison de votre travail. Cette information peut faire foi pour attester que vous avez ou non respecté le délai convenu. Pour toute question relative à une commande particulière, veuillez envoyer un courriel à la personne de contact indiquée sur l'écran "Détail du document". Nous vous recommandons de toujours transmettre également une copie de votre courriel à l équipe de gestion des demandes (dgt-s-2-freelance-bru@ec.europa.eu pour Bruxelles / dgt-s-2-freelancelux@ec.europa.eu pour Luxembourg) pour être certain que votre message sera lu à temps Envoi d'une traduction d'un document multilingue (ML) Certains travaux concernent un original rédigé en deux (ou trois) langues sources différentes. Le système reposant sur les combinaisons linguistiques, un même numéro de référence pour le travail multilingue apparaîtra à l'écran (*- LG-ORI-*), un pour chaque langue source vers la même langue cible. Vous êtes prié de fournir un seul document dans la langue cible demandée comme traduction du document complet rédigé en deux (ou trois) langues sources différentes. Pour télécharger votre traduction, veuillez cliquer sur un des liens Dernière mise à jour avril /34

29 [charger] disponibles à l'écran et envoyer le dossier, le second (et le 3 ème le cas échéant) lien est remplacé automatiquement par [Détail], ce qui signifie que tous les traitements sont achevés en une seule fois. Prière de ne pas fournir deux (ou trois) traductions séparées (une par langue source). Le second téléchargement remplacerait ainsi le premier dans le système et la traduction fournie serait incomplète Erreur de chargement Si le système détecte une erreur pendant le chargement d un document sur le portail, un rapport d erreur (clé d identification d erreur) sera généré et un bouton «Courriel» sera ajouté à l écran [Charger], à côté de l option Envoyer. Il est conseillé de conserver une copie du rapport d erreur généré (fichier PDF) pour pouvoir, au besoin, prouver ultérieurement l erreur de chargement. Comme signalé en ligne, si aucun rapport d erreur n est généré et si, malgré tout, le fichier ne peut toujours pas être chargé, vous êtes prié d'envoyer votre traduction à l équipe de gestion des demandes par courrier électronique, à l adresse dgt-s-2-freelance-bru@ec.europa.eu (Bruxelles) or dgt-s-2- freelance-lux@ec.europa.eu (Luxembourg) pour assurer le respect du délai de livraison demandé. Dernière mise à jour avril /34

30 13 MÉMOIRES DE TRADUCTION ("TMs 2 ") 13.1 Mémoires de traduction envoyées par la Commission Lorsqu'une nouvelle proposition de travail est publiée sur le portail extra, l'original à traduire est accompagné de la fiche d'information, de(s) documents de référence le cas échéant, ainsi qu'éventuellement de mémoires de traduction. Ces TMs peuvent être téléchargées en format *.zip. Si le travail vous est attribué, vous trouvez sur le portail extra en complément du bon de commande, la fiche d'information et le(s) document(s) de référence le cas échéant, accompagnés de TMs qui peuvent être téléchargées en format *.zip Renvoi de vos mémoire de traduction Les unités de traduction de la DGT peuvent spécifier dans leurs instructions indiquées dans la fiche d'information qu'elles souhaitent recevoir les mémoires de traduction que vous avez utilisées pour traduire le document. Dans ce cas, après avoir téléchargé votre traduction, vous devrez télécharger vos TMs au moyen d'un bouton de téléchargement qui sera mis en service ultérieurement. Entretemps, vous êtes priés de charger vos TMs via le champ de chargement "Observations". A côté de "Observations", cliquez sur Browse et sélectionner vos TMs (fichiers *.tmx uniquement), préalablement compilés dans un zip. Au cas où désiriez également envoyer un fichier de commentaires, veuillez l'ajouter au zip. 2 TMs : nous utiliserons ici l'acronyme anglais pour Translation Memories Dernière mise à jour avril /34

31 14 INFORMATIONS RELATIVES À UN DOCUMENT DÉJÀ LIVRÉ Les données relatives à tout document livré, ainsi que votre traduction et le fichier d"observations" éventuel, restent disponibles en ligne sur l écran "Mes commandes" et accessibles via le lien "Détail" de l'écran "Détails de la commande" relatif à une commande particulière. Toutes les commandes restent affichées dans la liste des "Travaux en cours" jusqu'à ce que la facture soit enregistrée dans le système de la DGT. Cependant, dès que le département demandeur de la DGT a terminé l évaluation de la qualité du travail, la note de qualité ainsi que le fichier de feedback (le cas échéant) sont ajoutés à l'écran "Feedback". Il s'y trouvera une ligne par document traduit. 15 RENVOI D UNE TRADUCTION EN RAISON DE PROBLÈMES DE QUALITÉ L unité Traduction externe pourrait être amenée à vous inviter à fournir une version définitive d une traduction. Cela signifie que la commande vous est renvoyée parce que la traduction livrée ne répond pas aux normes de qualité de la Commission. La DGT vous fournira un bref extrait révisé de votre traduction initiale pour vous aider à rendre le reste de la traduction conforme à la qualité requise. Ledit extrait sera mis à votre disposition en ligne sous le nom "extrait révisé". Veuillez noter que la révision, qui doit être livrée dans le délai fixé par la Commission ne vous donnera pas droit à un paiement additionnel. Pour tout renseignement complémentaire, veuillez contacter notre équipe de gestion des demandes ( dgt-s-2-freelance-bru@ec.europa.eu (Bruxelles) et/ou dgt-s-2-freelance-lux@ec.europa.eu (Luxembourg)) En cliquant sur le lien figurant au bas du message reçu, vous pourrez vous connecter sur extra puis à la fenêtre «Commandes à réviser en raison de problèmes de qualité» de l écran «Mes commandes», où vous trouverez le numéro de la commande du document à réviser. Cliquez sur le numéro de la commande pour visualiser les détails du document Documents fournis en ligne Le bon de commande électronique, la fiche d informations comprenant les détails et les consignes spécifiques à prendre en compte, le document original, d éventuels documents de référence, d éventuels documents pré-traités (extractions, alignements, traductions automatiques, etc.), votre traduction à réviser, l extrait révisé de la traduction livrée, accompagné de commentaires. Dernière mise à jour avril /34

32 15.2 Envoi d une traduction révisée Une fois le travail achevé, veuillez transmettre votre traduction terminée et révisée à la Commission. Comme pour l'envoi initial, cliquez sur "les détails de ma commande", cliquez sur [Charger] pour accéder à un nouvel écran, où vous pouvez joindre votre document en cliquant sur Browse puis en sélectionnant le fichier de la traduction révisée. Ajoutez toutes les observations que vous jugez utiles, puis cliquez sur Envoyer. 16 RETOURS D INFORMATIONS ("Feedback") et NOTE DE QUALITE 16.1 Feedback Pour vous permettre de mieux comprendre le niveau de qualité exigé, la DGT entend vous fournir le plus d information possible après l évaluation de votre travail. En cliquant sur l écran "Feedback", vous pouvez vérifier si de nouveaux fichiers ont été mis en ligne à votre intention. Il s agit en quelque sorte d une boîte postale personnelle, où arriveront tous les nouveaux messages contenant un retour d informations. Vous en serez averti par l icône qui accompagnera le message en question. Si des commentaires relatifs à une traduction donnée sont disponibles en ligne, un lien [Visualiser] apparaîtra à l écran, à côté du document concerné. En cliquant sur ce lien, vous ouvrirez une nouvelle fenêtre de visualisation des détails. Vous pourrez alors visualiser et télécharger le fichier de feedback. Pour votre commodité, l'original et votre traduction sont également téléchargeables sur cet écran. Dernière mise à jour avril /34

33 Si, pour une raison quelconque, la DGT modifie le fichier de feedback et vous envoie une version modifiée, vous en serez averti par l icône. Les deux icônes d avertissement et disparaissent dès qu on clique sur [Visualiser]. Important: Veuillez noter que les fichiers de retour d informations seront automatiquement supprimés 30 jours après avoir été mis en ligne. Au besoin, veuillez les visualiser et/ou les télécharger avant qu il ne soit trop tard. L'écran Feedback affiche également la "Date d'acceptation" de vos délivrables ("Acceptance date") dans le cas d'un bon de commande GEN11 (pour les autres bons de commande, cette date correspond à la validation de l'évaluation). Important: pour les bons de commande GEN11, veuillez bien noter que la date de votre facture doit être égale ou postérieure à la date d'acceptation. Pour toute information complémentaire sur la facturation, veuillez vous référer au guide spécifique: Evaluation de la traduction Dès que la traduction que vous avez livrée a été évaluée, une nouvelle ligne apparaît en haut de l écran Feedback (Retour d informations). La note attribuée à votre travail s affiche à côté du document concerné. Notes de qualité possibles: "Très bonne", "Bonne", "Acceptable", "Insuffisante", "Inacceptable". Veuillez noter toutefois que la note "Acceptable" devrait être interprétée comme étant "à peine suffisante". En d'autres termes, elle qualifie des traductions qui ne sont pas prêtes à être transmises telles quelles au service demandeur et qui devront faire éventuellement l'objet d'un révision ou d'une amélioration importante par les services de la DGT. Cette note de qualité aura une incidence sur votre classement, d'une part, et pourrait conduire à terme à une réévaluation de votre qualité pour le lot concerné, d'autre part. S il vous a été demandé de réviser un document pour des raisons de qualité, le premier fichier de retour d informations sera mis en ligne au moment où le courriel de notification vous est adressé. Dès que votre traduction révisée a été examinée, une seconde ligne, accompagnée du code "2 ème eva" pour la distinguer de la première, est ajoutée à l écran Feedback. Il vous est alors possible de voir si votre traduction révisée satisfait aux exigences de qualité. Veuillez cependant noter que si, au terme de cette seconde évaluation, la note attribuée à la qualité de votre travail est revue à la hausse (ou à la baisse), la note retenue pour le calcul mensuel de votre classement reste la première note attribuée. Dernière mise à jour avril /34

34 17 ÉCRAN «MES FACTURES» Cet écran clôt le cycle de vos commandes. Vous pourrez y suivre le statut de vos commandes au stade final: le paiement. La facture doit être envoyée à la Commission dans les 10 jours suivant l'acceptation des délivrables, c'est-à-dire la traduction, les mémoires de traduction le cas échéant, et la ou les Annexe(s) IPR le cas échéant (pour GEN11 seulement). Dès réception de votre facture (et de l'original signé de l'annexe A1 pour les bons de commande GEN11) par l unité Traduction externe, elle est encodée dans notre système. Elle n apparaîtra toutefois à l écran que si les travaux y afférents ont été dûment livrés à la DGT. Si un des documents requis est manquant ou si l'évaluation de la traduction nécessite de nouveaux contrôles, le délai de paiement est suspendu. Le statut affiché se réfère aux étapes de traitement de la facture après réception. La terminologie que nous employons est la suivante: Facture «enregistrée», «En cours» de traitement, «Envoyée pour paiement» ou «Clôturée». Après le versement du montant à payer (statut «Clôturée»), les données restent accessibles en ligne durant 30 jours. Le statut «Clôturée» signifie que vous devriez recevoir le montant correspondant sur votre compte d ici peu, selon la rapidité d exécution des transactions bancaires. Le paiement est effectué dans les 45 jours suivant la réception de la facture correctement libellée, si la Commission a accepté le produit. 18 SORTIE DU PORTAIL L'écran de «Déconnexion» reste affiché en permanence, en haut à gauche de l écran. Il suffit de cliquer sur Logout UserId pour quitter le portail. Vous serez automatiquement déconnecté d'ecas. * * * Dernière mise à jour avril /34