FORMATION UTILISATEURS BIEP. Support de formation Comptes maîtres

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1 FORMATION UTILISATEURS BIEP Support de formation Comptes maîtres DGAFP / SDRH

2 Sommaire Présentation générale Connexion à l application Gestion des offres Gestion des candidatures Statistiques / Rapports Excel + 2

3 Présentation générale 1. Concepts clés 2. Focus sur les entités 3. Focus sur le périmètre 4. Focus sur le portefeuille 5. Profils Utilisateurs Réponse à offres Le traitement en masse Le traitement unitaire Les appréciations Vue globale Concepts clés Focus sur les entités Focus sur le périmètre Focus sur le portefeuille Profils Utilisateurs URLS de Connexions Se connecter Page d accueil Menus, Trucs & Astuces

4 Présentation générale Quelques concepts clés (1/2) Espace recruteur (Back Office): c est l espace depuis lequel les recruteurs pourront publier une offre et gérer les candidatures. Espace candidat (Front Office): c est l espace candidat accessible depuis le site des offres, ou déposer une candidature spontanée. Entité : représente la structure pour laquelle un gestionnaire publie. Droit utilisateur : Désigne l autorisation d effectuer une action (de lecture, de modification, d utilisation ou de suppression) sur une fonctionnalité ou une donnée de l application Back Office. Profil utilisateur : Désigne un ensemble de droits. A chaque utilisateur est associé un Profil qui donne, par ce biais, un ensemble d autorisations dans l application. Périmètre : Désigne l ensemble des entités rattachées à une entité supérieure. Le périmètre permet à l utilisateur d avoir une visibilité sur les offres crées par les entités relavant de sa «responsabilité». Portefeuille : Permet au gestionnaire d une entité d avoir une visibilité sur l ensemble des offres et des candidatures. 4

5 Présentation générale Quelques concepts clés (2/2) Événement : Désigne la matérialisation dans l application Back Office d un évènement ayant eu lieu à propos d un candidat, d une offre, ou d une candidature. L ensemble des événements est notifié dans l onglet «Historique». Statut : Désigne l état d une offre, d une candidature ou tout élément intégré dans un processus. Le statut peut être synonyme d étape. Exemple de statut de candidatures : A traiter, A convoquer Exemple de statut d offres : Brouillon, Validée, Suspendue Responsable : Désigne les utilisateurs qui interviennent à différents niveaux dans le processus de traitement des offres, des candidats et candidatures. Le «responsable» et le «suivi par» sont les utilisateurs qui ont été désignés comme étant responsables d un élément (offre, candidature ). Les utilisateurs responsables voient les éléments dans leur portefeuille. Bannette : Désigne une fonctionnalité de l application permettant de classer des candidats dans un dossier virtuel. Chaque utilisateur peut créer autant de bannettes qu il le souhaite. Ces bannettes peuvent être partagées avec les autres utilisateurs. 5

6 Présentation Générale Focus sur les entités Entité Représente la structure pour laquelle un gestionnaire publie Exemples d entités Entité mère Entités filles Niveau 1 Entités filles Niveau 2 Une entité Agence 1 Direction 1 DGAFP Agence 2 Une entité Direction 2 Service A

7 Présentation Générale Focus sur le périmètre Périmètre Désigne l ensemble des entités rattachées à une entité supérieure. Le périmètre permet à son utilisateur d avoir une visibilité sur les offres crées par les entités relavant de sa «responsabilité».. Exemple Entité mère Entité fille Niveau 1 Entité fille Niveau 2 Entité 1 Direction 1 DGAFP Direction 2 Entité 2 Opérateur 1 Le Recruteur X est rattaché à l entité «Direction 1», qui est dorénavant son périmètre, il verra donc les offres et les candidatures de ce périmètre. Les candidats ne sont pas soumis à un périmètre : ils sont visibles par tous les utilisateurs ayant les droits de visibilité sur les candidats.

8 Présentation Générale Les droits associés au compte maître Un compte maître peut : Créer des offres d emplois pour l ensemble de son périmètre Publier des offres d emplois pour l ensemble de son périmètre Gérer les candidatures pour l ensemble de son périmètre Consulter la CV-thèque Valider auprès de l administrateur du site de la BIEP des demandes de création de comptes recruteur Créer et éditer des rapports statistiques personnalisables Personnaliser des modèles de courrier

10 Connexion à l espace recruteur 1. Demande de création de compte 2. Page d accueil 3. Personnalisation de la page d accueil 4. Trucs et astuces Réponse à offres Le traitement en masse Le traitement unitaire Les appréciations Vue globale Concepts clés Focus sur les entités Focus sur le périmètre Focus sur le portefeuille Profils Utilisateurs URLS de Connexions Se connecter Page d accueil Menus, Trucs & Astuces

11 Connexion à l application Demander la création d un compte : La demande de création de compte est accessible depuis l espace candidat

12 Connexion à l application Demander la création d un compte : Remplir les champs demandés Un mail vous sera envoyé à l adresse mail indiquée pour la création du mot de passe

13 Connexion à l application La BIEP est une application web, accessible depuis Internet : L espace recruteur est accessible avec les navigateurs IE, Firefox, Chrome et Safari Utiliser les identifiants et mot de passe générés à l étape précédente Vous serez automatiquement déconnecté de l espace recruteur après 60 minutes d inactivité.

14 Présentation Générale La page d accueil de l espace recruteur (Back office) Depuis la page d accueil de votre espace recruteur, vous accédez directement à votre tableau de bord composé de différents objets (1), d un moteur de recherche (2) de bouton d accès rapides aux différentes actions possibles (3) 3 2 1

15 Présentation générale Personnalisation de la page d accueil: Les objets présents sur votre page d accueil ou tableau de bord sont personnalisables par le gestionnaire du compte Vous pouvez ainsi choisir ce que vous souhaitez voir afficher dans votre tableau de bord selon vos préférences Allez dans la rubrique «Mon compte» puis «Page d accueil» Vous accédez à un formulaire vous permettant de définir les informations que vous souhaitez faire apparaître sur votre tableau de bord

16 Présentation générale Rubrique «Mon compte» Cette rubrique vous permet également de personnaliser : L affichage de vos listes de résultats Votre mot de passe Vos requêtes

17 Présentation Générale Menus, Trucs & Astuces Une même structure de menus dans toute l application : Les alertes de la page d accueil sont cliquables :

19 Gestion des offres d emplois (Espace recruteur) 1. Processus général 2. Créer une offre 3. Ajouter une ou plusieurs pièces jointes 4. Valider une offre 5. Diffuser une offre 6. Stopper la diffusion d une offre 7. La fiche offre et ses fonctionnalités Réponse à offres Le traitement en masse Le traitement unitaire Les appréciations

20 Gestion des offres Processus général : les différents statuts de l offre Brouillon : Offre venant d être créée. Validée : Offre peut maintenant être publiée. Publiée : Offre publiée et visible par les candidats. Suspendue : Le recrutement est mis en veille. L offre est dépubliée et n est plus visible des candidats. Finalisée : Le processus de recrutement est terminé, l offre est dépubliée et elle peut être archivée. Archivée : L offre d emploi a été pourvue. Une fois archivée, il n est pas possible de la réactiver. Pour archiver une offre, toutes les candidatures doivent avoir été traitées (toutes en statut final). Note : les offres avec un statut bleu ne sont pas visibles dans le tableau de bord.

21 Gestion des offres Créer une offre Il existe 3 façons de créer une offre : Utiliser un formulaire vierge Utiliser un modèle d offre de la bibliothèque de modèles Dupliquer une offre (y compris une offre archivée) 1 Créer une offre 2 3

22 Gestion des offres Créer une offre à partir d un formulaire vierge 1 Utiliser un formulaire vierge

23 Gestion des offres Créer une offre à partir d un formulaire vierge 1. Sélectionner l entité pour laquelle vous publiez 2. Puis cliquer sur «Créer à partir d un formulaire vierge» 1 2

24 Gestion des offres Créer un modèle d offre 2 Créer un modèle d offre de la bibliothèque de modèles et l utiliser : cliquer sur Administration > Offres > Bibliothèque

25 Gestion des offres Créer un modèle d offre 2 Affichage de la page "Recherche des modèles des offres«. Cliquez sur rechercher. Si des modèles ont déjà été crées, ils s affichent. Si aucun modèle proposé ne satisfait, cliquez sur «Créer un modèle»

26 Gestion des offres Créer un modèle d offre 2 Sélectionner l entité pour laquelle vous souhaitez créer le modèle Puis cliquez sur «Valider» Vous arrivez sur le formulaire de saisie d une offre

27 Gestion des offres Dupliquer une offre 3 Sélectionner l offre que vous souhaitez dupliquer Vous arrivez sur la page «Offre» qui résume le contenu de l offre Cliquer sur le bouton en haut à droite de l offre pour la dupliquer Vous pourrez alors al dupliquer à l identique ou la modifier si nécessaire

28 Gestion des offres Description du formulaire de création d une offre Le formulaire de création d une offre se décompose en 10 blocs : Créer une offre Informations générales Tous les champs ne sont pas Description du poste obligatoires. Les champs Informations complémentaires obligatoires sont marqués d une Localisation du poste à pourvoir étoile. Critères candidats Si vous souhaitez afficher que les Langues champs obligatoires, décocher la Suivi RH case «Afficher tous Publication les champs» en haut à droite Demandeur

29 Gestion des offres Le formulaire de création d une offre Bloc : Informations générales Sélectionner l entité pour laquelle vous publiez Renseigner la date de fin de publication afin qu elle apparaisse sur l espace candidat

30 Gestion des offres Le formulaire de création d une offre Bloc : Description du poste Permet de renseigner les informations classiques sur le poste (intitulé, catégorie, description de l employeur ) Il est important de renseigner le champ «Nature spécifique du poste» si vous publiez une offre de stage, d apprentissage ou un CDD. Par défaut le publication se fera au titre d une offre d emploi.

31 Gestion des offres Le formulaire de création d une offre Bloc : Localisation du poste Permet de fournir les informations d ordre géographique sur le poste. Un module de géolocalisation au moyen d une carte interactive est proposé. Il permet au candidat de visualiser le poste sur une carte (Lieu d affectation). Vous pouvez également saisir la localisation du poste sans faire appel au module de géolocalisation (Lieu d affectation sans géolocalisation). L offre ne sera alors pas visible sur la carte.

32 Gestion des offres Le formulaire de création d une offre Bloc : Suivi RH Par défaut la personne qui saisie l offre est automatiquement renseignée comme étant responsable de l offre et qui recevra les candidatures pour cette offre. Vous pouvez ajouter une autre personne en double-cliquant sur le nom de la personne dans la liste proposée à gauche de l écran Le champ «Alerte » permet de sélectionner la fréquence à laquelle vous souhaitez être alerté sur les candidature reçues pour cette offre

33 Gestion des offres Valider une offre Une offre peut-être enregistrée au statut «Brouillon» ou au statut «Valider» Pour être publiée, une offre doit tout d abord être «Validée». Les boutons «grisés» ne sont pas accessibles

34 Gestion des offres Ajouter une ou plusieurs pièces jointes (1/2) Une fois que votre offre est enregistrée au statut «Valider», vous pouvez ajouter une pièce jointe. L onglet «Publication» est alors accessible. C est dans cette onglet que vous aurez la possibilité de joindre des pièces jointes à votre offre (rubrique Pièces jointes).

35 Gestion des offres Ajouter une ou plusieurs pièces jointes (2/2) Cliquer sur ajouter / modifier Une nouvelle fenêtre s ouvre vous permettant d ajouter vos pièces jointes Valider l action en cliquant sur Enregistrer

36 Gestion des offres Publier une offre Il existe deux façons de publier une offre : Par les boutons du volet «Détails» de la fiche offre : Ou directement par l onglet Publication en utilisant le bouton Vous pouvez également planifier la diffusion en utilisant

37 Gestion des offres Stopper la diffusion d une offre 2 possibilités pour stopper la diffusion d une offre : Utiliser le bouton (de l onglet Publication) correspondant au support sur lequel la diffusion doit être stoppée : L action est instantanée. Utiliser le bouton (du volet «Détails» de la fiche offre) Une offre au statut «finalisée «ou «suspendue», ne peut être republiée que si elle est à nouveau validée. Note : «Finaliser» et «Suspendre» sont deux actions qui dépublient automatiquement une offre. Pour archiver une offre, il faut d abord la dépublier et traiter toutes les candidatures reliées.

38 Gestion des offres La fiche Offre et ses fonctionnalités (1/2) Une fiche offre est constituée de 4 onglets : L onglet «Offre» résume l offre L onglet «Candidatures» présente des vues des candidatures sur l offre (vue présentée cidessous) L onglet «Historique» historise les événements de l offre L onglet «Publication» (il n apparaît que dans un statut compatible avec la diffusion d une offre) 38

39 Gestion des offres La fiche Offre et ses fonctionnalités (2/2) «Retour à la recherche des offres» «Chercher les candidats qui correspondent aux critères de cette offre» : permet d accéder à la fonctionnalité de Matching «Créer une autre offre à partir de cette offre» : permet de dupliquer une offre (cf création d une offre) «Scoring» «Questionnaire pour les candidats» «Urls de l offre» : permet d utiliser des Urls de l offre pour «tracker» l origine des candidatures pour des supports non interfacés avec Talentsoft «Liens fiches» : permet d ajouter un lien vers une fiche emploi «Aperçu de l offre» : permet de visualiser une offre diffusée (en externe uniquement) comme si elle était diffusée sur le site web de Client «Envoyer l offre par courrier» : permet d envoyer par une offre à n importe quel interlocuteur «Imprimer l offre» : permet d imprimer l offre (2 «formats» possibles: BO, FO candidat, FO collaborateur) 39

41 Gestion des candidatures (Back office espace recruteur) 1. Réponse à offres 2. Le traitement en masse 3. Le traitement unitaire 4. Transmission externe Réponse à offres Le traitement en masse Le traitement unitaire Les appréciations

42 Gestion des candidatures Réponses à offre Il existe plusieurs façon pour traiter les candidatures dans l application: Via la fenêtre «Candidatures» disponible sur votre page d accueil Via le «Tableau de bord» accessible depuis le menu «Offres» pour : Traiter les candidatures de son portefeuille Traiter les candidatures de son périmètre Pouvoir filtrer les offres et les candidatures 42

43 Gestion des candidatures Le traitement en masse Les actions en masse sont disponibles à partir d une liste de candidatures disponible à partir de la liste déroulante «Actions» > «Exécuter» : Ces actions : Génèrent des événements candidature Peuvent générer l envoi d un mail aux candidats Peuvent générer un changement de statut Il est aussi possible de filtrer les différentes listes de candidatures, ou d utiliser la fonctionnalité CV Reader ( ), outil permettant d accéder aux documents des candidats directement dans l application, pour faciliter le traitement des candidatures. 43

44 Gestion des candidatures Le traitement unitaire (1/2) Trois façons de traiter une candidature : + Bouton «Actions» + Bouton «Écrire» + Boutons d actions rapides 1 Les boutons d actions rapides ne donnent pas la possibilité de relire l avant envoi, à l inverse du bouton «Ecrire». 1 Transmission externe: Envoi un mail demandant à un opérationnel de statuer sur la candidature. 44

45 Gestion des candidatures Le traitement unitaire (1/2) Sur la fiche du candidat, dans l onglet historique, les actions unitaires et des événements candidatures sont disponibles : Bouton Action Bouton Ecrire Permet de notifier un événement candidature dans l historique. N envoie pas de mail. Envoie un mail et notifie un événement dans l historique. Donne accès à une liste de courriers de réponse au candidat en rapport avec sa candidature. 45

46 Gestion des candidatures Zoom sur la barre d actions rapides Vous disposez en haut à droite de l écran d une barre de tâches vous permettant d exécuter des actions sur cette candidature CV reader, permettant de consulter rapidement les documents (CV et LM) du candidat Permet de rechercher des offres correspondant au profil du candidat Envoi par de la fiche candidat a un autre recruteur Écrire un au candidat Permet de signaler que la candidature n a pas encore été traitée Transmission externe de la candidature pour avis. Un mail contenant un lien vers la candidature sera envoyé afin que la personne puisse statuer directement depuis l outil. 46

48 Gestion des statistiques (Espace recruteur) 1. Statistiques 2. Rapports Excel +

49 Gestion des statistiques Le menu «Statistiques» permet d obtenir des rapports statistiques prédéfinis. En cliquant sur «Consulter», on accède à la recherche souhaitée. 49

50 Gestion des statistiques Tous les rapports sont exportables sous différents format, dont le format Excel 50

51 Gestion des statistiques Rapports Excel + (1/3) Il est possible de créer des rapports personnalisé grâce aux fonctionnalités d Excel. Le principe est d importer un format de statistique personnalisé, comme des tableaux croisés dynamiques, des graphiques, pour vous permettre de reproduire ces statistiques à jour et directement au bon format quand vous le souhaitez. 51

52 Rapports Excel + (2/3) Un rapport est composé d une ou plusieurs sources dont le nombre et le contenu des colonnes, ainsi que des critères de recherche qui sont entièrement personnalisables. 52

53 Gestion des statistiques Rapports Excel + (3/3) Un rapport peut se présenter sous la forme d un fichier Excel pour faciliter l exploitation des données. Ce fichier sera utilisé comme base pour l export des données et permet de construire des rapports utilisant toutes les fonctionnalités d Excel. 53