Normand Lacasse Magalie Deschênes Serge Gauthier

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1 Normand Lacasse Magalie Deschênes Serge Gauthier Colloque TRÉAQFP 23 mai 2013

2 Entre 500 et 600 stages par année Entre 400 et 450 entreprises 8 programmes 6 en enseignement individualisé 1 en enseignement à distance 1 en enseignement traditionnel En moyenne, 10 à 12 élèves transitent en stage chaque semaine, environ 20 responsables de stage Une conseillère en emploi autorise les stages et administre les demandes d emploi, assiste les enseignants pour la préparation aux stages (lettre, CV, entrevue)

3 4 portails Élève Entreprise Responsable de stage Conseillère en emploi Une application de gestion CRM Gestionnaire administratif des stages Version bêta, développement en collaboration avec la compagnie AltiLogix

4 1. Planification d un stage par l élève (EL) 2. Prise en charge du stagiaire par un responsable de stage (RS) 3. Rencontre avec l élève 4. Préparation de la documentation pour le stage 5. Recherche d une entreprise d accueil 6. Assignation de l offre de stage 7. Réalisation du stage 8. Fin de stage

5 1. Dans son programme, un indicateur l informe que l élève doit commencer sa planification pour son stage en ATE ou son stage en milieu de travail 2. L élève consulte son portail, modifie sa fiche personnelle et prend connaissance des documents 3. L élève fait une demande de rencontre au responsable de stage (RS) afin de débuter le processus Statut : En demande

6 1. Dans son portail, le RS consulte les élèves qui ont fait une demande pour une première rencontre 2. Le RS les prend en charge dans le système GISE 3. Le RS convoque l élève à une rencontre par le système ou par un courriel Statut : Prise en charge

7 1. Explique le processus 2. Présente les documents 3. Discute du profil d entreprises recherchées 4. Détermine une date approximative de stage 5. Détermine une prochaine rencontre Statut : En préparation

8 Consulte la documentation dans GISE Lettre de présentation Curriculum vitae Présentation des documents à l enseignant ou au responsable de stage, corrections Dépôt des documents finaux sur le système Autorisation du RS ou de la conseillère en emploi pour la recherche de stage Statut : En recherche

9 1. L élève récupère la phase 1 des stages dans GISE et identifie des entreprises potentielles. Il peut utiliser le système ou encore faire des démarches personnelles à la recherche d une entreprise qui répond à son profil 2. L élève rencontre une entreprise d accueil et s entend pour un stage

10 1. L élève rencontre le responsable de stage 2. Si l entreprise n est pas dans le système, le RS contacte l entreprise, explique le fonctionnement du stage. Le RS inscrit l entreprise 3. Il inscrit l offre de stage au dossier de l entreprise ou demande à l entreprise de le faire Statut : Soumis par l entreprise

11 4. L élève recherche les offres de stage 5. L élève s associe à une offre de stage Statut : En demande 6. Le RS consulte ces offres de stage et s associe à l offre de stage de son stagiaire 7. Le conseillère en emploi valide le protocole d entente (facultatif) Statut : Associée

12 1. L élève effectue son stage 2. L élève complète les documents dans GISE 3. Le RS visite l élève en entreprise en utilisant les communications pour garder une trace 4. L entreprise complète les documents dans GISE Statut : En cours

13 L élève et l entreprise complètent les documents et les déposent dans GISE. Le RS récupère les documents, les corrige Le RS rencontre l élève pour le retour de stage Le RS transmet la note Statut : réussi

14 Une entreprise peut faire une offre d emploi La conseillère en emploi gère les demandes Le principe est le même qu une offre de stage

15 Permet d administrer les portails Gère les entreprises et leurs superviseurs Permet la création de rapports d activités Permet de gérer l horaire de l enseignant et transférer dans Outlook. Permet de gérer les communications Puise ses données de Jade Tosca Se connecte au LDAP pour l authentification Utilise un serveur SageCRM avec un système de licence Permet d orchestrer des campagnes de sollicitation

16 Permet d orchestrer des envois massifs Campagnes de sollicitation Lettres de remerciement Invitation à des portes ouvertes Ceci permet de constituer une véritable mémoire corporative de l organisation

17 Normand Lacasse Magalie Deschênes Serge Gauthier Colloque TRÉAQFP 23 mai 2013