Tout pour réussir l évènement!

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1 Tout pour réussir l évènement!

2 CE QU IL FAUT SAVOIR Contexte Afin de développer l attractivité des terrains de camping en Drôme, la fédération a choisi de s orienter vers la mise en place d un évènement en basse saison dans l air du temps : le géocaching. Seuls les campings adhérents à la fédération peuvent participer à ce jeu concours. 2. Définition Le géocaching est apparu dans les années 2000, dès que l utilisation grand public du GPS est devenue précise. Ce nouveau jeu est une vraie chasse au trésor moderne pratiquée à l'extérieur à l'aide d'appareils GPS ou smartphones. Les participants rejoignent des coordonnées spécifiques où ils tentent de trouver la géocache (boîte) qui y est dissimulée. Il existe une communauté de 6 millions de géocacheurs dans le monde, qui est active sur le site : En Drôme, plus de 850 caches sont accessibles. 3. Principes généraux du jeu. Le client ayant séjourné dans l un des campings de son choix doit trouver 2 géocaches : une extérieure au camping et déjà existante, ayant un attrait touristique notable une placée par le propriétaire du camping dans l enceinte même ou en limite de celui-ci Une fois les 2 trésors découverts, il note le mot mystère écrit au fond de la boite et le reporte sur le bulletin de jeu, préalablement donné à la réception. Ce bulletin lui donne droit à la participation à un tirage au sort le 30 juin Le lot représente un bon d achat d une valeur de 300 utilisable dans un camping de son choix participatif au jeu concours. La fédération versera la somme de 300 au camping sur présentation d une facture. 4. Préparation des géocaches CACHE INTERNE ou LIMITROPHE (Chaque camping s engage à créer une géocache de son camping. ) Tout d'abord une bonne cachette est indispensable : une petite boite, de préférence en plastique, ne devra pas être visible et située autant que possible dans un endroit propre. Définir les coordonnées GPS : Pour cela il faut rester quelques minutes sur place avant de relever la position de la cache grâce à un GPS. Une boite étanche contenant un code secret collé ou écrit au fond de celle-ci et un logbook (carnet) pour permettre de signer la cache et quelques trésors à caractère familiaux (exemples : figurine de dessins animés, perles, boutons ). CACHE EXTERNE, déjà existante ou à créer Choisir une géocache existante à proximité de son camping avec un réel attrait, par exemple un panorama sur le camping, un monument historique, du patrimoine naturel. Pour connaitre, les géocaches existantes, connectez vous sur geocaching.com et renseignez votre localisation. Se rendre à cette cache et y inscrire ou coller un code dans le fond de celle-ci 5. Promotion de l activité sur le terrain de camping Le camping s engage à mettre en avant le géocaching en présentant ce jeu à tous les clients. Pour cela, il aura un flyer promotionnel, qui fera office également de bulletin d inscription et une affiche. 6. Déroulement du jeu pour les clients Munissez vous du bulletin d inscription ou sont cités les 2 géocaches à localiser. Saisissez les coordonnées GPS des géocaches sur votre smartphone ou un gps, et partez à la recherche de celles-ci. Lorsque vous trouvez une cache, placez toujours un petit objet personnel (petit jouet, pièce, bille ) afin que le trésor ne tarisse jamais! La boite contient un logbook (carnet). Prenez le temps de le signer en inscrivant la date de votre découverte. Il est très important de noter le mot mystère sur le bulletin de participation ou de prendre en phot la cache pour justifier de votre découverte Lors de la découverte d une cache, faites en sorte de ne pas être vu! Remettez systématiquement la boite à son emplacement d origine en prenant soin de correctement la dissimuler. Veillez à bien la refermer afin que l eau n y pénètre pas. N oubliez pas de retourner votre bulletin de participation rempli à la réception, un lot vous y attend! De plus, ce bulletin vous permet de participer à un tirage au sort avec un bon d achat d une valeur de 300 à gagner. 2

3 CRÉER UNE CACHE Il faut : Une boîte hermétique, type Tupperware, ou un bocal en verre Quelques trésors, ex : figurines de dessins animés, perles, bracelets Un carnet : il suffit d agrafer quelques morceaux de feuilles blanches les unes aux autres. Un mot mystère à coller au fond de la boite Vous pouvez mettre l ensemble dans un sac plastique par mesure de précaution. Des exemples de géocache : 3

4 GEOLOCALISER UNE CACHE (définir les coordonnées GPS) Avez-vous déjà choisi le lieu de votre cache? Pour rappel, cette cache peut-être dans l enceinte de votre camping ou alors en limite de celui-ci. Soyez créatif pour la cachette...au creux d un arbre ou alors au pied d une grosse pierre, à proximité du lieu de vie ou dans un recoin de votre camping! Veillez toutefois à l aspect sécuritaire de l endroit. Définissez les coordonnées GPS de votre cache. Voici un tutoriel assez explicite utilisant Google Maps. > Remarque : Si vous n arrivez pas à déplacer le curseur rouge, double-cliquez sur l endroit très précis de votre cache et clic droit, pour développer le menu «Plus d infos sur cet endroit». Les coordonnées GPS apparaissent alors en haut à gauche de votre écran. Exemple : Coordonnées GPS Géocache 4

5 UTILISER UNE GEOCACHE EXISTANTE Le géocaching est aussi un mode de découverte du territoire de manière ludique, et pour cela vous devez sélectionner une cache existante à proximité de votre camping avec un attrait touristique, naturel, historique Le client doit relever les mots mystères de chaque cache pour valider son bulletin de participation et accéder au tirage au sort. 1. Connectez-vous sur le site de géocaching.com 2. Inscrivez-vous en mode basique (c est gratuit) 3. Cliquez sur «trouver ma localisation» dans l encadré marron. 4. Une liste complète des géocaches de votre secteur apparait. 5. Optez la cache que vous préférez et relevez les coordonnées GPS de celle-ci. > ASTUCE : utiliser l application pour smartphone «geocaching.com» pour découvrir cette cache et partez à l aventure comme de véritables chasseurs de trésors! 6. Collez un mot mystère dans le fond de la boite. Trouver les géocaches Résultat de recherche 5

6 PROMOTION DE L EVENEMENT Vous avez choisi de participer à la mise en place de cet événement et pour sensibiliser vos clients à cette activité moderne, vous disposez de 2 supports de communication : Une affiche : placez celle-ci dans la réception Des flyers : vous devez remettre un exemplaire à chaque famille participante. Une partie de ce flyer fait office de bulletin de participation pour la tombola, donc le client doit vous en restituer une partie. Il est judicieux de remettre en échange un cadeau à la famille (produits locaux, tee-shirts, stylos ) pour remercier le client de sa participation. N oubliez pas de reporter manuellement sur ces bulletins les coordonnées GPS des caches. Pour un impact majeur, nous vous sollicitons pour faire part de cet événement sur votre site internet, sur page Facebook, Tweeter, Google+, Instagram Vous pouvez aussi informer votre office de tourisme référent. En parallèle, la fédération a mis en place une campagne de communication auprès de l ADT, une bannière et un descriptif sur le site camping-drome.com. N hésitez pas à relayer l information autour de vous... 6

7 Séjournez un week-end end dans un camping et découvrez avec un GPS ou votre smart- phone les caches en famille Gagnez un séjour d une valeur de 300 dans le camping de votre choix* Renseignements auprès de la réception. Retrouvez les 21 campings participants sur 7 * valable jusqu au 30 juin 2016