DOCUMENTS RÉCENTS GUIDE

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1 DOCUMENTS RÉCENTS GUIDE Ce module, accessible à partir de la page d'accueil de Documents en ligne, vous permet d'identifier rapidement et de consulter en ligne les documents officiels distribués récemment et de les copier sur votre ordinateur. Le module Documents récents est accessible à l'adresse suivante: Si vous accédez à Documents récents sans entrer votre identifiant utilisateur et votre mot de passe pour Documents en ligne, vous aurez uniquement accès aux documents publics; si par contre vous vous connectez avec votre mot de passe, vous aurez accès à toutes les réunions et à tous les documents, tant publics qu'à distribution restreinte. Ce module peut être utilisé pour retrouver un document en anglais, français ou espagnol récemment distribué par le Secrétariat, quelle que soit la langue de l'interface que vous utilisez. Utilisation de Documents récents Lorsque vous cliquez sur le lien Documents récents de la page d'accueil de Documents en ligne, un masque de recherche s'ouvre vous présentant une période par défaut pour votre recherche 1 jour: 1

2 Si vous le souhaitez, vous pouvez étendre votre recherche pour couvrir la distribution de documents remontant jusqu'à un mois. Vous avez la possibilité de choisir une période soit en la sélectionnant à partir du menu déroulant ci-dessous: soit en choisissant une fourchette de dates Le menu déroulant affichant les périodes se videra automatiquement lorsque vous aurez saisi une fourchette de dates en utilisant les champs du au. La période maximale autorisée est un mois. Aucune recherche ne sera possible pour une fourchette dépassant cette période. De même, si vous changez la période en utilisant le menu déroulant, les dates affichées dans les champs du au s'ajusteront automatiquement. Par défaut, votre recherche couvrira tous les domaines: Vous pouvez si vous le souhaitez préciser votre recherche en choisissant un domaine à partir du menu déroulant: 2

3 Votre recherche inclura les documents dans toutes les langues officielles anglais, français et espagnol qui sont présélectionnées par défaut: Si vous le souhaitez, vous pouvez limiter votre recherche aux documents monolingues en décochant les langues qui ne vous intéressent pas: Si vous cliquez maintenant sur, tous les documents correspondant à vos critères de recherche apparaîtront suivant le mode d'affichage usuel de Documents en ligne, les documents les plus récents apparaissant en premier. Les documents qui sont nouveaux et s'affichent pour la première fois s'accompagnent d'une mention indiquant la langue dans laquelle ils sont nouveaux, 24 heures:,, etc. Cette mention ne reste visible que 3

4 Vous pouvez afficher chaque document au format html en cliquant sur la cote ou consulter la version PDF d'un document en cliquant sur Anglais, Français ou Espagnol. Les documents peuvent être cochés individuellement pour être copiés sur votre ordinateur. Cochez tout d'abord le(s) document(s) que vous souhaitez copier: puis cliquez sur dans le coin supérieur gauche de l'écran. Les documents cochés sont copiés sur votre ordinateur dans un fichier compressé lorsque vous cliquez sur. Vous pouvez aussi cliquer sur Tous les documents anglais et/ou Tous les documents français et/ou Tous les documents espagnols pour modifier votre sélection et copier tous les documents résultant de votre recherche sur votre ordinateur dans un fichier compressé. 4

5 Revenez au masque de recherche qui apparaît lorsque vous ouvrez Documents récents: Il vous est également possible de copier immédiatement tous les documents résultant d'une recherche sur votre ordinateur sans avoir à les afficher à l'écran. Choisissez une période, saisissez le cas échéant un domaine et sélectionnez les langues qui vous intéressent: Cliquez ensuite sur. Tous les documents correspondant à vos critères de recherche apparaîtront et il vous sera demandé de les copier dans un fichier compressé sur votre ordinateur: Le fichier compressé contient ce qui suit: Puisque vous avez sélectionné l'anglais et le français pour votre recherche, deux répertoires linguistiques distincts sont créés pour stocker les documents correspondants. Un fichier d'index fournissant une fiche signalétique des fichiers figurant dans ce 5

6 répertoire est également inclus: Dans la colonne Fichier de cet index qui figure à droite, vous trouverez un lien hypertexte vers la copie de ce document qui a été transférée sur votre ordinateur. Le lien ne deviendra actif que lorsque vous aurez extrait ces documents. Pour les extraire, double-cliquez sur le répertoire FRENCH (FRANÇAIS) pour l'ouvrir, puis cliquez sur l'option Extraire tous les fichiers qui apparaît en haut de l'écran: 6