Commune de BOTANS Contrat de location de la salle des fêtes communale ZAC des Saules

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1 TERRITOIRE DE BELFORT MAIRIE DE BOTANS Téléphone: Fax : Heures d'ouverture du secrétariat : Mardi de 18h00 à 19h00 Samedi de 10h00 à 11h30 Commune de BOTANS Contrat de location de la salle des fêtes communale ZAC des Saules *** Pour être contacté à la salle ou pour joindre les n d'urgence ( ) : **** Entre : La Commune de BOTANS, 4 Grande Rue, BOTANS Et :, locataire(s) du..../.../... au..../.../... Adresse : N de téléphone : *************** Le montant de la location est de : (Tarif en vigueur le jour de la location). Cette location ne sera effective qu à réception de la présente convention remplie, datée et signée accompagnée de 2 chèques à l ordre du Trésor Public dont un du montant de la location qui sera encaissé après état des lieux de sortie et un chèque correspondant à la caution qui sera restitué après la location, sous réserve du respect du présent contrat. Une attestation responsabilité civile de votre compagnie d assurance habitation devra également être remise au plus tard une semaine avant cette location. Personne à contacter pour la remise des clefs : Mme Sophia JAEGER ( ), le lundi précédent la location entre 13h30 et 16h30. Si vous le désirez, un forfait de nettoyage de la salle (20 pour le sol de la salle uniquement, 50 pour la salle complète) peut être ajouté à cette location. Il devra être réglé le jour du paiement de la location. Si vous préférez vous en charger vous-même, Mme Sophia JAEGER jugera de l état de la salle et si un nettoyage supplémentaire devait être fait, il serait retenu sur votre caution. *******. Location de la salle versée le / /. Caution de 300 versée le / /. Forfait ménage de versé le / /. Attestation d assurance remise le /.../ 1/8

2 REGLEMENT ET CONDITIONS GENERALES DE LOCATION DE LA SALLE La Salle des Fêtes est située à Botans, ZAC des Saules. Elle est composée de : 1 grande salle de 140 m², non divisible, avec 1 estrade, 1 cuisine équipée en matériel professionnel, 1 bar situé devant la cuisine avec accès à la cuisine, 1 bloc sanitaire Femme & Homme, 1 local de stockage situé à l extrémité Nord de la salle avec accès réservé ne faisant pas partie de la location. La salle est accessible aux personnes à mobilité réduite. Le parking permet d'accueillir 50 voitures. Par respect du bien d'autrui, de la sécurité des invités et des installations, les locataires de la Salle des Fêtes devront observer strictement les recommandations suivantes: A : SECURITE DU PUBLIC I) Classification, catégorie et normes à respecter : La salle permet l'organisation des manifestations suivantes: Réunion, Conférence, Cabaret, Spectacle, Dîner-dansant, Fête avec repas, Soirée dansante, Bal public ou privé. Elle ne sera en aucun cas louée à des jeunes gens non accompagnés d adultes responsables de la soirée. Notre établissement de type L est classé en 4 ème catégorie et est conforme aux normes de sécurité appliquées aux Etablissements Recevant du Public (E.R.P). II) Capacité d'accueil - allée de circulation : Pour des raisons de sécurité, le nombre maximum de personnes autorisées est de : 130 pour une réunion sans repas et 100 pour une réunion avec repas. Dans le cas d'une utilisation en salle de spectacle ou de conférence avec utilisation de chaises uniquement, une allée de circulation de 1,4 m devra être réalisée de part et d'autre des rangs de chaises. Les issues de secours devront être accessibles et dégagées. Dans le cas d'une utilisation en salle de restauration, il faudra veiller au respect des issues de secours et allées de circulation en évitant de placer des tables devant ces dernières. De même, il est impératif de ne pas encombrer l accès aux extincteurs situés dans la salle. III) Consignes de sécurité : Il est interdit de garer des véhicules sur la voie qui entoure le bâtiment et notamment devant les portes d'accès à ce dernier, qui devront obligatoirement être dégagées pour permettre l'accès des secours. 2/8

3 En cas d'incendie : attaquer le feu avec les extincteurs appropriés et disposés dans la salle (plan avec situation des extincteurs), prévenir les POMPIERS ( 18 ou 112) en veillant à indiquer la nature et l'endroit précis du sinistre (Ne jamais raccrocher en premier), évacuer la salle dans le calme et éviter les courants d'air. NE PAS OUVRIR LES FENETRES, Il est interdit de faire du feu ou des barbecues sur le parking. La commune décline toute responsabilité quant aux dommages, quelle que soit leur nature, pouvant survenir aux véhicules stationnés sur le parking. IV) Responsables à prévenir : En cas d'anomalie, prévenir immédiatement Mme Sophia JAEGER, ou, si elle ne peut être jointe, les responsables de la commune dans l'ordre : Marie-Laure FRIEZ : ou (Maire) Guy COURTOT : ou (Adjoint au Maire) Régis VASSELET: (Adjoint au Maire) V) Respect des règles de sécurité : Le locataire signataire du présent contrat s'engage à respecter ou à faire respecter les règles de sécurité ci-dessus. Il devra, en cas de contrôle du chargé de sécurité ou de la commission de sécurité, être présent sur les lieux pendant toute la manifestation. Tout manquement aux présentes consignes peut entraîner l'annulation, sans contestation, de la manifestation. B : SEJOUR DU LOCATAIRE, UTILISATION DE LA SALLE : I) Interdictions : Il est interdit : de fumer dans la salle, d'occulter les blocs autonomes de l'éclairage de sécurité d'enfoncer des clous ou tout autre objet, d écrire sur les portes, murs et plafonds et d apposer des affiches, de décorer les locaux avec des banderoles en papier ou en étoffe, sans en avoir préalablement informé la mairie. De toute manière, les tissus et autres fibres servant à la décoration des lieux seront obligatoirement du type M1 (incombustible), d'organiser des manifestations susceptibles de provoquer des dégâts ou des incendies, de saupoudrer le parquet avec tout produit destiné à favoriser la danse, de faire séjourner des animaux domestiques dans les locaux. Tout contrevenant sera tenu de réparer les dommages causés. Par ailleurs il est interdit de faire du bruit dérangeant le voisinage (musique, claquement de portières, klaxon, pétards etc...) A ce titre il est interdit de laisser ouvertes les portes de la salle. Dans le cas où il serait nécessaire de faire intervenir les forces de l'ordre le locataire s'engage à abandonner le montant de la caution. 3/8

4 II) Utilisation, accès et fréquentation : a) Accès : Obligation est faite de laisser la cuisine et ses annexes dans un état de propreté absolue (locaux, équipements, vaisselle et ustensiles). Le rangement du matériel doit se faire aux emplacements prévus à cet effet et matérialisés. Tous les locaux loués (salle, cuisine, sanitaires, entrées) doivent être nettoyés et rendus dans un parfait état de propreté. La commune se réserve le droit de faire intervenir une entreprise spécialisée et de facturer toutes dégradations, même non signalées. b) Fréquentation : Les réceptions sont réservées aux locataires et à leurs invités. Il incombe au locataire de filtrer les entrées. Ill) L'aide mémoire du locataire : Pour que votre fête soit réussie au mieux, il est utile de suivre ces quelques consignes a) L'interlocuteur entre la commune et l'organisateur de la fête est Mme Sophia JAEGER C'est elle qui vous guidera lors de votre arrivée à la Salle des Fêtes (vaisselle, clefs, état des lieux, etc....). Il est conseillé de lui téléphoner quelques jours avant afin de convenir de l'heure du rendez-vous. Elle vous accompagnera pour établir l'état des lieux et conviendra avec vous d'un rendez-vous pour la restitution des clefs à la fin de votre location. IL EST IMPERATIF DE RESPECTER CE RENDEZ-VOUS QUI NE POURRA PAS ETRE DECALE OU REPORTE; b) Au moment de la réservation de la salle, le locataire devra déposer une caution sous forme de chèque; elle sera restituée s'il n'y a pas de dégradations et de frais éventuels de nettoyage (20 pour le nettoyage du sol et 50 pour un nettoyage complet) après le paiement intégral du solde de la location et la restitution des clés de la Salle des Fêtes à Mme Sophia JAEGER. Il pourra venir récupérer le chèque en mairie, aux horaires d ouverture du secrétariat (voir page 1), dès le mardi suivant la location. Pour plus de commodités, la Mairie peut aussi le lui retourner par courrier, s il en fait la demande. c) Le prix de la location comprend la vaisselle et le mobilier. La liste des divers matériels disponibles est jointe en annexe avec le tarif de remboursement des éléments cassés ou ébréchés. La liste de vos besoins devra être donnée au responsable lors de la demande de rendez vous pour la remise des clés. d) La Salle des Fêtes est maintenue hors gel par temps de froid. En cas de location, et si la température ambiante de la salle est insuffisante, Mme Sophia JAEGER montrera au locataire le fonctionnement du chauffage. Il a été préréglé pour assurer une température de confort non excessive, de façon à éviter l'ouverture des fenêtres, pour limiter la gêne causée au voisinage par le bruit. Le locataire n a pas accès aux éléments de réglage, mais seulement au commutateur Marche/Arrêt. S il trouve que la température est suffisante, il peut simplement mettre le chauffage sur arrêt, et le remettre en fonctionnement si besoin. 4/8

5 IV) Nettoyage et rangement. a) Rangement des tables et chaises : Les tables et chaises seront rangées à leur place initiale (y compris lors de l utilisation par les associations) : Les 26 tables, dans le coin gauche au fond de la salle, sur 2 piles, Les chaises, le long du mur du fond, par piles de 5, soit 150 chaises b) Ordures : Les ordures ménagères et les éventuelles nappes en papier devront être déposées dans le conteneur situé à l'arrière de la salle, les sacs poubelles seront fournis par le locataire. Les emballages vides (verres, cartons, plastiques) seront déposés dans les conteneurs correspondants situés à l extrémité du parking. c) Nettoyage : Grande Salle et estrade: le sol étant un parquet, il sera balayé et lavé à la serpillère humide. (voir annexe jointe) Cuisines, entrées, blocs sanitaires: après avoir été balayés, les sols devront impérativement être lavés à l'eau chaude additionnée d'un produit désinfectant. Ceci est valable également pour les cuvettes des WC et le lavabo qui devront subir le même traitement. L'appareillage de la cuisine sera nettoyé à l'aide de produits adaptés selon la fiche en annexe. VEILLER A CE QUE LES MEGOTS DE CIGARETTES NE SOIENT PAS DEPOSES SUR LE SOL AUX ABORDS DE LA SALLE, DES SEAUX EN FER REMPLIS DE SABLE ETANT PREVUS A CET EFFET. V) Généralités : a) Désengagements : Le locataire peut se dégager si la manifestation ne peut avoir lieu. Dans ce cas, il préviendra au plus tôt la mairie ou le gestionnaire de la salle. Selon la réglementation en vigueur, le chèque d arrhes de 50 ne sera pas restitué. Cette somme restera acquise à la commune. b) Autorisations : Les utilisateurs devront être pourvus de toutes les autorisations nécessaires telles que déclarations d'ouverture de buvette, SACEM, etc.(selon la réglementation en vigueur). Ils devront être couverts par une assurance multirisque précisant les lieux et la période couverte par la garantie (avec précision de l'heure de début et de fin de location) La puissance sonore de la musique sera réduite après 22 heures, afin de ne pas incommoder le voisinage, les portes et fenêtres devront rester fermées. En cas de non respect, la commune se réserve le droit de porter plainte auprès des autorités compétentes et de prendre les mesures nécessaires au maintien de l'ordre. 5/8

6 c) Responsabilités La commune décline toute responsabilité en cas de vol, sinistre ou détérioration du matériel ou d'objets entreposés ou utilisés par le locataire. De même, le locataire est responsable de tous dommages survenant à un tiers ou causés aux immeubles et au matériel de la commune, soit par lui même soit par ses invités. Le signataire du présent contrat est seul responsable des faits et gestes de ses invités. Le signataire du présent contrat devra être majeur ou être accompagné d un adulte. VI) Divers : Toute demande de location sous un PRÊTE-NOM ou de sous-location est strictement interdite et sera irrévocablement et à tout moment annulée, étant entendu que les arrhes seront perdus. Tout manquement au présent règlement entraînera le refus d'une location ultérieure de la salle. Ce présent règlement, ainsi que l'offre de prix, doivent être retournés avant la date indiquée en première page. Passé ce délai, la commune se réserve le droit de relouer la salle. Les tarifs comprennent la location de la vaisselle. Les charges d'électricité et de gaz seront facturées aux tarifs en vigueur en supplément suivant les relevés des compteurs effectués contradictoirement. Sur un document annexe seront précisés à l'entrée dans les lieux les besoins en vaisselle et en ustensiles dans la limite du parc disponible ainsi que les relevés d'électricité et de gaz. A la restitution des clés seront portés sur ce même document les nouveaux relevés ainsi que les éléments manquants ou détériorés aux fins de facturation. En annexe est joint le prix de remboursement du matériel endommagé et de la vaisselle cassée ou ébréchée. Ecriture manuelle ci après de ce texte :: «Je déclare avoir pris connaissance du règlement intérieur, des conditions générales ci-dessus que je m engage à respecter et avoir paraphé toutes les pages». BOTANS le : Signature du locataire précédé de la mention " Lu et approuvé " Signature du maire (ou de l'adjoint délégué) valant acceptation de la location 6/8

7 MATERIEL SALLE DES FETES NOM DU LOCATAIRE : MATERIEL PRETE RENDU MANQUANT OU CASSE MATERIEL PRETE RENDU MANQUANT OU CASSE Table bois Primevère 26 66,00 x = Fourchette 1,50 x = Chaise ,00 x = Louche inox 4,00 x = Extincteur 3 305,00 x = Nécessaire WC 5,00 x = Assiette dessert arcoroc 2,50 x = Pelle et balayette 3,50 x = Assiette dessert porcelaine 3,00 x = Pichet inox 2 litres 17,00 x = Assiette plate arcoroc 3,00 x = Pichet verre 2,50 x = Assiette plate porcelaine 4,50 x = Planche à découper 15,00 x = Balai 5,00 x = Plat inox ovale 5,00 x = Balai brosse 5,50 x = Plat inox rond 5,00 x = Balai grand modèle 15,00 x = Plateau service beige 3,00 x = Balai lavage 4,50 x = Plateau service marron 3,00 x = Bol 1,00 x = Saladier inox rond petit 5,00 x = modèle Ciseaux 2,50 x = Saladier inox rond grand 5,00 x = modèle Corbeille à pain 1,00 x = Saladier verre 5,00 x = Couteau à pain 2,50 x = Seau à champagne 5,00 x = Couteau de table 1,50 x = Seau récurage 5,00 x = Cuillère à café 1,00 x = Tasse à café blanche 1,00 x = Cuillère à dessert 1,50 x = Tire bouchons 1,50 x = Cuillère à soupe 1,50 x = Verre à champagne 2,00 x = Décapsuleur 0,50 x = Verre à eau pyrex 1,50 x = Ecumoire inox 4,00 x = Verre à pied 1,50 x = Egouttoir 10,00 x = Verre à liqueur 1,5 x = CONSOMMATIONS ELECTRICITE ET GAZ Total = Sous total = Sous total = Relevé du compteur après manifestation Relevé du compteur avant manifestation E.D.F G.D.F Signature à la prise en charge de la salle Charge, le Signature à la restitution Différence kwh m 3 de la salle, le : x 0,20 x 0,38 Caution restituée ce jour Total Date de restitution : Locataire Total EDF & GDF à régler : Total vaisselle à régler : TOTAL GLOBAL A REGLER : Réglé le : Par : chèque espèces 7/8

8 CUISINIERE PLAQUES ET PLASTRONS UTILISATION : Ne prendre que des casseroles à fond plat. Ne rien poser dessus: PAPIER ALUMINIUM, PLASTIQUE, ETC. ENTRETIEN : La plaque se nettoie toujours à froid, passer juste une éponge et de l eau savonneuse. Ne pas gratter, ni avec une paille de fer, ni spatule, ni couteau ni scotch-britte, etc. FOUR UTILISATION: Utiliser des plats spéciaux qui tiennent à haute température. Le four se nettoie toujours à froid, passer juste une éponge et de l eau savonneuse. NETTOYAGE SOL C est un revêtement stratifié qui ne nécessite aucun traitement particulier. Veuillez respecter les conditions suivantes: Balayer. Récurer à l eau claire sans inonder. Ne pas utiliser de produits abrasifs (CIF, JAVEL, DETACHANT, etc...) ni éponges abrasives (SCOTCH-BRITE, TAMPONS A RECURER, etc...). S il reste des traces tenaces (chaussures, baskets, chewing-gum, etc...) les signaler aux responsables qui utiliseront un produit approprié. SI CES CONDITIONS NE SONT PAS RESPECTEES LE CHEQUE DE CAUTION NE SERA PAS RENDU 8/8