Gérer les abonnements avec BCDI

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1 Gérer les abonnements avec BCDI La table des abonnements permet de gérer les abonnements pour chaque collection de périodiques du CDI. Lorsque les fiches de la table des abonnements sont crées (1), il est alors possible : de renouveler un abonnement (2) d'arrêter un abonnement (3) d'établir un état de réception (4) et d'utiliser les indicateurs d'activité (5) Table des matières 1- Créer une fiche abonnement pour chaque collection de périodiques Renouveler les abonnements : L'information pour renouveler un abonnement est donnée par une alerte : Renouveler un abonnement en alerte : Renouveler un abonnement en dehors de l'alerte Arrêter un abonnement Établir l'état de réception Utiliser les indicateurs d'activités livrés avec BCDI : Les indicateurs du menu Indicateurs d'activités / Acquisitions : Les indicateurs du menu Indicateurs d'activités / Valeur patrimoniale Quelques opérations à faire à la fin de l'année civile ( = Fin d'un budget) : Rechercher la liste des abonnements échus : Avant de commencer une nouvelle année civile, éditer la liste des abonnements selon leur date d'échéance Créer une fiche abonnement pour chaque collection de périodiques Cliquer sur le menu Gestion du fonds / Gestion des périodiques / Gestion des abonnements ( alertes) / Créer Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 1/16

2 La fenêtre Gestion des abonnements > Créer s'ouvre Saisir les champs à l'aide du tableau ci-dessous Remarque préalable : il est indispensable de suivre les consignes de saisie pour les périodiques dépouillés par le CRDP de Poitiers : Collection caractères Nom du champ - Champ de relation avec la table Collections Consignes de saisie Double cliquer dans le champ Collection : l'index des collections de périodiques s'affiche : capturer la collection Si le titre de la collection de périodique n'existe pas, le créer dans la table Collections : - Cliquer sur le bouton - Saisir les champs : «Collection, ISSN, Périodicité, Support, Type, Editeur...» - Cliquer sur le bouton «Enregistrer la fiche», puis sur le bouton «Retourner» afin de revenir à la fiche «gestion des abonnements» Saisie en minuscules sauf lettre initiale Pas d'abréviation Pour les périodiques dépouillés par le CRDP de Poitiers, il est indispensable de se conformer au titre de collection : Exemple : Inter CDI (Etampes) ISSN Pour les périodiques dépouillés par le CRDP de Poitiers, il est indispensable de se conformer à l'issn : Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 2/16

3 Nom du champ Numéro normalisé du périodique (= International Standard Serial Number) - 9 caractères Consignes de saisie Le numéro d'issn est toujours composé de 2 groupes de quatre chiffres séparés par un tiret Exemple : (ISSN de la collection du périodique Inter CDI) - Lorsqu'on capture une collection existante, il remplit automatiquement le champ «ISSN», s'il est renseigné dans la table Collections Périodicité - 30 caractères - Champ à contenu fermé, imposé par le logiciel Choisir une forme en cliquant sur : Impossible de créer ses propres formes - Choix prédéfini : Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, Bimensuel, Bimestriel, Trimestriel, Semestriel, Annuel, Inconnu, Irrégulier et Autre - Lorsqu'on capture une collection existante, il remplit automatiquement le champ «Périodicité», s'il est renseigné dans la table Collections Fournisseur caractères - Champ de relation avec la table Fournisseurs Double cliquer dans le champ Fournisseur : l'index des fournisseurs s'affiche : capturer le fournisseur Si le fournisseur n'existe pas, le créer dans la table Fournisseurs : - Cliquer sur le bouton - Saisir les champs : Fournisseur, Adresse, Mél,Tél., N Client...» - Cliquer sur le bouton «Enregistrer la fiche», puis sur le bouton «Retourner» afin de revenir à la fiche «Gestion des abonnements» Saisie en minuscules sauf lettre initiale Pas d'abréviation Exemple : CEDIS Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 3/16

4 N abonné Nom du champ Consignes de saisie - 30 caractères - Champ non indexé Crédit - 10 caractères Consulter la liste des existants pour la cohérence de la base et double cliquer sur la forme souhaitée ou la créer N de bon - 10 caractères Ecrire le numéro du bon de commande délivré par votre service d'intendance Date de commande - 12 caractères Coût - 12 caractères Saisir une date : - MM/AAAA - JJ/MM/AAAA Le séparateur attendu est une virgule. S'il est différent, il sera automatiquement corrigé. - Champ non indexé Date prévue (pour la réception du premier numéro de l'abonnement) - 12 caractères Date d'échéance (pour la réception du dernier numéro de l'abonnement) - 12 caractères Champ obligatoire Saisir une date : - MM/AAAA - JJ/MM/AAAA Lors de l'enregistrement de la fiche, ce champ est transformé automatiquement en JJ/MM/AAAA, avec le premier jour du mois saisi Champ obligatoire Saisir une date : - MM/AAAA - JJ/MM/AAAA Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 4/16

5 Nom du champ Saisi le - 12 caractères Nb. attendu - 6 caractères - Champ non indexé Nb. reçu - 6 caractères Consignes de saisie Lors de l'enregistrement de la fiche, ce champ est transformé automatiquement en JJ/MM/AAAA, avec le dernier jour du mois saisi Automatiquement rempli avec la date du jour de la saisie Nombre de numéros prévus pour l'abonnement Nombre de numéros reçus pour l'abonnement Automatiquement rempli lors du bulletinage - Champ non indexé Modifié le - 12 caractères Etat - 10 caractères - Champ à contenu fermé, imposé par le logiciel - Choix prédéfini : En attente, En cours, Echu, Arrêté Numéros attendus - 65 caractères Destinataire Automatiquement rempli avec la date du jour de la modification Choisir une forme en cliquant sur : Impossible de créer ses propres formes Noter les premiers et derniers numéros à recevoir Exemple : caractères Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 5/16

6 Divers Nom du champ Consignes de saisie caractères Remarque : le champ État est «En attente» : il passera à «En cours» lors du bulletinage du premier numéro reçu pour cet abonnement Cliquer sur le bouton «Enregistrer la fiche» Information : Lors du bulletinage de chaque périodique, le champ «abonnement» de la fiche exemplaire sera automatiquement renseigné avec le nom de la collection Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 6/16

7 2- Renouveler les abonnements 2-1 : L'information pour renouveler un abonnement est donnée par une alerte Un abonnement est en alerte si les conditions suivantes sont effectives : L'abonnement est échu depuis moins de deux semaines (= la date du champ Date d échéance est passée depuis moins de deux semaines). Passé ce délai, l alerte disparaît OU L'abonnement arrive à échéance dans moins de deux mois (= la date du champ Date d échéance arrive dans moins de deux mois) L'abonnement remplit ces conditions de date et n a pas encore été renouvelé (le champ Renouvelé = «Non»: ce champ n'est pas visible dans la fiche abonnement, mais il est possible de l'utiliser en recherche ) L'abonnement remplit ces conditions de date et n a pas été arrêté (le champ État = «Arrêté») Cette alerte est disponible : A l'ouverture du logiciel : une fenêtre «Alerte abonnements» s'affiche en haut et à droite de l'écran pour les abonnements échus et les abonnements arrivés à échéance : ou par le menu Gestion des périodiques / Gestion des abonnements ( alertes) 2-2 : Renouveler un abonnement en alerte Cliquer sur le menu Gestion des périodiques / Gestion des abonnements ( alertes) / Renouveler La liste des abonnements à renouveler s'affiche Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 7/16

8 Deux possibilités : Cliquer sur le bouton de la liste Ou cocher uniquement les abonnements à renouveler pour renouveler l ensemble des abonnements (Une fois les abonnements cochés, cliquer sur le bouton gomme pour ne garder que ces abonnements dans la liste de résultats. Puis laisser cochée l option «Seulement les éléments non sélectionnés». La navigation par fiche «Suivante» en sera facilitée) Une fois la sélection effectuée, cliquer sur le bouton devenu actif Une fiche Abonnement déjà dupliquée apparaît : les champs Date de commande, Coût, Date prévue, Date d échéance, Nb. reçu et Numéros attendus ont été vidés. Un encadré en bas de l écran rappelle les données de la fiche ayant servi de «source» à cette duplication. Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 8/16

9 Remplir la fiche abonnement (se reporter aux consignes de saisie du paragraphe 1) Cliquer sur le bouton «Enregistrer la fiche» L abonnement à ce périodique ne fait plus l objet d une alerte : il n apparaît plus dans la liste et dans la fenêtre «Alerte abonnements». Le champ État est «En attente» : il passera à «En cours» lors du bulletinage du premier numéro reçu pour cet abonnement. 2-2 : Renouveler un abonnement en dehors de l'alerte Cliquer sur le menu Gestion des périodiques / Gestion des abonnements ( alertes) Renouveler La liste des abonnements à renouveler s'affiche Cliquer sur le bouton Sélectionner la collection souhaitée gomme pour effacer l'ensemble de la recherche Cliquer sur le bouton «Rechercher les abonnements correspondants» Cliquer sur le bouton Une fiche Abonnement déjà dupliquée apparaît : les champs Date de commande, Coût, Date prévue, Date d échéance, Nb. reçu et Numéros attendus ont été vidés. Un encadré en bas de l écran rappelle les données de la fiche ayant servi de «source» à cette duplication. Remplir la fiche abonnement (se reporter aux consignes de saisie du paragraphe 1) Cliquer sur le bouton «Enregistrer la fiche» Remarque : il est aussi possible de chercher sur tous les champs de la table abonnements : Fournisseur, date d'échéance Arrêter un abonnement Un abonnement peut être arrêté lorsque la collection est arrêtée par un éditeur de périodiques ou lorsque le CDI ne se réabonne plus à cet abonnement Si cet abonnement était en alerte, il n'apparaître plus dans la liste des alertes lorsqu'il aura été arrêté Remarque : il est important de garder dans la base, les abonnements correspondants aux collections de périodiques présentes dans le fonds documentaire du CDI Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/2014 9/16

10 Cliquer sur le menu Gestion des périodiques / Gestion des abonnements ( alertes) / retrouver Rechercher l'abonnement à arrêter Exemple : Le Monde. Dossiers et documents Cliquer sur le bouton «Rechercher les abonnements correspondants» Double cliquer sur la fiche abonnement recherchée la fenêtre suivante s'affiche Dans le champ «Etat», sélectionner «Arrêté» Cliquer sur le bouton «Enregistrer la fiche» 4- Établir l'état de réception L'état de réception est la liste de tous les numéros de périodiques reçus au CDI, liés à une fiche de la table Abonnements dans laquelle les champs «date prévue» et «date d'échéance» sont renseignés et le champ «État» = en cours Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/ /16

11 Cliquer sur le menu Gestion du fonds / Gestion des périodiques / État de réception La fenêtre Gestion des périodiques > État de réception s'ouvre Cliquer sur le bouton «Lancer la recherche» La fenêtre «Information» s'ouvre et affiche le nombre de fiches trouvées Cliquer sur le bouton «OK» Cliquer sur le bouton «Voir les fiches trouvées ou les éditer» Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/ /16

12 L'État de réception des périodiques s'ouvre Exemple : État de réception au 31/12/2013 Les 11 premières pages s'affichent Pour avoir une liste complète, cliquer en bas de page sur le bouton pages» «Voir toutes les Lorsque toutes les pages s'affichent à l'écran, la liste peut être, en cliquant sur les boutons en bas et à gauche de la page : - imprimée - enregistrée - exportée (Fichier HTML, Fichier RTF, Image BMP, Image JPEG, Fichier PDF, Mél, Fichier texte) Remarques : Si vos périodiques ont des dates d'abonnement identiques (ce qui est rare dans les CDI) : - Effacer l'équation de recherche tout - Écrire l'équation correspondant à votre recherche, par exemple pour l'année 2013 : Date d'échéance = 31/12/2013» - Cliquer sur le bouton «Lancer la recherche», puis sur le bouton «OK» de la fenêtre «Information» - Cliquer sur le bouton «Voir les fiches trouvées ou les éditer» Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/ /16

13 Si vos périodiques ont des dates d'abonnement différentes (ce qui est souvent le cas dans les CDI) : - Effacer l'équation de recherche tout - Écrire l'équation correspondant à votre recherche, par exemple : Date d'échéance > 01/01/2013 ou Date d'échéance < 31/12/ Cliquer sur le bouton «Lancer la recherche», puis sur le bouton «OK» de la fenêtre «Information» - Cliquer sur le bouton «Voir les fiches trouvées ou les éditer Si vous éditez une liste pour un abonnement précis : - Effacer l'équation de recherche tout - Écrire l'équation correspondant à votre recherche, par exemple : Collection = ~60 millions de consommateurs~ - Cliquer sur le bouton «Lancer la recherche», puis sur les boutons «OK» de la fenêtre «Information» - Cliquer sur le bouton «Voir les fiches trouvées ou les éditer» 5- Utiliser les indicateurs d'activités livrés avec BCDI 5-1 : Les indicateurs du menu Indicateurs d'activités / Acquisitions 3 indicateurs d'activités sont proposés : - Abonnements par collections - Abonnements par crédits - Abonnements par fournisseurs Cliquer sur le menu Indicateurs d'activité Dans l'onglet Activités de gestion du fonds, cliquer sur le bouton Acquisitions Sélectionner l'indicateur d'activité souhaité. Exemple : Abonnements par collections Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/ /16

14 Pour savoir rapidement comment se présentera le résultat, cliquer sur le bouton «Exemple de résultat», qui affichera le résultat de la base aperçu (base différente de votre base Principale data) Pour afficher le résultat dans votre base documentaire, cliquer sur le bouton la requête» «Lancer La fenêtre «Critère de sélection» permet de sélectionner : - Une date de début d'abonnement - Une date d'échéance d'abonnement - Une date de commande. Exemple : Date de commande - depuis Respecter la syntaxe : JJ/MM/AAAA (deux chiffres pour le jour, suivi de «/», suivi de deux chiffres pour le mois, suivi de «/» et quatre chiffres pour l année). Exemple : 2013 La liste sous forme de rapport s'affiche : noter que l'indicateur d'activités calcule le coût total des abonnements Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/ /16

15 5-2 : Les indicateurs du menu Indicateurs d'activités / Valeur patrimoniale 4 indicateurs d'activités sont proposés : - Coût des abonnements par collections - Coût des abonnements par crédits - Coût des abonnements par fournisseurs - Valeur des abonnements périodiques Cliquer sur le menu Indicateurs d'activité Dans l'onglet Activités de gestion du fonds, cliquer sur le bouton Valeur patrimoniale Sélectionner l'indicateur d'activité souhaité 6- Quelques opérations à faire à la fin de l'année civile ( = Fin d'un budget) 6-1 : Rechercher la liste des abonnements échus Cliquer sur le menu Recherche / Recherche Gestionnaire / Abonnements Poser l'équation : Etat = ~Echu~ Une fenêtre «Information» s'ouvre avec le message : «Nombre de fiches trouvées : XXX» : 2 solutions : - Si l'abonnement est à renouveler : se reporter à la page 7 : effacer la sélection et rechercher la collection de l'abonnement échu - Si l'abonnement est arrêté : dans le champ «Etat», sélectionner «Arrêté» 6-2 : Avant de commencer une nouvelle année civile, éditer la liste des abonnements selon leur date d'échéance Conditions préalables : avoir renseigné de façon cohérente la table Abonnements Cliquer sur le menu Recherche / Recherche Gestionnaire / Abonnements Cliquer sur le bouton Rappeler (en haut et à gauche de la fenêtre) La fenêtre Rappeler une recherche s'ouvre Double cliquer sur le sous dossier Activités Fonds Double cliquer sur le sous dossier Acquisitions Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/ /16

16 Double cliquer par collections.mac Dans Classer les fiches par, cliquer deux fois sur 1 > : collection et sur 2 > : Date prévue afin de supprimer ce classement. Puis cliquer sur date d échéance afin d obtenir 1 > : Date d échéance Cliquer sur le bouton «Lancer la recherche» Une fenêtre «Information» s'ouvre avec le message : «Nombre de fiches trouvées : XXX» Cliquer sur le bouton «OK» Cliquer sur le bouton «Voir les fiches trouvées ou les éditer» La fenêtre Critère de sélection s'ouvre : cliquer sur date d'échéance d'abonnement et dans la case Depuis, écrire l'année : Exemple : 2013 pour connaître les dates d'échéance des abonnements en 2014 Cliquer sur le bouton La liste sous forme de rapport s'affiche Cette macro-procédure et ce rapport permettent d éditer un tableau avec le nom de la collection, sa date de début, sa date de fin, le nom du fournisseur, son coût sans créer son propre rapport : il suffit d'écrire à la main «Date d'échéance» dans le titre du rapport Espace Doc Web de l'académie de Lyon 14/03/ /16