«Le Salon Indépendant de la Copropriété» 8ème édition du salon de l ARC Des 19 et 20 octobre La prévention et la gestion des impayés

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1 «Le Salon Indépendant de la Copropriété» 8ème édition du salon de l ARC Des 19 et 20 octobre 2016 La prévention et la gestion des impayés

2 Présentation des intervenants ANIMATRICE : Mme LOPEZ Responsable du pôle «copropriétés fragiles et en difficulté» (Association des Responsables de Copropriété) INTERVENANTS : Mme RIBEIRO Responsable du service contentieux (syndic Cabinet Oralia Cazalières) M. SCEMAMA Copropriétaire / conseiller syndical référent sur le suivi des impayés Mme WAKIN Juriste spécialisée sur les procédures de recouvrement des impayés (Association des Responsables de Copropriété) 2

3 Sommaire de la conférence Introduction 1 ère partie : Prévention des impayés et solutions de recouvrement amiable (Mme Ribeiro) 2 ème partie : Un suivi des impayés indispensable par le conseil syndical (M. Scemama) 3 ème partie : Des solutions peu coûteuses et rapides en matière de recouvrement judiciaire (Mme Wakin) Conclusion Questions/Réponses Echanges avec la salle 3

4 Introduction Impayés Définition : qu est-ce qu un impayés de charge? Quel retard par rapport à la date d exigibilité est toléré? Véritable enjeu : De plus en plus de copropriétés concernées Selon une étude du Ministère de la Justice (2016) : Le nombre d actions de recouvrement des charges au tribunal d instance a augmenté de 38% en 10 ans ( ) En 2014, plus de 2/3 des contentieux relatifs à la copropriété étaient liés à des impayés de charges Impayés = une des premières causes de fragilisation des copropriétés Selon l ANAH, aujourd hui 15% des copropriétés en France sont fragiles Quand faut-il commencer à être vigilant? Comment calculer le taux d impayés d une copropriété? Quels sont les seuils d alerte? 4

5 Introduction Nouveautés loi ALUR : renforcement de la prévention des impayés - Un débiteur ne peut pas acheter un autre lot dans la copropriété tant qu il n a pas réglé sa dette ; - Interdiction pour un débiteur de voter et d utiliser un mandat en cas de vote de la saisie immobilière de son lot ; - L introduction de la procédure simplifiée (par huissier de justice) ; - Réforme et amélioration de la procédure d alerte en cas d impayés dépassant un certain seuil (art A à C de la loi du ). 5

6 Introduction Suivi et recouvrement des impayés Mission du syndic : suivi et recouvrement des impayés (art. 55 du décret du 17 mars 1967) Mission du conseil syndical : suivi des impayés contrôle et assistance du syndic (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965). Conséquences d un manque de suivi des impayés - Frais de recouvrement supplémentaires ; - Augmentation du budget ; - Risque de créances irrécouvrables. 6

7 1 ère PARTIE : Prévention des impayés et solutions de recouvrement amiable Intervenante Mme RIBEIRO Responsable Contentieux (Cabinet Oralia Cazalières) 7

8 I. Prévention des impayés et solutions de recouvrement amiable PREVENTION DES IMPAYES (1/2) 1. Rendez-vous avec les copropriétaires (explication sur la composition des charges, explication sur d éventuels appels exceptionnels) : quels enjeux? Déblocage de certaines situations d incompréhension et de contestation des charges (non réglées par les copropriétaires) 2. Echanges réguliers avec le conseil syndical (par mail ou lors de réunions) sur les impayés et les cas de figure particuliers 3. Mensualisation du paiement des charges : A l échelle de la copropriété : vote en AG nécessaire /appels de fonds envoyés mensuellement Au cas par cas pour un copropriétaire : sous forme de prélèvement quels avantages? Comment le mettre en place? quelles contraintes éventuelles pour les syndics? Facturation supplémentaire? 8

9 I. Prévention des impayés et solutions de recouvrement amiable PREVENTION DES IMPAYES (2/2) 4. Méthodologie de suivi par le syndic Quel travail de suivi des impayés effectué par le syndic en interne? - Un état du contentieux régulièrement mis à jour ; - Des fiches «copropriétaires» régulièrement mis à jour ; - Une méthodologie de suivi avec les avocats ; - Un protocole de recouvrement clair et ferme pour plus d efficacité (proposé/voté en AG) 9

10 I. Prévention des impayés et solutions de recouvrement amiable RECOUVREMENT AMIABLE : L EXEMPLE DU PROTOCOLE D ACCORD (ECHEANCIER AMIABLE) - Comment et pourquoi le mettre en place? - Pour quels types de débiteur? - Que doit contenir le montant de remboursement? - Comment calculer la durée de l échéancier? - Importance de formalisation d un protocole écrit (reconnaissance de dette ; avantages devant le juge si la procédure est finalement engagée en cas de non respect du protocole) Attention : vérifier que les versements mensuels sont bien respectés, sinon reprendre la procédure judiciaire (dès le 1 er manquement injustifié) Frais de syndic liés à la mise en place d un échéancier amiable : désormais imputables sur le compte du débiteur (prévu dans le contrat type de syndic) 10

11 2 ème PARTIE : Un suivi des impayés indispensable par le conseil syndical Intervenant M. SCEMAMA Copropriétaire / conseil syndical référent en matière d impayés 11

12 II. Un suivi des impayés indispensable par le conseil syndical COMMENT ASSURER CE SUIVI (CONTRÔLE DE LA GESTION DU SYNDIC)? - Demander les documents nécessaires au syndic (feuille de présence, balance des copropriétaires, état du contentieux, points écrits avocat, etc.) Le conseil syndical est en droit de demander ces documents au syndic (article 21 de la loi du ) ; - Exploiter ces documents (pour identifier les débiteurs, leur statut, le montant de leur dette : pour établir le profil type des débiteurs mais aussi pour vérifier les procédures mises en œuvre (ou non) et si elles paraissent pertinentes par rapport au profil des débiteurs ; - Réunions de suivi avec le syndic pour contrôler la mise en œuvre et l état d avancement des procédures (Comment se déroule cette réunion? quelles questions poser au syndic?) 12

13 II. Un suivi des impayés indispensable par le conseil syndical COMMENT LE CONSEIL SYNDICAL PEUT FACILITER LA MISE EN PLACE DE SOLUTIONS AMIABLES (ASSISTANCE DU SYNDIC)? Il peut exister différents types de débiteurs (débiteur chronique, débiteur de mauvaise foi, débiteur avec des difficultés pour se maintenir, débiteur contestataire, succession en cours, etc.). Le conseil syndical a généralement davantage connaissance des copropriétaires que le syndic, puisqu il vit sur place ; il peut donc faciliter les échanges (avec ces copropriétaires débiteurs mais aussi avec le syndic) et la mise en place d actions adaptées au profil des débiteurs. Exemple: Copropriétaire occupant connaissant des difficultés financières passagères (perte d un emploi par ex.) : la proposition d un échéancier de remboursement amiable peut être une solution. 13

14 3 ème PARTIE : Des solutions peu coûteuses et rapide en matière de recouvrement judiciaire Intervenante Mme WAKIN Juriste spécialisée sur les procédures de recouvrement des impayés (ARC) 14

15 III. Des solutions peu coûteuses et rapides en matière de recouvrement judiciaire QUELQUES PREALABLES A L ENGAGEMENT DES PROCEDURES Le dossier en 3 étapes : ETAPE 1 : Déterminer le montant de la créance ETAPE 2 : Vérifier que la créance respecte les 3 conditions : être liquide, certaine, exigible ETAPE 3 : Constituer le dossier La phase précontentieuse INDISPENSABLE : mise en demeure par lettre RAR en visant l article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 : c est la clé pour aller en justice Attention : seul le syndic (et non le conseil syndical) peut engager les différentes procédures qui vont vous être présentées 15

16 III. Des solutions peu coûteuses et rapides en matière de recouvrement judiciaire PROCEDURE SIMPLIFIEE DE RECOUVREMENT La Loi Macron a introduit l article du code de procédure civile d exécution (CPCE) Pour quelle créance? Egale ou inférieure à Par qui la recouvrer? Uniquement par un huissier Processus envoi d une lettre RAR - Le débiteur a 3 possibilités Délais 1 mois à compter de l envoi de la lettre RAR de l huissier Frais à la charge exclusive du créancier (la copropriété) Avantages et inconvénients de la procédure simplifiée + Permet de connaitre la position du débiteur + Le coût est faible + Permet de contourner la phase de conciliation et permet de démontrer l éventuelle mauvaise foi du débiteur + Dématérialisation possible site - Mais : n est pas efficace avec les débiteurs récidivistes et/ou de mauvaise foi 16

17 III. Des solutions peu coûteuses et rapides en matière de recouvrement judiciaire PROCEDURE DE RECOUVREMENT DEVANT LE JUGE DE PROXIMITE ET DEVANT LE TRIBUNAL D INSTANCE (1/2) 1. Rappel : Mise en demeure obligatoire Par lettre recommandée avec accusé de réception art 10-1 loi de 1965 phase précontentieuse 2. Phase de conciliation Par saisine du conciliateur de Justice avant de saisir le tribunal 3. Saisine du tribunal (Si pas de conciliation) 17

18 III. Des solutions peu coûteuses et rapides en matière de recouvrement judiciaire PROCEDURE DE RECOUVREMENT DEVANT LE JUGE DE PROXIMITE ET DEVANT LE TRIBUNAL D INSTANCE (2/2) Le juge de proximité du lieu de la situation de la copropriété Tribunal d instance du lieu de la situation de la copropriété créance égale ou inférieure à 4000 Créance allant de 4001 à Remplir un formulaire CERFA le déposer au greffe ou l adresser en lettre recommandée RAR Audience de plaidoirie et remise du dossier avec toutes les pièces ; Jugement et sa signification pour qu il devienne un titre exécutoire. Attention : bien communiquer les pièces à la partie adverse 18

19 III. Des solutions peu coûteuses et rapides en matière de recouvrement judiciaire LA PROCEDURE D INJONCTION DE PAYER (1/2) Le juge de proximité du lieu de la situation de la copropriété Tribunal d instance du lieu de la situation de la copropriété créance égale ou inférieure à 4000 Créance allant de 4001 à Remplir un formulaire CERFA et l envoyer en lettre RAR au greffe de la juridiction joindre les pièces numérotées répertoriées dans un listing le tout en 2 exemplaires - Soit le juge accepte la demande : il rend une ordonnance Il faut la faire signifier par un huissier dans un délai de 6 mois du prononcé de l ordonnance - Soit le juge refuse la demande Le créancier devra saisir le tribunal comme ci dessus 19

20 III. Des solutions peu coûteuses et rapides en matière de recouvrement judiciaire LA PROCEDURE D INJONCTION DE PAYER (2/2) Position du débiteur Le débiteur à 1 mois pour faire opposition en lettre RAR au greffe de la juridiction qui a rendue l ordonnance et ce, à compter de la signification Les parties seront convoquées à une audience contradictoire devant le tribunal (voir slide suivant) Le débiteur ne forme pas opposition dans le délai : Le créancier doit s adresser au greffe pour faire apposer «la formule exécutoire» sur l ordonnance Phase contentieuse communiquer les pièces à la partie adverse audience de plaidoirie et remise du dossier avec toutes les pièces Jugement et sa signification pour qu il devienne un titre exécutoire 20

21 Conclusion Des exemples d actions préventives et contentieuses (procédures rapides/moins coûteuses) ont été développés dans cette conférence. Mais il existe d autres axes de prévention en matière d impayés : - Maîtriser les charges / analyse poste par poste pour diminuer le niveau des charges et réduire le risque d impayés ; - Equilibrer le budget pour mieux maîtriser les régularisations ; - Anticiper et provisionner les dépenses pour travaux grâce au fonds travaux. 21

22 Echanges avec la salle Nos références Guides disponibles à la librairie du salon Guide Vuibert «Savoir traiter les impayés en copropriété», ARC, 2011 (10 ) Guide Vuibert «Copropriété : le manuel du conseil syndical», ARC, 2014 (19 ) Guide Vuibert NOUVEAUTE «La copropriété face aux réformes», ARC, «pourquoi et comment établir un protocole entre le conseil syndical et le syndic?» (gratuits pour les adhérents à l ARC, 2 pour les non adhérents) 22