Opérations de fin d'année scolaire Préparation de l'année scolaire

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1 BE1D Opérations de fin d'année scolaire Préparation de l'année scolaire Mai 2016 Dispositif d'accompagnement des Systèmes d'information des Élèves du 1er Degré (DASIE1D) Contacts : dasie1d@ac-lille.fr

2 Table des matières PASSAGE...3 PRÉPARATION DE LA RENTRÉE SCOLAIRE N Les classes...4 Les élèves...4 Récupérer les dossiers inscrits par la mairie...5 Récupérer les dossiers des élèves radiés d'une école de l'académie Recherche collective Recherche individuelle Cas particulier des élèves scolarisés précédemment en école privée de l'académie de Lille....6 Saisie des nouveaux dossiers...8 QUELQUES DATES IMPORTANTES...8 BE1D_fiche_technique_FIN_ANNEE_SCOLAIRE_2015_2016 2/8

3 PASSAGE (voir aussi la fiche technique dédiée aux passages) Objectif : Pré requis : Enregistrer globalement les décisions de passage, maintien, proposition d'orientation, orientation en ULIS (préciser le cycle) Effectuer ou modifier individuellement une décision de passage Imprimer des listes Les élèves présents dans l'école doivent être admis définitivement, répartis dans une classe et avoir leur INE valide. Généralités : Toutes les opérations de passage doivent être effectuées avant la fin de l'année scolaire. Si les passages ne sont pas faits, la totalité des élèves de l'école sera automatiquement radiée à la rentrée. Il faudra alors reprendre tous les élèves (en admission acceptée puis en admission définitive) Particularités : En école maternelle : Pour les élèves de GS qui partent en CP dans une autre école, il est important d'effectuer les passages au plus tôt et de ne pas oublier de cocher la case «quittant l'école». (les élèves seront radiés automatiquement à la veille de la rentrée scolaire suivante). Le (la) directeur(trice) de l'école élémentaire pourra ainsi préparer la rentrée de ces élèves. Au cas où la case «quittant l 'école» n'a pas été cochée, il faudra procéder individuellement à la radiation de ces élèves de l école maternelle en précisant la date d'effet au 31/08/2016, ou bien corriger un par un les décisions de passages des élèves. En école primaire ou élémentaire : Pour les élèves de CM2 qui passent en 6ème la case «quittant l'école» est automatiquement cochée et non modifiable. Pour tout élève poursuivant sa scolarité dans une autre école, penser à cocher la case «quittant l'école». Il est alors radié automatiquement à la veille de la rentrée. En RPI : Pour les élèves qui changent d'école à l'intérieur du RPI, ne pas oublier de cocher la case «quittant l'école» lors de l'opération de passage. Cela permettra de procéder à leur admission dans la nouvelle école. Cas des fusions d'écoles Pour les écoles qui fusionnent à la rentrée, un document spécifique est élaboré par le DASIE1D. Avant toute chose, il convient de connaître le numéro RNE qui sera attribué. Cocher la case «Quittant l'école» pour tous les élèves de l'école qui ferme... et préparer la rentrée avec le RNE de l'école qui résulte de la fusion. En cas de doute, prendre contact avec la DSDEN (DOS) et le DASIE1D. BE1D_fiche_technique_FIN_ANNEE_SCOLAIRE_2015_2016 3/8

4 PRÉPARATION DE LA RENTRÉE SCOLAIRE N+1 Les classes Pour préparer la prochaine année scolaire, il est possible de dupliquer la structure des classes. Dans le menu Ecole activer la rubrique «Créer/Modifier/Visualiser les classes» Choisir l'année scolaire à préparer puis cliquer sur le bouton «Chercher» Une fois la structure dupliquée, il est possible de modifier les classes Il est aussi possible de créer les classes sans dupliquer. (cf manuel utilisateur page 50 : Créer une classe) Les élèves Pour les nouveaux élèves, deux cas de figure sont possibles : La mairie procède aux inscriptions dans BE1D : répondre individuellement ou collectivement (par niveau d'enseignement) à la demande d'admission. Cette opération n'est à faire que pour les élèves inscrits pour la 1ère fois dans une école de l'académie. Si l'élève était scolarisé précédemment dans une école de l'académie de Lille, il faut reprendre le dossier parmi les élèves radiés et non parmi les inscrits mairies, ceci afin de récupérer l'identifiant de l'élève ainsi que l'historique de son dossier. La mairie ne procède pas aux inscriptions dans BE1D : c'est au (à la) directeur (trice) d'effectuer les admissions, dans le respect des certificats d inscriptions fournis par la mairie. Les nouvelles inscriptions (en particulier maternelle TPS PS) peuvent être enregistrées dès maintenant. Pour les inscriptions en CP, il est indispensable d'attendre que les écoles maternelles aient fait les passages des GS. Ces opérations de saisies peuvent être affinées début septembre mais il est vivement conseillé de ne pas attendre la rentrée sauf pour les élèves venant d'une école privée. Toutes les opérations devront être terminées pour le constat d'effectif de rentrée. Répartition des élèves dans les classes : Les élèves qui ont une décision de passage et qui restent dans l'école ainsi que les élèves en demande d'admission acceptée peuvent être répartis dans les classes pour l'année scolaire Menu élèves répartition Gestion collective Affectation permanente dans une classe BE1D_fiche_technique_FIN_ANNEE_SCOLAIRE_2015_2016 4/8

5 Récupérer les dossiers inscrits par la mairie Uniquement pour les élèves nouvellement scolarisés dans l'académie Menu Élèves admettre des élèves Gestion collective enregistrement des nouvelles admissions Choisir l'année scolaire et l'état inscrit et Cliquer sur chercher Cocher les élèves concernés et répondre à la demande d'inscription. Extrait du manuel du directeur BE1D_fiche_technique_FIN_ANNEE_SCOLAIRE_2015_2016 5/8

6 Récupérer les dossiers des élèves radiés d'une école de l'académie En aucun cas, le dossier d'un élève déjà scolarisé dans l'académie ne doit être ressaisi. Il doit être récupéré parmi les élèves radiés. 1 Recherche collective Menu Elèves, puis Admettre des élèves. Dans la gestion collective : enregistrement des nouvelles admissions. Sélectionner les élèves à l'état radiés de l'année scolaire Cliquer sur 'Rechercher école' Dans l'identifiant, s'il est connu, entrer le numéro RNE de l'école d'origine ou dans la commune indiquer la ville où est située l'école d'origine puis cliquer sur le bouton «Chercher». Sélectionner l'école dans la liste dessous, puis cliquer sur le bouton «Chercher» apparu dans le haut de la fenêtre. Dans la liste, sélectionner, par niveau d'enseignement, les élèves à admettre. Indiquer le niveau d'enseignement. Vous pouvez modifier l'adresse des élèves et éventuellement, des responsables légaux. 2 Recherche individuelle Il n'y a pas lieu de créer un dossier pour un élève précédemment scolarisé dans une école de l'académie de Lille. Il faut impérativement reprendre le dossier dès lors que la radiation a bien été enregistrée par l'école d'origine. Effectuer la recherche d'élève en indiquant l'identifiant INE ou le début du nom et le début du prénom (ne pas renseigner les autres éléments proposés : date ou lieu de naissance) Si la recherche de l'élève s'avère infructueuse, s'assurer de l'orthographe du nom tel qu'il a été saisi par le précédent directeur (cf le certificat de radiation) et relancer la recherche. Si l'élève n'est pas connu de BE1D, (élève provenant d'une autre académie, ou n'ayant jamais été scolarisé) procéder alors à la saisie du dossier. 3 Cas particulier des élèves scolarisés précédemment en école privée de l'académie de Lille. Attendre début septembre Les élèves scolarisés dans une école privée sont systématiquement radiés à la veille de la rentrée.toutefois, dans l'état actuel des choses, les dossiers de ces élèves ne sont visibles dans BE1D qu'apres la rentrée. Pour les admettre dans l'école, il faut donc attendre quelques jours suivant la rentrée pour pouvoir récupérer les fiches parmi les élèves radiés. BE1D_fiche_technique_FIN_ANNEE_SCOLAIRE_2015_2016 6/8

7 Extrait du manuel du directeur BE1D_fiche_technique_FIN_ANNEE_SCOLAIRE_2015_2016 7/8

8 Saisie des nouveaux dossiers Si l'élève n'a jamais été scolarisé dans l'académie (primo-scolarisé ou élève provenant d'une autre académie), il faut procéder à la saisie du dossier. Extrait du manuel du directeur Date de la rentrée scolaire : 01/09/2016 QUELQUES DATES IMPORTANTES Attribution des droits d'accès à BE1D par anticipation autour du 20 août. En cas de changement d'affectation du directeur à la rentrée, l'accès à la nouvelle école est attribué vers le 20 août. Fermeture du DASIE1D du 29 juillet au 16 août BE1D_fiche_technique_FIN_ANNEE_SCOLAIRE_2015_2016 8/8