Formation tableur niveau 4 (Excel 2008)

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1 Formation tableur niveau 4 (Excel 2008) L objectif général de cette formation est de créer des tableaux utilisables sans risque par d autres personnes et de créer un tableau croisé. Sommaire 1. Supprimer les valeurs zéro Insérer un commentaire Créer une aide à la saisie Créer un message de saisie et une alerte d erreur Insérer une liste déroulante Protéger une feuille Réaliser une mise en forme conditionnelle Réaliser un tableau croisé Créer un graphique à partir d un tableau croisé dynamique Rechercher un résultat spécifique pour une cellule en ajustant la valeur d une autre cellule... 4 Télécharger le fichier Resultats.xlsx disponible à l URL Ouvrir le fichier. Dans la feuille Ventilation, en F3, saisir : =SOMME(C3:E3) > formater le résultat pour qu il affiche deux décimales > recopier la formule de F4 à F SUPPRIMER LES VALEURS ZÉRO Problème : Des 0 apparaissent de F5 à F20. Comment éviter qu ils ne s affichent? Solution : Menu Excel > Préférences > sous la rubrique Création, cliquer sur Afficher > sous la rubrique Fenêtre, décocher Afficher les valeurs zéro > OK 2. INSÉRER UN COMMENTAIRE Problème : Vous allez partir en vacances. C est donc un stagiaire qui devra saisir quotidiennement les données dans le tableau de ventilation des achats. Afin qu il évite de se tromper, vous voulez ajouter des commentaires. Solution : Clic droit sur B3 > Insérer un commentaire Un cadre apparaît > supprimer le nom figurant dans le cadre > saisir : Dans cette cellule saisir le nom du fournisseur (voir sur la facture) > cliquer en dehors de la fenêtre de commentaire pour valider Placer la souris au-dessus de B3 le commentaire apparaît Cliquer en B3 > Ctrl+C (copier) > sélectionner les cellules B4:B20 > clic droit sur la sélection > Collage spécial > sous la rubrique Coller, cocher Commentaires > OK TAB4_Excel2008.docx 1 / 5 Y. CINOTTI

2 3. CRÉER UNE AIDE À LA SAISIE Problème : Comme je me méfie vraiment du stagiaire, je veux faire en sorte qu il ne puisse saisir dans la colonne A qu une date comprise entre le 3 et le 16 mai (dates de mes congés)! Solution : Sélectionner les cellules A5 à A20 > menu Données > Validation > dans l onglet Paramètres, sous Autoriser, choisir : Date > Données : comprise entre > Date de début : 3/5/15 > Date de fin : 16/5/15 > OK En A5, essayer de saisir : 19/5/15 4. CRÉER UN MESSAGE DE SAISIE ET UNE ALERTE D ERREUR Problème : Je veux ajouter un message d aide à la saisie et un message d alerte. Solution : Sélectionner les cellules A5 à A20 > menu Données > Validation > dans l onglet Message de saisie > Titre : ATTENTION! > Message de saisie : La date doit être saisie sous la forme JJ/MM/AA et se situer entre le 03/05/15 et le 16/05/15 > onglet Alerte d erreur > Titre : ATTENTION! >Message d erreur : Savez-vous lire les consignes?! > OK En A5, essayer de saisir : 19/05/15 5. INSÉRER UNE LISTE DÉROULANTE Problème : Comment faire en sorte que le stagiaire ne puisse saisir dans la colonne Stockage que l un des quatre lieux de stockage possible? Solution : Sélectionner G3:G20 > menu Données > Validation > onglet Paramètres > Autoriser : Liste > saisir dans la zone Source : Cave;Economat;Magasin général;direct (ne pas oublier le point-virgule entre chaque choix) > OK En G5, utiliser la liste déroulante pour saisir Cave NB : Il est possible d utiliser une liste saisie dans des cellules de la même feuille. C est le cas, dans la feuille Denrées du même fichier, où, dans la colonne B, la liste déroulante fait référence à la liste saisie dans la colonne H. Pour vous en rendre compte, dans la feuille Denrées, cliquer en B4 > menu Données > Validation 6. PROTÉGER UNE FEUILLE Problème : J ai peur que le stagiaire ne s amuse à modifier le tableau en mon absence. Comment faire pour le protéger? Solution : Dans la feuille Ventilation, sélectionner les cellules A5 à E20 > tout en maintenant la touche cmd enfoncée, sélectionner G5:G20 Menu Format > Cellule > onglet Protection > décocher Verrouillée > OK Menu Outils > Protection > Protéger la feuille > Mot de passe (facultatif) : 007 > OK > Confirmer le mot de passe > OK Essayer de supprimer le contenu de F3 NB : Le principe à retenir pour protéger une feuille est donc qu il faut d abord désigner les zones de saisie qui ne seront pas protégées puis protéger tout le reste de la feuille. Dans fichier Resultats.xlsx, ouvrir la feuille Restos TAB4_Excel2008.docx 2 / 5 Y. CINOTTI

3 7. RÉALISER UNE MISE EN FORME CONDITIONNELLE Problème : Je souhaite pouvoir repérer rapidement les jours où des restaurants ont réalisé un ticket moyen inférieur à 16,20 Solution : En H1, saisir : Ticket moyen > en H2 saisir : =G2/C2 Cliquer en H2 > placer le pointeur dans l angle inférieur droit de la cellule H2 jusqu à faire apparaître une croix noire + > double-cliquer afin de recopier rapidement la formule sur les cellules H3 à H141 Cliquer en H2 > cmd+maj+ (pour sélectionner les cellules H2 à H141) Menu Format > Mise en forme conditionnelle > saisir les données comme ci-dessous Pavé Format > onglet Police > cliquer sur la flèche à droite de la zone de saisie Couleur : > cliquer sur une case rouge > OK > OK 8. RÉALISER UN TABLEAU CROISÉ Problème : Je souhaite réaliser un tableau de synthèse me permettant de connaître pour chaque restaurant, le nombre de couverts total réalisé. Solution : Cliquer en H2 > menu Données > Rapport de tableau croisé dynamique > Suivant > Suivant > cocher Nouvelle feuille > pavé Disposition > cliquer-glisser la case Restaurant vers LIGNE > cliquer-glisser la case Couverts vers DONNÉES > OK > Fin Pour avoir le détail du nombre de couverts par restaurant et par jour : cliquer dans le tableau de synthèse créé précédemment > dans la barre d outils apparue, cliquer sur l icône Assistant Tableau croisé dynamique > pavé Disposition > cliquer-glisser la case Jour vers COLONNE > OK > Fin 9. CRÉER UN GRAPHIQUE À PARTIR D UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Problème : Je voudrais créer un graphique représentant, pour chaque restaurant, la répartition des CA moyens nourriture et boissons. Solution : Cliquer sur l icône Assistant Tableau croisé dynamique > pavé Disposition Cliquer-glisser Jour en dehors du tableau > cliquer-glisser Somme sur Couverts en dehors du tableau Cliquer-glisser Restaurant vers COLONNE Cliquer-glisser CA nourriture dans la zone DONNÉES > double-cliquer sur Somme sur CA nourriture > Synthèse par : Moyenne > OK Cliquer-glisser CA boissons dans la zone DONNÉES > double-cliquer sur Somme sur CA boissons > Synthèse par : Moyenne > OK > OK > Fin TAB4_Excel2008.docx 3 / 5 Y. CINOTTI

4 Cliquer sur une des données du tableau croisé > onglet Graphiques > pavé Histogramme > icône Histogramme empilés Déplacer le graphique dans une nouvelle feuille nommée CA Vous devriez obtenir un graphique comme ci-dessous. Dans le fichier Resultats.xlsx, cliquer en bas sur l onglet Denrées 10. RECHERCHER UN RÉSULTAT SPÉCIFIQUE POUR UNE CELLULE EN AJUSTANT LA VALEUR D UNE AUTRE CELLULE Problème : Étant donné que, dans ce plat, c est surtout le prix du turbotin qui est sujet à variation, je souhaite savoir à quel prix je dois acheter le turbotin afin que le coût à la portion n excède pas 8 euros. Solution : Cliquer en F24 > > menu Outils > Valeur cible > Valeur à atteindre : 8 > Cellule à modifier : E4 > OK > OK le prix unitaire HT du turbotin est passé à 26,06, coût d achat maximum à ne pas dépasser Enregistrer le fichier Resultats.xlsx Évaluation Vous travaillez au service commercial d un hôtel. Vous avez sélectionné dans votre base de données, les clients du segment individuel affaires ayant une carte de fidélité (fichier Fidelite.xls disponible à l adresse : Vous mettez en place, à la date du 31 décembre 2016, un scoring de la fidélité de vos clients. Pour cela, vous attribuez une note à chaque client en utilisant la segmentation RFM (récence, fréquence, montant) : La récence désigne le délai écoulé depuis la dernière venue du client. Le barème est le suivant : 10 points si le client est venu il y a moins de 6 mois (en considérant que tous les mois comptent 30 jours) ; 6 points, si 6 à 12 mois se sont écoulés depuis sa dernière venue ; 3 points de 12 mois à 18 mois ; 0 point au-delà. TAB4_Excel2008.docx 4 / 5 Y. CINOTTI

5 Pour la fréquence, vous attribuez 2 points pour chaque séjour dans les deux dernières années. Pour le montant, vous attribuez 0,003 point par euro généré depuis deux ans (arrondi à l entier le plus proche). Le score RFM correspond à la somme récence + fréquence + montant. Il doit s agir d un nombre entier puisque vous avez arrondi le score du montant. Vous faites en sorte que les scores strictement supérieurs à 19 s affichent en rouge. Vous créez, dans deux autres feuilles du même classeur : un tableau croisé présentant la fréquence de distribution des scores RFM (nombre de clients à 3 points, à 4 points, à n points) ; un graphique de la fréquence de distribution sous forme d histogramme. Envoyer au formateur les fichiers : Resultats.xlsx Fidelite.xlsx TAB4_Excel2008.docx 5 / 5 Y. CINOTTI