Archivage intermédiaire . Espace de travail Entreprise. "Gestion de sorts finaux" pour les archivistes

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1 Archivage intermédiaire Espace de travail Entreprise "Gestion de sorts finaux" pour les archivistes

2 Table des matières 1. Informations sur la durée de conservation des s Durée de conservation et sorts finaux Gestion de sorts finaux Sort final - Destruction (DES) Sort final - Versement aux Archives de l'etat (AEG) ère étape : Recherche du sort final ème étape : Effectuer l'action EXPORT ème étape : Détruire les données traitées... 6

3 Cette documentation est destinée aux personnes qui auront un droit archiviste dans Livelink afin de les guider et d indiquer les étapes à suivre pour gérer le sort final des mails archivés qui arrivent au terme de la période de rétention prédéfinie dans l'espace Entreprise de Livelink. Cette documentation part du principe que chaque dossier de service créé dans Livelink a été validé par l'archiviste du département et que le sort final de chaque dossier a été assigné par celui-ci. Dans Livelink, le traitement des sorts finaux est défini dans la classe RM (Record management) et ce sont ces classes RM qui pourront être assignées aux dossiers. Selon le type de classe RM, on applique une voire plusieurs actions ou phases à traiter. Ces actions ou phases sont définies dans les requêtes de sorts finaux. Ces requêtes peuvent être implémentées afin qu elles s exécutent automatiquement ou manuellement. L'assignation du sort final d'un dossier peut être effectuée par l'administrateur du dossier du service ou par l'archiviste. La gestion des sorts finaux pour les versements aux Archives de l'etat est réservée aux archivistes de chaque département respectif. Une exécution non maîtrisée de ces requêtes peut impliquer des dégâts irréversibles, raison pour laquelle elles ne doivent être créées et utilisées que par des personnes ayant la connaissance du fonctionnement de cet outil. Pour cette raison, nous limitons l accès à ces requêtes et nous n avons laissé le droit de visualisation et d exécution de celles-ci qu aux archivistes. 1. Informations sur la durée de conservation des s 1.1 Durée de conservation et sorts finaux Durées de conservation et sorts finaux selon le Recueil des durées de conservation des documents de gestion disponibles dans Livelink : RM dans Livelink Requête de Sort final dans Livelink DUL Durée d utilité légale (nombre d année) SORT FINAL ENT- -R10A-AEG - Export aux AEG après 10 ans 10 AEG (Versement aux Archives d Etat) - Destruction après export aux AEG après 10 ans ENT- -R15A-AEG - Export aux AEG après 15 ans 15 AEG (Versement aux Archives d Etat) - Destruction après export aux AEG après 15 ans ENT- -R1A-DES - Détruire après 1 an 1 DES (Destruction) ENT- -R2A-DES - Détruire après 2 ans 2 DES (Destruction) ENT- -R3A-DES - Détruire après 3 ans 3 DES (Destruction)

4 ENT- -R5A-DES - Détruire après 5 ans 5 DES (Destruction) ENT- -R10A-DES - Détruire après 10 ans 10 DES (Destruction) ENT- -R15A-DES - Détruire après 15 ans 15 DES (Destruction) ENT- -R20A-DES - Détruire après 20 ans 20 DES (Destruction) ENT- -NORL Illimitée C (conservation par le service producteur) Abréviation: ENT R A AEG DES NORL - Espace Entreprise - Type de donnée - Rétention - Ans - Versement aux Archives d Etat - Destruction automatique - Non Rétention Limite 2. Gestion de sorts finaux L'accès à la gestion des sorts finaux doit s'effectuer avec un compte archiviste Livelink créé à cette fin. 2.1 Sort final - Destruction (DES) Défini pour tous les dossiers où le sort final est la destruction (DES), sans versement aux AEG. La gestion est programmée pour être exécutée automatiquement deux fois par année en mars et septembre. Un message d'avertissement est envoyé aux archivistes, charge à eux d'en informer leur(s) administrateur(s). Le système va effectuer une requête de recherche de sort final et l'action de destruction automatique pour ces éléments. A la fin de cette opération, un de confirmation sera envoyé à l archiviste. 2.2 Sort final - Versement aux Archives de l'etat (AEG) Défini pour tous les dossiers où le sort final est le versement aux archives d Etat (AEG), avant leur destruction dans Livelink. Pour chaque classe RM de ce type de données sont associées deux requêtes de sorts finaux : Export aux AEG après X ans" et "Destruction après export aux AEG après X ans".

5 Le processus de gestion pour ce type de données s'effectue en 3 étapes : ère étape : Recherche du sort final Ce processus de recherche est programmé pour qu'il s'exécute automatiquement. Les requêtes de recherche de sorts finaux prédéfinies "Export aux AEG après X ans" et "Destruction après export aux AEG après X ans" s'exécuteront automatiquement et donneront chacune un "lot de résultat" ème étape : Effectuer l'action EXPORT Cette étape manuelle qui sera exécutée par l archiviste du département concerné utilise le "lot de résultat" de la recherche du sort final "Export aux AEG après X ans" de l étape précédente. Procédure : 1. Ouvrir Livelink : Menu "Démarrer -> Tous les programmes -> Liens -> Livelink - Archimail" 2. Se connecter à Livelink avec le compte d archiviste 3. Cliquer sur le lien Sorts finaux 4. Cliquer sur le Nom du dossier de votre département 5. Cliquer sur la fonction de la requête Export aux AEG après X ans 6. Sélectionner Afficher les lots de résultats 7. Cliquer sur la fonction du lot du résultat à traiter 8. Sélectionner Exécuter des actions 9. Cliquer sur Ok, puis OK La colonne Nombre traité affiche le nombre d éléments que l'action a traités. Un de confirmation est envoyé dès la fin de l opération :

6 ème étape : Détruire les données traitées Cette 3 ème étape est également effectuée manuellement par l archiviste du département concerné. Elle utilise le "lot de résultat" de la recherche du sort final "Destruction après export aux AEG après X ans" de l étape 1. Procédure : 1. Ouvrir Livelink : Menu "Démarrer -> Tous les programmes -> Liens -> Livelink - Archimail" 2. Se connecter à Livelink avec le compte d archiviste 3. Cliquer sur le lien Sorts finaux 4. Cliquer sur Nom du dossier de votre département 5. Cliquer sur la fonction de la requête Destruction après export aux AEG après X ans 6. Sélectionner Afficher les lots de résultats 7. Cliquer sur la fonction du lot du résultat à traiter (lot de résultat qui correspond à l'étape 2) 8. Sélectionner Exécuter des actions 9. Cliquer sur Ok, puis OK Un de confirmation est envoyé dès la fin de l opération : Attention de veiller à exécuter les opérations dans l'ordre : d'abord l'action "EXPORT" puis l action "Détruire les données traitées". En effet, une fois détruites, les données ne peuvent plus être exportées.

7 Document mandaté par le CSSI. Rédaction: Groupe de travail "Records management et archivage définitif des documents électroniques". Version 2.0 du 17 mai 2013 Papier recyclé