SECTIONS DES WATERINGUES

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1 EDITEUR NATIONAL DE LOGICIELS COMMUNAUX DOCUMENTATION DU LOGICIEL SECTIONS DES WATERINGUES - 1 -

2 DOCUMENTATION DU LOGICIEL SECTIONS DES WATERINGUES SOMMAIRE! " #$ %"& ' % () ( & * (! "!# " # " $% %! " &# " " '( " + " +,&&-',. / +#, / +%0 / )( * )+,## ) #-## 2, # )( )+,-!# ) #-!# 2# % )( $ )+,# $ )+,##!# & - 2 -

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5 A. Installation du logiciel A.1. Installation du moteur Les logiciels N.F.I. fonctionnent sous l environnement graphique MicroSoft Windows. La présence du moteur (RUNTIME) sur votre machine est obligatoire pour le fonctionnement de nos logiciels. Une fois ce moteur installé, vous pourrez installer alors tous les autres logiciels de notre gamme, sans avoir à le ré - installer systématiquement. Le moteur se présente sous la forme de 2 disquettes. Pour l installer, placez la disquette N 1 dans le lecteur, et procédez aux manipulations suivantes : Pour Windows 3.xx : Ouvrez le menu FICHIERS de votre gestionnaire de programmes, et choisissez l option EXECUTER. Dans la fenêtre qui apparaît alors, tapez A :INSTALL comme illustré ci-dessous, cliquez alors sur OK. Pour Windows NT, 98 ou 95 : Par le bouton DEMARRER de la barre des tâches, sélectionnez l option EXECUTER. Dans la fenêtre qui apparaît alors, tapez A :INSTALL comme illustré ci-dessous, cliquez alors sur OK. Le reste de la procédure est commun aux différents systèmes d exploitation. Le répertoire d installation doit faire partie du chemin de recherche (équivalent de la commande dos PATH). Sous Windows 3.xx, c est généralement c:\windows\ comme indiqué ci-dessus. Sous Windows 98 ou 95, cela peut aussi être c:\windows\command\ Sous Windows NT, cela peut être c:\winnt\ Cliquez sur continuer pour lancer l installation. La seconde disquette est automatiquement demandée. Retirez alors la première et insérez la seconde. A la fin de l installation, cliquez sur OK. Répétez cette installation sur toutes les machines devant accéder aux logiciels N.F.I. REMARQUE : la seconde disquette contient également des polices de caractères. Veillez à ce que ces dernières soient installées sur la machine car elles sont nécessaires aux logiciels N.F.I

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7 A.2. Installation / Mise à jour du logiciel A.2.1 Installation du logiciel Le logiciel se présente sous la forme d une ou plusieurs disquettes. Le logiciel, contrairement au moteur, ne doit être installé que sur une seule machine. Les autres machines pourrant y accéder via un réseau et un système de partage des fichiers. Pour installer le logiciel, procédez aux manipulations suivantes : Pour Windows 3.xx : Ouvrez le menu FICHIERS de votre gestionnaire de programmes, et choisissez l option EXECUTER. Dans la fenêtre qui apparaît alors, tapez A :INSTALL comme illustré ci-dessous, cliquez alors sur OK. Pour Windows NT, 98 ou 95 : Par le bouton DEMARRER de la barre des tâches, sélectionnez l option EXECUTER. Dans la fenêtre qui apparaît alors, tapez A :INSTALL comme illustré ci-dessous, cliquez alors sur OK. Le reste de la procédure est commun aux différents systèmes d exploitation. L écran suivant vous est proposé : Lorsque toutes les disquettes ont été lues, le module de configuration automatique démarre. Consultez la section A.2.3. pour achever correctement l installation. La 1 ère ligne indique le répertoire d installation par défaut. Modifiez la si cette indication ne correspond pas à votre configuration (installation sur un autre disque par exemple) La 2 nde ligne indique le nom du groupe de programme qui contiendra l icône de démarrage du logiciel. Choisissez en un autre dans la liste si ce dernier ne vous convient pas. Cliquez ensuite sur CONTINUER. L installation se déroule alors

8 A.2.2. Mise à jour du logiciel Vous recevrez des disquettes de mise à jour de logiciel lorsque des changements significatifs auront été apportés. La mise à jour du logiciel se présente sous la forme d une ou plusieurs disquettes. Ces dernières sont également utilisables pour une 1ere installation du logiciel, comme exposé en section A.2.1. ATTENTION, avant d effectuer toute mise à jour, il est IMPRERATIF d effectuer une sauvegarde des données. La mise à jour s effectue par le biais des mêmes manipulations que pour la 1 ère installation. Elle diffère lorsque l écran suivant apparaît : La signification de la 1 ère ligne (chemin) est la même. Adaptez-la selon votre configuration (autre disque par exemple) Comme l icône de démarrage de votre logiciel a déjà été créée lors de la 1 ère installation, il n est pas nécessaire d en créer un nouveau. Modifiez donc la 2 nde ligne (groupe du gestionnaire) pour y obtenir la mention AUCUN (ou NONE-) Cliquez ensuite sur CONTINUER. Lorsque toutes les disquettes ont été lues, le module de configuration automatique démarre. Consultez la section A.2.3. pour achever correctement l installation. A.2.3. Le module de mise à jour automatique Ce module sait s il s agit d une première installation ou d une mise à jour. Il se présente sous la forme d écrans successifs. Chaque écran donne les explications sur les traitements qui vont s exécuter. Après avoir pris connaissance du texte affiché, cliquez simplement sur le bouton SUIVANT pour passer à l écran suivant et / ou lancer le traitement qui s y rapporte. Les 6 étapes de ce module sont indiquées dans la barre de titre de la fenêtre. La version qui s installe est indiquée en bas à gauche (ici logiciel WATERINGUES, version ) La version qui sera mise à jour est indiquée en bas à gauche (ici??? car il s agit d un écran de 1 ère installation) - 8 -

9 Un des étapes consiste à vous identifier via une clef confidentielle, afin d activer le logiciel ou la mise à jour. Les données requises pour cette identification sont généralement fournies avec les disquettes de mise à jour. Si notre clef d activation n est pas fournie, veuillez nous appeler à cet instant. Un technicien va vous guider pour parfaire cette étape. L écran suivant est affiché : Le nom affecté au logiciel est donné s il s agit d une mise à jour. Dans le cas d une nouvelle installation, veuillez le saisir. Votre clef confidentielle est affichée, elle vous sera demandée par notre technicien si vous nous appelez. Tapez notre clef d activation (fournie ou dictée par notre technicien) cliquez sur le bouton TESTER LA CLEF Une fois la seconde clef d activation saisie, Si le message indique que la clef est incorrecte, corrigez les zones ne correspondant pas aux données fournies. Cliquez alors à nouveau sur le bouton TESTER LA CLEF. Lorsque cette dernière est correcte, cliquez sur le bouton VALIDER. Continuer alors à suivre les instructions données sur les écrans suivants. Le dernier écran donne un bouton nommé TERMINER. Cliquez dessus pour quitter l installation ou la mise à jour. A partir de ce moment, votre logiciel est installé ou parfaitement mis à jour. Démarrez le normalement en utilisant l icône associée

10 B. Démarrage et configuration du logiciel B.1. Le premier démarrage Au 1 er lancement du logiciel, l année de démarrage est demandée. En effet, elle est nécessaire pour définir le 1 er exercice sur lequel les factures seront générées. Par défaut, l année en cours est proposée. Cliquez sur validez lorsque l année convient, sinon modifiez-la. Ensuite, un mot de passe est demandé. Cela permet uniquement aux utilisateurs autorisés d utiliser ce logiciel. Pour le 1 er démarrage, le mot de passe est NFI. Consultez la section B.4. pour la définition des utilisateurs autorisés. Cette question concerne le mode d utilisation du logiciel. Elle est utile lorsque le logiciel est installé en réseau et consultable simultanément par plusieurs machines. Ce message apparaît lorsque vous être la 1ere personne à démarrer le logiciel. Si vous répondez OUI pour le mode MONO-POSTE, personne d autre ne pourra utiliser le logiciel. Si vous répondez NON, vous serez en mode MULTI-POSTE et d autres utilisateurs pourront utiliser le logiciel à partir de leurs machines respectives Si votre machine n est pas en réseau, répondez OUI à la question posée (Mode MONO-POSTE) REMARQUE : Certains traitements du logiciel ne peuvent fonctionner qu en mono - poste. Si ce mode n est pas choisi, ces traitements ne seront pas autorisés. Par exemple, ces traitements sont : la génération des factures, la sauvegarde, et d autres traitements purement informatiques comme la ré-indexation

11 B.2. Présentation de l écran principal En haut, vous trouverez toujours les informations suivantes La petite icône reprend celui de l application, un clic sur ce dernier ouvre un menu, qui permet différentes manipulations sur la fenêtre (déplacements, agrandissement, réduction) conformément à la gestion des fenêtres sous Windows. De plus, il contient l option FERMETURE qui permet de quitter le logiciel UNIQUEMENT en cas d un éventuel blocage de ce dernier. L utilisation de cette option équivaut à une sortie anormale du logiciel, pouvant avoir des conséquences graves sur vos données. La barre de titre du logiciel (en bleu) reprend le nom du logiciel (en blanc). Le fait de cliquez 2 fois sur cette dernière agrandit l écran principal à toute la taille disponible sur votre écran ou, le replace à sa taille classique. Les menus, qui s adaptent en fonction du contexte, donnent accès aux options réalisables à partir de ce point. A droite, on retrouve le dessin de l icône du logiciel. Entre crochets est indiqué le numéro de version de ce dernier. Ici Dans le coin de la fenêtre, sont présentés les boutons de manipulation de cette dernière : - Réduction - Agrandissement - Fermeture (interdit) En bas, d autres éléments sont donnés : Sous le logo de notre société, dans ce que l on appelle la barre de statut, vous trouverez parfois des indications relatives aux traitements se déroulant. Par défaut, c est le nom du logiciel et la date qui sont indiqués. (La date est connue par l horloge interne de votre machine.) Dans le coin inférieur droit, est indiqué le nom affecté au logiciel (ici N.F.I. démonstration). Ce nom est affecté lors de l activation de votre logiciel par le module de configuration et / ou de mise à jour. L état des touches (Insertion et verrouillage numérique) ainsi que l heure de votre système sont également données sur la barre de statut

12 B.3. Fonctionnement des Menus Les options du logiciel sont regroupées par thèmes. Ces thèmes sont accessibles par le menu FICHIERS. Si vous cliquez sur ce dernier, vous obtenez : Les thèmes sont indiqués par les mots suivis de 3 points. Ainsi nous avons GESTION, REGLEMENTS, IMPRESSIONS et UTILITAIRES Les autres (UTILISATEURS et QUITTER) sont des options classiques Un thème déclenche un affichage des menus relatifs à ce thème, alors qu une option déclenche une action. (Quitter par exemple.) Le thème actif est reconnaissable grâce à la marque () qui le précède. Voici un aperçu des menus proposés par les différents thèmes : GESTION donne Agencements, Gestion, Cadastre, Facturation et Exercices REGLEMENTS donne Règlements et Etats IMPRESSIONS donne Factures, Listes, Statistiques et Sélections UTILITAIRES donne Configuration, Base et Autres Ensuite, dans chaque menu donné ci-dessus, vous trouverez les options associées. Dans le reste de la documentation, l activation d une option sera notée de la façon suivante : FICHIERS / GESTION / Facturation / Générer les factures Cette ligne veut dire, qu à partir du menu FICHIERS, dans le thème GESTION, on trouve le menu FACTURATION, dans lequel on activera l option GENERER LES FACTURES. B.4. L identification des utilisateurs FICHIERS / Utilisateur Afin de limiter l utilisation du logiciel aux personnes autorisées uniquement, il est nécessaire de créer des utilisateurs. Pour cela, dans le menu FICHIERS, activez l option UTILISATEURS. L écran suivant est affiché : REMARQUE : On retrouve sur cet écran la norme utilisée sur tous les autres, à savoir : - Un TITRE, en bleu (ou rouge si c est un module sensible), - Un numéro de fiche (ici 001) lorsque l écran concerne différentes fiches, - Les zones composant la fiche (tableaux de gauche sur fond gris), - Des boutons de commande, sur fond vert

13 Descriptif des zones de la fiche d un utilisateur : La zone NOM accueille le nom ou le prénom de l utilisateur, la QUALITE un texte décrivant sa fonction. Les droits possibles sont ADMINISTRATEUR, SAISIE et CONSULTATION et CONSULTATION. Un administrateur à accès à tous les modules du logiciel. Les autres n ont pas accès aux modules sensibles ou informatiques. Parmi les utilisateurs, il doit TOUJOURS y avoir au moins un administrateur. Les dates de dernière entrée et dernière sortie sont données. La case CONNECTE permet de savoir si la personne est actuellement en train d utiliser le logiciel, La case PROPOSER LA SAUVEGARDE. Permet de définir si la personne doit être automatiquement sollicitée pour faire une sauvegarde lorsqu elle quitte le logiciel. Descriptif des boutons associés à la fiche d un utilisateur : TROUVE affiche la liste de l ensemble des utilisateurs connus. Sélectionnez alors un utilisateur pour en voir sa fiche (en cliquant 2 fois sur son nom ou en le surlignant et en cliquant une fois sur valider.) NOUVEAU donne une fiche vierge pour créer d un nouvel utilisateur SAUVE enregistre la fiche en cours de façon définitive. Si vous oubliez de cliquez sur ce bouton après une création ou une modification de fiche, les informations seront définitivement perdues. MOT DE PASSE : utilisez ce bouton avant de sauver la fiche d un nouvel utilisateur. Le mot de passe à attribuer à la personne est alors demandé de façon confidentielle (pas d affichage) RETOUR permet de quitter ce module et de revenir aux menus du logiciel. REMARQUES : Le bouton AUTORISATION permet de limiter les utilisateurs non-administrateurs à des modules bien spécifiques. La liste des modules possibles est affichée, et l on active ou non les modules pour l utilisateur concerné. Le bouton 'MISE A JOUR DES CONNECTIONS'doit être utilisé dans le cas où le logiciel serait quitté de façon anormale lors d une utilisation en réseau. (par exemple suite à une coupure de courrant). Cela à pour effet de remettre à zéro le compteur des utilisateurs simultanés

14 B.5. Les sauvegardes FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / Sauvegardes A moins que les sauvegardes ne soient gérées par un technicien ou sur un autre support que des disquettes, il est impératif d effectuer régulièrement des sauvegardes à partir de notre logiciel. Voici comment paramétrer ces dernières. Vous avez bien sûr préalablement coché la case PROPOSER LA SAUVEGARDE sur la fiche utilisateur du ou des administrateurs devant faire ces sauvegardes. Sur l écran présenté ci-contre, modifiez le pop - up menu situé a coté du titre. De TRAITEMENTS PERSONNALISES, modifiez le en COMPRESSION ZIP MULTI- DISQUES. Lorsque vous relâchez la souris, ce pop up menu revient sur son état initial (Traitements personnalisés), néanmoins, les commandes d archivage et de sauvegarde se sont mises en place, comme illustré cicontre. Il vous reste à cocher les cases des jours de la semaine auxquels il convient de faire cette sauvegarde (ici les Mercredis et les Vendredis) Dès lors, la sauvegarde sera proposée pour ces jours aux administrateurs dont la fiche utilisateur comporte la mention PROPOSER LA SAUVEGARDE (coché) Consultez la section B.6. pour l exécution d une sauvegarde. REMARQUE IMPORTANTE: La sauvegarde est votre seul secours après un problème de panne machine, d une coupure anormale du système (volontaire ou non) ou d une manipulation malheureuse au niveau du logiciel ou du système. C est pourquoi vous devez mettre immédiatement en place votre stratégie de sauvegarde. La fréquence des sauvegardes dépend de la quantité de travail que vous admettez de perdre, et que vous allez devoir refaire. Une sauvegarde par semaine veut dire que vous accepter de perdre une semaine de travail. Il se peut également qu un problème n apparaisse pas immédiatement, et qu il soit précédemment sauvegardé. Dans ce cas, l utilisation de sauvegardes multiples est utile. (semaine 1, semaine 2, pour chaque mois) Par exemple, si vos acceptez de perdre une semaine de travail, sauvegardez vos données de la façon suivante (si le logiciel est utilisé régulièrement toutes les semaines bien sur.) Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Mois 1 Semaine 5 Semaine 6 Semaine 5 Semaine 6 Mois 2 Sauvegarde sur la disquette S1 Sauvegarde sur la disquette S2 Sauvegarde sur la disquette S3 Sauvegarde sur la disquette S4 Sauvegarde sur la disquette M1 Sauvegarde sur la disquette S1 Sauvegarde sur la disquette S2 Sauvegarde sur la disquette S3 Sauvegarde sur la disquette S4 Sauvegarde sur la disquette M2 et ainsi de suite Vous utiliserez donc les disquettes S1, S2, S3 et S4, mais aussi M1, M2 et M3 par exemple

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16 B.6. Quitter le logiciel FICHIERS / Quitter L option QUITTER du menu FICHIERS est la seule façon de quitter normalement le logiciel. Toute autre méthode (coupure du système, redémarrage forcé ) peut avoir pour conséquence la destruction ou la corruption de données. La sauvegarde est proposée aux jours définis (section B.5) pour les utilisateurs concernés (section B.4) et ce, s ils étaient en mode MONO-POSTE : Le bouton 1 crée un sauvegarde sur le disque dur de la machine utilisée. Cette méthode est rapide, mais la sauvegarde sera perdue si le problème concerne la machine elle-même ou son disque dur. Le bouton 2 crée la sauvegarde sur disquette(s). Insérer une disquette avant de cliquer sur ce bouton. Si plusieurs disquettes sont nécessaires, elles seront demandées au fur et à mesure. Munissez-vous donc de quelques disquettes formatées avant de lancer ce genre de sauvegardes. QUITTER permet de sortir du logiciel et de revenir au système Windows. B.7. Les autres menus informatiques B.7.1. La ré-indexation FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Ré-Indexer Les fichiers de données se composent des fiches dans l ordre de leur création. Néanmoins, des tris (par codes ou alphabétique) sont nécessaires pour les recherches rapides et les éditions. Les index remplissent ce rôle, et constituent une table des matières pour les fichiers. Après un arrêt anormal ou tout autre problème, ces derniers peuvent être altérés. Ce module permet de le recréer par une relecture complète des fichiers de départ. B.7.2. La consultation expert FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Consultation Expert Ce module ne doit être utilisé que sur indications données par N.F.I. Toute mauvaise utilisation peut détruire irrémédiablement des données. Il permet de consulter sous forme de tableaux les fichiers de données. B.7.3. Les compteurs FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Compteurs systèmes Les fiches des fichiers de données sont parfois numérotées. Ce module affiche les dernières valeurs atteintes par les compteurs de l application. Il peut aussi reconstruire les compteurs perdus. B.7.4. Elimination du 1 er Exercice FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Autres / Elimination du 1 er exercice Permet de purger les fichiers du 1 er exercice. Il faut pour cela que le 1 er exercice comptable soit ancien et qu il n y a plus aucun besoin de la consulter. Ce manipulation diminue le volume des fichiers. Il faut impérativement faire une sauvegarde spécifique avant de lancer cette option. B.7.5. Import de Bases FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Autres / Import de Bases Permet de récupérer les données d anciens logiciels abandonnés. Ne pas utiliser! B.7.6. contrôle des doublons FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Autres / Contrôle des doublons Ce module recherche parmi les propriétaires d éventuels doublons au niveau de la référence cadastrale (si elle est utilisée). La liste des éventuelles anomalies est imprimable

17 C. Configuration de la facturation C.1. Le paramétrage de l administration FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / administration Pour quitter ce module sans modifier les données, cliquez sur ANNULER, sinon cliquez sur VALIDER. Cette première page permet d entrer les coordonnées de l administration. Seul le nom n est pas modifiable, car donné lors de l activation du logiciel (section A.2.3) Pour les monnaies utilisées, placez la pop up menu sur FRANCS, les données se placent automatiquement. A partir de Janvier 2002, vous placerez ce pop up menu sur EUROS. En rouge, sont indiquées les exercices couverts par le logiciel (ici de 1995 à 1999) Ces zones ne sont modifiables. De même, la case ROLE VALIDE indique si le rôle de l année en cours est figé (non modifiable) Pour les utilisateurs de DDPAC, il faut paramétrer l export du rôle. (Zones ROLCOL, ROLNAT et ROLREC). Il est également possible d ajouter un CR et / ou un LF (Retour chariot et Fin de ligne) à la fin de chaque enregistrement du fichier ROLMRE. Indiquez ici le mode de fonctionnement de la facturation. Dans l exemple donné ci-contre, on facture les propriétaires. Ceux-ci recevront une facture par commune, s ils possèdent des terrains sur plusieurs communes. Pour les arrondis, 3 choix - Aucun arrondi - Arrondi dès le détail de la facture - Arrondi uniquement au total de la facture Pour la mise sous enveloppe des factures : Si les enveloppes ne comportent pas la mention de l expéditeur, précisez ces informations ci-contre. Lorsque la facture comporte plusieurs pages, il est possible de répéter la fenêtre. La zone NB de parcelles indique le nombre maximal de parcelles imprimables sur la 1 ère page de l avis. Faites un essai d impression et revenez placer ce nombre. Il permettra de distinguer les factures qui tiennent sur une seule page de celles qui occuperont plusieurs pages

18 C.2. Les textes officiels (voir Annexe 1) FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / Textes officiels / puis une option de sous menu. Ce module permet de préciser les textes devant apparaître sur les factures, les avis verts, rouges, les commandements, et en page de signature du rôle. Plusieurs textes par défaut sont fournis (accessibles via les boutons DEFAUT) Veuillez vous référer aux sous chapitres de l annexe 1 pour plus d informations C.3. Les taxes FICHIERS / GESTION / Agencements / Taxes Cet écran permet de définir les taxes relatives aux différents terrains et leur montant. NOUVELLE permet d ajouter une taxe. SUPPRIMER enlève une taxe (à condition qu aucune parcelle ne s y réfère) RETOUR fait revenir aux menu Il est possible d associer un libelle descriptif pour chaque taxe (comme illustré ci-dessus) Le fait que la taxe soit votée en TTC ou en HT se définit en configuration de l administration (section C.1. page 2) Lors de la création d une fiche de parcelle, on pourra préciser la taxe à appliquer à cette parcelle. Le bouton RENOMMER permet de changer la lettre utilisée pour désigner la taxe. (par exemple ici, on pourrait utiliser H pour les terres hautes plutôt que le B, dans ce cas, il suffit de surligner la ligne de la taxe B et de cliquer sur le bouton renommer afin d indiquer la nouvelle lettre) C.4. Les types de parcelles FICHIERS / GESTION / Agencements / Types de parcelles Le mode de fonctionnement de cet écran est similaire à celui décrit ci-dessus Il permet de définir les types de parcelles comme illustré ici. Lors de la création d une fiche de parcelle, on pourra préciser le type de cette parcelle. L utilisation de ce module est facultative. On retrouve une telle codification sur les microfiches du cadastre

19 C.5. Les communes FICHIERS / GESTION / Agencements / Communes Grâce à ce module, vous préciserez les communes sur lesquelles vous gérez des parcelles. Ainsi lors de la création des parcelles, vous pourrez indiquer simplement sur quelle commune elle se situe. Le bouton NOUVELLE permet d ajouter une commune à cette liste. Le bouton SUPPRIMER élimine une commune de la liste (celle qui est surlignée), à condition qu il ne subsiste pas de parcelles sur cette dernière. Le bouton RETOUR permet de quitter le module et de revenir aux menus. Lors de la création d une commune, plusieurs informations sont demandées : - Le code du département de la commune sur 2 chiffres (de 01 à 99) - Le code INSEE de la commune (3 chiffres qui suivent le code du département) - Le libellé de la commune (32 caractères au maximum) - Le tarif à appliquer par défaut (puisé dans la taxes créées dans la section C.3.) Cette dernière information est indicative. Cela ne veut pas dire que toutes les parcelles créées sur la commune prendront la taxe indiquée ici. C est une taxe par défaut qui se placera automatiquement, mais que vous pourrez corriger si besoin en est. Le bouton MISE A JOUR DES PARCELLES : Une sauvegarde est fortement conseillée avant l utilisation de cette option. En général, ce bouton ne devra être utilisé qu après un import d une ancienne base ou après un import de fichiers magnétiques issus du cadastre. En effet, lors de telles manipulations, Aucune taxe n est affectée aux parcelles nouvellement créées. Le bouton permet de placer la taxe par défaut sur ces nouvelles parcelles. Bien sûr, un pointage manuel reste de mise si plusieurs taxes sont en vigueur au sein d une même commune. Le bouton GROUPER Une sauvegarde est fortement conseillée avant l utilisation de cette option. Après un import des données d une ancienne base, des différences d orthographe ou erreurs de saisies peuvent engendrer plusieurs lignes de communes pour une seule commune réelle. Dans ce cas, il convient de regrouper l ensemble des parcelles de ces communes sur celle qui comporte le bon libellé. Surlignez une commune fantôme, et cliquez sur le bouton GROUPER. Dans la liste qui est alors proposée, sélectionnez la commune de destination. Une fois le regroupement effectué, SUPPRIMEZ la commune fantôme qui ne possède alors plus aucune parcelle

20 D. La saisie et la modification du parc facturé D.1. Les propriétaires FICHIERS / GESTION / Gestion / Propriétaires Ce module permet de créer, modifier et / ou de consulter les fiches de propriétaires connus. L écran se présente de la façon suivante : Titre de l écran Numéro de la fiche en cours Données de la fiche du propriétaire Liste des parcelles du propriétaire D.1.1. Les boutons de commande Les boutons de commande ayant une action sur l ensemble de l écran sous positionnés sur un fond vert. TROUVE permet d appeler rapidement la fiche d un propriétaire. Un clic sur ce bouton affiche une question, qui demande le nom ou le numéro du propriétaire recherché. Si vous connaissez le numéro (par exemple 10), tapez-le et cliquez sur VALIDER. La fiche du propriétaire N 10 est donnée comme illustré ci-dessus. Si vous connaissez le nom du propriétaire, par exemple DUMOTIER, tapez simplement les premières lettres (par exemple DUMO) et cliquez sur VALIDER. La liste des propriétaires dont le nom commence par DUMO est alors affichée. (Nom, Adresse Ville et Numéro) Choisissez alors dans cette liste le propriétaire désiré. Remarque : Donnez au moins 3 lettres du nom pour ne pas avoir une liste trop importante, 4 lettres sont conseillées. SAUVE enregistre les informations de la fiche du propriétaire. Ce bouton est inutile si vous ne faîtes que consulter. Par contre, veillez à ne pas l oublier pour que le système prenne en compte vos modifications. NOUVEAU vous donne une fiche vierge (nouvelle fiche), qui n est pas encore numérotée. Le numéro d une nouvelle fiche est donné lorsque le bouton SAUVE est activé. Renseignez les diverses zones de la fiche (voir D.1.2) puis lorsque tout est correct, cliquez sur SAUVE. L affectation des parcelles se fait ensuite grâce aux manipulations décrites en section D.1.3. SUPPRIME efface irrémédiablement la fiche en cours. Cet effacement est soumis à quelques contraintes. En effet, le propriétaire ne doit plus avoir de parcelles et ne plus être redevable d aucune dette. Dans le cas contraire, un message vous préviendra et l effacement ne sera pas possible. PAGE A4 BLANCHE : ce bouton permet d imprimer la fiche en cours, c est à dire les données de la fiche du propriétaire suivi de la liste des parcelles possédées par ce dernier. Il est possible de visualiser à l écran cette page ou de l imprimer. PAGES ET CRAYON : ce bouton provoque l affichage d une nouvelle fenêtre qui donne un résumé des factures déjà adressées à ce propriétaire. Cette consultation permet de voir s il reste des impayés et quel est l état de rappel des factures. RETOUR quitte ce module et revient aux menus de l application Boutons de commande sur les parcelles Boutons de commande sur l ensemble de la fiche propriétaire

21 Les autres boutons : Ces boutons de navigation permettent de se déplacer de fiche en fiche, comme si l on tournait les pages d un livre. Le premier bouton (à gauche) provoque l affichage du 1 er propriétaire (1ere page), Le dernier bouton (à droite) provoque l affichage du dernier propriétaire de la liste (dernière page). Le second bouton de gauche provoque l affichage de la fiche du propriétaire précédent celui actuellement affiché (page précédente). L avant dernier bouton de droite provoque l affichage de la fiche suivante. (page suivante) Néanmoins, ces déplacements dans la liste des propriétaires n ont pas d intérêts si ces derniers n étaient pas classés. Ce classement se défini grâce au pop up menu situé au milieu des boutons. Comme illustré ci - avant, les propriétaires seront classés par numéros. D autres tris sont possibles, notamment le tri par noms ou par références cadastrales (pour ceux qui les utilisent) D.1.2. La fiche du propriétaire Pour se placer dans une zone de saisie de texte, cliquez dans cette dernière grâce à la souris. La zone en cours (s il y en a une) est affichée en blanc sur noir. Pour passer à la zone suivante sans utiliser la souris, utilisez la touche TAB (tabulation ). Pour revenir à la touche précédente, utilisez simultanément les touches MAJ (ou SHIFT) avec TAB (tabulation) Les zones de texte libre sont : le NOM (60 caractères), le NOM SUITE (60c) et la civilité (5c). Ces trois zones sont imprimées sur les avis de paiement. L adresse est composée de 4 zones de texte (illustré ci-dessus) La référence cadastrale (en haut à droite) est facultative. Elle se décompose en 4 sous zones qui sont : - Le code du département ; - Le code INSEE de la commune, - Une lettre (généralement la 1 ère lettre du nom, un plus ou une étoile pour une administration ou société.) - Un numéro sur 4 chiffres Cette référence est conforme à la codification utilisée dans les fichiers officiels du cadastre. L année de création de la fiche est indiquée, cette donnée non modifiable permet de savoir depuis quel exercice cette fiche existe. La date de 1980 à été retenue pour tous les propriétaires créés via un import de base (récupération des données d un autre logiciel.) Le bouton CADASTRE ne peut être utilisé QUE si vous utilisez les données magnétiques du cadastre. Il fait apparaître la fiche du même propriétaire, mais avec les informations connues par le cadastre. Vous veillerez à corriger les différences éventuelles. La fiche en cours et la fiche du cadastre peuvent différer si un changement d adresse à eu lieu, par exemple. CASES A COCHER : la fiche contient 3 cases à cocher qui sont : Disparu : Cochez cette case pour exclure le propriétaire de la facturation, sans effacer sa fiche. Sélectionné : c est un simple marqueur, qui permettra des éditions spécifiques par exemple. Informations : Si cette case est cochée, c est qu il y a un texte d informations à lire pour ce propriétaire. Cliquez alors cette case. Un écran vous donne alors ce texte, que vous pouvez modifier à volonté. Attention de ne pas saisir d informations discriminatoires ou pouvant porter préjudice

22 D.1.3 La gestion des parcelles d un propriétaire Au milieu de l écran propriétaire vous trouverez le tableau suivant, accompagné de 5 boutons de commande. Le tableau donne la liste des parcelles affectées au propriétaire. Ces parcelles sont toujours affichées dans l ordre de leurs références cadastrales. Pour chaque parcelle, vous avez les informations suivantes : - La référence cadastrale (obligatoire) en correspondance ou NON avec les référence officielles. Cette référence est composée du code de département, du code INSEE de la commune, de la section de plan dans la commune (1 ou 2 lettres) et d un numéro d ordre dans la section (de 0000 à 9999). - La surface (exprimée en m 2 ) Par exemple 30101m 2 équivalent à 03 Hectares, 01 Ares et 01 Centiares. - Le tarif à appliquer pour la parcelle (voir section C.3.) Ici, on voit les parcelles au tarif B et une au tarif A. Au niveau de la 3 ème parcelle, est noté [dis]. Cela veut dire que cette parcelle est 'disparue'et ne sera pas facturée. (Reportez-vous à la section D.3. pour la description complète de la fiche d une parcelle) - L adresse (facultative) pour chaque parcelle. (Ici, seule la 1ère parcelle est renseignée.) Il s agit généralement d un lieu dit. Des boutons de commande accompagnent et agissent sur ce tableau : CREER UNE PARCELLE Ce bouton permet de créer une NOUVELLE parcelle pour ce propriétaire grâce à des questions successives. Veuillez vous reporter à la section D.3. pour de plus amples informations sur la fiche de la parcelle. DETRUIRE UNE PARCELLE Ce bouton efface définitivement la parcelle actuellement surlignée (qui apparaît en blanc sur fond noir). Dans notre exemple, on pourra éliminer ainsi la parcelle disparue. Attention, cet effacement est irréversible. Un message vous demandera de confirmer cette action. TOUT SELECTIONNER Comme la case à cocher Sélectionné de la fiche du propriétaire, il existe un marqueur su les fiches de parcelles. Ce bouton active ce marqueur (coche la case) pour l ensemble des parcelles affichées. Lorsqu une ou des parcelles sont sélectionnées, un point apparaît en regard de la taxe (après le chiffre de la surface) comme illustré ci-dessous : APPELER UNE PARCELLE Il s agit ici d ajouter à la liste des parcelles de notre propriétaire, une parcelle actuellement possédée par un autre. Plusieurs questions vont vous permettre de désigner la parcelle voulue. (Département, commune, section et numéro). Un message vous demande alors s il faut effectivement transférer la parcelle sur notre fiche de propriétaire. Si vous répondez OUI, la parcelle désignée vient s ajouter à la liste de ce propriétaire (et est donc retirée à son ancien propriétaire). MUTER UNE PARCELLE Il s agit ici de donner la parcelle actuellement surlignée à un autre propriétaire. Un message vous demande d identifier le propriétaire destinataire auquel on donne la parcelle. Après avoir répondu OUI au message de confirmation, la parcelle surligné disparaît de la liste. Vous la retrouverez dans la liste du propriétaire destinataire. REMARQUE : Si vous cliquez DEUX FOIS sur une ligne d une parcelle, vous accéder directement à la fiche de la parcelle, que vous pourrez modifier. Reportez-vous à la section D.3. pour plus d informations

23 D.2. Les exploitants FICHIERS / GESTION / Gestion / Exploitants Ce module permet de créer, modifier et / ou de consulter les fiches de propriétaires connus. L écran adopte la même présentation que pour l écran des propriétaires. D.2.1. Les boutons de commande Veuillez vous reporter à la section D.1.1 pour le fonctionnement de ce type d écran. D.2.2. La fiche de l exploitant Seule la partie concernant la fiche diffère de celle des propriétaires, en voici la description : Les zones de texte libre sont : le NOM (40 caractères), le NOM SUITE (40c). Ces deux zones sont imprimées sur les avis de paiement. L adresse est composée de 4 zones de texte (illustré ci-dessus) CASES A COCHER : la fiche contient 3 cases à cocher qui sont : Disparu : Cochez cette case pour exclure le propriétaire de la facturation, sans effacer sa fiche. Sélectionné : c est un simple marqueur, qui permettra des éditions spécifiques par exemple. Informations : Si cette case est cochée, c est qu il y a un texte d informations à lire pour ce propriétaire. Cliquez alors cette case. Un écran vous donne alors ce texte, que vous pouvez modifier à volonté. Attention de ne pas saisir d informations discriminatoires ou pouvant porter préjudice. D.2.3 La gestion des parcelles d un exploitant Veuillez vous reporter à la section D.1.3. pour le fonctionnement de ce type d écran

24 D.3. Les parcelles FICHIERS / GESTION / Gestion / Parcelles Cet écran reprend toutes les informations pour une parcelle. L accès à cet écran se fait grâce aux menus (indiqués ci-dessus) OU en cliquant DEUX FOIS sur la parcelle désirée, dans la liste donnée au niveau de la fiche d un propriétaire ou d un exploitant (illustrée à la section D.1.3.) Titre de l écran Fiche de la parcelle Résumé de la fiche du propriétaire Résumé de la fiche de l Exploitant Boutons de commande pour la fiche de la parcelle D.3.1. Les boutons de commande Vous trouvez les mêmes boutons de commande que ceux présents sur les fiches des propriétaires et des exploitants. Reportez-vous à la section D.1.1 pour plus d explications sur ces derniers. D.3.2. La fiche de la parcelle On retrouve l identifiant de la parcelle (en général, sa référence cadastrale). Cette donnée est demandée à l origine par messages lorsque vous cliquez sur le bouton NOUVEAU. Ensuite, elle n est plus modifiable. La surface est exprimée en m 2. Par exemple 2331m 2 équivalent à 0 Hectares, 23 Ares et 31 Centiares. La tarification, indépendante de la tarification par défaut de la commune, est modifiable. L adresse, sur deux zones de 32 caractères, voit la commune non modifiable. C est normal car la commune est automatiquement retrouvée par le début de l identifiant. Le type (facultatif) se sélectionne dans le pop up menu adéquat. (voir section C.4.) Disparu : Cochez cette case pour exclure le propriétaire de la facturation, sans effacer sa fiche. Sélectionné : c est un simple marqueur, qui permettra des éditions spécifiques par exemple. REDEVABLE : Cette zone est active et modifiable QUE si le paramétrage de l administration l autorise, c est à dire que vous avez défini le paramètre Facturer comme illustré ci-dessous, Dès lors, le redevable pour la parcelles sera la personne désignée dans la pop - up redevable, à savoir le propriétaire ou l exploitant

25 D.3.3. Le résumé des fiches propriétaire et exploitant Comme illustré à la page précédente, on trouve sur l écran de la parcelle un résumé de la fiche du propriétaire et un résumé de la fiche de l exploitant. Au moins une de ces fiche doit être renseignée (sinon la parcelle n est reliée à aucun redevable). On retrouve les noms et adresses de ces personnes. Ces données ne sont pas modifiables directement. Pour modifier ou corriger une fiche (ce n est pas un changement de propriétaire ou d exploitant), cliquez sur le bouton? situé en haut des fiches résumées. Un écran où vous pourrez modifier les données apparaît alors. Si vous souhaitez affecter un autre propriétaire ou un autre exploitant à la parcelle, cliquez respectivement sur le bouton PROPRIETAIRE ou EXPLOITANT. Permet de désigner un autre propriétaire pour cette parcelle Donne accès à la fiche propriétaire MODIFIABLE Permet de désigner un autre exploitant pour cette parcelle Donne accès à la fiche exploitant MODIFIABLE Les fiches modifiables des propriétaires et exploitants sont commandées par deux boutons : ANNULER Ce bouton permet de quitter la fiche modifiable et de revenir à l écran précédent. Si des changements ont été apportés à la fiche, ces derniers sont perdus (car non enregistrés) VALIDER Ce bouton permet de quitter la fiche modifiable et de revenir à l écran précédent. Les éventuels changements apportés à la fiche sont dans ce cas enregistrés

26 D.4. Liaisons par support magnétique D.4.1. Principes Ce module doit être utilisé lorsque le site de saisie et de mise à jour du parc géré (parcelles et redevables) est différent du site qui gère les factures et les recouvrements. Il permet l envoi des données relatives au parc (parcelles, propriétaires et redevables) à l autre site via un support magnétique tel que disquettes ou cartouche amovible. La création d un tel support s effectue grâce au module d export des données (section D.4.2.) Pour le site gérant les factures (et les recouvrements éventuels), la reprise des données s effectue via l import des données, décrit en section D.4.3. Si vous utilisez cette option, reportez vous impérativement à la section D.4.4. qui expose les manœuvres à éviter. D.4.2. Exporter les données Avant d appeler ce module, préparer le support qui servira de lien avec l autre site. S il s agit de disquettes, veuillez préalablement les formater. (le nombre de disquettes nécessaires dépend de la taille du parc géré). S il s agit de supports amovibles (cartouches par exemple) veillez à ces derniers soient vierges de toute information. Enfin, identifiez précisément le support et sa date de création grâce à une étiquette, afin de ne pas faire d erreur de support lors de la lecture. Placez ensuite le support identifié dans le lecteur correspondant et appelez l option du menu : FICHIERS / GESTION / Gestion / Liaisons / Export Le message vous invite à indiquer où ce situe votre support. Vous le désignez ce dernier grâce au sélecteur illustré ci-dessous. Modifiez le lecteur indiqué en bas à gauche pour indiquer la lettre du lecteur où vous avez inséré votre support (A pour les disquettes, par exemple) Dans notre exemple, notre lecteur de supports amovibles est connu du système sous la lettre E : Lorsque votre support est sélectionné, cliquez sur le bouton SELECTIONNER. Le message ci-contre est alors donné : Cliquez sur OUI. Différents traitements de copie (compressée) s exécutent. A la fin de ces traitements, le message suivant apparaît : Retirez alors votre support de son lecteur et transmettez le à l autre site. ATTENTION, la création d un tel support ne remplace en aucun cas la notion de sauvegardes! dernières. Il faut bien veiller à toujours réaliser ces

27 D.4.2. Importer les Données FICHIERS / GESTION / Gestion / Liaisons / Import Cette opération est à effectuer sur le site qui gère les factures (génération du rôle) et les recouvrements éventuels. Il est IMPERATIF de réaliser une sauvegarde avant d effectuer cette intégration de données. En effet, une erreur de support magnétique peut aboutir à la perte de données. Dans ce cas, votre seul recours sera la sauvegarde préalablement réalisée. Si vous avez fait une sauvegarde ce jour, cliquez sur le bouton OUI pour continuer le traitement. Le message suivant vous demande de localiser le fichier nommé LIAISON.WAT Insérer votre support amovible dans le lecteur adéquat, et cliquez sur CONTINUER. L écran vous permettant de désigner le fichier est illustré ci-dessous. Sélectionnez le lecteur (ici E :) Le fichier LIAISON.WAT doit apparaître dans la fenêtre de gauche. Cliquez sur ce dernier pour le surligner et cliquez sur le bouton DESIGNER. Si vous répondez OUI au message de confirmation, les informations contenues dans ce fichier (LIAISON.WAT) sont intégrées dans le logiciel. Un dernier message apparaît alors. Cliquez sur OK. Le système ré-indexe alors ces données et recalcule ces compteurs internes afin d intégrer parfaitement les nouvelles données. D.4.4. Limitations imposées par les liaisons. Sur le site de destination, ne pas faire de saisie sur les fichiers indiqués en annexe 3. Sur le site de destination, faire impérativement une sauvegarde sur un nouveau support avant l import. Sur le site de saisie, ne JAMAIS supprimer de fiches. Utilisez la case Disparu. Pour supprimer des fiches, utilisez conjointement sur les 2 sites liés les purges (Section G.2.). Bien sûr, plus aucun redevable Disparu ne doit avoir de dette résiduelle. (périodicité de purge supérieure à 1 an) Ouvrez un nouvel exercice conjointement sur les deux sites liés

28 E. Le cadastre par support magnétique E.1. Les sections de plans FICHIERS / GESTION / Cadastre / Sections de plans Avant de procéder à l intégration des données fournies par le cadastre, il faut impérativement déclarer au logiciel quelles sont les sections de plans à prendre en compte. En effet, les fichiers du cadastre amènent la totalité des parcelles pour les communes demandées, et vous ne les gérez peut-être pas toutes. De plus, dans une commune, pour une section de plan donnée, l ensemble des parcelles n est peu être pas concerné par votre gestion. Dans le titre de l écran est affiché un pop - up menu qui permet de sélectionner la commune sur laquelle on désire voir les sections. Les communes ont été créées via le module présenté en section C.5. Lorsqu une commune est choisie, la liste des section à prendre en compte est affichée dans le tableau. Ce tableau est piloté par les boutons NOUVELLE et SUPPRIMER. Toutes les modifications apportées sont immédiatement sauvées. Dans cet exemple, pour la commune de BONVILLAGE, on gère les sections AB et BZ dans leur entièreté. Par contre les autres sections sont découpées. Ainsi, on ne gère pour la section AC que les parcelles dont le numéro est compris entre 230 et 520 inclus. La section AF est quant à elle gérée par tronçons. (1 à 150, 160 à 372, 374 à 716). Ce qui veut dire que les parcelles 151 à 159 et la 373 ne seront pas prises en compte. (Au-dessus de 716 non plus) Le bouton NOUVELLE permet d ajouter une ligne au tableau. La section de plan est alors demandée, entrez alors la ou les deux lettres désignant cette section. Les deux messages suivants permettent d entrer les deux valeurs du rang à prendre en compte dans la numérotation de la section. Par exemple, pour entrer la ligne CA de 0001 à 0100, cliquez sur NOUVELLE, au 1 er message entrez CA, puis validez, au 2 nd message entrez 1 et validez, au 3 ème et dernier message, entrez 100 et validez. La ligne est alors créée et ajoutée au tableau. Pour intégrer une section complète, entrez 0 (Zéro) au niveau des deux messages demandant les valeurs. Le bouton SUPPRIMER enlève immédiatement une ligne du tableau, sans aucune conséquence pour les parcelles existantes dans le reste du logiciel. Le bouton IMPRIMER donne pour la commune sélectionné la liste des sections gérés (papier A4) Le bouton RETOUR permet de quitter ce module et de revenir au menus de l application. REMARQUE : Lorsqu une parcelle est divisée et redistribuée, le numéro d origine n est plus utilisé. Par contre apparaissent de nouveaux numéro (par exemple, le parcelle 123 est divisée en les parcelles 551,552 et 553). Dans ce cas, la parcelle d origine (123) ne sera plus présente dans les fichiers du cadastre. Par contre, il faudra s assurer que les parcelles 551 à 553 sont bien prises en compte dans votre logiciel. Reportez-vous au sections suivantes de cette documentation pour savoir comment trouver les parcelles éliminées à tort

29 E.2. Lecture, contrôle et import des fichiers du cadastre Avant d exploiter réellement les données fournies par le cadastre, il convient de vérifier le contenu des fichiers reçus. Le module décrit en section E.2.1 permet d effectuer une lecture initiale des fichiers fournis. Il permet aussi d imprimer la liste des parcelles conservées et éliminées. Le module décrit en section E.2.2. réalise l import effectif des données du cadastre et vient créer des propriétaires, des parcelles, mais fait aussi disparaître des fiches (case Disparu des propriétaires et des parcelles) E.2.1 Lecture et contrôle des fichiers du cadastre FICHIERS / GESTION / Cadastre / Lecture des fichiers Le cadastre vous fourni des fichiers sur disquette par exemple. Ce module permet de lire ces fichiers et de les stocker sur votre disque dur. Les fichiers fournis sont de deux types, les propriétaires et les parcelles. En raison de la grande taille de certains fichiers, certains pourront être découpés en plusieurs disquettes. L exercice (année d import) est indiquée en haut à droite dans le titre de l écran. Lorsque des propriétaires seront ajoutés, l année de création prendra cette valeur (voir la section D.1.2) Le bouton RETOUR permet de quitter ce module et de revenir aux menus de l application. E Cadastre, la lecture des fichiers de propriétaires Trois boutons pilotent cette lecture. Le nombre de propriétaires lus est indiqué dans le cadre blanc. C est à dire que 4400 fiches sont prêtes à être importées dans notre logiciel. Placez une disquette issue du cadastre dans le lecteur de votre machine. (S il y en a plusieurs, l ordre importe peu, le fait de passer deux la même disquette est sans conséquences) Cliquez alors sur le bouton représentant une disquette. Le sélecteur de fichiers apparaît alors. Utilisez le pour désigner le fichier sur la disquette. Les fichiers disponibles apparaissent ici Désignez le lecteur Généralement Cliquez alors deux fois sur ce fichier (ici PROPRIO.1) pour en provoquer la lecture. (ou alors, cliquez une fois sur ce dernier, puis cliquez sur le bouton IMPORTER) La lecture du fichier se déroule alors. Le nombre de fiches déjà lues est alors indiqué (fond blanc) Procédez de même pour toutes les autres disquettes de propriétaires que vous avez reçues pour l exercice. Le bouton RAZ (remise à zéro) vide les fiches déjà lues. Leur nombre revient donc à zéro. Utilisez ce bouton si vous vous êtes trompé de jeu de disquettes par exemple. Recommencez alors la lecture des bonnes disquettes. Le bouton VOIR affiche les fiches lues sous forme d un tableau (comparable à un tableur). Attention, les données sont modifiables. Veillez à ne pas détruire des codes ou des références. Déplacez-vous dans ce tableau grâce aux ascenseurs verticaux et horizontaux. Cliquez sur le bouton RETOUR pour quitter cette visualisation