VÉRIFICATION INTERNE PROGRAMME INFRASTRUCTURES CANADA (PIC)

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1 VÉRIFICATION INTERNE CONFORMITÉ AUX CONTRÔLES CLÉS SUR LES PROCESSUS D APPROBATION ET DE MODIFICATION DES PROJETS ET DES PAIEMENTS DE CONTRIBUTIONS, AINSI QUE SUR LE SUIVI BUDGÉTAIRE Rapport de vérification interne pour l exercice Préparé par SERVICES DE VÉRIFICATION CANADA Pour le compte de la DIRECTION DES INFRASTRUCTURES DIRECTION GÉNÉRALE DÉVELOPPEMENT D AFFAIRES ET INFRASTRUCTURES DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE CANADA POUR LES RÉGIONS DU QUÉBEC Octobre 2008

2 VÉRIFICATION INTERNE CONFORMITÉ AUX CONTRÔLES CLÉS SUR LES PROCESSUS D APPROBATION ET DE MODIFICATION DES PROJETS ET DES PAIEMENTS DE CONTRIBUTIONS, AINSI QUE SUR LE SUIVI BUDGÉTAIRE TABLE DES MATIÈRES SOMMAIRE EXÉCUTIF 3 PAGE 1.0 INTRODUCTION 1.1 Contexte Étendue de la vérification Objectifs poursuivis Méthodologie Remerciements RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION 2.1 Principales étapes du processus de contrôle Points de contrôles clés identifiés Échantillonnage Résultats - contrôles clés pour l approbation des modifications des projets ainsi que les retraits de projets 2.5 Résultats - contrôles clés pour l approbation des paiements de contributions Résultats de l analyse sur le contrôle budgétaire Autres constatations CONCLUSION 13

3 SOMMAIRE EXÉCUTIF Objectifs de la vérification Les objectifs de la vérification étaient de revoir et mettre à jour le processus de modification des projets et le processus des paiements dans le cadre de l Entente; d identifier et de décrire les contrôles clés et, de s assurer qu ils sont appliqués en conformité avec les processus établis pour le programme. Opinion de vérification Nous sommes d avis que le Programme infrastructures Canada (PIC) est géré de façon efficace et viable, aucune faiblesse n a été constatée. De plus, les paiements pour ce programme ont été effectués, durant la période vérifiée, conformément aux exigences opérationnelles de l agence à tous égards importants. Énoncé d assurance Cette vérification interne a été effectuée conformément à la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification préétablis qui ont été convenus par la direction. Les éléments de preuve réunis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l opinion découlant de la vérification interne. Résumé des conclusions Contrôles clés pour l approbation des modifications des projets La population réelle étant de 35 modifications, nous avons donc procédé à l examen de la totalité des 35 modifications de projets approuvées en Notre examen n a révélé aucune dérogation. En effet les contrôles étaient bien utilisés et ils étaient conformes aux procédures établies. Contrôles clés pour l approbation des paiements de contributions Les tests de conformité effectués sur l échantillon de 24 dossiers, comprenant 31 versements, n ont décelé aucune dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements identifiés préalablement. Les limites de paiement ont été respectées dans tous les cas, les montants à payer ont tous été enregistrés correctement dans les systèmes informatisés et la séquence des contrôles clés relatifs aux paiements a toujours été respectée. RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 3

4 Analyse sur le contrôle budgétaire Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater leur existence et leur application tout au long de la période faisant l objet de notre vérification. Notre analyse nous a également permis de nous assurer qu aucun transfert de fonds entre volets n a été effectué depuis le début du PIC et que l ensemble des projets approuvés en vertu de l Entente ne dépasse pas, tel qu établi, le tiers des coûts admissibles afférents à tous les projets au 31 mars RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 4

5 1.0 INTRODUCTION 1.1 CONTEXTE Le budget fédéral de 2000 a prévu un financement de 2,65 milliards de dollars pour le programme d infrastructures physiques. C est ainsi que le 20 octobre 2000, le gouvernement du Canada et le gouvernement du Québec ont signé l Entente Canada- Québec relative au programme d infrastructures (l Entente). La contribution fédérale prévue à ce programme s élève à $, répartie sur une période de dix ans. Dans le cadre de son engagement à maintenir et à améliorer la qualité de vie des Canadiennes et des Canadiens, le gouvernement du Canada a lancé initialement un programme d une durée de six ans et prolongé par la suite d une période de deux ans le 18 juillet 2005, afin de permettre la complétude des travaux dans une période plus réaliste compte tenu de l ampleur des travaux à réaliser, dont le but est de renouveler et d améliorer les infrastructures physiques du Canada. Le gouvernement fédéral assume environ un tiers du coût des projets d infrastructures, les deux autres tiers étant versés par le gouvernement du Québec et les municipalités ou les autres promoteurs. L Entente prévoit un cadre de vérification ayant pour but de fournir des assurances indépendantes et objectives relativement, entre autres, aux systèmes et procédures en place de façon à permettre une gestion qui tienne compte des conditions de l Entente. La partie fédérale du programme est administrée par Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC), Direction des infrastructures et la partie provinciale est administrée par le Ministère des Affaires municipales et des Régions (MAMR), et par le Ministère des transports du Québec (MTQ). Un comité de gestion a été mis sur pied pour gérer l Entente. Un Coprésident fédéral (le directeur, Direction des infrastructures à DEC) et un Coprésident provincial (Directeur des infrastructures au MAMR) en sont les principaux gestionnaires. Les ministères provinciaux sont les maîtres d œuvre du Programme infrastructures Canada (PIC). Ainsi, les requérants acheminent leurs demandes à ces ministères qui sont responsables de l analyse et qui déterminent si les projets sont admissibles à l Entente. C est donc dire que DEC a peu de contacts directs avec les requérants sauf en ce qui concerne les aspects reliés à la Loi canadienne sur l évaluation environnementale (LCÉE). Seuls les projets admissibles jugés prioritaires, selon les ministères provinciaux, sont présentés sous forme de fiches synthèses à la Direction des infrastructures de DEC. À partir de ces fiches synthèses, les conseillers effectuent une analyse et un examen de conformité des projets selon les modalités de l annexe A de l Entente et du Système partagé de gestion de l information sur les infrastructures (SPGII) tout en s assurant que le projet rencontre les exigences de la LCÉE. Préalablement à l inscription des projets à l Entente, les fiches synthèses sont signées par le Coprésident fédéral avant d être soumises pour approbation ministérielle. P C (PIC) ROGRAMME INFRASTRUCTURES ANADA RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 5

6 1.2 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION La Direction des infrastructures de DEC a mandaté Services de vérification Canada pour procéder à la vérification des systèmes et procédures de contrôle interne mis en application à la Direction des infrastructures de DEC à Montréal. Six vérifications ont déjà été réalisées en rapport avec ce programme. La première en juillet 2002 couvrait la période écoulée du 20 octobre 2000 jusqu au 31 mars 2002 et portait essentiellement sur les contrôles relatifs aux approbations de projets. La seconde, réalisée en mai 2003, couvrait la période du 1er avril 2002 jusqu au 31 mars 2003 pour les approbations de projets, de même que toute la période du 20 octobre 2000 jusqu au 31 mars 2003 en ce qui concerne les contrôles relatifs à l approbation des paiements. La troisième vérification qui fut réalisée en août 2004 portait sur le processus d approbation des projets de même que sur le processus d approbation des paiements pour la période écoulée entre le 1 er avril 2003 et le 31 mars La quatrième vérification fut réalisée en août 2005 et portait sur le processus d approbation des projets initiaux et des modifications de projets de même que sur le processus d approbation des paiements pour la période écoulée entre le 1 er avril 2004 et le 31 mars La cinquième vérification fut réalisée en septembre 2006 et portait sur le processus d approbation des projets initiaux et des modifications de projets de même que sur le processus d approbation des paiements pour la période écoulée entre le 1 er avril 2005 et le 31 mars Enfin la sixième vérification a eu lieu entre le 22 mai et le 15 juillet 2007 et a porté sur la période écoulée entre le 1 er avril 2006, date de la fin de la période vérifiée précédemment, et le 31 mars Cette vérification incluait la préparation d un sommaire des contrôles clés, la revue du processus de modifications des projets et des paiements de contributions de même que l examen de dossiers de projets. La présente vérification a eu lieu entre le 2 juillet et le 11 août 2008 et a porté sur la période écoulée entre le 1 er avril 2007, date de la fin de la période vérifiée précédemment, et le 31 mars La vérification incluait la revue du sommaire des contrôles clés, la revue du processus de modifications des projets et des paiements de contributions de même que l examen de dossiers de projets. Cette vérification s est déroulée en trois étapes distinctes, soit tout d abord un examen portant sur les contrôles relatifs aux modifications de projets, ensuite un examen portant sur les contrôles relatifs aux paiements des contributions et enfin un examen du contrôle budgétaire relié au PIC. Notre vérification s inscrit donc comme une suite aux examens précédents. De plus, une vérification de conformité de l évaluation environnementale a été effectuée par Conseils et Vérification Canada pour le compte de la Direction Générale Qualité, Information et Technologies en mai D autre part, des rapprochements ont été établis entre les dépenses cumulées du programme et les données disponibles dans le SPGII, de même qu entre les frais de gestion du programme enregistrés au système et les informations disponibles à partir des dossiers de frais de gestion. RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 6

7 1.3 OBJECTIFS POURSUIVIS Les objectifs de la vérification étaient de revoir et de mettre à jour le processus d approbation des modifications et des paiements dans le cadre de l Entente; d identifier et de décrire les contrôles clés et de s assurer qu ils sont appliqués en réalisant des tests de conformité sur un échantillon de dossiers dont la taille est suffisamment élevée pour permettre l émission d une opinion. 1.4 MÉTHODOLOGIE Cette vérification a été effectuée dans le respect de la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le mandat a fait l'objet d'une planification formelle, d'une évaluation des risques, d'un programme de vérification et d'un plan d'échantillonnage. Des rencontres et des discussions ont eu lieu avec le personnel responsable du programme à la Direction des infrastructures. La démarche a été associative et, dans ce contexte, l établissement des faits a été validé avec les personnes concernées. Les différentes étapes du processus de modifications des projets et de paiements de contributions ont été validées par le gestionnaire du programme et par les informations contenues dans les dossiers de projets, mais aussi à l aide des rapports générés par les systèmes de gestion de l information qui ont tenu lieu de passage témoin. 1.5 REMERCIEMENTS L équipe de vérification tient à remercier le gestionnaire et le personnel responsable de l exécution du PIC consultés au cours de cette vérification pour leur disponibilité, leur coopération exemplaire et leurs commentaires pertinents. RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 7

8 2.0 RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION 2.1 PRINCIPALES ÉTAPES DU PROCESSUS DE CONTRÔLE Le personnel en place et offrant des services à la Direction des infrastructures de DEC au cours de la période vérifiée était le suivant : Le directeur - Coprésident fédéral du comité de gestion de l Entente Le gestionnaire - Coprésident fédéral substitut du comité de gestion de l'entente Deux à trois analystes de projets (conseillers) Les trois conseillers en environnement (services corporatifs) Les deux employés responsables des services administratifs L adjointe administrative Deux à trois conseillers en communication (services corporatifs) Les principales étapes du processus de contrôle avaient déjà été décrites lors des vérifications effectuées de 2002 à 2007 et des entretiens avec le personnel du PIC ainsi que notre examen des dossiers nous ont permis de constater que le processus décrit auparavant n avait pas subi de transformations. Aucun nouveau projet n a été approuvé au cours de conformément à l article 3.11 a) i) de l Entente qui prohibe toute approbation de nouveau projet après le 31 décembre La procédure d approbation de modifications de projet, tel que mentionné dans les rapports précédents, demeure la même. Des fiches synthèses révisées, approuvées par le Coprésident provincial de l Entente sont alors émises pour approbation par le Coprésident fédéral. Une analyse est alors préparée par les conseillers, à l aide du système SPGII, et une modification d engagement y est inscrite. Cette analyse de modification est signée par un(e) conseiller(ère) et approuvée par le gestionnaire de la Direction des infrastructures. À partir de la fiche synthèse révisée, les conseillers en environnement évaluent de nouveau si le statut du projet a changé en vertu de la LCÉE. Si nécessaire, une révision de l étude est effectuée et demandée au requérant. Lorsque l étude est complétée, les conseillers rendent leur décision. Le cas échéant, une approbation conditionnelle peut être donnée jusqu à ce qu une ré-évaluation environnementale soit complétée. Un formulaire prévu à cet effet est complété et approuvé par le directeur, Direction des infrastructures de DEC. Un cahier d information, pour une ou des modifications de projets, est préparé pour fin de signature. Ce cahier est revu et signé par le directeur, Direction des infrastructures de DEC, qui signe également les fiches synthèses révisées provenant du provincial à titre de Coprésident fédéral de l Entente. Le cahier d information accompagné des fiches synthèses révisées est expédié au Ministre fédéral responsable de la mise en œuvre du PIC pour approbation. Les modifications de coûts à la hausse doivent être approuvées par les autorités ministérielles ou par le Conseil du Trésor, en fonction de la grille de délégation du pouvoir d approbation des modifications du Conseil du Trésor du Canada, selon le niveau d augmentation et le montant de la contribution fédérale initiale du projet. RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 8

9 La procédure pour les paiements est la suivante : les ministères provinciaux soumettent des réclamations pour paiement. Les documents soumis varient selon les ministères, le MAMR fait parvenir à la Direction des infrastructures de DEC un Sommaire de réclamation, pouvant contenir un ou plusieurs projets, accompagné d un calcul de l aide financière à verser pour chaque projet. Le MTQ pour sa part, envoie un document sommaire indiquant les montants réclamés. Avant de recommander le versement, la Direction des infrastructures de DEC s assure de la conformité de sa quote-part des sommes réclamées, que le montant maximum de la contribution fédérale n a pas été dépassé et que le statut environnemental du projet permet le versement. Les réclamations sont approuvées par le Coprésident fédéral et la saisie dans les systèmes financiers de DEC est ainsi autorisée. Les chèques sont ensuite émis directement au Ministre des finances du Québec (et non aux requérants) par l entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. 2.2 POINTS DE CONTRÔLES CLÉS IDENTIFIÉS Suite aux entrevues avec le personnel de la Direction des infrastructures impliqué dans la gestion du PIC et à l examen de nombreux dossiers de projets, nous avons été à même de valider le processus des opérations qui avait été élaboré lors de la vérification en août Notre examen nous a permis d identifier les contrôles clés suivants en ce qui concerne l approbation des modifications de projets: Réception de la fiche synthèse révisée approuvée par le Coprésident provincial pour inscription à l Entente; Analyse de la fiche synthèse révisée par les conseillers; Approbation de l analyse par le gestionnaire; Analyse de l impact au niveau des avantages du projet et des incidences environnementales de la modification; le cas échéant; Production du rapport de demande incluant l approbation par le gestionnaire de la décision du conseiller en environnement; Signature du Cahier d information par le Coprésident fédéral lorsqu il y a hausse des contributions; Approbation de la fiche synthèse révisée reçue du Coprésident provincial par le Coprésident fédéral; Approbation des modifications impliquant une hausse des coûts en vertu de la délégation d autorité du Conseil du Trésor du Canada; Approbation par le Coprésident fédéral d une modification impliquant une baisse des coûts ou une modification sans incidence financière; Modification d engagement enregistrée au système SPGII; Raisons du changement adéquatement documentées et tenant compte des aspects financiers, de l impact au niveau environnemental et de l impact au niveau de l échéancier de la réalisation des travaux; Fiche synthèse révisée approuvée par le Coprésident fédéral et retournée au Coprésident provincial avec une lettre d accompagnement statuant sur l évaluation environnementale; RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 9

10 Lettre d approbation de la révision du Coprésident provincial expédiée au requérant pour une modification impliquant une modification à la hausse. En ce qui concerne les paiements de contributions, les contrôles clés suivants ont été identifiés: Examen du formulaire de calcul de l aide reçue du MAMR et du MTQ, le cas échéant; Approbation de la réclamation de paiement provinciale par le Coprésident fédéral; Vérification que les exigences environnementales ont été respectées avant de procéder aux paiements; Limites de paiements respectées; Vérification des montants inscrits sur le sommaire de réclamation; Enregistrement adéquat des réclamations pour paiement. Finalement, en ce qui concerne le contrôle budgétaire, les contrôles clés suivants ont été identifiés: Un transfert entre volets nécessite une modification de l Entente PIC avec l accord des autorités des deux gouvernements; En conformité aux exigences de l article 32 de la Loi sur la Gestion de Finances Publiques (LGFP), la Direction des infrastructures s assure que les engagements des projets approuvés ne dépassent pas l affectation du programme; La Direction des infrastructures de DEC maintient, par l entremise du SPGII, un système d engagement pluriannuel détaillé pour tous les projets approuvés et fournit des renseignements sur les engagements, les dépenses et le solde disponible par exercice financier, sur demande; L ensemble des projets approuvés en vertu de l Entente ne dépasse pas le tiers à la fin de chaque exercice; Un compte rendu final des dépenses est inscrit au rapport ministériel sur le rendement de l année concernée. 2.3 ÉCHANTILLONNAGE Conformément à l Entente datée du 18 juillet 2005, aucun nouveau projet n avait été approuvé durant la période du 1 er avril 2007 au 31 mars 2008 conformément à l article 3.11 a) i) qui prohibe toute approbation de nouveau projet après le 31 décembre En conséquence, seuls l approbation de modifications de projets et les contrôles au niveau des paiements de contributions ont fait l objet d un échantillonnage au cours de la période sujette à notre vérification. Dans un premier temps, un examen de dossiers a été effectué au niveau des modifications de projets. La population était composée de 35 projets qui avaient été modifiés durant la période du 1 er avril 2007 au 31 mars 2008 pour une augmentation nette de $ de contributions fédérales approuvées. RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 10

11 Un deuxième échantillon a été constitué pour vérifier la conformité aux contrôles clés relatifs aux paiements de contributions. La population était composée de tous les projets pour lesquels des paiements avaient été effectués durant la période du 1 er avril 2007 au 31 mars 2008, soit 116 dossiers représentant un total versé de $. L échantillon comprenait tous les projets dont les paiements excédaient $. Cette méthode privilégie les transactions de grande valeur par rapport aux transactions de faible valeur, ce qui assure une meilleure couverture des risques associés aux paiements des contributions; ainsi, 24 projets ont été sélectionnés, comportant 31 versements au total qui représentaient plus de 72% des montants totaux versés durant cette période. 2.4 RÉSULTATS - CONTRÔLES CLÉS POUR L APPROBATION DES MODIFICATIONS DES PROJETS AINSI QUE LES RETRAITS DE PROJETS La population réelle étant de 35 modifications, nous avons donc procédé à l examen de la totalité des 35 modifications de projets approuvées en Notre examen n a révélé aucune dérogation. En effet les contrôles étaient bien utilisés et ils étaient conformes aux procédures établies. Seulement cinq projets ont été retirés au cours de et ces projets ont été retirés suite à une confirmation du Coprésident provincial du retrait de ces derniers. Notre examen nous a également permis de nous assurer que les fonds disponibles pour ces projets ont été désengagés afin d assurer la réintégration de ces fonds au niveau du Système partagé de gestion de l information sur les infrastructures (SPGII). 2.5 RÉSULTATS - CONTRÔLES CLÉS POUR L APPROBATION DES PAIEMENTS DE CONTRIBUTIONS Les tests de conformité effectués sur l échantillon de 24 dossiers, comprenant 31 versements, n ont décelé aucune dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements identifiés préalablement. Les limites de paiement ont été respectées dans tous les cas. Les montants à payer ont tous été enregistrés correctement dans les systèmes informatisés et la séquence des contrôles clés relatifs aux paiements a toujours été respectée. Au cours de , c est 20% de la vérification des étapes du calcul effectué par le MAMR qui est effectuée par la Direction des infrastructures de DEC, c est au-delà du 10% originalement identifié. Cette procédure permet à la partie fédérale de s assurer que les calculs présentés lors des réclamations du MAMR sont exempts d erreurs. Notons qu'un vérificateur externe est nommé en vertu de l'entente Canada-Québec relative au programme d'infrastructures et que celui-ci devrait procéder à une vérification annuelle en s'appuyant sur les travaux de vérification interne des ministères concernés. L'objectif du vérificateur externe sera de s'assurer que les systèmes et procédures mis en place permettent de gérer adéquatement le programme et que le système de suivi des projets et de vérification des réclamations est adéquat. RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 11

12 2.6 RÉSULTATS DE L ANALYSE SUR LE CONTRÔLE BUDGÉTAIRE Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater leur existence et leur application tout au long de la période faisant l objet de notre vérification. Notre analyse nous a également permis de nous assurer qu aucun transfert de fonds entre volets n a été effectué depuis le début du PIC et que l ensemble des projets approuvés en vertu de l Entente ne dépasse pas, tel qu établi, le tiers des coûts admissibles afférents à tous les projets au 31 mars AUTRES CONSTATATIONS À la demande de la Direction des infrastructures de DEC, les frais de gestion facturés au programme ont aussi été examinés sans toutefois qu aucune vérification de la validité des montants réclamés ne soit effectuée. Il a ainsi été possible de constater que le maximum admissible selon l entente révisée, soit $, n avait pas encore été atteint au 31 mars Également, le rapprochement effectué entre les dépenses cumulées du programme et les données disponibles dans le système national de gestion des données du SPGII, à partir desquels l échantillon de vérification a été déterminé, a permis de constater que les deux sources donnaient des résultats totaux équivalents. RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 12

13 3.0 CONCLUSION Selon les tests de conformité effectués, nous sommes d avis que les contrôles clés ont été appliqués de façon adéquate par la Direction des infrastructures de DEC au niveau des 35 modifications de projets examinées et de l approbation des 31 paiements effectués. Notre vérification n a relevé aucun cas de non-conformité au cours de l année RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE - OCTOBRE 2008 PAGE 13