Gestion des procurations

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1 Gestion des procurations Version

2 Table des matières 1 Authentification à ClicSEQUR Entreprise Gestion des procurations Création/ajout d une procuration Assignation d une procuration Modification de la procuration Consultation de la procuration Révocation d une assignation Informations complémentaires

3 1 Authentification à ClicSEQUR Entreprise Le RSE doit d abord s authentifier au site de clicsequr Entreprise selon la procédure décrite dans le document d aide : Processus d'accès à clicséqur Entreprises [ ].docx 2 Gestion des procurations Après avoir créé un compte utilisateur, le RSE doit assigner l utilisateur à une procuration donnant accès au PGAMR. Si aucune procuration n existe, le RSE devra en créer une nouvelle. L important à comprendre avec les procurations, c est qu elles donnent accès au PGAMR et à différents autres services dépendamment de l accès que l organisme possède. De plus, il faut savoir que le RSE peut créer plusieurs procurations différentes selon les accès qu il veut donner, mais un utilisateur ne peut avoir qu une seule assignation. *** L accès au PGAMR ne donne pas directement accès aux services du portail (ex. SESAMM, TECQ, etc.) *** La présente section sera donc divisée en ces deux étapes : - La création/ajout d une procuration pour le PGAMR - L assignation d un utilisateur à la procuration. 3

4 2.1 Création/ajout d une procuration L hyperlien «Gestion des procurations ClicSÉQUR - Entreprises» donne accès aux services d ajout, d assignation, de modification, de refus et de révocation d une procuration. ClicSEQUR Création d une procuration 4

5 Le tableau de la page d accueil des procurations contient plusieurs informations. Procurations Tableau o o o o o o Numéro d identification : correspond au numéro de la procuration Nom ou description : Donné par le RSE qui l a créé afin de la reconnaître Type : Internet (IN) ou Externe (EX) État : Active (AC) ou Révoquée (RV) ou échue (EC) Proc. Assignée : s il y a au moins un utilisateur qui est assigné à cette procuration (OUI ou NON) Date de fin : date d échéance de la procuration Afin de créer une nouvelle procuration, le RSE doit alors cliquer sur Ajouter dans le bas du tableau. Création d une procuration Ajout d une procuration 5

6 Ensuite, le RSE choisit le type de procuration qu il désire créer. Une procuration interne sera destinée aux utilisateurs de son propre organisme, alors qu une procuration externe sera destinée aux utilisateurs faisant partie d un organisme mandataire à son organisme. Présentement seul les droits d accès au PGAMR, à la prestation de service TERRITOIRE ainsi qu au transfert de fichier «certificat de l évaluateur» peuvent être utilisés par un mandataire externe par le biais d une procuration externe. Touts les autres services tel qu entre autres PIQM, TECQ, SOMAE, SESAMM etc gèrent leurs transferts de droits d accès à un mandataire externe à même leur prestation de service. Le RSÉ n a donc pas à créer une procuration externe pour ces cas là, le gestionnaire d accès de votre organisme pourra plutôt leur donner ces droits d accès directement à même l application. Si vous n avez pas ou ne connaissez pas le gestionnaire d accès de votre organisme, alors référé vous au service à la clientèle spécifique à ce service disponible sous l onglet au PGAMR, que vous soyez authentifié ou non. Finalement le RSÉ doit également attribuer une date de fin de la procuration (Date maximale permise : 3 ans moins 1 jours). (Dans l exemple suivant la date de fin maximum serait le ) Ajout d une procuration Informations sur la procuration 6

7 Plus bas dans la même page, le RSE doit sélectionner les droits d accès qu il veut associés à cette nouvelle procuration, parmi ceux attribué à votre organisme par le Ministère et/ou Organisme auquel il est inscrit. Pour accéder aux différents droits du ministère des affaires municipales et régionales (ex : ceux pour le PGAMR), sélectionner MAMROT ou ministère des affaires municipales et régionales. Lorsqu il sera prêt à modifier les droits d accès, le RSE doit alors cliquer sur Modifier. Ajout d une procuration Droits d accès 7

8 Le RSÉ doit toujours sélectionner «Avec Restriction», car sinon tous nouveaux services utilisant le service d authentification clcisequr et attribués à votre organisme par le Ministère et/ou Organisme sélectionné seront automatiquement disponibles à l ensemble des utilisateurs de votre organisme. De plus, touts les droits d accès attribués à votre organisme par le Ministère et/ou Organisme sélectionné vous sont présentés. Cocher ceux que vous voulez associer à cette procuration avant de cliquer sur modifier. Droits d accès - Modification 8

9 Ensuite, le RSE doit cliquer sur continuer. Ajout d une procuration Continuer 9

10 Le RSE vérifie par la suite si les données inscrites sont exactes. Cliquer sur Transmettre Ajout d une procuration Transmettre 10

11 La procuration est activée automatiquement. Prendre note par contre qu elle n est encore assignée à aucun utilisateur. Il est à noter qu un mandataire (un utilisateur dans le cas d une procuration interne ou une entreprise dans le cas d une procuration externe) ne peut recevoir plus d une procuration de la part d un unique mandant (l entreprise qui crée la procuration). Ainsi, une entreprise qui désire créer différents profils pour ses utilisateurs internes devra créer une procuration pour chacun des profils désirés. Par la suite, les utilisateurs pourront être assignés à l une des procurations créées en fonction de leur profil. En ce qui concerne les procurations externes, l entreprise doit s assurer d inclure tous les droits d accès qu elle souhaite octroyer à l entreprise mandataire dans une seule procuration. 11

12 2.2 Assignation d une procuration Le RSE choisit la procuration qu il désire assigner à un ou plusieurs utilisateurs en allant cocher la procuration et clique sur le bouton «Assigner». Assignation d une procuration Choix de la procuration Voici la signification de la procuration dans l exemple ci-dessus : - Numéro d identification : Numéro attribué par ClicSEQUR - Nom ou description : Description attribué par le RSE - Type : Interne (IN) - État : Active (AC) - Proc. Assignée : il n y a pas d utilisateur assigné à la procuration pour le moment - Date de fin : la procuration viendra à échéance le 4 novembre

13 Les informations sur la procuration s affichent. Le RSE prend connaissance de ses informations puis clique sur «Continuer». 13

14 À la prochaine étape, le RSÉ doit sélectionner le (ou les) utilisateur(s) et ensuite cliquer sur Continuer. Seuls les utilisateurs disponibles (n étant encore assignés à aucune autre procuration) sont présentés au RSÉ. Pour assigner une nouvelle procuration à un utilisateur en ayant déjà une, il faut d abord révoquer l assignation actuelle de cet utilisateur par le menu : «Consultation ou révocation d'une assignation» pour ensuite pouvoir le sélectionner au panorama ci-bas. Assignation d une procuration Choix de l utilisateur 14

15 Le RSE vérifie les données avant de transmettre sa demande. 15

16 Le RSE reçoit un accusé réception qu il peut imprimer et conserver comme preuve. 16

17 La procuration est maintenant assignée. 17

18 Les opérations des points suivants (3 à 5) s effectuent tous sensiblement de la même façon que l opération précédente : Création/ajout d une procuration. 3 Modification de la procuration 4 Consultation de la procuration 5 Révocation d une assignation 18

19 6 Informations complémentaires Pour l assistance technique, voici l horaire et le numéro de téléphone du service à la clientèle : Lundi : 8 h 18 h Mardi : 8 h 18 h Mercredi : 10 h 18 h Jeudi : 8 h 18 h Vendredi : 8 h 18 h Canada : États-Unis : Ailleurs dans le monde :