La Convergence des outils de veille et des sources

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1 La Convergence des outils de veille et des sources Atelier A1- i Expo mai 2006 «Référentiels et évaluation des outils de veille» Raymond Descout Vice-président Ventes et Marketing Europe, CEDROM-SNi 1

2 Plan 1 ère partie: Veille et nouvelles plateformes d agrégation 2 ème partie: Comment ces nouvelles plateformes constituent une nouvelle offre de veille pour les organisations: Pour bonifier le processus des outils de veille évolués, Pour offrir à divers types d utilisateurs des outils de veille personnalisés. 2

3 Outils de Veille / Plateforme d Agrégation Licence logiciel Sourcing OUTILS DE VEILLE Technologies de la langue et gestion des connaissances Droits d auteur Pertinence des résultats PLATEFORME D AGREGATION Puissant moteur de recherche Abonnement au service externalisé en ASP Sources internes généralistes et spécialisées + référencement de sites web Inclus dans l abonnement Fonctionnalités à valeur ajoutée grâce à une indexation automatique et un puissant moteur de recherche 3

4 1 ère partie: Veille et nouvelles plateformes d agrégation 4

5 La Veille Objectif: transmettre aux bonnes personnes, les bonnes informations, au bon moment afin de prendre les bonnes décisions Créer des liens entre des documents Veiller, c est travailler sur une grande quantité d informations pour en extraire des éléments constitutifs d une décision. La démarche: collecter des documents, produire des dossiers et créer des liens, partager des dossiers entre équipes pour analyser, rédiger et transmettre des synthèses, accompagnées ou non de documents 5

6 Les étapes de la veille Compréhension Vision commune Analyse, valeur ajoutée Production et partage de dossiers Collecte et préfiltrage de l information 6

7 Un monde en constante évolution Nouveaux enjeux pour les organisations Facilité d accès aux sources d information de presse électroniques Abondance de l information = difficulté de compréhension et d analyse Nouveaux utilisateurs : les Knowledge Workers 7

8 Saviez-vous que Les Knowledge Workers consacrent de 15 à 35 % de leur temps à la recherche d informations Les recherches donnent des résultats dans moins de 50 % des cas 50 % des recherches sur le Web sont abandonnées Source : International Data Corp, Morgan Stanley 2004 Le grand défi des organisations est de mettre à la disposition des KW les outils nécessaires à l augmentation de leur productivité 8

9 Principaux attributs d une nouvelle génération de plateforme d agrégation Pertinence Accès rapide à l information nécessaire à la prise de décision Vigilance Surveillance continue des nouveaux documents disponibles au cours de la journée pour ne rien manquer Partage Exploitation efficace des informations (constitution de dossiers ) et partage des documents au sein d une communauté d usagers CES ATTRIBUTS CARACTÉRISENT ÉGALEMENT LES BESOINS EN VEILLE INFORMATIONNELLE 9

10 La pertinence La réalité des organisations : Les utilisateurs ont accès à des masses d informations non qualifiées par le biais de recherche sur l Internet. Le risque de se perdre dans cette surabondance de données, souvent mal ciblées et non validées, est donc bien réel. Garantie contre l infobésité Un contenu sélectionné, validé, qui privilégie la qualité Contenus variés : articles de presse, profils de sociétés, biographies Possibilité d ajouter des sources externes : (rapports, notes de synthèse internes) ou d autres éditeurs Mise à disposition d une contextualisation intelligente 10

11 La vigilance La réalité des organisations : Il est frustrant d apprendre trop tard qu on parle de nous ou de nos dossiers chauds dans l actualité! Il faut faire face à l instantanéité de la diffusion de l information. Surveillance continue La mise à jour «automatique» des dossiers de veille Alerte mail sur les dossiers à la fréquence souhaitée Dans les organisations : Knowledge Workers : veilles personnalisées Professionnels de l information : pré-filtrage avant la diffusion de panoramas de presse 11

12 Le partage La réalité des organisations : Des dossiers sont traités en équipes dispersées géographiquement. Chaque secteur a ses propres besoins. L ignorance d une information importante risque d entraîner les mauvaises décisions. Mutualisation des efforts L information circule par un partage de dossiers et envoi de références entre collaborateurs Une communication démultipliée en annotant les références échangées Les panoramas de presse sont des dossiers spécifiques diffusés via différents modes et différents formats. 12

13 2 ème partie: Comment ces nouvelles plateformes constituent une nouvelle offre de veille pour les organisations 13

14 Utilisation via des connecteurs avec les outils de veille évolués Alimentation: par une sélection rigoureuse des sources, en exploitant des métadonnées attachées aux documents, en pré filtrant les données qui alimenteront ces environnements. Avantage: Structurer l univers des sources afin de réduire le bruit à l entrée du système Connexions facilitées par: la standardisation des données au format XML, la simplicité du pré filtrage via des Web Services et la disponibilité de flux RSS maintenant largement répandus. 14

15 Outils de veille personnalisés Accès rapide à l information nécessaire à la prise de décision Surveillance continue des nouveaux documents disponibles au cours de la journée pour ne rien manquer Exploitation efficace des informations (constitution de dossiers ) Alertes personnalisées à heure fixe ou dès qu une information nouvelle est venue l alimenter, Partage de dossiers et échange d annotations au sein d une communauté d usagers Développement d une culture de veille dans les organisations Évolution du métier de veilleur vers celui d un animateur de réseaux de veille. 15

16 Caractéristiques d une solution intégrant sources et outils de veille Univers de sources configurable : base sélectionnée, publications externes et documents privés Diversité de contenus : plein texte, PDF, bases de données (sociétés et personnalités) Métadonnées attachées aux documents : catégories, secteurs, noms de sociétés et de personnes, Recherche et/ou affichage des résultats par pertinence, Alimentation automatique des dossiers et alertes personnalisées, Partage de dossiers et annotation de documents entre usagers d une organisation, Disponibilité des dossiers en flux RSS, Exploitation de toutes les fonctionnalités via Web services. 16

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