Badminton Basket Foot. 10 h 11 h Karine, Ludovic Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi, Michel, Catherine

Transcription

1 Réunion de rentrée ASC / Foot / basket / Badminton Présents : Foot, Sully Manargadou, Jean François Mellul, B Garcia, C. Badiola, JP Magne, E Bazot M Rigaud, P Magne, E Senane, C Bousquet, P Rolley, F Goujard C Renaux JP Maratray, D. Sorin Basket G Anna, N Nguni Badminton L Bastien, K Douet, Excusé(e)s : P Malval, H Menoret S Lucas, B Bazot Absents : J Gaugier S Mansard, Claude Rémy,, F Valentin, Journée des associations installation le samedi après midi de 14 h à 18 h. ouverture à 10 h, rendez vous 9 h Permanences d'inscription Samedi 14 h (montage) 9 h 10 h (montage) Badminton Basket Foot Jean François, Christophe, Michel, carlos, elhadi, Karine, Ludovic Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi, Michel 10 h 11 h Karine, Ludovic Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi, Michel, Catherine 11 h 12 h Karine, Ludovic Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi, Michel, Catherine 12 h 13 h Karine, Ludovic Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi, Michel 13 h 14 h Sylvie Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi, Michel 14 h 15 h Sylvie Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi, François, Philippe M, Michel 15 h 16 h Sylvie Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi,, François, Sully, Philippe M, Michel, Carlos 16 h 17 h Sylvie Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi, François, Sully, Philippe M Carlos 17 h 18 h Sylvie Georges, Ndenge Jean François, Christophe, elhadi, François, Sully, Philippe M Carlos 18 h 19 h 30 démontage, pot de l'amitié Jean François, Christophe, elhadi, François, Sully, Philippe M, Michel Carlos Rappel sur la façon de remplir les feuilles d'inscriptions : Changements : Il y a une feuille spécifique pour chaque activité avec les explications, horaires et tarifs indiqués, on en demande plus d'enveloppes. recto : vérifier que tous les champs sont bien remplis, les majeurs doivent également signer leur feuille. Verso : bien remplir les cases à cocher (réinscription/ documents fournis, mode de règlement. Important : Indiquer au dos de chaque chèque le mois d'encaissement si nécessaire, la section (foot/basket/badminton, la catégorie, le nom du joueur, le montant, et les combinaisons (cotisation groupée ou échelonnée 1/3... ) ex : foot/ben/jérome Dupont/30 /90 1/3 septembre Bien indiquer la date à laquelle il faut encaisser les chèques.

2 regrouper tous les documents dans une pochette plastique les informations seront ensuite saisies dans la base de données des adhérents, et les demandes de licences ou attribution d'une licence existante effectuée. Si le dossier ne peut pas être traité par manque d'une des pièces nécessaires, il sera replacé dans le casier de l'équipe ou de la section correspondante. A charge pour le dirigeant concerné de faire le nécessaire pour récupérer les documents manquants. Les dossiers sans cotisation complètes ne sont pas enregistrés jusqu'à ce qu'ils soient complets penser à préparer des justificatifs de paiement. Infos transmises par B Bazot, trésorière Il faudrait que les inscriptions suivantes figurent au dos de chaque réglement (chèque ou reçu pour les espèces) : initiales de celui qui traite le dossier/section/catégorie/nom adhérent/prénom (et n chèque: exemple 1/3 quand il s'agit du chèque n 1 sur une série de 3 chèques remis, 2/3,3/3...) Petit rappel, les initiales doivent correspondrent aux 2 premières lettres du prénom et à la première lettre du nom, soit 3 caractères (exemple: Brigitte Bazot = BRB) CATEGORIES : FOOT pour le football BAK pour le basket BAD pour le badminton SECTIONS : en fonction des sections de chaque discipline (exemple : MAJ :majeurs pour badminton, MIN : mineurs pour le Badminton...) Ces fonctions ont été bien utiles pour la tenue des comptes de la saison précédente et je pense que l'on peut les maintenir, elles seront d'une grande utilité au prochain Trésorier. Par ailleurs il faut absolument mettre un carnet à souches en guise de preuve de réglement par espèces. Sur la souche doivent figurer le montant et les mentions ci dessus, et un reçu doit être remis à l'adhérent qui pourra justifier de son réglement lors des éventuels litiges lors du pointage des comptes. Bien entendu il faut le tampon de l'asc sur l'exemplaire destiné à l'adhérent pour éviter les "faux". Déroulement de la journée Elle aura lieu sur deux sites : le gymnase et le bureau de l'asc pour les réinscriptions foot nouveaux : au gymnase, anciens : au bureau. Cela permet de traiter en direct les réinscriptions, enregistrer les dossiers sur la base de données, donner les licences pour les dossiers complets. Les équipes pourront alterner entre le gymnase très bruyant et le bureau plus calme. A prévoir des fiches d'inscription en nombre des pochettes plastiques pour classeur la décoration (nappes jaunes et bleues),

3 Gaffeur adhesif (Eric) Stylos (Philippe R) des formulaires licences pour toutes les sections (foot et basket et badminton) Penser au matériel de communication par section (maillots badminton, foot basket, raquettes, agrafes, scotch, post it... Buvette 1 personne ou deux en permanence + préparation de sandwichs produits proposés : Café, sandwiches, boissons, bonbons. Courses : (P Rolley) 70 boites coca, 50 Ice tea pêche, 20 Perrier, 20 eau minérale, 50 orangina, jambon : 30 tranches, Paté, fromage (pour environ 10 sandwiches de chaque) paquets de 10 ou 20 : Nuts, twix, mars, lion 4 rouleaux de nappe papier jaune et 4 rouleaux de nappe papier Bleue Café + gobelets : JF mellul, Cafetière : JFM voit avec Adriano Prévoir l'autorisation de débit de boisson Permanences : à définir au cours de la journée. Badminton volume d'inscription prévu : un peu moins que l'an dernier Transmettre les besoins matériels à JFM pour commande (200 volants plastique, 2 filets) Basket Prévisions équivalentes à l'effectif de l'an dernier, avec création de l'équipe seniors.

4 Calendrier annuel des manifestations de l'asc Date Manifestation Observations 10 septembre Journée des inscriptions 16 septembre Rencontre des parents foot 16 septembre Soirée des associations municipale Octobre Stage arbitrage foot à 7 Pour former des arbitres pour toute la saison? Stage secourisme décembre Tournoi de Noël 31 décembre Soirée du nouvel an au foyer rural 7 au 23 avril Stage de foot pâques 1 ou 2 stages de 4 ou 5 jours, poussins, benjamins, 13 ans Dimanche 30 avril? Buvette de la brocante attention pont du 1er mai WE Ascension Tournoi de foot des foyers ruraux Toutes catégories WE Pentecôte Tournoi de foot à Leers 13 ans, 15 ans 14 juin Week end foot Normandie Poussins, Benjamins, 13 ans Assemblée générale Journée préinscriptions Barbecue de fin d'année Remarques : attention au tournoi de Noël qui tombe le jour du réveillon, pourquoi ne pas plutôt utiliser le vendredi et samedi et laisser ainsi le dimanche libre. A voir avec la mairie et le ping pong. L'objectif est de pouvoir communiquer rapidement autour des grands événements et d'anticiper largement leur organisation. Points divers : - Les section basket et badminton demandent le maintien des créneaux durant les congés scolaires. Demande si possible sur les deux semaines le cas échéant. - La serrure du local basket a été fracturée, l'info doit être communiquée officiellement à la mairie.(jf Mellul) - Question sur l'état des relations avec la mairie. La nomination d'un nouvel adjoint sur le secteur associatif devrait calmer le jeu. La municipalité a voté une subvention en augmentation de 1000 pour l'asc. Calendriers annuel des réunions Conseil d'administration : 1 fois tous les deux mois Foot : 1 fois par mois le lundi soir ou le vendredi. C'est le lundi qui est retenu Foot foyers ruraux : 1 fois par mois le 1er lundi du mois Basket? Badminton? Calendrier des vacances scolaires Vacances de la Toussaint : mercredi 25 octobre 2006 lundi 6 novembre 2006

5 Vacances de Noël : samedi 23 décembre 2006 lundi 8 janvier 2007 Vacances d'hiver : samedi 17 février 2007 lundi 5 mars 2007 Vacances de printemps : samedi 7 avril 2007 lundi 23 avril 2007 Vacances d'été : mercredi 4 juillet 2007 jeudi 30 août e partie de la réunion : Football Engagement des dirigeants - Débutants : Bernard, - poussins : Jean François, Daniel Sorin - benjamins : François G, Catherine R, Patrick? - 13 ans : Sully, Carlos, Eric, Christian, Hervé, Olivier (P Rolley) Jean Philippe - 15 ans : Jean François, Eric Pilardeau? - 18 ans : Philippe, attention, pas disponible 1 week end par mois. Sylvie Mansard? - Seniors : Idryssa, - CDM : recherche en cours... Pistes à suivre - Vétérans : Philippe Magne assisté de Carlos - Féminines : Voir en fonction des engagements en foyers (actuellement seulement 2 équipes) Correspondant foyers ruraux : à désigner. Première réunion des foyers ruraux (engagements des équipes) lundi 18 septembre à Nucourt, à 20h30. Présentation du matériel Jean François présente les nouveaux maillots et ses shorts. Toutes les chaussettes sont disponibles, elles pourront être distribuées par les dirigeants, en prenant bien soin de compatbiliser ce qui a été donné. Nouveaux jeux de maillots : seniors, débutants, vétérans, 15 ans 2. Les maillots sont distribués aux équipes vétérans et seniors. Les CDM récupèrent le jeu des seniors de la saison passée. Pharmacies Nous avons obtenu gratuitement 3 pharmacies du District. P Rolley peut s'occuper des questions de pharmacies de par son métier et bénéficier de tarifs de gros. Il conseille de ne pas en utiliser en dessous de 15 ans et d'ajouter une petite et une grande bande. L'hémoclar est un produit bien adapté pour les coups. Une pharmacie est donnée à P Magne pour les vétérans, une autre pour les seniors et une pour les CDM. Questions diverses - Tarification spéciale seniors foyers : Les seniors foyers ont demandé s'il était possible de bénéficier d'un tarif inférieur du fait qu'ils n'ont pas besoin d'une licence district pour jouer. Les dirigeants présents proposent de valider une tarification entre 70 et 80. a valider en conseil d'administration et adopter en assemblée générale. - Tombola : relance de la campagne sur les sacs et survêtements. (équivalent à 60 et 75 pour l'ensemble) - Annuaires du district : Penser à mettre à jour les annuaires du district (ne pas diffuser l'adresse ni le tel fixe de Philippe (JF mellul), il faut remplacer Grégory, Stéphane et Nabile qui figurent toujours dans l'annuaire par internet et peut etre également sur la version papier. - Soirée des associations : elle a lieu le 16 septembre, voir avec Jean François pour y participer. mécénat : la quasi totalité des potentialités a déjà été contactée, si des dirigeants ou des parents

6 ont des opportunités qu'ils n'hésitent pas... - Entraînements de gardien : en reparler lors de la prochaine réunion en présence de Cédric et Christophe. - Bernard demande a obtenir dès que possible par courriel la liste des inscrits débutants.