Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada

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1 Généralités Affaires diverses et courantes non énumérées sous cette Fonction (Actif, Inactif 3 ans) Bâtiments Généralités (Actif, Inactif 3 ans) Acquisition par, achat, location ou transfert Correspondance générale sur les directives, les règlements, les offres d immeubles en vue de location à, d achat ou de location, inspections des bâtiments, rapports, etc., à l exclusion des documents juridiques Adresses et emplacements (Actif, Inactif 3 ans) Jusqu à l annulation ou l abandon Conservation de l énergie (Actif, Inactif 3 ans) Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 1 de 12

2 Bâtiments (suite) Construction Besoins, entretiens préalables et enquêtes 5 ans après la fin de la construction (Actif, Inactif 3 ans). Avant de s en défaire, consulter la Division des Archives ales et de la disposition des documents, Archives nationales du Canada Arrangements et services consultatifs Projets annulés Soumissions, entretiens avec les architectes, les entrepreneurs et les fournisseurs au sujet des coûts, des matériaux de construction, des sous-entrepreneurs, des dates d exécution, des rapports provisoires, etc., inspection et occupation 3 ans après l occupation. Avant de s en défaire, consulter la Division des Archives ales et de la disposition des documents, Archives nationales du Canada après l annulation Documents juridiques Achat, transfert, vente, etc. Bail, location, concessions Documents originaux transférés au nouveau propriétaire. Les exemplaires des institutions sont conservés jusqu à ce qu ils n aient plus de valeur. Avant de s en défaire, consulter la Division des Archives 3 ans après l expiration Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 2 de 12

3 Bâtiments (suite) Dommages Correspondance générale et rapports d enquête sur les dommages Mineurs (inférieurs à $) Majeurs (1 000 $ et plus) 1 an après la fin de l enquête. Pour les réclamations, voir «Réclamations» sous la Fonction «contrôleur» 3 ans après la fin de l enquête. Pour les réclamations, voir «Réclamations» sous la Fonction «contrôleur» Entretien Services de ménage et conciergerie, rénovation, etc. 1 an Incendies, prévention des incendies et protection Règlements, exercices en cas d incendies, précautions, extincteurs automatiques, systèmes d alarme, etc. Rapports (incendies majeurs) Rapports (incendies mineurs) (Actif, Inactif 3 ans) 5 ans (Actif, Inactif 3 ans). Avant de s en après la présentation du rapport au Commissaire fédéral des incendies Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 3 de 12

4 Bâtiments (suite) Liquidation Vente, transfert, expiration de, etc., à l exclusion des documents juridiques 3 ans après la vente, le transfert ou l expiration du Modifications et réparations Majeures (1 000 $ et plus) Mineures (inférieures à $) 3 ans après la réalisation ou l annulation 1 an après la réalisation ou l annulation Plans et À Correspondance courante (petits ouvrages de moins de $) Correspondance courante (autres d une valeur de $ et plus) 1 an 3 ans Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 4 de 12

5 Bâtiments (suite) Protection Contre les retombées, l explosion nucléaire, les mécanismes d alerte (sirènes), les mesures préventives et contrôle des inondations mineures 3 ans. Voir aussi «Planification d urgence» sous la Fonction «administration générale» Services d ascenseur 1 an Signalisation (Actif, Inactif 3 ans) Comptabilité et inventaires Inventaires réels de propriété, cartes d enregistrement de propriété, etc. (Actif, Inactif 3 ans) Locaux Exigences et planifications actuelles et futures, projets d expansion, allocation et offres d espace, etc. Rapports et statistiques Mensuels, hebdomadaires, à jour, etc. 3 ans Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 5 de 12

6 Services publics Généralités (Actif, Inactif 3 ans) Climatisation et ventilation, systèmes de réfrigération (Actif, Inactif 3 ans) À après l abandon ou l expiration/résiliation du Éclairage (Actif, Inactif 3 ans) Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 6 de 12

7 Services publics (suite) Installation À après l abandon ou l expiration/résiliation du après l installation Électricité (Actif, Inactif 3 ans) Installation À Enlèvement des ordures après l abandon ou l expiration/résiliation du après l installation Gaz (Actif, Inactif 3 ans) Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 7 de 12

8 Services publics (suite) Installation À après l abandon ou l expiration/résiliation du après l installation Systèmes de plomberie et de chauffage (Actif, Inactif 3 ans) Installation À après l abandon ou l expiration/résiliation du après l installation Systèmes de télécommunications (Actif, Inactif 3 ans) Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 8 de 12

9 Services publics (suite) À après l abandon ou l expiration/résiliation du Installation après l installation Systèmes d eau et d égout (Actif, Inactif 3 ans) Installation À après l abandon ou l expiration/résiliation du après l installation Terrains Généralités (Actif, Inactif 3 ans) Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 9 de 12

10 Terrains (suite) Acquisition par, location, achat ou transfert Offres, étude des emplacements, sondages, etc., à l exclusion des documents juridiques Architecture paysagiste et jardinage (Actif, Inactif 3 ans) Chemins, rues, trottoirs et grandes routes Y compris le déneigement Clôtures Contrôle d inondations Mesures préventives et contrôle d inondations mineures Inondations majeures Curage de fossés et drainage 3 ans Voir «Planification d urgence» sous la Fonction «administration générale» Développement Régalage et exploitation de terrains, reboisement, etc. (Actif, Inactif 3 ans) Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 10 de 12

11 Terrains (suite) Documents juridiques Excavation Achat, vente, transfert Bail, location, droits de passage, droits d usage, concessions Documents originaux transférés au nouveau propriétaire. Les exemplaires des institutions sont conservés jusqu à ce qu ils n aient plus de valeur. Avant de s en défaire, consulter la Division des Archives 3 ans après l expiration Infractions (Actif, Inactif 3 ans) Liquidations Vente, transfert, expiration de, etc., à l exclusion des documents juridiques Correspondance courante 3 ans après la vente, le transfert ou l expiration du Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 11 de 12

12 Terrains (suite) Locations et concessions Droits de passage et d usage, baux, concessions, etc., sur les terrains de l État par des sociétés privées ou des individus, ou sur des terrains privés par l État, à l exclusion des documents juridiques Correspondance courante Sites historiques et monuments Terrains de loisirs Terrains de stationnement 3 ans après l expiration du droit en cause. Avant de s en 5 ans (Actif, Inactif 3 ans). Transférer à la Division des Archives ales et de la disposition des documents, Archives nationales du Canada Partie 2 Fonction «gestion immobilière» Page 12 de 12