Voici les éléments essentiels que vous retrouverez dans le module Courrier.

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1 10 Courrier COURRIER Le module Courrier est sans doute celui qui est le plus utilisé dans le Portail. La majorité des utilisateurs du portail y ont accès, à l'exception des invités et des parents. Voici les éléments essentiels que vous retrouverez dans le module Courrier. Barre d'outils du module de courrier Recherche Composer un nouveau message Copier/Déplacer un message Actualiser : Rafraîchir la liste des messages. Supprimer Options : Générale - Courriers secondaires - Règles Gestion des dossiers Permet de gérer les dossiers de l'arborescence, dans l'espace du courrier. La gestion se fait en utilisant les menus contextuels. Dans l'arborescence de gauche, pour chacun des dossiers, le chiffre entre parenthèses désigne le nombre de courriers non lus.

2 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 11 Éléments qu'on peut retrouver dans la liste des messages Pièces jointes Indique qu un ou plusieurs fichiers sont joints au message. Message non lu Indique que le message n a pas été lu. Les messages non lus sont affichés en caractères gras. Message lu Indique que le message a été lu. Message répondu Indique que vous avez répondu au message ou qu'il a été transféré. Indique que ce message est urgent. Indique que le message n'est pas urgent. Indique qu'on souhaite assurer un suivi à ce message. Permet de modifier l'état de l'indicateur en indiquant qu'on veut assurer un suivi ou non. Permet d'enregistrer le message sur le poste de travail. Actions possibles Il est possible d'effectuer des actions en plus de celles disponibles dans la barre d'outils. Plusieurs d'entre elles sont générales à la majorité des modules dans le portail et sont présentées dans la section Outils de navigation. On y explique, par exemple, comment modifier le nombre de messages affichés dans une page, comment consulter les messages d'une deuxième ou d'une troisième page ou, encore, comment trier la liste des messages. Dans le module Courrier, comme dans la majorité des modules, les actions se termineront généralement par la fermeture de la fenêtre d'action à l'aide du qui se trouve dans le coin droit, tel que mentionné dans la section Outils de navigation. Dans la liste des messages, un menu contextuel est disponible. En positionnant le curseur sur un message et en cliquant avec le bouton droit de la souris, le menu suivant s'affiche : Des raccourcis vers certaines actions offertes dans la barre d'outils sont disponibles. Il est aussi possible de modifier l'état d'un message en passant du statut «lu» à «non lu».

3 12 Courrier Ordre des messages affichés Par défaut, les messages sont triés en ordre de date de réception, du plus récent au plus ancien. Pour modifier l'ordre de la liste des messages, consultez la section Outils de navigation.

4 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 13 COMPOSER UN NOUVEAU MESSAGE Barre d outils de la composition d un message Envoyer le message Enregistrer le message dans le dossier brouillon Produis une copie du message dans le dossier brouillon. Gérer les pièces jointes Demander/Annuler l'accusé de lecture Un message sera transmis à l'expéditeur à la réception du message. Activer/Désactiver la priorité haute Le message reçu sera précédé d un marqueur signifiant que le message est urgent. Activer/Désactiver la priorité basse Le message reçu sera précédé d un marqueur signifiant que le message n est pas urgent. Carnet d adresses Accède au carnet d adresses afin d y sélectionner des destinataires. 1. Votre courriel est affiché dans la zone de l'expéditeur (De :). Si vous avez défini des courriels secondaires, vous pourrez choisir un autre courriel pour la zone de l'expéditeur en cliquant sur la liste déroulante.

5 14 Courrier Composer un nouveau message 2. Inscrivez, dans la zone vis-à-vis les boutons, ou les adresses de courriel des destinataires. Au fur et à mesure que des caractères seront inscrits, on vous proposera des adresses de courriel débutant par ces caractères, que vous utilisez fréquemment. Si plusieurs adresses de courriel sont inscrites, elles devront être séparées par un point-virgule ou un espace. Pour sélectionner les destinataires, vous pouvez aussi cliquer sur les boutons pour accéder au Carnet d'adresses. 3. Donnez un titre à votre message dans le champ Objet. 4. Rédigez votre message. 5. Au besoin, joignez un ou plusieurs fichiers en cliquant sur Pièces jointes. 6. Au besoin, vous pouvez cliquer sur Demander un accusé de réception si vous voulez être avisé lors de la réception du message par les destinataires. 7. Au besoin, vous pouvez cliquer sur Activer la priorité haute ou Activer la priorité faible pour changer le statut de votre message. 8. Envoyez le message complété en cliquant sur Envoyer. Sélectionner des destinataires à partir du carnet d'adresses 1. Pour sélectionner des destinataires à partir du carnet d adresses, cliquez sur les boutons. 2. Sélectionnez le carnet d'adresses (Mon carnet, Bottin s'il est disponible, un carnet d'une communauté dont vous êtes membre) en cliquant sur la liste déroulante vis-à-vis Afficher.

6 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur Cochez les cases vis-à-vis les personnes ou les listes à qui vous destinez votre courriel. 4. Cliquez le bouton - - selon ce que vous souhaitez. Les adresses de courriel sélectionnées seront ajoutées à la zone. Notez que les listes de distribution sont toujours ajoutées dans la zone afin d'assurer la confidentialité des données. 5. Validez vos choix en cliquant sur Accepter.

7 16 Courrier Joindre des pièces JOINDRE DES PIÈCES Vous pouvez joindre des fichiers à un courriel. Ces fichiers peuvent se trouver sur votre portail ou sur votre poste de travail (à partir de votre poste de travail, vous pourrez accéder à une clé USB). Pour ajouter des pièces à un message, cliquez Pièces jointes. Joindre des pièces à partir du Portail 1. Vérifiez que vous êtes dans l'onglet Portail. 2. Dans l'arborescence de gauche, sélectionnez l'emplacement où se trouve les fichiers à joindre. Dans cette arborescence, on retrouve un triangle à gauche de chacun des éléments listés (espace personnel, communauté, dossier). En cliquant sur cette icône, les sous-dossiers sont affichés. En cliquant sur le nom d'un élément dans l'arborescence, les fichiers qui y sont contenus sont affichés dans la liste, dans la partie droite de l'écran. 3. Cochez les cases devant les fichiers à joindre à votre message. 4. Cliquez sur Accepter si vous n avez pas d autres pièces jointes à ajouter ou sur Ajouter si vous voulez joindre d autres pièces. Note : Si vous cliquez sur l onglet Poste de travail pour ajouter d autres pièces jointes, celles qui sont déjà cochées seront automatiquement ajoutées dans la liste des pièces jointes.

8 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 17 Joindre des pièces à partir du poste de travail 1. Cliquez sur l onglet Poste de travail. 2. Cliquez sur un des boutons Parcourir. 3. Dans la fenêtre de dialogue ouverte, sélectionnez le fichier désiré et cliquez sur Ouvrir. 4. Répétez l opération pour chacun des fichiers à joindre. 5. Cliquez sur Accepter si vous n avez pas d autres pièces jointes à ajouter ou sur Ajouter si vous voulez joindre d autres pièces. Note : Si vous cliquez sur l onglet Portail pour ajouter d autres pièces jointes, celles qui sont déjà cochées seront automatiquement ajoutées dans la liste des pièces jointes.

9 18 Courrier Consulter un message CONSULTER UN MESSAGE Barre d'outils de la consultation d'un message Enregistre le message sur le poste de travail. Une fenêtre du fureteur sera affichée, permettant d'enregistrer le message sur le poste de travail. Répond au message en envoyant la réponse à l'expéditeur. Répond au message en envoyant la réponse à l'expéditeur ainsi qu'à tous les destinataires. Transfère le message à un ou plusieurs autres destinataires. Ajoute au carnet d'adresses personnel (Mon carnet) l'adresse de courriel de l'expéditeur. Cette icône s'affiche seulement si le destinataire n'est pas dans le carnet personnel. Imprime le message. Supprime le message.

10 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 19 Pagination Après avoir consulté votre message, vous pouvez accéder au message précédent ou suivant en cliquant sur les triangles rouges pointant vers la gauche ou vers la droite. Contenu L'entête du message est d'abord affiché. On y retrouve l'objet, en caractère gras et, juste en dessous, l'expéditeur du message ainsi que la date et l'heure où le message a été envoyé. La liste des destinataires suit. Si des fichiers sont joints à l'envoi, ils sont listés et peuvent être consultés ou récupérés sur le poste de travail ou le portail. Voir la façon de faire ci-dessous. Ajouter au carnet personnel l'adresse de courriel de l'expéditeur 1. Cliquez sur Ajouter au carnet d'adresses. 2. Complétez la fiche du contact s'il y a lieu. 3. Cliquez sur Enregistrer. 4. Fermez la fenêtre Ajout d'un contact.

11 20 Courrier Consulter un message Récupération et sauvegarde des pièces jointes Les pièces jointes sont listées les unes à la suite des autres, à la droite du trombone. 1. Pour les récupérer ou les sauvegarder sur le poste de travail ou sur le portail, déplacez la souris sur la pièce à conserver. 2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant, à la droite du nom du fichier. 3. Choisissez Télécharger pour récupérer le fichier sur le poste de travail ou Enregistrer sous pour conserver le fichier sur le Portail. 4. Complétez en sélectionnant le dossier où le fichier sera conservé et terminez l'opération.

12 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 21 IMPRIMER UN COURRIEL 1. Cliquez sur Imprimer. 2. Une nouvelle fenêtre sera affichée. Cette fenêtre, gérée par votre fureteur, présentera le contenu de votre message. Vous devrez utiliser les fonctions d'impression du fureteur pour imprimer le message. RÉPONDRE À UN MESSAGE Lorsque vous consultez un message, vous pouvez choisir d'y répondre en destinant la réponse à l'expéditeur ou à l'expéditeur et à l'ensemble des destinataires. 1. Cliquez sur Répondre pour envoyer la réponse à l expéditeur seulement. 2. Cliquez sur Répondre à tous pour envoyer la réponse à l expéditeur et à l ensemble des destinataires. La fenêtre de composition d'un message s'affiche et le courriel d'origine se trouve dans le contenu du message. L'expéditeur du message d'origine se trouve dans la zone des destinataires. Si vous avez choisi de répondre à tous, les autres destinataires du message d'origine s'y trouvent aussi. Le champ Objet est complété, le préfixe RE: devant l objet du message d'origine signifiant qu'il s'agit d'une réponse à un message. 3. Ajoutez votre réponse dans le contenu du message. 4. Vous pouvez sélectionner d'autres destinataires, comme indiqué dans la section Composer un nouveau message. 5. Vous pouvez ajouter des fichiers comme vous le faites lorsque vous composez un nouveau message. 6. Lorsque le message est complété, cliquez sur Envoyer. Il est aussi possible de répondre à un message à partir de la liste de messages. 1. Positionnez le curseur sur le message auquel vous souhaitez répondre. 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris. 3. Cliquez sur Répondre ou Répondre à tous. 4. Procédez ensuite selon les étapes décrites ci-dessus.

13 22 Courrier Transférer un message TRANSFÉRER UN MESSAGE Lorsque vous consultez un message, vous pouvez choisir de le transférer à un ou plusieurs autres destinataires. 1. Cliquez sur Transférer. La fenêtre de composition d'un message s'affiche et le courriel d'origine se trouve dans le contenu du message. Le champ Objet est complété, le préfixe TR: devant l'objet du message d'origine signifiant qu'il s'agit d'un message transféré à un ou plusieurs autres destinataires. 2. Sélectionnez vos destinataires comme indiqué dans la section Composer un nouveau message. 3. Vous pouvez ajouter des fichiers, inscrire des renseignements additionnels dans le contenu du message, etc., comme vous le faites lorsque vous composez un nouveau message. 4. Lorsque le message est complété, cliquez sur Envoyer. Il est aussi possible de transférer un message à partir de la liste de messages : 1. Positionnez le curseur sur le message à transférer. 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris. 3. Cliquez sur Transférer. 4. Procédez ensuite selon les étapes décrites ci-dessus.

14 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 23 SUPPRIMER DES MESSAGES 1. Dans la liste des messages, cochez la case devant les messages à supprimer. 2. Cliquez Supprimer. 3. Pour supprimer tous les messages affichés dans la page, cochez la case qui se trouve dans l'entête de la liste des messages. Cliquez ensuite sur Supprimer. Il est aussi possible de supprimer les messages de la façon suivante : 1. Positionnez le curseur sur le message à supprimer. 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris. 3. Cliquez sur. Dans tous les cas, un message sera affiché demandant une confirmation de la suppression.

15 24 Courrier Copier/Déplacer des messages COPIER/DÉPLACER DES MESSAGES 1. Dans la fenêtre de messages appropriée, cochez les messages à copier ou à déplacer. 2. Pour copier ou déplacer tous les messages affichés, cliquez sur l icône Sélectionner tous les messages et cliquez sur l icône Copier/Déplacer un message. 3. Sélectionnez l Action que vous désirez effectuer et le Répertoire de destination qui accueillera les fichiers. Copier conserve le message dans la fenêtre actuelle et fait une copie à l emplacement de votre choix. Déplacer supprime le message de la fenêtre actuelle et le déplace à l emplacement de votre choix. 4. Dans l arborescence à la gauche de l écran, cliquez sur le dossier dans lequel vous désirez copier ou déplacer les messages sélectionnés. 5. Cliquez sur l icône Accepter. 6. Vous retournez automatiquement à l écran précédent.

16 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 25 RECHERCHER UN MESSAGE 1. Dans la zone Recherche, inscrivez un ou plusieurs mots, une phrase, etc. qui se trouvent dans le message recherché. La recherche sera effectuée sur le texte exact fourni. La recherche n'est pas effectuée par mot clé. 2. Cliquez sur Rechercher. 3. Pour afficher à nouveau tous les messages et annuler la recherche, cliquez sur Annuler.

17 26 Courrier Gérer les options du courrier GÉRER LES OPTIONS DU COURRIER Onglet Général 1. Dans le dossier Boîte de réception, cliquez sur l icône Options pour personnaliser les options. 2. Si vous désirez que les éléments soient effacés instantanément lorsque vous les supprimez, cochez la case suivant l'expression Vider automatiquement lors de la suppression d'un message (sinon, ils seront transférés dans le dossier Éléments supprimés). 3. Par défaut, dans la section Afficher le nombre de messages non lus, la Boîte de réception uniquement vous indiquera, entre parenthèses, le nombre de courriels reçus que vous n avez pas encore lu. Si vous avez créé des dossiers pour classer certains courriels et que vous souhaitez être informé dès l arrivée de nouveaux courriels dans ces dossiers, sélectionnez le bouton radio Pour toutes les boîtes. 4. Pour conserver vos choix, cliquez sur le bouton Enregistrer.

18 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 27 Onglet Courriers secondaires Les utilisateurs peuvent avoir une ou plusieurs autres adresses sur d autres serveurs de courriels. Le portail leur permet de toutes les consulter en même temps et d en faire la gestion. Cependant, le système de courrier doit suivre le protocole IMAP4. Informez-vous auprès de votre administrateur avant d effectuer l opération. Par exemple, les courriers sur Vidéotron, Sympatico ou Hotmail ne suivent pas le protocole IMAP4 et ne peuvent donc être installés comme courrier secondaire. 1. Dans le dossier Boîte de réception, cliquez sur l icône Gestion des options du courrier. 2. Dans la fenêtre de gestion des options du courrier, cliquez sur l onglet Courriers secondaires. Ajouter un autre courrier 1. Cliquez sur le bouton Ajouter. 2. Dans la zone de texte suivant Nom de boîte, inscrivez le nom par lequel vous voulez désigner votre service de courriel. 3. Dans la zone de texte suivant Serveur pour réception, inscrivez le nom du serveur hébergeant votre service de courriel. 4. Dans la zone de texte suivant Adresse de courrier, inscrivez en entier votre adresse de courriel associée à ce serveur. 5. (Facultatif) Si la partie précédant l arobas (@) de votre adresse de courriel n est pas votre code d authentification, inscrivez ce code dans la zone de texte suivant Compte d authentification. 6. Dans les zones de texte suivant Mot de passe et Confirmation de mot de passe, inscrivez votre mot de passe. 7. Pour conserver vos choix, cliquez sur le bouton Enregistrer.

19 28 Mon courrier Gérer les options du courrier : Règles Onglet Règles Les règles sont un ensemble de conditions, d actions et d exceptions pour le traitement de l organisation des messages. Chaque règle est constituée de deux éléments : une condition qui indique les messages auxquels s applique la règle, ainsi qu une action qui précise le traitement des messages retenus. 1. Dans le dossier Boîte de réception, cliquez sur l icône Gestion des options du courrier. 2. Dans la fenêtre de gestion des options du courrier, cliquez sur l onglet Règles. Ajouter une règle 1. Cliquez sur le bouton Ajouter. 2. Au moyen de la liste déroulante Nom de la boîte, indiquez à partir de quel serveur de courrier vous voulez appliquer la règle (passez à l'étape suivante si vous n'avez qu'une seule adresse de courriel sur le portail). 3. Au moyen de la liste déroulante Condition :, désignez quelle partie du message doit être vérifié : dans la zone du De : (expéditeur), CC : (copie conforme), Objet : (titre du message), Corps : (le contenu du message) ou Tout. 4. Dans la zone de texte Filtre :, inscrivez la chaîne de caractères qui doit être recherchée dans le segment du message que vous avez choisi à partir de la liste déroulante Condition :. (Vous ne pouvez effectuer une règle sur une chaîne de caractères comportant un caractère accentué.) 5. Au moyen de la liste déroulante Action, désignez l'action qui doit être prise pour les messages répondant à la condition (Déplacer vers :, Supprimer, Transmettre à : ou Transmettre une copie à :). 6. Si vous avez désigné l action Déplacer vers, une zone combinée vous offrira les dossiers vers lesquels vous pouvez déplacer le message. Si vous avez choisi Supprimer, aucune boîte ne sera affichée. Si vous avez choisi Transmettre à : ou Transmettre une copie à :, une boîte de texte modifiable sera affichée dans laquelle vous indiquerez l adresse de courrier électronique du nouveau destinataire. 7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

20 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 29 Modifier une règle 1. Dans le dossier Boîte de réception, cliquez sur l icône Gestion des options du courrier. 2. Dans la fenêtre de gestion des options du courrier, cliquez sur l onglet Règles. 3. Cliquez sur l icône Modifier la règle. 4. Apportez les changements désirés et cliquez sur le bouton Enregistrer. Supprimer une règle 1. Dans le dossier Boîte de réception, cliquez sur l icône Gestion des options du courrier. 2. Dans la fenêtre de gestion des options du courrier, cliquez sur l onglet Règles. 3. Cochez la case devant la règle à supprimer. 4. Cliquez sur l icône Supprimer. Inactiver une règle 1. Dans le dossier Boîte de réception, cliquez sur l icône Gestion des options du courrier. 2. Dans la fenêtre de gestion des options du courrier, cliquez sur l onglet Règles. 3. Dans la colonne Active, cliquez dans la case à cocher de la règle à inactiver. Note : Pour la réactiver, cliquez dans la case à cocher de la règle à activer.

21 30 Courrier Gestion des dossiers GESTION DES DOSSIERS Ajouter un dossier 1. La gestion des dossiers est accessible directement à partir du module de courrier, dans l'arborescence située à gauche de la fenêtre. 2. Cliquez le répertoire dans lequel vous voulez créer un dossier. Dans presque tous les cas, vous sélectionnez le Nom. 3. Cliquez le bouton droit de la souris sur le dossier que vous avez sélectionné à l'étape précédente, afin d'ouvrir le menu contextuel. 4. Cliquez sur l'icône Créer un dossier dans le menu contextuel. 5. Nommez le dossier affiché au bas en mode édition. 6. Votre dossier est maintenant créé.

22 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 31 Supprimer un dossier 1. Dans l'arborescence à la gauche de l'écran, cliquez sur le dossier que vous souhaitez supprimer. 2. Cliquez droit sur le dossier que vous avez sélectionné à l'étape précédente. 3. Sélectionnez Supprimer le dossier dans le menu contextuel. 4. Confirmez votre choix en sélectionnant Oui. 5. Votre dossier est maintenant supprimé.

23 32 Courrier Gestion des dossiers Renommer un dossier 1. Dans l'arborescence à la gauche de l'écran, cliquez sur le dossier que vous souhaitez renommer. 2. Cliquez droit sur le dossier que vous avez sélectionné à l'étape précédente. 3. Renommez le dossier affiché en mode édition. 4. Cliquez sur Entrée pour enregistrer les modifications.

24 LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 33 DOSSIER BROUILLON Enregistrer le message dans le dossier Brouillon Lorsque vous composez un message mais que vous ne souhaitez pas le transmettre immédiatement, il est possible de l'enregistrer dans le dossier Brouillon. L'objet, le texte du message déjà composé et vos destinataires seront conservés, à moins que ces destinataires se trouvent dans la zone. 1. Composez un nouveau message. 2. Enregistrer votre message dans le dossier Brouillon. Récupérer un message du dossier Brouillon 1. Dans l arborescence, à la gauche de l écran, cliquez sur le dossier Brouillon. 2. Cliquez sur le message à récupérer. Vous pouvez le modifier, le compléter, le conserver à nouveau ou l envoyer.