DIGIMIND publie un guide d évaluation des solutions logicielles de veille stratégique

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1 Communiqué de Presse Paris, le 11 février h00 Pour diffusion immédiate CONTACT PRESSE : Olivier Scheffer Directeur Marketing Tel : presse@digimind-news.com ESPACE PRESSE : DIGIMIND publie un guide d évaluation des solutions logicielles de veille stratégique DIGIMIND, spécialiste des solutions de veille stratégique, publie sur un guide d évaluation gratuit qui permet aux entreprises de s assurer que leur dispositif de veille dispose bien des fonctionnalités et caractéristiques indispensables à son bon fonctionnement. La veille stratégique, une pratique en rapide développement au sein des entreprises françaises La veille stratégique, parfois associée au concept plus institutionnel et politique d Intelligence Economique et Stratégique (médiatisé par le récent rapport Carayon), est une pratique qui s est progressivement imposée ces dernières années au sein des organisations évoluant en milieu fortement concurrentiel ou innovant. Elle a pour objectif de développer leurs capacités anticipatives et réactives face aux évolutions rapides de leur environnement économiques et en particulier aux agissements de leurs concurrents. La veille stratégique nécessite un système d information spécifique La nature même des informations exploitées dans la veille stratégique nécessite la mise en place d un système d information spécifique. En effet, les signaux que doit capter l entreprise dans son environnement sont le plus souvent fragmentaires, peu visibles, incertains, imprécis* : il pourra s agir de la délivrance d un permis de construire à un concurrent dans une zone industrielle ou d un simple échange entrevu sur un salon entre un concurrent et l un des partenaires de la société. Le challenge pour l entreprise est de développer son «système sensoriel collectif» afin d être capable d identifier ces signaux, de les amplifier progressivement par recoupement avec d autres informations et analyse, et d élaborer des scenarii anticipatifs pouvant déboucher sur des actions préventives ou réactives efficaces. Il s agit donc d un processus d intelligence collective nécessitant un système d information parfaitement adapté tant à la nature des informations traitées qu à leur analyse collaborative. Une check-list indispensable pour être sûr de disposer du système d information et des outils adaptés Spécialiste depuis 1998 des dispositifs de veille stratégique, DIGIMIND propose avec ce guide d évaluation en libre téléchargement sur un outil indispensable aux responsables des projets de veille pour établir leur cahier des charges et vérifier que leur système d information disposera bien des caractéristiques et fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement de la veille stratégique dans leur entreprise. Le guide leur permettra également, grâce à un système de notation, d évaluer et comparer les solutions qui répondent au plus près à leur cahier des charges. A travers ce guide, DIGIMIND souhaite démontrer que sa plateforme intégrée de veille stratégique représente bien les fondations indispensables à tout dispositif de veille. En effet, face à la grande majorité des outils proposés sur le marché, qui sont spécialisés sur un traitement spécifique de l information, comme par exemple l interrogation de moteurs de recherche, la surveillance de newsgroups ou la catégorisation automatique, la plateforme DIGIMIND Evolution est la seule solution proposant l ensemble des fonctionnalités d un workflow complet et continu de veille stratégique, tout en restant ouverte et compatible avec ces outils de traitement spécialisés. * Caractéristiques détaillées par le Professeur Humbert Lesca du CERAG (CNRS) pour définir la notion de «signes d alerte précoce» A propos de DIGIMIND et DIGIMIND Evolution DIGIMIND conçoit et développe une plateforme logicielle de Competitive Intelligence Management permettant aux entreprises de déployer et animer des équipes et projets de veille stratégique. DIGIMIND Evolution inclut toutes les fonctionnalités indispensables au fonctionnement d un workflow complet et continu de veille stratégique, depuis la surveillance de tout type de sources électroniques et la collecte d informations terrain jusqu à la diffusion de rapports et supports d aide à la décision, en passant par le traitement et l analyse collaborative des informations et l administration de cellules et projets de veille. DIGIMIND, société française indépendante, compte aujourd hui plus de 200 clients et plusieurs dizaines de dispositifs actifs de veille stratégique en France ou à l international dans les secteurs de l industrie pharmaceutique, des télécommunications, de l assurance, de la finance, de l aéronautique, de la défense, de l agroalimentaire, de l énergie et des transports. DIGIMIND Siège social : 12 rue Ampère Grenoble Tel : Bureau commercial : 32 rue de Paradis Paris Tel : contact@digimind.fr

2 Benchmark Solutions de veille stratégique Guide de benchmarking de solutions de veille stratégique et d intelligence économique à destination des chefs de projet chargés de leur implémentation Janvier 2004

3 A qui est destiné ce document? Ce document a été conçu pour les opérationnels chargés de mettre en place une solution de veille stratégique au sein de leur organisation. Son objectif est de les aider à comparer les différentes solutions du marché. Il contient une check-list des points essentiels pour garantir la réussite du projet, en s assurant que la solution retenue répondra aux besoins actuels et futurs. Comment l utiliser? Ce benchmark est organisé autour des 3 étapes principales du processus de veille : Surveillance et Collecte, Traitement et Analyse, Diffusion, puis de l Administration de l ensemble du processus. Pour chaque étape, vous avez la possibilité d évaluer les différentes solutions en vérifiant si elles disposent bien des fonctionnalités listées (comptez 1 point par case «Oui» entourée). Vous pouvez synthétiser pour chaque étape le classement des solutions en faisant la somme des points de chaque colonne.

4 TABLE DES MATIERES 1. SURVEILLANCE ET COLLECTE Sources Pages Web Actualités sur le Web Web Invisible Forums/Newsgroups Mailing list Sites Web Bases de données externes Informations terrain Bookmarks Système de partage de bookmarks Agents Fonctions communes des agents TRAITEMENT/ANALYSE Validation et enrichissement des données Catégorisation Recherche Analyse DIFFUSION Générateur de rapports PushMail Portail Newsletters ADMINISTRATION ET SECURITE Gestion de projets Interfaces utilisateurs et personnalisation Sauvegarde et archivage des données Ouverture et compatibilité Hébergement Supervision et garantie de service Mises à jour et évolutivité Sécurité Accompagnement... 18

5 1. Surveillance et collecte Classement Meilleure solution Societe : Société : Société : Indiquer le score de chacune des sociétés, et écrire dans le cadre ci-dessus le nom de la société ayant le score le plus élevé. 1.1 Sources Pages Web Mise en surveillance des pages de son choix Un outil de veille efficace doit permettre d ajouter les pages de son choix Vérification des modifications d une page Critères de modification avancés (nombre de Des critères de phrases modifiées, lien modification avancés modifié, pourcentage de permettent de limiter les contenu modifié, images, alertes non pertinentes. page disparue) Extraction des modifications Extraction et structuration de données Les solutions classiques de surveillance surlignent les modifications. Les plus avancées sont capables de les extraire. Les solutions de veille les plus avancées permettent de surveiller et d extraire des données de type prix, date, noms de personnes, téléphone, fonction, pour les intégrer à des tableaux de benchmark Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 4

6 Archivage d au moins 10 versions des pages modifiées Capacité de surveillance de plus de pages par jour Actualités sur le Web Présence d une fonction d extraction de news L archivage des pages modifiées permet de suivre l historique d une page. Cela peut être particulièrement utile, notamment lorsqu un site retire des informations de ses pages. Un chapeau de news est composé d un titre, d une date, d un résumé et d un lien vers l intégralité de l information (la «news»). Mode de filtrage sur l intégralité du contenu Les technologies les plus basiques ne permettent de faire un filtrage que sur le titre de la news. Support des principaux formats (HTML, PHP, ASP, XML, RSS, RDF) La montée en puissance des formats XML, RSS et RDF pour la diffusion de news les rend aujourd hui incontournables. Technologie d extraction automatique (simple ajout d une URL et reconnaissance automatique des news par un algorithme propriétaire) La plupart des technologies d extraction nécessitent l écriture d un fichier de description pour chaque page à extraire, et à chaque fois qu elle est modifiée. Mise à jour automatique des sources (la modification de la structure de la page surveillée n oblige pas à reconfigurer sa surveillance) Les outils les plus courants obligent de mettre à jour ses sources d actualités dès que leur structure est modifiée. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 5

7 1.1.3 Web Invisible Interrogation d une cinquantaine de moteurs en standard parmi près de 4000 moteurs de recherches référencés et interrogeables Une large couverture garantit une surveillance plus complète et des résultats plus ciblés et donc plus pertinents. Moteur de recherche multitâche (au moins 8 recherches simultanées) Capacité de traitement supérieure à moteurs de recherches par jour Les solutions «client» monoposte classiques ne disposent pas de la capacité de traitement des solutions serveurs et ne sont pas «scalable» (montée en charge) Forums/Newsgroups Gestion native du protocole NNTP Vérification des apparitions de mots-clés dans les forums Possibilité de choisir les forums sur lequel effectuer la surveillance Filtres avancés (par auteur, destinataire, titre, contenu, mot clé) Archivage des messages Mailing list Un système performant doit archiver au minimum les 500 derniers messages de chaque forum. Gestion native du protocole POP3 Possibilité de choisir les mailing lists à mettre en surveillance Vérification des apparitions de mots-clés dans les listes Filtres avancés (par auteur, destinataire, titre, contenu, mot clé) Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 6

8 1.1.6 Sites Web Crawling sur les principaux formats de fichiers (HTML, ASP, PHP, JSP) Sauvegarde des sites web dans un SGBDR Le stockage des informations dans un SGBDR assure la performance et l intégrité des données. Gestion des sites nécessitant une De nombreux sites sont authentification Gestion des frames Crawling de plus de cent sites par jour consultables sur abonnement ou à accès restreints aux personnes enregistrées Les solutions «client» monoposte classiques ne disposent pas de la capacité de traitement des soluctions serveurs et ne sont pas «scalable» (montée en charge) Bases de données externes Existence de modules d acquisition standards Certaines solutions de veille stratégique nécessitent le développement de connecteurs spécifiques, ce qui peut augmenter les coûts du projet. Interfaçage avec les principaux aggrégateurs du marché (Factiva, NewsEdge, LexisNexis, Jane s) Si vous disposez déjà d abonnements payants à des services d informations, ils peuvent être connectés et surveillés. Accords spécifiques avec les aggrégateurs Import XML Natif Traitement du RSS et du RDF La plupart des services d informations payants exportent leurs données en XML, RSS ou RDF. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 7

9 1.1.8 Informations terrain Possibilité pour les veilleurs d ajouter directement des informations depuis un formulaire Web Possibilité pour les veilleurs d ajouter directement des informations depuis un e- mail à une adresse «robot» de type veille@masociete.com Remontée possible de tout type de fichiers (texte, bureautiques, photos, sons,...) Il est fréquent que les veilleurs n aient pas toujours accès à un navigateur Internet. Dans ce cas, un client est la seule solution pour remonter rapidement l information. Les informations multimedia enrichissent l aspect qualitatif de la veille. 1.2 Bookmarks Système de partage de bookmarks Intégration de bookmarks dans la solution bookmarks partageables La gestion centralisée de bookmarks partagés permet de capitaliser les sources identifiées par l ensemble des veilleurs. Possibilité d annoter les bookmarks Fonction d Import/Export des bookmarks (Format Internet Explorer et XML) Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 8

10 1.3 Agents Fonctions communes des agents Requête avancée de surveillance (opérateurs boléens) Paramétrage de la période de surveillance Gestion des dates de modification (en fonction de la modification réelle du contenu du fichier) Des requêtes avancées permettent d affiner sa surveillance et de limiter encore plus les alertes non pertinentes. Pour une mission ponctuelle de surveillance, vous pouvez paramétrer la durée pendant laquelle les pages seront mises en surveillance Les meilleures technologies de surveillance analysent le contenu des pages. Les solutions basiques utilisent les metatags, date du fichier ou du serveur http. Gestion du message d erreur 404 Gestion des redirections Gestion des proxy Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 9

11 2. Traitement/Analyse Classement Meilleure solution Societe : Société : Société : Indiquer le score de chacune des sociétés, et écrire dans le cadre ci-dessus le nom de la société ayant le score le plus élevé Validation et enrichissement des données Validation manuelle des données Gestion d un niveau de confiance des informations Gestion du niveau d importance des informations Possibilité d ajouter des commentaires à une information Possibilité d ajouter des liens (vers des documents sur le web) Possibilité de joindre des documents attachés Au-delà de l identification et de la récupération d informations sur des sources électroniques (cf 1.), l enrichissement de ces données par des veilleurs humains donne toute sa valeur et sa pertinence à l information stratégique. Il est donc crucial de permettre à plusieurs personnes de collaborer au sein d un projet de veille à l enrichissement des données selon leur expérience et angle de vue. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 10

12 2.1.2 Catégorisation Présence d un système de catégorisation manuel dans la solution Gestion et modification des catégories et de l arborescence Possibilité de classement multiple d une information (dans plusieurs catégories) Possibilité de disposer d un système de classement propre à chaque projet/ communauté de veille Possibilité d ajouter un système de catégorisation automatique La catégorisation automatique et les autres technologies de textmining prennent toute leur valeur lors du traitement de forts volumes d informations. Un système de veille bien paramétré permet de filtrer en amont la quantité d informations grâce à une sélection précise de sources pertinentes et à la configuration fines de requêtes. Néanmoins, l adjonction de ces technologies doit être possible afin d éviter toute limitation lors d une forte montée en charge Recherche Possibilité de recherche plein texte sur tout le corpus Recherche multicritère avancée (titre, corps, commentaire, fichiers attachés, auteur, période, catégories) Listing détaillé des résultats de recherche L indexation et l archivage de l ensemble des informations permettent de capitaliser le travail d analyse sous la forme d une «knowledge base» partageable avec les collaborateurs de l entreprise. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 11

13 2.1.4 Analyse Possibilité d annoter des informations de veille par les utilisateurs d une même communauté Possibilité d associer un forum à une information Analyse cartographique des informations (sélection multicritères des informations à mapper, affichage interactif en technologie «flash», zooms, déplacements, édition de liens de causalité, contradiction, et autres relations, visualisation graphique de l importance et de la fiabilité, sauvegarde) Le «mapping» des informations permet d approfondir son analyse des relations entre différentes actualités et événements, à la manière de post-it placés sur un paperboard. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 12

14 3. Diffusion Classement Meilleure solution Societe : Société : Société : Indiquer le score de chacune des sociétés, et écrire dans le cadre ci-dessus le nom de la société ayant le score le plus élevé Générateur de rapports Présence d un générateur de rapports Génération d un rapport à partir d une requête multicritère de sélection des informations à incorporer (catégories, requête boléenne, période, auteur) Générateur de rapports supportant plusieurs formats (doc, rtf, html, xml, csv) Existence de templates de mise en page Sélection des champs de contenus à intégrer (titre, contenu, commentaire, auteur, date, classement, ) Existence de champs libres pour ajouter édito, analyse, Le rapport de veille est le premier livrable du travail des analystes. Il peut s agit d une lettre d information de veille, d une revue de presse, d un rapport sur un concurrent ou un marché, etc Le travail de récupération et édition des informations de veille est souvent long et fastidieux. La présence d un générateur automatique de rapports permet de réaliser un rapport personnalisé prêt à être diffusé en 5 minutes. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 13

15 3.1.2 PushMail Module de pushmail Les veilleurs doivent personnalisable par chaque pouvoir être alertés de utilisateur l apparition de modifications de certaines pages critiques par . Réglage de la fréquence de diffusion Sélection des informations incluses dans le push : - alertes avec sources, dates, heure, contenu de la modification, lien vers la page surlignée - informations validées Support des formats txt et html Option d alerte par SMS Portail Intégration en standard dans la solution d un portail pour les destinataires de la veille Compatibilité du portail «lecteurs» avec les navigateurs Internet Explorer et Netscape Possibilité d intégrer les contenus à diffuser à un portail d un éditeur (via flux xml) : Plumtree, Epicentric, Mediapps, WebSphere, Oracle Diffusion des informations en temps réel Newsletters Complémentaire de la plateforme collaborative des veilleurs, le portail de diffusion s adresse plus particulièrement à des communautés de lecteurs de l entreprise tels que la force commerciale, les équipes de recherche, le service juridique, ou bien transversalement les équipes projet réunies autour du lancement d un produit. La capacité à créer rapidement des portails ciblés de diffusion ou des newsletters (voire cidessous) est importante dès que l on souhaite tenir informés ses employés de manière ciblée. Possibilité de gérer plusieurs newsletters avec leur propre liste de destinataires Intégration et diffusion automatique des informations présentes dans les dossiers sélectionnés Options de personnalisation (titre, édito et conclusion, fréquence et date de diffusion, txt/html, ) Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 14

16 et sécurité Classement Meilleure solution Societe : Société : Société : Indiquer le score de chacune des sociétés, et écrire dans le cadre ci-dessus le nom de la société ayant le score le plus élevé Gestion de projets Possibilité de gérer plusieurs projets de veille Possibilité d attribuer des droits différents aux utilisateurs (animateur, veilleur, lecteur, ) Existence d un module de gestion des responsabilités de chaque utilisateur Possibilité d attribuer à chaque projet ses propres agents, son plan de classement (catégorisation), ses utilisateurs, et ses propres newsletters, portails et pushmail de diffusion personnalisés Un aspect fondamental de la réussite d un processus de veille est de pouvoir animer des cellules de veille : groupes de travail souvent transversaux collaborant à la surveillance de l environnement stratégique et tactique autour du lancement d un produit, de l identification de nouvelles innovations, de changements réglementaires, etc La souplesse de la solution dans la gestion des projets et communautés de veilleurs est un critère clé de succès pour le déploiement de votre solution de veille. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 15

17 4.1.2 Interfaces utilisateurs et personnalisation Personnalisation complète du design des livrables de diffusion : newsletter, portail, pushmail, rapports de veille Possibilité de créer ses propres agents de recherche Possibilité de personnaliser son portail avec sa propre sélection de thèmes et informations et sa propre mise en page Possibilité de paramétrer son pushmail personnel Possibilité d interpeller les veilleurs (demande de nouvelles recherches, nouveaux thèmes, ) Portail personnalisable de veille par projets regroupant les bookmarks, le classement et les informations partagées ainsi que les agents personnels de surveillance Accès aux fonctionnalités de veille depuis une barre d outils Internet Explorer Simplicité 2 clics : mise en surveillance de pages et sites en 2 clics, ajout d une information depuis le web ou d un site au bookmark en 2 clics Sauvegarde et archivage des données Stockage des documents dans un système de gestion de base de données relationnel (SGBDR) La facilité d utilisation de votre solution de veille est l autre critère clé fondamental de la réussite de son déploiement. Cette facilité d utilisation passe par la simplicité des interfaces et par la possibilité de personnaliser les services utilisés. De la sorte, l appropriation s effectue en douceur et la veille devient rapidement un réflexe voire un plaisir et non une obligation contraignante. Le stockage des documents dans le système de fichiers ou dans un SGBD non relationnel peut entraîner des problèmes de performances. Compatibilité RAID 0, 1, 10 et 5 réalisée en mode tolérance de panne Archivage hebdomadaire de la base complète sur disque externe Nombre et taille maximum des documents illimités Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 16

18 4.1.4 Ouverture et compatibilité Consultation sur navigateurs Internet Explorer version 5.01 et plus, Netscape ainsi que Mozilla Portabilité totale des agents (ex : Environnement J2EE/Strut) assurant toute montée en charge Hébergement Solution hébergée (ASP) OU Installable chez le client Possibilité de passer d un mode d hébergement à l autre Serveurs hébergés en salle blanche (normes ART) Sécurité physique des serveurs maximum porte blindée, grille métallique, salle sans fenêtres, télésurveillance Supervision et garantie de service Supervision et maintenance inclus (arrêt, reboot, analyse de performances) Alertes sur pannes des agents et ports de connexion au réseau En cas de crash complet, délai d intervention maximum d une journée (1 j ouvré) pour reconfigurer et réindexer le compte client SLA avec garantie de disponibilité à plus de 99% Mises à jour et évolutivité Mises à jour majeures régulières de la solution (ex : chaque trimestre) Prise en compte des besoins clients dans le planning des upgrades Développements sur mesure pour besoins spécifiques Avec l apparition de nouveaux formats électroniques et canaux et modes de communication, ainsi que les fortes différences organisationnelles et culturelles entre les entreprises, l évolutivité et l adaptabilité de votre solution de veille est un critère clé de réussite de la mise en place de votre projet de veille. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 17

19 4.1.8 Sécurité Gestion de la sécurité au niveau des utilisateurs Connexion en mode sécurisé (https) à clé 128 bits Fichiers log des connexions avec identification des adresses IP Anonymat des requêtes A informations stratégiques, sécurité maximale : le cryptage des transmissions d informations et la gestion individuelle des droits d accès est une garantie indispensable. Les moteurs de recherches et sites internet sont parfois capables de stocker l adresse IP et la requête des internautes. Une bonne solution de veille doit rendre anonymes les requêtes de ses utilisateurs Accompagnement Audit Elaboration d un bookmark de sources spécialisées Paramétrage de la plateforme veille est un critère clé de sa réussite. L expertise de Formations consultants spécialisés vous Animation (business wargames, lancement produit, ) Au-delà des outils de veille, une bonne maîtrise des techniques de recherche et surveillance, animation et management d un projet de apporte la garantie du bon démarrage et déploiement de votre projet. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 18