PROCESSUS DE FACTURATION DES FOURNISSEURS BROOKFIELD SGI. May 2015

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1 PROCESSUS DE FACTURATION DES FOURNISSEURS BROOKFIELD SGI May 2015

2 APERÇU Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) a sélectionné Brookfield Solutions Globales Intégrées LP (Brookfield SGI) pour prendre en charge la prestation de divers services de gestion immobilière pour les immeubles gouvernementaux dans 6 régions à travers le Canada à compter du 1 er Avril Ces services incluent la gestion d environ immeubles, installations et terrains gouvernementaux (8 million m2). Cliquez sur ce lien pour le communiqué de presse officiel de TPSGC: 2

3 PAGE WEB FOURNISSEURS TPSGC Nous vous encourageons à ajouter cette page à vos favoris et à vérifier fréquemment si des mises à jour sont disponible 3

4 COMMENT SE FAIRE PAYER DES PRESTATIONS DE SERVICES Il est absolument essentiel que votre facture fasse référence au numéro de notre document source (bon de travail / bon de commande / contrat) Afin qu un paiement soit versé, votre facture doit correspondre aux montants indiqué dans le dossier sur notre bon de commande et sur le contrat, sinon le processus de paiement échouera ce qui entrainera des retards et des factures impayés. Selon nos conditions générales, les factures doivent être émises une fois la livraison des prestations de services achevées, et au plus tard 2 semaines après la livraison de cellesci. Exception faites des factures liées à des services périodique qui doivent être facturées à la fin de chaque mois. Toutes factures réceptionnées en dehors de ces délais seront rejetées et retournées. Les factures datées de plus de 6 mois ne seront pas traitées Les adresses d immeubles doivent être clairement indiquées sur les documents de facturation. 4

5 COMMENT SE FAIRE PAYER DES PRESTATIONS DE SERVICES Merci de remplir le formulaire de transfert électronique de fonds pour le paiement des factures par dépôt direct. Lien: Cette procédure sera bénéfique pour votre organisation en éliminant le temps passé à déposer les paiements, et en éliminant les probabilités d erreurs liées à la livraison ou la perte de courrier. 5

6 PROCESSUS DE FACTURATION Toutes les factures doivent être envoyées par voie postale ou par courrier électronique à l adresse suivante: Courrier à: Courriel: PWGSCRP1.invoice@Brookfieldgis.com TPSGC BI-1 c/o Brookfield Solutions Globales Intégrées PO BOX 4870 Markham ON L3R 5N5 Toutes les factures doivent être libellées en tant que «Facture à» avec l'adresse cidessus Pour toutes questions en regard du numéro de bon de travail, de commande ou de contrat, merci de contacter le gestionnaire ayant initié la prestation de service Pour toutes questions ou assistance avec les demandes de paiement, merci de contacter RP1Payment.Inquiry@brookfieldgis.com 6

7 PROCESSUS DE FACTURATION CONTRATS ET BONS DE COMMANDE Pour une facture de contrat à payer: Merci d émettre une facture par province pour tous les immeubles dans la grille de tarification S assurer que le montant de la facture correspond à la grille de tarification présente dans le contrat Facture de bon de commande: S assurer qu un numéro valide de bon de commande est référencé dans la facture S assurer que le montant de la facture correspond à la ligne et au montant du bon de commande 7

8 PROCESSUS DE FACTURATION BONS DE TRAVAIL Pour une facture de bon de travail à payer : S assurer que le statut du bon de travail indique «Complété» et que la facture indique le numéro de bon de travail S assurer que le type de bon de travail est «Facturable» Le cas échéant, un devis validé est fournit S assurer que le montant de la facture correspond au devis et ne dépasse pas le montant du bon de travail ayant été approuvé S assurer que le nom du fournisseur présent sur la facture correspond au nom du fournisseur sur le bon de travail Consolidation de facture de bon de travail : Merci de consolider en une seule facture lorsque vous avez plusieurs bons de travail (par lot de 50 ou moins) S assurer qu il n y ai qu une facture par province avec un montant de taxe consolidé Les exigences détaillées ci-dessus s appliquent également aux factures consolidées Merci de se référer aux instructions de formatage et au modèle type décris dans les diapositives suivantes 8

9 INSTRUCTIONS : FACTURE CONSOLIDÉE DE BON DE TRAVAIL Merci de formater vos «factures consolidées de bon de travail multiple» en suivant les directives ci-dessous : La date doit suivre le format suivant JJ-MM-AAAA (par exemple 30-SEP-2012). Le numéro de facture ne doit pas inclure de caractères spéciaux (trait d union, espace, etc). Le numéro entré dans notre système fait office de numéro de référence sur les talons de chèque et pour le dépôt direct. Les Provinces doivent être abréviées tel que AB, BC, MB, NB, NL, NS, NT, ON, PE, QC, SK, etc. Merci d utiliser un modèle par province. Voir exemple page suivante 9

10 MODÈLE : FACTURE CONSOLIDÉE DE BON DE TRAVAIL INSERT SUPPLIER COMPANY LOGO Supplier Number Invoice Date (DD-MMM-YYYY) Customer Supplier Pay Site Code Invoice # Supplier Name Total Invoice Amount Contract # Cutomer Bill Supplier Address (for Recurring Services only) To Address Supplier City Supplier GST /HST # PO BOX Supplier Province Supplier QST # Address Supplier Postal Code Supplier Country Supplier Phone # Remit to Address Remit to City Remit to Province Remit topostal Code Work Order # Service Description Transit # Service Address Service Province/ State Building ID (for recurring services only) Labour Material Sub-Total GST PST HST QST US Tax Total 10

11 NOUS CONTACTER Demande relative au paiement : RP1Payment.Inquiry@brookfieldgis.com Demande relative au contrat : Courriel : RP1PWGSC.Procurement@Brookfieldgis.com Fax: , à l attention de Brookfield Solutions Globales Intégrées Département Approvisionnement Voie postale : Brookfield Solutions Globales Intégrées Département Approvisionnement 7400 Birchmount Road, PO Box 4800 Markham, ON L3R 4E6 MERCI